Dokumentenverwaltung im Fuhrpark

Die Aufgaben des Fuhrparkmanagers sind vielfältig. Er muss nicht nur seine Flotte im Auge behalten und dafür sorgen, dass stets ein Fahrzeug zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Er muss sich vor allem aber auch darum kümmern, Schäden zu regulieren, die Fahrzeuge in technisch einwandfreiem Zustand zu halten und natürlich muss er auch die Kosten im Auge behalten.
Vor allem in Unternehmen mit kleinerer Fahrzeugflotte gibt es oft nicht nur eine Person, die sich um alle diese Dinge kümmert. Das birgt Gefahren, denn ist die Fuhrparkverwaltung nicht gut organisiert, ist Chaos praktisch vorprogrammiert. Tritt ein Problem auf, dann beginnt meist eine nervenaufreibende Suche nach Dokumenten und Informationen auf Laufwerken und in Aktenordner.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kann bei wachsenden Aktenbergen und überquellenden Laufwerken nicht nur Abhilfe schaffen, sondern sich zu einer Hilfe im Kampf gegen ineffektives Arbeiten entwickeln. Viele zeitraubende Fuhrparkaufgaben können durch die digitale Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht und transparenter gemacht werden. 

Dokumentenmanagementsysteme bündeln alle Informationen zentral an einer Stelle und ermöglichen ihren schnellen Abruf für alle Mitarbeiter. Mit einem digitalen Erfassungssystem können die täglichen Arbeitsaufgaben rund um den Fuhrpark des Betriebes enorm erleichtert werden, da in den digitalen Fahrzeugakten sämtliche Informationen zu jedem Fahrzeug zentral an einer Stelle bereitgestellt werden. Ob Führerscheinkontrolle, die Ablage von Rechnungen und Belegen oder die tägliche Erfassung der Tankkosten oder Kilometerstände – mit Hilfe der digitalen Dokumentenverwaltung wird alles in den Stammdaten des jeweiligen Fahrzeugs gespeichert. Alle Abteilungen von der Buchhaltung über das Controlling bis zur Geschäftsleitung haben darauf Zugriff – und das ganz ohne zahllose Papierkopien in hunderten von Aktenordnern.

Dokumentenmanagementsystem

Warum ist die Digitalisierung der Fahrzeugdokumente im Betrieb sinnvoll?

Alle Fahrzeugdokumente zu digitalisieren bringt dem Betrieb enorme Vorteile. Vom Zeitpunkt der Digitalisierung an stehen alle mit dem Fahrzeug verbundenen Daten mit einem Klick zur Verfügung. Vor allem im Schadenfall hat dies große Vorteile. Kein Suchen mehr nach Versicherungsbedingungen oder Werkstatt-Telefonnummern – alles ist sofort mit einem Abruf sichtbar. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem kann jedoch noch viel mehr. Sind alle Dokumente des Fahrzeuges digital erfasst, erinnert das System z.B. auch an Werkstatttermine, das Ablaufdatum von Leasingverträgen oder an die so wichtigen Führerscheinkontrollen.

Broschüre zur Dokumentenverwaltung mit Fleet Admin


Kosten sparen mit der digitalen Dokumentenverwaltung

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme bringen für jedes Unternehmen große Einsparungsmöglichkeiten mit sich. Sind die Fuhrparkdaten strukturiert und einheitlich im System hinterlegt, können im Unternehmen viel Zeit und Geld gespart werden. Zahlreiche Kosten, die mit der Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten einhergehen, können verringert oder im besten Falle sogar vermieden werden. Je mehr Dokumente sich im Laufe der Zeit in manuellen Ablagen sammeln, umso mehr Zeit wird benötigt, um nach den gewünschten Informationen zu suchen. Die Mitarbeiter verschwenden prozentual immer mehr ihrer Arbeitszeit damit, manuelle Ablagen zu durchforsten und haben effektiv weniger Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem kann die Bearbeitungszeit für Recherche, Administration, Verwaltung und Fehlersuche nachweislich um mehr als die Hälfte reduziert werden.

Nicht zu vergessen sind auch die die Kosten, die durch Kopieren und doppelte Ablage entstehen. Viele Betriebe können bis zu 50 Prozent ihrer Druck- und Papierkosten sparen, wenn Dokumente digital statt in Papierform abgelegt werden. Die Kosten für Kopiergeräte und deren Wartung werden ebenso reduziert wie die Kosten für Lagerräume und Archive, in denen sich die Aktenordner stapeln.

Alle Informationen im Dokumentenmanagementsystem

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, alle wichtigen Unternehmensdokumente zentral an einem Ort zu bündeln. Für die Dokumentenverwaltung im Fuhrpark verfügt im System z.B. jedes Fahrzeuge über eine digitalen Akte mit folgenden Inhalten:

  • Allgemeine Daten
  • Servicetermine (Werkstatt, TÜV)
  • Versicherungsverträge
  • Schadensmeldungen und Unfallberichte
  • Leasingverträge
  • Tankbelege
  • Fahrer-Akten
  • Elektronische Führerscheinkontrolle
  • Rechnungen und Aufträge

Schnittstellen zu Buchhaltung, Controlling, Geschäftsleitung und anderen Abteilungen ermöglichen ein effizientes Miteinander der einzelnen Kollegen. Jeder Zugriffsberechtigte ist auf dem gleichen Informationsstand – so ist effektives Arbeiten und schneller Zugriff auf Informationen gesichert.

Fuhrparkmanagement: Welche Dokumente müssen wie aufbewahrt werden?

Für Aufbewahrungsfristen gilt: Fahrzeugdokumente und Fahrzeugunterlagen, die steuerlich relevant sind, fallen unter die 10-Jahres-Frist. Digitale Dokumentenverwaltung ist gleichwertig zu den klassischen Papier-Ordnern. Somit können alle Dokumente, die vor dem 31. Dezember 2009 datiert sind, weg. Es empfiehlt sich in manchen Fällen, Fahrzeugunterlagen über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren. Vorteilhaft kann das sein bei: 

  • Betriebsprüfung
  • Insolvenz
Die Aufbewahrungsfristen gelten stets ab Ende des Kalenderjahres indem das Dokument erstellt oder in irgendeiner Weise bearbeitet wurde. Wenn beispielsweise der Jahresabschluss für 2015 erst 2017 eingereicht wurde, beginnt die Frist zur Aufbewahrung somit im Folgejahr, dem 1. Januar 2018 und läuft ab am 31. Dezember 2027. Bei der Dokumentenverwaltung ist zu unterscheiden zwischen Dokumenten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und jenen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen.

Dokumentenverwaltung 2020 mit 10-Jahres-Frist – Was kann weg?

Folgende Unterlagen können gelöscht oder entsorgt werden, die vor dem 31. Dezember 2009 erstellt wurden: 

  • Auftragsbestätigungen
  • Bankdarlehensunterlagen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Fahrzeugunterlagen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Kalkulationen
  • Kassenberichte
  • Kassenbücher
  • Kontoauszüge
  • Lieferscheine
  • Quittungen
  • Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher

Dokumentenverwaltung 2020 mit 6-Jahres- Frist – Was kann weg?

Folgende Dokumente, die bis zum 31. Dezember 2013 erstellt wurden, können gelöscht oder geschreddert werden: 

  • Angebote mit Auftragsfolgen
  • Auftragsbücher
  • Frachtbriefe und Frachtunterlagen
  • Handelsbriefe (ausgenommen Rechnungen)
  • Lohnkonten
  • Versicherungsschreiben

Was bringt die digitale Dokumentenverwaltung im Fuhrparkmanagement?​

Geschäftsführer eines Fuhrparks zählen meistens eher zum Typ Macher als Papiersortierer oder EDV-Freak. So ist alles, was über die Archivierung von Fahrzeugunterlagen oder Fahrzeugdokumenten geht, für die meisten Fuhrparkleiter eine Zumutung. Digitale Dokumentenverwaltung spart Platz, schont die natürlichen Ressourcen und ist damit zeitgemäß. Doch was ist, wenn das Betriebssystem abschmiert oder der EDV-Mitarbeiter – freiberuflich oder festangestellt – in den Sack haut? Dieses Schreckens- Szenario digitaler Dokumententenverwaltung lässt so manchen Fuhrpark- Inhaber beim verstaubten Ordner-System belassen. Dies mag ein sichereres Gefühl vermitteln. Doch autark ist es nicht.

Wenn Sie mit elektronischen Daten arbeiten, achten Sie außerdem auf die korrekte Sicherung und Aufbewahrung dieser Daten. Diese werden gemäß GoBD festgelegt und müssen eingehalten werden. 

Dokumentenverwaltung am Laptop

Online Dokumentenverwaltung schafft Transparenz und Vorteil

Der Speicher-Stress digitaler Dokumentenverwaltung lässt sich auslagern mit Online Dokumentenverwaltung. Zudem bietet diese Form der Dokumentenverwaltung ein Plus an Überblick sofort in Form von: 

  • Zentrierung aller relevanten Daten
  • Arbeitsersparniss der manuellen Dateneingabe
  • Fahrer-Schaden-Bericht
  • Automatischer Check von wichtigen Terminen wie UVV, TÜV

Digitale Formulare für den Fuhrpark

Digitale Dokumentenverwaltung mit Fuhrparksoftware

Um die Fahrzeugdokumente im Fuhrpark sicher abzulegen und an einem Ort wieder zu finden, empfiehlt sich das Nutzen einer Fuhrparkmanagement Software. In der Software können alle Dokumente in der digitalen Fahrzeugakte abgelegt werden. Dadurch sind die Informationen jederzeit abrufbar und müssen nicht umständlich in Ordnern herausgesucht werden. 

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2 Antworten auf „Dokumentenverwaltung im Fuhrpark“

Hallo Vimcar Team, hallo Frau Emig, ich gratuliere zu der fundierten Themensammlung hier.
Da finden viele Mobilitätsverantwortliche relevante Informationen.
Das könnten Sie auch in der Xing Gruppe Fuhrpark Update vorstellen.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Weiss

Hallo Herr Weiss,

vielen herzlichen Dank für das nette Feedback. Gerne treten wir Ihrer Xing Gruppe bei und teilen unsere Lernplattform mit Ihrer Community. Falls Sie noch Anregungen zu fehlenden Themen haben, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns. Wir versuchen stetig, unser Angebot auszuweiten.

Herzliche Grüße,
Ihr Boxenstopp Team

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