Mitarbeiterüberwachung per GPS

Big Brother is watching you? Dass Arbeitnehmer skeptisch sind, wenn ihr Dienstfahrzeug mit GPS getrackt werden soll, ist verständlich und gut so. Schließlich geht es bei der Mitarbeiterüberwachung per GPS um sensible Daten – und Datenschutz ist zum Glück hierzulande ein Thema, das ernstgenommen wird. Umso wichtiger ist es, dass Fuhrparkmanager ihren Mitarbeitern transparent aufzeigen, was die GPS Überwachung des Firmenwagens für sie bedeutet – und dass es eine faire Sache ist, die auch den Mitarbeitern mehr Sicherheit bietet. Mitarbeiterüberwachung GPS getrieben im Unternehmen durchzuführen ist also nicht einfach so erlaubt, sondern benötigt laut Arbeitsrecht Richtlinien. 

Die GPS Überwachung von Firmenwagen

Für Arbeitgeber und Fuhrparkleiter hat das GPS Tracking von Firmenwagen viele Vorteile. Poolfahrzeuge können geortet werden, um die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Der Fuhrparkleiter weiß jederzeit, wo sich das Auto befindet und kann damit schneller auf mögliche Probleme in der Einsatz- oder Lieferkette reagieren. Routen können durch den Einsatz des GPS-Trackings besser geplant, Arbeits- und Standzeiten genauer betrachtet werden. Und nebenbei kann die GPS Überwachung mit entsprechender Software als Diebstahlschutz genutzt werden. Mit der GPS Überwachung der Firmenwagen erfolgt jedoch gleichzeitig auch eine GPS Überwachung der Arbeitnehmer, die das Fahrzeug führen – und das ist arbeits- und datenschutzrechtlich nicht immer unproblematisch. GPS Überwachung Arbeitsrecht konform durchzuführen ist ein Muss. Die Frage ob GPS Überwachung bei Pkw erlaubt ist hängt im Fuhrpark unter anderem von der Einverständnis der Mitarbeiter ab. Die GPS Überwachung Pkw Rechtslage enthält besonders im Bezug auf den Datenschutz wichtige Richtlinien. 

GPS Überwachung von Autos: Rechtslage

Generell ist in Deutschland eine GPS-Überwachung von Firmenwagen nur bei Einhaltung strenger Vorgaben erlaubt. Denn während der Ortung der Fahrzeuge werden auch Daten ermittelt, die laut Bundesdatenschutzgesetzes in die Kategorie sensibel und damit schützenswert fallen. Weiß der Chef jederzeit, was sein Mitarbeiter gerade macht, dann kommt dies einer Überwachung gleich, die in Deutschland nicht erlaubt ist.

 

Arbeitsrecht: GPS Überwachung heimlich verboten

Eine heimliche GPS Überwachung ist grundsätzlich nicht erlaubt. Trotzdem besteht die Möglichkeit der GPS Überwachung eines Auto auf Rechtslage.  Notwendig ist jedoch die freiwillige Einverständniserklärung jedes einzelnen durch die Ortung betroffenen Mitarbeiters. Bevor ein Mitarbeiter die Einverständniserklärung zur GPS Überwachung des Firmenwagens unterschreibt, muss von Seiten des Arbeitgebers klar dargelegt werden, zu welchem Zweck das Unternehmen die GPS-Ortung betreibt und wie die dabei anfallenden Daten genutzt, verarbeitet und geschützt werden.

Arbeitsrecht Überwachung per GPS

Aber es gibt noch weitere Regeln für die GPS Überwachung der Firmenwagen. Das Arbeitsrecht erlaubt nur die Erhebung von Daten, die für betriebliche Zwecke unbedingt notwendig sind. Welche Raststätten ein Fahrer am liebsten anfährt, gehört hier beispielsweise nicht dazu. Zudem ist es hilfreich, wenn eine Leuchtanzeige im Fahrzeug vorhanden ist, die dem Mitarbeiter anzeigt, dass das GPS-Tracking eingeschaltet ist. Ist dies nicht der Fall und der Mitarbeiter wurde nicht zur Fahrzeugortung informiert, handelt es sich um eine heimliche GPS Überwachung – und eine solche ist definitiv verboten.

 

GPS Überwachung Dienstwagen: Die Rolle des Betriebsrats

Verfügt der Betrieb über einen Betriebsrat, dann muss mit diesem eine Betriebsvereinbarung zur GPS-Überwachung getroffen werden. Inhalt dieser Vereinbarung sollten vor allem datenschutzrechtliche Aspekte wie z.B. Aussagen zur Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Auswertung der erhobenen Daten sein.

Was erlaubt der Gesetzgeber, was ist verboten?

Das Gesetz ist bei dem Thema Mitarbeiterüberwachung eindeutig: Eine komplette Kontrolle ist laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verboten. Eine GPS Überwachung zur Arbeitszeit ist jedoch nach dem BDSG grundsätzlich also möglich – eine Zustimmung der Betroffenen sollte eingeholt und der Betriebsrat mit einbezogen werden. Es ist besonders wichtig, dass sensible persönliche Daten geschützt sind und eine Weitergabe an dritte Personen nicht möglich ist. Nicht zulässig ist die Überwachung der Mitarbeiter per GPS in der Freizeit. Gerade bei Fuhrunternehmen lässt sich die Grenze zwischen GPS Überwachung zur Arbeitszeit und zur Pause schwer ziehen. Der Mitarbeiter kann zwar das Fahrzeug verlassen, dennoch entsteht möglicherweise ein Bewegungsprofil, das von offiziellen Besuchen abweicht und persönlich zugeordnet werden kann – hierzu gehören beispielsweise Fahrten mit dem Kfz zu bestimmten Raststätten oder Restaurants.

Wie können Betriebe garantieren, dass die Fahrzeugortung rechtens ist?

Der technische Fortschritt macht vieles möglich. Aber nicht alles, was machbar ist, kann auch einfach eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere auch für die GPS-Ortung. Setzt der Betrieb die Ortung seiner Fahrzeuge per GPS ein, muss er also seine Mitarbeiter unbedingt darüber umfassend aufklären. Sie müssen genau wissen, wie das eingesetzte System funktioniert und wie die erfassten Daten genutzt werden. Dienen die Daten beispielsweise nur zur Koordinierung der Arbeitseinsätze, oder zur Überprüfung von Fahrstrecken, handelt der Arbeitgeber sicher im betrieblichen Sinne. Unterschreibt der Mitarbeiter nach entsprechender Belehrung eine Einverständniserklärung, dann ist diese nicht rechtswidrig. Rechtens ist eine Fahrzeugortung, wenn diese – wie zum Beispiel bei Logistikern – in enger Verbindung mit den organisatorischen Anforderungen der Branche stehen. Ist dies nicht der Fall, sollte die GPS Ortung zum Datenschutz der Mitarbeiter genau überlegt und argumentiert werden, da in Deutschlands Gerichten auf die Aufzeichnung und Verwendung personenbezogener Daten geachtet wird.

Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung

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GPS Überwachung während der Arbeitszeit​

Fahrzeuge dürfen nur getrackt werden, wenn der betroffene Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde und schriftlich seine Einwilligung dazu erteilt hat. Damit zeigt er sich einverstanden, dass Fahrtrouten, Pausenzeiten aber auch zusätzliche Wege dokumentiert werden. Aber Achtung: Eine GPS-Ortung darf grundsätzlich nur während der Arbeitszeit erfolgen! Schwierig gestaltet sich dies bei Mitarbeitern, denen die Privatnutzung des Firmenwagen erlaubt ist. Hier muss dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, bei privaten Fahrten die GPS Überwachung der Arbeitszeit zu deaktivieren. Ansonsten macht sich der Arbeitgeber strafbar, denn eine Überwachung im privaten Bereich ist absolut unzulässig.

Einverständniserklärung

GPS Überwachung der Arbeitnehmer nur mit Erlaubnis

Gerade bei Fuhrparkunternehmen und Logistikern ist die GPS Überwachung der Mitarbeiter während der Arbeitszeit grundsätzlich hilfreich und für eine exakte Routenplanung sogar ausgesprochen vorteilhaft. Der Unternehmer muss hier jedoch auf einige Einschränkungen und Regeln achten: 

  • So ist die Belegschaft unbedingt über den Einsatz von Überwachungstechnik zu informieren. Hier zu einer Vorlage zur Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung.
  • Eine Leuchtanzeige muss deinem Mitarbeiter zeigen, dass das Ortungssystem eingeschaltet ist. Sonst handelt es sich um eine heimliche – und damit verbotene Überwachung. 
  • Erfolgt die GPS Überwachung der Mitarbeiter ohne deren Wissen, können diese möglicherweise eine Klage beim Arbeitsgericht anstreben. 
  • Weiterhin sollte gewährleistet sein, dass die Überwachung per GPS in der Arbeitszeit und nicht in den Pausen erfolgt. Bei Transportfirmen ist dies theoretisch relativ einfach einzuhalten, indem lediglich der Lkw oder das genutzte Dienstfahrzeug mit einem Sender ausgestattet ist. Der Fahrer kann sich entsprechend ohne jegliche Kontrolle vom Kfz entfernen.

Vorsicht bei privater Nutzung​​

Besonders heikel wird es  auch, wenn der Firmenwagen privat genutzt werden darf. Dann muss dafür gesorgt werden, dass der Angestellte das Tracking-Gerät selbst ein- und ausschalten kann. Alleine durch diesen Akt ist bereits eine gewisse freiwillige Teilnahme an der Maßnahme gewährleistet. Dennoch sollte nach § 4a BDSG auch eine wirksame Einverständniserklärung mit Unterschrift vorliegen. Diese sollte sich auf den konkreten Einsatzzweck – also die GPS Überwachung der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit – beziehen. Technisch muss dabei sichergestellt sein, dass die Daten an keine dritten Personen weitergegeben oder von ihnen eingesehen werden können. Eine wirksame Lösung: die Anonymisierung und Unkenntlichmachung.

GPS Überwachung Firmenwagen

Vorteile der GPS Überwachung für die Mitarbeiter

Kundennachweis

Was dabei oft vergessen wird: Für Arbeitnehmer sorgt die GPS Überwachung des Autos ebenfalls für mehr Transparenz. Dank der Ortung kann er beweisen, wann er an welchem Ort gewesen ist. Behauptet ein Kunde, der Mitarbeiter sei nicht erschienen oder habe die Ware viel zu spät ausgeliefert, kann anhand der Daten nachvollzogen werden, ob und wann er am vereinbarten Ort war. Hier steht dann nicht mehr Aussage gegen Aussage, deren Bewertung aus Kulanz meist zugunsten des Kunden ausfällt. Das Konfliktpotential sinkt damit erheblich. Außerdem müssen die einzelnen Stationen nicht mehr notiert werden, die Technik zur GPS Überwachung des Pkws übernimmt diesen Job. Tracking stellt das Vertrauen zum Mitarbeiter nicht in Frage sondern sichert es.

Mehr Sicherheit dank GPS Überwachung des Pkw

Noch viel wichtiger ist aber, dass der Arbeitnehmer durch die GPS Überwachung von Lkws langfristig stressfreier arbeiten kann. Es fällt ihm – etwa als Fahrer in der Fernverkehrlieferung – leichter, die rechtlich verpflichtenden Auflagen, die zu seinem Schutz verhandelt wurden, zu erfüllen. Wenn nämlich Fahrtroute und Zeiten getrackt werden, müssen Geschwindigkeitsbegrenzungen und Pausenzeiten eingehalten werden. Damit sinkt der Druck, unter dem er gegebenenfalls bei Kunden und Arbeitgeber steht. Letztlich führt dies zu mehr Sicherheit und geringerer Unfallgefahr für den Fahrer – und zu fairen Arbeitsbedingungen.

Bessere Streckenplanung

Egal ob Lieferfahrer oder ambulante Pflegekraft: Fahrtzeit vom Betrieb zum Kunden ist Arbeitszeit. Und meist sind die tatsächlich gefahrenen Strecken durch Stau oder Umgehungen länger als die ursprünglich geplanten Wege. Wenn der Arbeitgeber anhand der Routen auswerten kann, auf welcher Strecke es häufig Probleme gibt, ist er in der Lage, die Streckenführung zu ändern. Er kann dann Liefergebiete, Termine und Einsätze anpassen oder kurzfristig tauschen. Denn die Werte sind dann nicht mehr geschätzt, sondern evidenzbasiert. Mit Fakten lässt sich für alle Beteiligten besser arbeiten. Die GPS Überwachung des Firmenwagens dient in erster Linie nicht der Mitarbeiterkontrolle sondern der Effizienz des Unternehmens. Und genauso lösungsorientiert ist es auch für die Fahrer.

Reduzierung des adminitrativen Aufwands

Die aufwändige Führung des Fahrtenbuchs entfällt, sie können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren – ohne den zusätzlichen bürokratischen Aufwand der Dokumentation, der oft noch wegen des Termindrucks in der Freizeit erledigt wird. Das spart Zeit und Nerven. Wenn mehrere Kunden auf einer Strecke Lieferungen erwarten, muss der Mitarbeiter nicht mehr umständlich alle Mobilnummern der Kunden parat haben, um sie während der Fahrt über den voraussichtlichen Liefertermin zu informieren. Das kann bei getrackten Routen durch eine GPS Überwachung auch jemand an zentraler Stelle für den gesamten Fuhrpark übernehmen.

Auch für Mitarbeiter, die das Firmenfahrzeug zusätzlich privat nutzen dürfen, wird es leichter: Wenn das Fahrtenbuch automatisch geführt wird, sind Fehler praktisch ausgeschlossen. Die entstehen leicht, wenn die Fahrten erst im Nachhinein oder schlimmstenfalls kurz vor Abgabe der Einkommenssteuererklärung anhand von Google Maps und ähnlichem mühsam rekonstruiert werden müssen – ganz abgesehen von dem enormen Zeitfaktor, den die nachträgliche Buchführung bedeutet.

Nebenbei: Es steht ohnehin erst einmal außer Zweifel, dass ein Arbeitnehmer seinen Job gewissenhaft erfüllt – mit dem GPS-Tracking hat er aber handfeste Beweise dafür.

Kurzum: Die GPS Überwachung des Firmenwagens erleichtert die Arbeitsabläufe für beide Seiten – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dennoch sollten Bedenken offen und frühzeitig angesprochen werden.

Nur so kann eine Lösung erarbeitet werden, mit der sich alle wohlfühlen. Denn das Tracking hat viele Möglichkeiten und ist längst perfekt modifizierbar auf die Bedürfnisse seiner Nutzer. 

GPS Tracker und Datenschutz

Der Datenschutz gehört in Deutschland zu den am höchsten geschätzten Gütern. Das Bundesdatenschutzgesetz regelt ganz deutlich, dass bei der GPS Überwachung der Datenschutz für absolut sensible persönliche Informationen greift, die über das Tracking gewonnen werden. Um diese maßgeblich zu schützen, ist z.B. die dauerhafte GPS Überwachung der Arbeitnehmer nicht gestattet.

GPS Überwachung im Auto: Rechtslage Datenschutz

Führt ein Unternehmen ein GPS Tracking ein, muss der Mitarbeiter der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten schriftlich zustimmen und ggf. mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten eine Vereinbarung getroffen werden. Nicht vergessen werden darf auch, dem Mitarbeiter ein entsprechendes Widerrufsrecht für seine Zustimmung einzuräumen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, gibt es weitere rechtlichen Einschränkungen. 

GPS Überwachung Arbeitnehmer

GPS Überwachung Mitarbeiter: Datenschutz Regeln

Für den GPS Tracker Datenschutz bedeutet auch, den Mitarbeitern rechtsicher zu übermitteln, zu welchem Zweck die Überwachung erfolgt und wie die Daten ausgewertet werden. Das Bundesdatenschutzgesetz sieht hierfür vor, dass personenbezogene Daten von Beschäftigten nur für den Zweck des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen. Erforderlich ist die Datenverarbeitung insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber diese zur Erfüllung seiner gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten benötigt. Dies gilt also insbesondere dann, wenn der GPS Überwachung in der Arbeitszeit stattfindet. GPS Überwachung bei Firmenwagen = im Arbeitsrecht erkundigen. Wer eine Überwachung der Mitarbeiter über GPS nutzen möchte, sollte sich vorher unbedingt im Arbeitsrecht und bei den Richtlinien zum Datenschutz erkundigen. 

Bei GPS Datenschutz gewährleisten

Um den Datenschutz zu gewährleisten, sollten Löschkonzepte vorgelegt werden. Persönliche Daten in Verbindung mit dem GPS-Tracking dürfen lediglich für den aktuellen Gebrauch im Dienst verwendet werden. Eine längerfristige Speicherung ist nicht zulässig. Es ist sinnvoll, die Mitarbeiter über die Nutzungsart, den Anwendungszeitraum und den Datenschutz detailliert zu informieren. Viele Fuhrunternehmen stimmen die GPS Überwachung in der Arbeitszeit direkt im Betriebsrat bzw. mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten ab. Als gesetzliche Grundlage für die Gespräche dient neben dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) insbesondere der § 75 des Betriebsverfassungsgesetztes. Dieser gibt dem Betriebsrat die Aufgabe, „die freie Entfaltung der Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen und zu fördern“.

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