Routendokumentation als Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen bis heute ein heikles Thema. Dabei ist zu beobachten, dass das, was bei Großkonzernen Standard ist, bei Klein- und Mittelständlern gerne einmal zu Diskussionen führt. Dabei ist eine zuverlässige digitale Arbeitszeiterfassung sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein wichtiges Hilfsmittel und trägt erheblich zur Fairness bei.

Die digitale Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmensgrößen

Digitale Zeiterfassung ist heutzutage weder teuer noch aufwendig und ein digitaler Stundenzettel ist ohne großen Aufwand zu führen. Davon profitieren Kleinunternehmer ebenso wie Großkonzerne.

Einhaltung der Arbeitszeiten vorgeschrieben

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Dies insbesondere auch, da digitale Arbeitszeiterfassungssysteme sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetztes (ArbZG) unterstützen. Dieses Gesetz schreibt vor, dass Arbeitnehmer an Werktagen grundsätzlich nicht mehr als acht Stunden arbeiten dürfen (vgl. § 3 Satz 1 ArbZG). Pausen zählen dabei nicht als Arbeitszeit. Bei einem Arbeitstag von mehr als 6 Stunden ist jeder Mitarbeiter verpflichtet eine Pause von wenigstens 30 Minuten einzuhalten (§ 4 ArbZG). Nur in besonderen Ausnahmefällen ist es möglich, die tägliche Arbeitszeit auf zehn Stunden zu verlängern.

Auch der minimale Urlaubsanspruch ist gesetzlich geregelt. Demzufolge stehen jedem Arbeitnehmer mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr zu. Selbstverständlich bilden moderne Zeiterfassungssysteme auch die jeweilige Urlaubsregelung ab. Dabei ist es unabhängig ob zum gesetzlichen Urlaub noch betriebliche Sonderregelungen hinzukommen oder nicht.

Kundennachweis durch GPS Zeiterfassung

Im Alltagsgeschäft von Handwerksbetrieben sind schnelle Vorwürfe leider keine Seltenheit. Oft sind Kunden misstrauischer als nötig und lassen sich nur mit schriftlichen Fakten durch eine Arbeitszeiterfassung besänftigen. Die Fahrzeugortung und Routendokumentation unterstützt die Betriebe dabei. Sie liefern Daten, die nicht angezweifelt werden können. Die Zeiterfassung erfolgt mithilfe von einer GPS-Technologie, die die gefahrene Route eines Fahrzeugs genau erfassen und zeitgenau dokumentieren.

Nicht nur für Kunden, kann der Zeitnachweis per GPS-Daten sinnvoll sein. Auch unternehmensintern unterstützt die Routendokumentation bei der präzisen Arbeitszeiterfassung. Der Stundenzettel wird um zeitgenaue Daten, die digital nachvollzogen werden können, verifiziert und ergänzt.

Achtung: Trotz genauer Dokumentation der Routen als Kundennachweis darf die Privatsphäre der Mitarbeiter nicht außen vor gelassen werden. Betriebe sollten daher auf die speziellen Privatsphäre-Einstellungen achten, die bei Dienstwagen, welche zur Privatnutzung freigegeben sind, gelten. Die Routendokumentation beschränkt sich ausschließlich auf betriebliche Fahrten.

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Weitere Beispiele aus der Praxis zur Arbeitszeiterfassung im Fuhrpark

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Ein Kunde behauptet, dass ein Mitarbeiter nur eine halbe Stunde statt zwei Stunden vor Ort gewesen sei. Wie kann der Fuhrparkleiter Pünktlichkeit nachweisen?

Die Routendokumentation ist gleichzeitig ein Zeiterfassungssystem. Wie lange das Fahrzeug, das der Fuhrparkleiter zu dem Kunden geschickt oder selbst dorthin gefahren hat, vor Ort war, wird zeitgenau dokumentiert. Mit der Routendokumentation kann der Fuhrparkverantwortliche schriftlich und revisionssicher vorzeigen, wie viele Stunden wirklich gearbeitet wurden. Auch ob ein Einsatzort pünktlich erreicht wurde, lässt sich mit diesem Arbeitszeiterfassungssystem ganz genau überprüfen. 

Der Fuhrparkleiter hat das Gefühl, dass die Fahrzeuge nicht nur auftragsspezifisch verwendet werden?

Den eigenen Mitarbeitern möchte man natürlich ungerne vorwerfen, die Fahrzeuge für andere Angelegenheiten, als die angegebenen Aufträge zu nutzen. Die Routendokumentation schützt sowohl Geschäftsführer als auch Mitarbeiter vor solchen Vorwürfen.

Einem Mitarbeiter wird unterstellt, die falsche Adresse angefahren zu haben?

Die Routendokumentation zeichnet die angefahrenen Adressen koordinatengetreu auf. In einer Kartenansicht lässt sich auf den Meter genau nachvollziehen, wo die Flottenfahrzeuge unterwegs waren.

Arbeitszeitnachweis per Smartphone

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Anleitung auf Smartphone geöffnet

Moderne Systeme zur Arbeitszeiterfassung

Moderne Zeiterfassungssysteme sind so individuell wie die Unternehmen selbst und richten sich alle die unterschiedlichsten Ansprüche. Zu den meistgenutzten Arbeitszeiterfassungssystemen neuerer Generation gehören die Folgenden:

1. Digitale Stempeluhren

Der Vorteil der Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung liegt in der einfachen Anwendung und dem kleinen Anschaffungs- und Wartungspreis. Dieses Arbeitszeiterfassungssystem ist jedoch für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Homeoffice oder häufigen Dienstreisen nur bedingt geeignet. Auch wer Wochenend-, Feiertags- oder Nachtzuschläge zahlen möchte, ist mit diesen Stempeluhrsystemen schlecht beraten.

2. Arbeitszeiterfassung mit RFID-Chip

Bei Zeiterfassungssystemen mit RFID-Chips handelt es auch um umfangreiche Systeme für mittlere Unternehmen. Die RFID Zeiterfassung bringt ein großes Reporting mitbringen und unterstützen die Lohnbuchhaltung deutlich. Doch in der Regel sind auch diese Systeme auf die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers ausgerichtet. Meist können sie jedoch so erweitert werden, dass eine Arbeitszeiterfassung auch außerhalb des Hauptterminals möglich ist.

3. Software für digitale Zeiterfassung per App & am PC

Diese hochmoderne Arbeitszeiterfassungs-Software verfügt über ein umfangreiches Reporting. Sie ist überall einsetzbar und deshalb für Unternehmen mit Homeoffice und Außendienstlern sehr gut geeignet. Mit Hilfe der mobilen Zeiterfassung ist es möglich, die Zeiterfassung online und von überall durchzuführen.

4. Mobile Zeiterfassung mit GPS Ortung

Die GPS Zeiterfassung (oder auch mobile Zeiterfassung) ist das Mittel der Wahl für alle, die Außendienstmitarbeiter, Handwerker und Kollegen im Homeoffice beschäftigen. Auch Zeiterfassung mit GPS-Ortung per App ist möglich.

5. Zeiterfassung mit Fingerabdruck

Wenn Sicherheit an oberster Stelle steht sind moderne Arbeitszeiterfassungssysteme mit Fingerprint ausgestattet. Mit einem Fingerprint System wird in der Regel nicht nur die Arbeitszeit erfasst. Meist werden so auch wichtige Daten und Programme zugänglich gemacht, bzw. gesperrt. Auf diese Weise kann sich der autorisierte Mitarbeiter mit der entsprechenden Hardware von überall auch in empfindliche Systeme einloggen.

Arbeitszeiterfassung und Fuhrparksoftware

Personen schauen auf dem iPad die Routendokumentation an.

Jeder Fuhrparkverantwortliche weiß, dass die Arbeitszeit bestimmter Mitarbeiter und die Verfügbarkeit von Fahrzeugen naturgemäß zusammenhängen. Aus diesem Grund ist es ein naheliegender Schritt, die Arbeitszeiterfassung mit einer Fuhrparksoftware bei Betrieben mit Fahrzeugpool zusammen zu führen.

Dank einer Arbeitszeiterfassung mit GPS weiß der Arbeitgeber nicht nur wo seine Mitarbeiter, sondern auch wo sich seine Fahrzeuge, insbesondere seine Spezialfahrzeuge zu jedem Zeitpunkt des Tages befinden. Dies ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Einsatzplanung.

GPS Zeiterfassung als sicherstes Beweismittel

Die Positionsbestimmung des Fahrzeugs erfolgt bei einer GPS Zeiterfassung auf Basis von GPS-Koordinaten, die sowohl satelliten- als auch mobilfunkgestützt empfangen werden. Wenn der Fuhrparkleiter die Ortung für das Fahrzeug in der Fuhrparksoftware freigeschaltet hat, speichert diese alle gefahrenen Strecken. GPS gestützte Funktionen sind häufig ein Teil von der Fuhrparksoftware von verschiedenen Anbietern. Ein Beispiel ist die Fuhrparksoftware Fleet Geo von Vimcar. Die Software ermöglicht durch GPS-basierte Funktionen eine Echtzeit-Verfolgung der Fahrzeuge. Gleichzeitig kann durch die historische Routendokumenation Kundennachweise und Arbeitszeiterfassungen erstellt werden.

Video zur Arbeitszeiterfassung und Routenaufzeichnung mit der Fuhrparksoftware Fleet Geo

Vorteile der Zeiterfassung GPS App

Die GPS Zeiterfassung ist für alle Arbeitnehmer, die im Außeneinsatz sind, von großem Vorteil. So weiß der mittelständige Handwerksmeister durch dieses Arbeitszeiterfassungssystem jederzeit, wo seine Mitarbeiter im Einsatz sind und kann die verschiedenen Baustellen bestmöglich organisieren. Das spart Arbeits- und Fahrkosten, erleichtert die Arbeitszeiterfassung und kommt Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen zugute. Der Arbeitnehmer wiederum kann stets nachweisen, wo er wann gewesen ist. Dies ist erfahrungsgemäß insbesondere im direkten Kundenkontakt von großer Wichtigkeit. Die Zeiterfassung online durchzuführen ist effizienz, spart Zeit und zuverlässig.

Die mobile Zeiterfassung im Handwerk mit GPS kann ebenfalls dazu dienen, die Arbeitszeiterfassung zu vereinfachen. Durch die automatische Aufzeichnung hat der Mitarbeiter weniger Arbeit mit dem zusammenhalten der Arbeitsstunden und kann diese Zeit effizienter nutzen.

Urteil des Europäischen Gerichtshof zur Arbeitszeiterfassung

Am 14.05.2019 hat das EuGH EuGH in der Rechtssache C 55/18 ein folgenschweres Urteil gefällt. Diesem zufolge sind alle Arbeitgeber verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigen präzise gemäß einer Arbeitszeiterfassung zu erfassen. Das EuGH zielte mit diesem Urteil darauf ab, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, das Arbeitszeitschutzgesetz einzuhalten und dies nur durch eine vollständige und lückenlose Arbeitszeitdokumentation gewährleisten können. Das stellt Betriebe mit Außendienstmitarbeitern vor eine besondere Herausforderung. Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung per GPS löst dieses Problem einfach und präzise.

Richterhammer

Alles zur Fahrzeugortung im Fuhrpark