Dokumentenverwaltung in einem Regal

Fuhrparkmanagement: Welche Dokumente müssen wie aufbewahrt werden?

Für Aufbewahrungsfristen 2019 gilt: Fahrzeugdokumente und Fahrzeugunterlagen, die steuerlich relevant sind, fallen unter die 10-Jahres-Frist. Digitale Dokumentenverwaltung ist gleichwertig zu den klassischen Papier-Ordnern. Somit können alle Dokumente, die vor dem 31. Dezember 2008 datiert sind, weg. Es empfiehlt sich in manchen Fällen, Fahrzeugunterlagen über die gesetzlichen Fristen hinaus aufzubewahren. Vorteilhaft kann das sein bei: 

  • Betriebsprüfung
  • Insolvenz

Fahrzeugdokumente – Online Dokumentenverwaltung reduziert Aufwand

Die Aufbewahrungsfristen gelten stets ab Ende des Kalenderjahres indem das Dokument erstellt oder in irgendeiner Weise bearbeitet wurde. Wenn beispielsweise der Jahresabschluss für 2015 erst 2017 eingereicht wurde, beginnt die Frist zur Aufbewahrung somit im Folgejahr, dem 1. Januar 2018 und läuft ab am 31. Dezember 2027. Bei der Dokumentenverwaltung ist zu unterscheiden zwischen Dokumenten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und jenen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen.

Dokumentenverwaltung 2019 mit 10-Jahres-Frist – Was kann weg?​

Folgende Unterlagen können gelöscht oder entsorgt werden, die vor dem 31. Dezember 2008 erstellt wurden: 

  • Auftragsbestätigungen
  • Bankdarlehensunterlagen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Fahrzeugunterlagen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Kalkulationen
  • Kassenberichte
  • Kassenbücher
  • Kontoauszüge
  • Lieferscheine
  • Quittungen
  • Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher

Dokumentenverwaltung 2019 mit 6-Jahres- Frist – Was kann weg?

Folgende Dokumente, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden, können gelöscht oder geschreddert werden: 

  • Angebote mit Auftragsfolgen
  • Auftragsbücher
  • Frachtbriefe und Frachtunterlagen
  • Handelsbriefe (ausgenommen Rechnungen)
  • Lohnkonten
  • Versicherungsschreiben

Was bringt die digitale Dokumentenverwaltung im Fuhrparkmanagement?​

Dokumentenverwaltung am Laptop
Ein Fuhrparkleiter verwaltet digital an seinem Laptop den Fuhrpark.

Geschäftsführer eines Fuhrparks zählen meistens eher zum Typ Macher als Papiersortierer oder EDV-Freak. So ist alles, was über die Archivierung von Fahrzeugunterlagen oder Fahrzeugdokumenten geht, für die meisten Fuhrparkleiter eine Zumutung. Digitale Dokumentenverwaltung spart Platz, schont die natürlichen Ressourcen und ist damit zeitgemäß. Doch was ist, wenn das Betriebssystem abschmiert oder der EDV-Mitarbeiter – freiberuflich oder festangestellt – in den Sack haut? Dieses Schreckens- Szenario digitaler Dokumententenverwaltung lässt so manchen Fuhrpark- Inhaber beim verstaubten Ordner-System belassen. Dies mag ein sichereres Gefühl vermitteln. Doch autark ist es nicht.

Online Dokumentenverwaltung schafft Transparenz und Vorteil sofort

Der Speicher-Stress digitaler Dokumentenverwaltung lässt sich auslagern mit Online Dokumentenverwaltung. Zudembietet diese Form der Dokumentenverwaltung ein Plus an Überblick sofort in Form von: 

  • Zentrierung aller relevanten Daten
  • Arbeitsersparniss der manuellen Dateneingabe
  • Fahrer-Schaden-Bericht
  • Automatischer Check von wichtigen Terminen wie UVV, TÜV
  • Führerscheinkontrolle 

Laden Sie die kostenlose Broschüre zu Fleet Admin herunter und finden heraus, wie eine Fuhrparksoftware bei der digitalen Dokumentenverwaltung helfen kann.



Digitale Formulare für den Fuhrpark

Digitale Dokumentenverwaltung und Fuhrparkmanagement

Um die Fahrzeugdokumente im Fuhrpark sicher abzulegen und an einem Ort wieder zu finden, empfiehlt sich das Nutzen einer Fuhrparkmanagement Software. In der Software können alle Dokumente in der digitalen Fahrzeugakte abgelegt werden. Dadurch sind die Informationen jederzeit abrufbar und müssen nicht umständlich in Ordnern herausgesucht werden. 

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