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Was sollten Sie über Kostenvoranschläge wissen?

Wer keine Fachkenntnisse besitzt, der erkennt nur schwer, welche Posten auf der Werkstattrechnung gerechtfertigt sind. Immerhin gibt es ein paar Tipps beim Überprüfen der Reparaturrechnung.

Für die optimale Planungssicherheit möchten Kunden vorher verlässlich wissen, wie hoch die Rechnung sein wird, bevor sie einen Auftrag erteilen. Dann erstellen Werkstätten in der Regel den Kostenvoranschlag (KV). Doch was bedeutet das für den Auftraggeber nun genau? Viele Fragen tauchen auf: Was muss man bei der Preiskalkulation beachten? Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig? Und sind die aufgeführten Posten auch wirklich richtig? Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.

Rechnungscheck durchführen

Wir gehen davon aus, dass Rechnungen von Werkstätten korrekt sind. Trotzdem empfiehlt sich immer eine Kontrolle des Kostenvoranschlags sowie der durchgeführten Arbeiten. Gerade Kleinigkeiten gehen im Alltagsgeschäft unter. Welches Öl und wie viel kommt bei einem Ölwechsel ins Auto? Musste das Kühlmittel für die Klimaanlage tatsächlich schon wieder aufgefüllt werden? Oder haben die Reifen wirklich kein Profil mehr? Da auf der Seite des Fuhrparkmanagers meist keine Fachleute sitzen, bleibt die Beurteilung schwierig. Ein paar grundlegende Posten sollte die Buchhaltung überprüfen. Ist der Stundensatz korrekt, stimmt die Gesamtsumme sowie die aufgeführten Posten, gibt es Unstimmigkeiten?

Erst der Kostenvoranschlag - dann das Angebot

Wer gut organisiert ist, vermeidet bereits bei der Vorbereitung unangenehme Überraschungen. Dazu gehört zwingend ein schriftlicher Kostenvoranschlag, an den sich die Werkstatt halten muss. Nur nach vorheriger Absprache und Freigabe durch den Kunden darf die Werkstatt Preiserhöhungen vornehmen. Konkret bedeutet es, dass ein verbindlicher Kostenvoranschlag nicht „wesentlich“ überschritten (Faustregel: 15 Prozent) werden darf, ohne dass dafür eine Genehmigung eingeholt wurde. Wenn die Werkstatt den Endpreis aus dem Kostenvoranschlag garantiert, so darf dieser nicht gar nicht überschritten werden. Wer wirklich auf Nummer Sicher gehen will, prüft zusätzlich Kataloge der Autohersteller mit den Ersatzteilpreisen. So weiß der Fuhrparkleiter, ob korrekt abgerechnet wurde. Das gilt im
Übrigen auch bei der Kontrolle von Wartungsarbeiten – hier hilft ein Blick in die Herstellerdokumente mit Umfängen und Arbeitszeit.

Digitale Hilfe für den besseren Überblick

Bei der heutigen Breite an Fahrzeugen im Fuhrpark, können Fuhrparkleiter nur selten den Überblick bei der Prüfung der Rechnungen behalten. In diesem Fall helfen externe Dienstleister und digitale Programme bei der Überprüfung der Werkstattrechnungen. Sie bieten Softwarelösungen an, die Werkstattrechnungen abgleichen sollen und die Arbeit des Fuhrparkleiters erleichtern. Dank digitaler Prozesse erfolgt ein Datenabgleich mit Herstellervorgaben über Wartungsintervallen, Arbeitszeiten und Preisen. Am Ende sollen spezielle Softwareprogramme die Service- und Reparaturkosten deutlich senken.

Was tun bei Werkstattpfusch?

Wurden Reparatur- oder Wartungsarbeiten schlecht ausgeführt, gilt die gesetzliche Gewährleistung. Allerdings darf die Werkstatt einmal kostenlos nachbessern. Wichtig bei Streitfällen: In der Regel behalten Werkstätten die ausgebauten Teile, obwohl sie Eigentum des Kunden sind. Deshalb sollte man die Teile zur Beweissicherung mitnehmen. Darüber hinaus schreibt der Gesetzgeber für die Arbeit der Werkstatt und die reparierten Teile eine zweijährige Sachmängelhaftung vor. Der Kunde muss jedoch nachweisen, dass ein Mangel vorliegt. Gibt es zusätzliche Garantien, gelten die Bestimmungen der Werkstatt.

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Der Fahrer hat`s im Fuß: Viele Mitarbeiter verbringen den halben Tag auf der Straße. Wer vorausschauend fährt und einige Tipps beherzigt, der kann Sprit und damit bares Geld sparen.

Ökologisch Fahren lohnt sich

Ökonomisches und ökologisches Fahren steht bei jedem Unternehmen im Fokus. Deshalb sind Mitarbeiter im Außendienst ganz besonders gefordert. Durch das richtige Know-how lassen sich der Verbrauch und die Emissionen aber auch der Verschleiß deutlich reduzieren. Von zentraler Bedeutung ist dabei das vorausschauende Fahren. Zusammen mit gezielten ECO-Trainingsmaßnahmen lassen sich damit nachweislich bis zu 14 Prozent Kraftstoff einsparen: Um mindestens einen Liter pro 100 gefahrener Kilometer senkt sich der Verbrauch durch diese Maßnahme. Bei einer Fahrleistung von 100.000 Kilometer im Jahr sind das bereits 1.000 Liter weniger Verbrauch. Eine große Kostenersparnis selbst für kleine Firmen. Doch wie erreichen Firmen dieses Ziel? Wir haben einige einfache Tipps zusammengestellt.

Frühzeitig schalten, später losfahren

• Im kalten Zustand braucht jeder Motor mehr Kraftstoff. Deshalb den Motor schonend auf Betriebstemperatur warm fahren. Vorteil: Das schont nicht nur die Umwelt, sondern besonders das Konto. 
• Den Verkehr immer richtig einzuschätzen, das ist ebenfalls ein Garant für wirtschaftliches Fahren. Denn wer mit ausreichend Abstand zum Vordermann unterwegs ist, fährt sicherer und kann Geschwindigkeitsunterschiede besser ausgleichen. So lässt sich der Verschleiß der Bremsen minimieren. 
• Häufiges Bremsen und unnötiges Beschleunigen kosten Sprit, Zeit und Geld. Die Beschleunigungsphasen sollten nur so lange erfolgen wie unbedingt nötig.
• Wer schnell die gewünschte Reisegeschwindigkeit erreicht, verbraucht bei konstanter Fahrt weniger Sprit. Unnötige Schaltvorgänge sollten Fahrer vermeiden. 
• Man kennt schon aus der Fahrschule den Spruch „Früh hoch, spät runter schalten“. Beim Beschleunigen also immer den Gang wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeuges am besten ausnutzt. Bei neuen Modellen wird der perfekte Gang auf dem Display angezeigt. Das bedeutet, dass sich häufig auch in der Stadt im höchstmöglichen Gang fahren lässt. So senken Sie den Verbrauch und mindern die Lärmbelastung. 
• Wer lange Rollphasen nutzt, der spart Sprit und schont gleichzeitig die Bremsen. Im höchsten Gang haben Fahrer die längsten Rollphasen. Je niedriger der Gang, desto größer wiederum die Bremswirkung des Motors. Also rechtzeitig den Fuß vom Gas nehmen, um so lange wie möglich im höchsten Gang über die Fahrbahn zu gleiten. 
• Wer lange steht, sollte den Motor ausstellen. Aber nur dann. Denn jeder Startvorgang bedeutet Verschleiß an Motor, Starter und Batterie. Zu viele Startvorgänge verursachen unnötige Kosten.

Das hilft auch beim Spritsparen

• Viele Wege wissen wir aus dem Kopf. Trotzdem sollten wir auch das Navigationssystem nutzen. Schließlich wissen die digitalen Helfer, wo sich aktuell Staus oder Baustellen befinden. So sparen die Fahrer Zeit, unnötigen Stress und können sich besser auf den Verkehr konzentrieren. 
• Die Nutzung der Daten des Bordcomputers gibt Aufschluss über den Durchschnittsverbrauch und damit auch über den eigenen Fahrstil. So können Sie wirtschaftlicher fahren.
• Sie sind praktisch, fressen aber auch Sprit. Klimaanlagen und Sitzheizungen sollte nur dann laufen, wenn man sie benötigt. 
• Ein Tempomat ist in der Regel sinnvoll, um die Geschwindigkeit konstant zu halten. Nur nicht bei starken Steigungen, weil der Wagen dann unnötig Kraftstoff verbraucht.

Vom Reifendruck bis zur unnötigen Ladung

• Unnötiger Ballast verursacht höhere Spritkosten. Wer regelmäßig seinen Firmenwagen aufräumt, fährt sparsamer. 
• Zu geringer Druck der Reifen verursacht ebenfalls einen größeren Spritverbrauch. Deshalb sollte der Reifendruck ständig überprüft und notfalls angepasst werden. 
• Immer noch den Dachgepäckträger auf dem Wagen? Dann mal schnell runter damit. Denn die Vorteile strömungsgünstiger Karosserien gehen durch den Dachträger verloren. Dadurch steigt der Luftwiderstand und der Verbrauch von Kraftstoff. 
• Eine regelmäßige Inspektion hilft, Schwachstellen zu finden. Kaputte Luftfilter, Zündkerzen, Einspritzpumpen sowie Einspritzdüsen oder Elektrik reduzieren die Motorleistung und treiben gleichzeitig den Verbrauch gewaltig in die Höhe. Wer diese kleinen Tipps ernst nimmt, der kann zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Studie zum Fahrverhalten

Sicheres Fahren und Unfallvermeidung sparen Kosten. Die Studie zum Fahrverhalten in Deutschland zeigt Fuhrparkleitern, an welchen Stellschrauben sie drehen können, um die Sicherheit Ihrer Fahrer und damit die Wirtschaftlichkeit Ihres Fuhrparks zu optimieren. Dazu gibt sie einen Überblick über das Fahrverhalten in Deutschland, deckt die größten Unsicherheitsfaktoren auf und gibt Tipps zur Verbesserung der betriebliche Schadensstatistik, beispielsweise bei der Ladungssicherung.

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Seine Angestellten anzuhalten, wirtschaftlich zu fahren und dabei Kraftstoff zu sparen, senkt nicht nur die Betriebskosten: Es schont die Umwelt und ist daher schlichtweg zeitgemäß. Damit diese Grundsätze nicht nur theoretisch bekannt sind, sondern auch praktisch umgesetzt werden, muss die Schulung zum Kraftstoffmanagement gut vorbereitet und ausgewählt werden. Wenn die Parameter stimmen und sich die Arbeitskräfte angesprochen fühlen, wird sie zum Erfolg.

Seminare führen zum Erfolg

Eigentlich ist es schon aus der Fahrschule bekannt: Stundenlang im Stau zu warten, kostet nicht nur Nerven, sondern auch Sprit – vor allem, wenn trotz Stillstand auf der Straße der Motor läuft. Auch Sprints beim Stop and Go verschleißen Bremsen und Reifen. Unnötige Schaltvorgänge sind zu vermeiden und immer der Gang zu wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeugs am besten ausnutzt. Soweit die Theorie. In der Praxis vergessen das allerdings viele. Und genau da sollte man ansetzen: Eine gute Schulung optimiert nicht nur im besten Fall das Fahrverhalten im Firmenfahrzeug, sondern hilft auch im Privatbereich, bares Geld einzusparen. Sollte die Schulung zum wirtschaftlichen Fahren eine Pflichtveranstaltung für die Belegschaft sein, darf nicht der Eindruck entstehen, dass hier Kritik am Fahrstil geübt werden soll. Denn das schmälert automatisch den Lerneffekt. Besonders dann, wenn es um BerufsfahrerInnen geht, ist es gut, den Job-Aspekt möglichst zu reduzieren. Besser ist es, das Ziel in den Vordergrund zu stellen: Mehr Sicherheit im Straßenverkehr und Umweltbewusstsein fördern – CO2-Ausstoß und Kraftstoffverbrauch minimieren und damit Geld und vorzeitige Reparaturen sparen.

Auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an

Setzen Sie die Schulung nicht an einem freien Wochenende oder nach Feierabend an, wenn Sie möchten, dass die Belegschaft motiviert erscheint. Ein Seminar während der Arbeitszeit ist hingegen eine willkommene Abwechslung. Wer die Teilnehmenden im Vorfeld gut informiert, hat am Schulungstag eine aufmerksame Zuhörerschaft. Es muss klar sein, dass es sich nicht um Kritik am Fahrstil handelt, sondern alle Tipps sowohl für Pool- und Dienstfahrzeuge als auch im Privatauto von Nutzen sind – und nebenbei auch zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr führen.

Für Abwechslung sorgen

Die Schulung sollte aus unterschiedlichen Modulen bestehen. Monologe nerven und bleiben nicht im Gedächtnis haften. Nach Möglichkeit wählen Sie mehrere Lehrende, die jeweils maximal 45-60 Minuten einen bestimmten Bereich erklären, möglichst mit vielen Beispielen aus der Praxis (aber bitte dabei die betrieblichen nicht überrepräsentieren). Ein Fahrtraining, bei dem eine Gruppe von MitarbeiterInnen mit der Übungsleitung unterwegs ist, lässt das Erlernte gleich auf der Straße ausprobieren. Praktisches Üben prägt sich erwiesenermaßen wesentlich besser ein als Zuhören und Zusehen. Im Anschluss an das theoretische und praktische Seminar kann eine softwaregestützte Fahrstilanalyse helfen: Während der „Beobachtungsphase“ werden Fehler, die sich im Laufe der Fahrpraxis eingeschlichen haben, korrigiert. Auch hier geht es nicht darum, den Fahrzeugführenden zu maßregeln, sondern um die Verbesserung des Fahrstils im Sinne von Umweltaspekten und Sicherheit. Darüber hinaus hilfreich für alle Beteiligten ist regelmäßiges Feedback! Am besten ein erstes direkt nach der Veranstaltung, zwei weitere vier Wochen, bzw. drei Monate später. So wird das Gelernte immer wieder ins Gedächtnis geholt und hat Gelegenheit, zur Gewohnheit zu werden.

Einspartipp: Tankkarte

Neben einem Seminar, das zum wirtschaftlichen Fahren anleitet, ist auch eine Tankkarte ein kostenminimierender Faktor. Mit der lässt sich zusätzlich sparen – nämlich bis zu 3 Cent pro Liter an den Stammtankstellen, an jeder anderen 1 Cent. Alle mit dem Logo UTA versehenen Tankstellen akzeptieren die Karten – mittlerweile über 12000 in Deutschland. Damit hat die Zettelwirtschaft ein Ende und alle Tankvorgänge können z. B. für eine Ausreißeranalyse genutzt werden.  Um die Umsetzung des wirtschaftlichen Fahrens langfristig zu sichern, kann ein Bonussystem helfen: Es schafft einen Anreiz, die Regeln einzuhalten. Tankgutscheine für das Privatfahrzeug wären denkbar, zusätzlicher Freizeitausgleich oder auch die bevorzugte Auswahl des Poolfahrzeuges für diejenigen, denen die Fahrstilanalyse gutes Können bescheinigt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und sie nicht nur beruflich von der betrieblichen Weiterbildung profitieren, werden das Gelernte auch in Zukunft erfolgreich umsetzen.

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