eBook Datenschutz im Fuhrpark

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Datenschutz im Fuhrpark ist angesichts neuer Technologien eine Frage, die fast jedes Unternehmen betrifft. Nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist es seit 2018 die Pflicht des Arbeitgebers, anfallende Daten im System möglichst gut zu verschlüsseln und zu schützen. Eine Weitergabe an Dritte muss vermieden werden. Außerdem sollte die Menge der gespeicherten, personenbezogenen Daten auf einem Minimum gehalten werden.

Datenschutz im Fuhrpark – das sind die wichtigsten Fakten

Gerade bei Poolfahrzeugen und bei der korrekten Übergabe der Kfz müssen zwangsläufig Daten aufgenommen werden. Hierbei fragt es sich natürlich: Wie viel darf und sollte der Fuhrparkmanager über die Mitarbeiter wissen? Moderne Datenverarbeitungssysteme helfen zumindest in diesem Fall, sensible Informationen zu verschlüsseln und zu anonymisieren. Jeder, der dazu berechtigt ist, sich ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark zu nehmen, wird dann digital vermerkt und kann seine Reservierungen bspw. direkt über eine App vornehmen. Das persönliche Vorzeigen des Führerscheins und die händische Eintragung in physische Listen sind in diesem Fall nicht mehr notwendig. Der Fuhrparkverantwortliche kommt mit bestimmten Daten also nicht persönlich in Kontakt. In anderen Fällen, z.B. beim Empfang von Briefen des Ordnungsamtes oder der Polizei aufgrund von Unfällen und Vergehen gegen die StVO, bei der Abrechnung von Tankkarten, bei Werkstattbesuchen und ähnlichem, kommt der Fuhrparkmanager kaum um die Ansicht personenbezogener Daten herum.

Und selbst wenn alles digital abläuft, muss festgestellt werden, dass die Informationen weiterhin im System bleiben und eventuell von Dritten abgerufen werden können. Nach Art. 32 EU-DSGVO sind nun aber die Unternehmen dazu verpflichtet, passende technische Maßnahmen zu ergreifen, welche Unbefugten den Zugriff unmöglich machen. Besonders sensibel sind in diesem Fall abgespeicherte Kopien von Führerscheinen. Wer als Unternehmen auf elektronische Archive und Prüfsysteme im Fuhrpark setzt, sollte sich daher professionell zum Thema Datenschutz im Fuhrpark beraten lassen. Speziell beim Kauf von Verwaltungsprogrammen ist darauf zu achten, dass sie auf dem neuesten Verschlüsselungsstand und offiziell zertifiziert sind. Die Mitarbeiter müssen im Übrigen in die Details der Datenverarbeitung eingeweiht sein oder zumindest einen Einblick in die Schutzeffizienz des Systems gewährt bekommen. Diese Pflicht zur Offenlegung ist im Art. 13 des EU-DSGVO festgeschrieben. Betroffene müssen des Weiteren zustimmen, dass Ihre Daten – vor allem Name, Adresse und Führerscheininformationen – arbeitsplatzbezogen verarbeitet werden dürfen. Verarbeiten heißt hier, das Erheben, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern und Übermitteln der jeweiligen Angaben. „Arbeitsplatzbezogen“ ist ein wichtiges Stichwort, denn eine externe Nutzung ist untersagt. Entsprechend ist dem Mitarbeiter der konkrete Zweck der Datenspeicherung darzulegen.

Neueste Entwicklungen und Trends im Bereich Datenschutz im Fuhrpark

Durch moderne, digitale Technik stellen sich immer mehr Fragen in Bezug auf den Datenschutz im Fuhrpark sowie an anderen Stellen im Unternehmen. Da Hacker theoretisch auch das beste Sicherheitssystem knacken können, geht der Trend nicht nur in Richtung verbesserter Verschlüsselung. Datenvermeidung ist mittlerweile einer der Grundsätze, auf den auch die europäische Datenschutz-Grundverordnung seit ihrer Verabschiedung im Mai 2018 drängt. Nicht zwingend benötigte Informationen sollten also gar nicht erst abgespeichert werden bzw. sollte es ein sinnvolles Löschkonzept geben. Auf Anfrage des betroffenen Mitarbeiters sind bestimmte Angaben wieder aus dem System zu entfernen. Dies betrifft nicht zuletzt auch die Fahrtenbücher bzw. das Tracking der Mitarbeiter auf Dienstreisen per GPS. Eine solche Mitverfolgung des Fahrtverlaufs ist grundsätzlich zulässig, so sie ausschließlich in der Dienstzeit stattfindet. Nach der arbeitsbezogenen Nutzung dieser Daten – z.B. im Rahmen des Trackings von Lieferdiensten – muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass der Fahrtenverlauf aus dem System verschwindet. Zudem ist auszuschließen, dass die Mitarbeiter in ihren Pausen per GPS verfolgt werden. Dies kann durch händisches Ausschalten des Navigationsgeräts erfolgen. Ein neuralgischer Punkt ist der Datenaustausch mit externen Firmen z.B. beim Outsourcen des Fuhrparks. Die verantwortlichen Manager sollten prüfen, ob das Fremdunternehmen unter dem Privacy Shield von Europäischer Union und USA handelt.

Was Sie in unserem E-Book erwartet

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird die Verantwortlichkeit für den Datenschutz künftig im Fuhrpark selbst liegen – und nicht (mehr) beim Datenschutzbeauftragten. Die neuen Richtlinien gelten ohne Einschränkungen auch im Unternehmensfuhrpark. Das Fuhrparkmanagement beinhaltet nun neue Aufgaben und Anforderungen, die strengen Gesetzen unterliegen. Somit müssen sich sowohl Unternehmen, als auch Fuhrparkleiter mit den neuen Regeln auseinandersetzen. Informieren Sie sich jetzt und lesen unser ausführliches E-Book, das einen Überblick über alle Richtlinien gibt. Erfüllen Sie ab sofort und ohne Zweifel den Datenschutz in Ihrem Fuhrpark!

Dieses E-Book gibt Ihnen einen ausführlichen Überblick über alle Gesetze und Regeln, die Sie in Ihrem Fuhrpark beachten müssen. Sie lernen nicht nur alles über die Grundlagen des Datenschutzrechts, sondern erfahren auch, welche Konsequenzen Sie bei Verstößen erhalten.

Folgende Themen werden behandelt:

  • Grundlagen des Datenschutzes
  • Verantwortlichkeiten im Fuhrpark
  • Rechte eines Dienstwagenfahrers
  • Pflichten eines Unternehmens
  • Rechtskonforme Datenverabeitung
  • Personenbezogene Fahrzeugdaten im Fuhrpark

Es erwartet Sie ein tiefer Einblick in die Grundlagen des Datenschutzrechts und die damit verbundenen Aufgaben, die Sie als Fuhrparkleiter und Unternehmen übernehmen müssen. Garantieren Sie ab sofort, dass der Datenschutz in Ihrem Fuhrpark erfüllt wird und verhindern Bußgelder. Informieren Sie sich jetzt und laden unser kostenloses E-Book herunter.



Über den Autor

Das E-Book wurde von dem Rechtsanwalt Lutz D. Fischer verfasst, der Experte auf dem Gebiet Dienstwagen- und Fuhrparkrecht ist. In seiner Kanzelei fischer.legal berät und vertritt er bundesweit Unternehmen und Privatpersonen zum Thema Datenschutzrecht im Fuhrpark. Durch seine langjährige Tätigkeit kennt er sich ausführlich mit den Gesetzen im Fuhrpark aus und fasst diese detailliert in dem E-Book zusammen.

Teilkapitel des eBooks

Falls Sie nur nach bestimmten Themen suchen und nicht das komplette eBook zum Thema Datenschutz im Fuhrpark lesen möchten, können Sie hier einzelne Kapitel herunterladen. Wir empfehlen jedoch für einen umfassenden Blick das komplette eBook herunterzuladen.

Kapitel 1: Grundlagen vom Datenschutz

Kapitel 2: Verantwortlichkeiten von Unternehmen

Kapitel 3: Pflichten für Unternehmen

Kapitel 4: Rechte der Dienstwagenfahrer