Zurück zum Blog
Ressourcenbereich

Was bei der Zulassung eines Firmenwagens wichtig ist

Hoang Tam Pham | January 12, 2021

Die Wartezeiten für einen Termin bei der Kfz-Zulassungsstelle haben sich durch Covid-19 noch deutlich verlängert. Für eine zügige Bearbeitung benötigt man viele Unterlagen – und muss Tricks kennen, um die Zulassung zu beschleunigen. 

Tipp: Weiter unten finden Sie eine Broschüre zur Firmenwagenversteuerung.

Alles zur Firmenwagenzulassung

Anstehen, Warten, Ärgern: Es gibt schönere Dinge seine Zeit zu verschwenden, als den halben Tag in der Zulassungsstelle zu sitzen, um seinen Wagen anzumelden. Das gilt für eine private ebenso wie für eine gewerbliche Zulassung. Denn im Allgemeinen verlaufen beide Zulassungen ähnlich. Auch der Großteil der benötigten Unterlagen für den Besuch auf der Zulassungsstelle ist gleich. Ein paar kleine Unterschiede gibt es dennoch.

Firmenwagen anmelden

Wenn ein Fahrzeug als Dienstwagen angemeldet wird, ist ein Nachweis für die Existenz des Fahrzeughalters notwendig – am besten vom Inhaber des Unternehmens. Einen Handelsregisterauszug sowie die Gewerbeanmeldung braucht man, wenn man im Auftrag einer Kapitalgesellschaft (GmbH, KG, AG) ein Firmenwagen anmelden möchte. Fahrzeughalter ist nach der Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person. 

Anders ist es bei einer Personengesellschaft (GbR, UG). Hier ist es erforderlich, dass einer der Gesellschafter als zulassungsrechtlich verantwortliche Person bestimmt wird. Ein Dokument mit den Unterschriften aller Gesellschafter reicht als Nachweis. Neben dieser Bestätigung werden für die Zulassung außerdem die Ausweise aller Gesellschafter der Firma benötigt – genauso wie die Gewerbeanmeldung und der Gesellschaftervertrag.

Papiere

Diese Unterlagen sind wichtig

Für eine Autozulassung benötigt man Zeit. Wer nur drei Wochen warten muss, kann sich glücklich schätzen. In Berlin scheinen Wartezeiten von bis zu zehn Wochen mittlerweile normal zu sein. Wer also weiß, wann sein Wagen geliefert wird, sollte schon lange im Voraus einen Termin buchen. Zur Zulassung benötigt man:

  • Unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat für die KFZ-Steuer
  • Zulassungsbescheinigung Teil II und Konformitätserklärung des Herstellers (CoC)
  • Elektronische Versicherungsbestätigung (eVB-Nummer)
  • Handelsregisterauszug
  • Zulassungsantrag
  • Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt

Vorsicht bei gemischter Nutzung zwischen Firmenwagen und privat

Es kommt häufig vor, dass der Wagen sowohl für betriebliche als auch private Fahrten genutzt wird. Das hat bei der Anmeldung als Firmenwagen verschiedene Vor- oder Nachteile der Finanzierung und Versteuerung. Für welche Option (Privat- oder Firmenwagen) man sich entscheiden sollte, ist davon abhängig, was überwiegt. In jedem Fall ist es ratsam, die alle Möglichkeiten vom Steuerberater prüfen zu lassen.

Jetzt Broschüre zur Firmenwagenversteuerung
herunterladen & Steuern sparen!

Hier herunterladen

Firmenzulassung Broschüre

Kann ich mein Auto auch online zulassen?

Die Zulassung ist mittlerweile auch im Online-Portal der örtlichen Zulassungsbehörde möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden: Der neue Halter braucht einen Personalausweis mit aktivierter eID-Onlinefunktion und ein passendes Lesegerät oder eine spezielle Smartphone-App. Die Zulassungsbescheinigungen Teil I (Fahrzeugschein) und II (Fahrzeugbrief) müssen über einen verdeckten Sicherheitscode verfügen. Teil I hat diesen Code seit 2015, Teil II seit 2018. Schätzungsweise zwei Drittel der Zulassungsstellen bieten ein umfassendes Angebot zur Online-Zulassung in ihren Internetportalen an.

Schnelle Zulassung – so klappt es

Der Dienstwagen steht auf dem Hof, aber die Zulassung lässt mal wieder auf sich warten? Macht nichts. In diesen Fällen helfen Agenturen, die für ihre Kunden die Anmeldung übernehmen. Ihr Vorteil: Sie haben in der Regel eigene vorab gebuchte Termine bei den Behörden und kommen auch schneller an neue heran. Je nach Dringlichkeit kann eine Zulassung über die Profis noch am selben Tag erfolgen. In der Regel beträgt die Wartezeit aber maximal zwei Tage bis zur Zulassung des Fahrzeugs. Natürlich lassen sich die Zulassungs-Agenturen diesen Express-Service auch gut bezahlen – zwischen 30 und 50 Euro kostet die Abkürzung bei der Zulassung. Dazu kommen die Gebühren für die Zulassung und die Kennzeichen. Aber dafür spart man nicht nur viel Zeit, sondern schon auch seine Nerven.

Reibungslos Kfz aufs Gewerbe anmelden

Damit es zu einer reibungslosen Kfz-Zulassung kommt, sollten nachfolgende Unterlagen zum Termin vorliegen:

  • unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat, damit die Kfz-Steuer eingezogen werden kann
  • Zulassungsbescheinigung Teil II
  • Konformitätserklärung des Herstellers
  • elektronische Versicherungsbestätigung
  • Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
  • Zulassungsantrag
  • Vollmacht für die Person, die die Zulassung vor Ort vornehmen lassen soll

No Gos bei der Kfz Zulassung in der Firma

Viel Zeit und Geduld muss man einplanen, wenn ein Fahrzeug zugelassen werden soll. Die Wartezeiten rangieren derzeit bei bis zu zwei Monaten. Eine frühzeitige Terminvereinbarung ist erstrebenswert, wenn das Lieferdatum bekannt ist. Weiterhin müssen zahlreiche Formalitäten beachtet werden, damit eine Kfz Zulassung in der Firma schnell umgesetzt werden kann. Immer muss auch die Frage klar beantwortet sein, auf wen wird ein Firmenwagen zugelassen, wenn ein Kfz aufs Gewerbe angemeldet werden soll. Erforderlich sind die Zulassungsbescheinigung Teil II und die Konformitätserklärung des Herstellers für die Kfz Zulassung auf die Firma. Auch ein unterschriebenes SEPA Lastschriftmandat zum Einzug der Kfz-Steuer muss parat sein. Weiterhin sollte ein Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung vorliegen. Um ein Kfz auf Gewerbe anzumelden muss eine elektronische Versicherungsbestätigung, ein Zulassungsantrag und eine Vollmacht für denjenigen vorliegen, der den Antrag bei der Kfz-Zulassungsstelle abgibt. Bei der Frage, auf wen ein Firmenwagen zugelassen wird, kommt es zumeist zu einer Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person als Fahrzeughalter. 

Auch möglich: Firmenwagen auf privat ummelden

Einen Firmenwagen auf privat umzumelden ist selbstverständlich möglich, wenn das Fahrzeug entsprechend verkauft worden ist. Bei dem Vorhaben, einen Firmenwagen auf privat umzumelden, ist allerdings einiges zu beachten. Denn die Übernahme des Fahrzeugs muss ganz klar geregelt sein. Insbesondere kann ein Firmenwagen nicht so einfach aus dem Betriebsvermögen herausgenommen werden. Hier müssen das Handels- und Steuerrecht beachtet werden. Insbesondere ist man hier bei einem Verkauf und damit der Herausnahme des Fahrzeugs aus dem Betriebsvermögen auf der sicheren Seite, wenn die private Übernahme des Fahrzeugs einem Fremdvergleich im Hinblick auf den Kaufpreis standhält. Ein Wertgutachten hierzu ist schon aus steuerlicher Sicht empfehlenswert.

Alles zum Thema Fuhrparkverwaltung

Mehr rund um das Thema Fuhrpark

Jetzt unverbindliche Fuhrparkberatung erhalten

Füllen Sie das Formular aus und unser Team meldet sich bei Ihnen.

Weiterlesen

Mehr zu Verwaltung

Blog

Perfekter Workflow für den Fuhrpark

Lesen
00 Min.

Wer eine Fahrzeugflotte effektiv managen will, muss viele Daten verwalten und ein optimales Zeit- & Workflow-Management aufbauen. Diese Aufgaben kann eine hochwertige Flottenmanagement Software erfüllen.

„Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen. Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.“ Philosoph Arthur Schopenhauer wusste schon früh, wie wichtig ein gutes Zeitmanagement für den Alltag sein kann. Das gilt im Privaten und ganz besonders im Beruf, wo Zeitmanagement über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. FuhrparkmanagerInnen stehen unter hohem Druck, weil sie Abläufe besonders präzise planen müssen und dabei eine Vielzahl potenzieller Störungen zu bewältigen haben. Koordination der Fahrzeugwartung oder Fahrer- und Kraftstoffmanagement gehören zu den Kernaufgaben. 

Dazu kommen weitere Bereiche, die ein enormes Arbeitspensum mit sich bringen. Wer sich nicht Multitaskfähig zeigt, bleibt auf der Strecke. Die ständigen Lösungen von Problemen blockieren wichtige Aufgaben, wie etwa die betriebliche Leistungsoptimierung. Doch was lässt sich dagegen tun? Optimieren Sie den Workflow und verbessern Sie das Zeitmanagement mit digitalen Lösungen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

Langfristig planen

Neue Technologien helfen dabei, Zeit und Arbeit für den Fuhrpark zu minimieren. Dadurch lassen sich alltägliche Arbeitsabläufe so optimieren, dass Sie die Zeit für sinnvolle Tätigkeiten nutzen können. Im Zeitalter von On-Time-Delivery sowie On-Time-Booking sind händische Lösungen und Excel-Tabellen nicht mehr zeitgemäß. Nur hochwertige Fuhrparkmanagement Software löst die Anforderungen in Logistik und Traffic einer zunehmend digitalisierten Branche. 

Doch vorher geht es darum, mögliche Probleme im Ablauf zu lokalisieren, die ein wiederkehrender Zeitfresser sind. Dafür benötigt es langfristige Planung, um alle störenden Quellen zu beseitigen. Am Anfang sollten Sie sämtliche auftretenden Betriebsstörungen auflisten. Erst nach der Bestandsaufnahme beginnt die Aufstellung belastbarer Alternativpläne.

Langfristige Planung

Alle Abläufe digitalisieren

Übernehmen Sie die Erfassung und auch Auswertung von Fuhrparkdaten immer noch manuell oder mit Programmen, die nicht kompatibel sind? Das kostet viel Zeit, verschwendet Ressourcen und man verliert die eigentlichen Aufgaben aus den Augen. Die Rettung: Eine Fuhrparkmanagement Software, bei der ein straffes Terminmanagement integriert ist. Ihre Aufgabe liegt darin, dass der Fuhrpark betriebswirtschaftlich rund läuft. 

Auch die Auslastung einer Fahrzeugflotte ist wirtschaftlich relevant, denn jedes nicht genutzte Fahrzeug erwirtschaftet kein Geld, sondern frisst es. Je mehr MitarbeiterInnen von dieser unwirtschaftlichen Situation betroffen sind, umso größer werden die Auswirkungen auf die Bilanz. Um dieses bittere Szenario zu verhindern, setzen Leiter moderner Fuhrparks digitale Lösungen ein, die Routineaufgaben in der Verwaltung nicht nur digitalisieren sondern gleichzeitig automatisieren.

Entscheidungsfindung? Bitte datengestützt!

Die meisten Software Lösungen erfassen in unterschiedlichem Umfang Daten im Fuhrpark und werten diese aus. FahrerInnen, die Routen, die Kosten, das Terminmanagement und die Auslastung gelten als Basisfunktionen. Die Fuhrparkleitung muss entscheiden, in welchen Bereich des Betriebs Verbesserungen erzielt werden sollen. Auf der anderen Seite können auch wirtschaftlich uninteressante Aspekte von Veränderungen unberührt bleiben. Da Entscheidungen nachhaltig wirken, sollten sie auf korrekten Daten basieren. Durch die Auswertung relevanter Daten des Fuhrparks wie Kraftstoffverbrauch, Lenkzeiten, Fahrzeugpositionen oder Fahrverhalten, können Sie sicherer und zielführender entscheiden, wo Sie Ihre Zeit aufwenden.

Zeit ist Geld für FuhrparkmanagerInnen

Ob es sich nun um kleine, mittlere oder große Fuhrparks handelt – Fuhrparkmanagement Software löst in jeder Situation Probleme. Schließlich geht es um Wirtschaftlichkeit und damit auch um den Vorteil im Wettbewerb mit Konkurrenten. Und Effizienz ist eine der wichtigsten Stellschrauben auf dem Weg zum effektiven Fuhrparkmanagement. Eine gute digitale Lösung hilft auch dabei, Informationen nach ihrer Priorität zu gewichten.

Mann in weißem Pkw

Jetzt Broschüre zur Fuhrparksoftware Vimcar Fleet herunterladen & mehr erfahren!

Die Fuhrparkmanagement Software Vimcar Fleet lässt sich nach Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Mit Fleet optimieren Sie zeitraubende Aufgaben und erleichtern den Fuhrparkalltag. Fleet unterstützt Sie beispielsweise beim Fahrermanagement, der Fahrzeugortung, der Dokumentenverwaltung und der Routenoptimierung. Auch Verwaltungsarbeiten wie die Spesenabrechnung lassen sich mit Fleet optimieren. Jetzt informieren!

Jetzt Broschüre erhalten!

Und Vimcar Fleet Funktionen kennenlernen.

Vimcar Fleet Broschüre

Strategie verfolgen

Alle Unternehmen sollten sich unbedingt mit der Tragweite einer Fuhrparkmanagement Software vor dem Kauf gründlich auseinanderzusetzen. Die neue Software muss in die gesamte Strategie der Digitalisierung passen und darf keinesfalls eine neue Insel Lösung darstellen. Gerade weil der Veränderungs- und Wettbewerbsdruck so dynamisch und stark ist, sollten vorher alle Weichen gestellt werden. 

Spätestens der Kauf einer zertifizierten Fuhrparkmanagement Software wie die von vimcar kann deshalb auch der Kick-off sein, für die Entwicklung einer tragfähigen Strategie in diesem Bereich. Es wäre eine Illusion zu glauben, dass die Software eine solche Strategie ersetzten könne. Sie ist ein nützliches Werkzeug, das Kosten und Zeit sparen kann. Die Kanäle über dessen Einsatz und Nutzung müssen die Verantwortlichen jedoch selbst festlegen.

Weitere Beiträge zum Thema Fuhrparksoftware:

Mehr rund um das Thema Fuhrpark

Blog

Vertragsmanagement - Warum es so wichtig ist

Lesen
00 Min.

Verträge sollte man genauso gut pflegen wie seinen Fuhrpark. Doch durch unterschiedliche Kauf- und Leasingverträge oder Werkstattrechnungen verliert man schnell mal die Übersicht. Vimcar Fleet schafft mit einem intelligenten, digitalen Vertragsmanagement schnell Abhilfe – und kann Kosten reduzieren. 

Mal ganz ehrlich: Behalten Sie immer den Überblick bei allen Verträgen im Bereich ihres Lebens? Vielen fällt es schwer, schon privat die Verträge im Auge zu behalten. Sechs Versicherungen besitzen VerbraucherInnen hierzulande im Schnitt. Am meisten verbreitet, nach der gesetzlichen Krankenversicherung, ist die Privathaftpflicht (66 Prozent): Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Statista Global Consumer Survey. 

Zu den häufig abgeschlossenen Versicherungen in Deutschland zählen auch die Kfz-Versicherung (64 Prozent), die Hausratversicherung (59 Prozent), die Rechtsschutz- (41 Prozent) und die Unfallversicherung (39 Prozent). Laut Statista fühlen sich im letzten Jahr 46 Prozent der Befragten über ihre persönlichen Versicherungen gut informiert. Immerhin zwölf Prozent befürchten, vielleicht nicht die für sie passenden Versicherungen abgeschlossen zu haben. Und das sind lediglich Daten aus dem privaten Bereich. 

Vertragsmanagement: Digital alles im Blick

Privat kommt es bereits zu den Schwierigkeiten, Verträge und Laufzeiten nicht immer im Blick zu haben. Im Unternehmen mit einem Fuhrpark ergeben sich noch ganz andere Anforderungen. So werden die Unterlagen teilweise in verschiedenen Abteilungen des Betriebes bearbeitet. Gerade bei dezentralen Unternehmensstrukturen ist ein rascher Zugriff auf die Papierverträge nicht von jedem Standort möglich. Ein Umstand, der für Firmen in Bezug auf Compliance zum Risiko werden kann. Besonders das Vertragsmanagement unterliegt hohen organisatorischen und rechtlichen Anforderungen. Wer hier Vertragspflichten verletzt oder Fristen verpasst, dem drohen neben hohen Kosten, möglicherweise sogar Rechtsstreitigkeiten. Wer auf Nummer Sicher gehen will, verlässt sich auf ein optimales Vertragsmanagement mittels digitaler Lösung. Mit Vimcar Fleet werden Sie nie wieder Termine verpassen und alle Prozesse im Blick behalten.

Nahtlose Fahrzeugverwaltung mit Avrios

Avrios Fuhrparksoftware

In der Welt des Fuhrparkmanagements ist eine reibungslose Fahrzeugverwaltung der Schlüssel zum Erfolg. Avrios bietet eine intuitive Plattform, die es ermöglicht, alle Aspekte der Fahrzeugverwaltung zentral zu steuern. Von der Dokumentenverwaltung bis zur Wartungsübersicht – Avrios stellt sicher, dass Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihren Fuhrpark haben.

Jetzt Avrios Produktdemo erhalten.

Und mehr zur Fuhrparksoftware erfahren.

Gute Pflege der Verträge zahlt sich aus

Es liegt in unserer Natur, dass wir Verträge gerne vernachlässigen. Aber wie bei Maschinen, Anlagen oder Fahrzeugen lohnt es sich, sie über die gesamte Laufzeit immer wieder einmal unter die Lupe zu nehmen. Es gibt immer Fragen, die Sie zur momentanen Situation der Verträge stellen sollten:

  • Entspricht die Vereinbarung noch dem aktuellen Bedarf?
  • Sind die Konditionen noch marktgerecht – oder gibt es mittlerweile attraktivere und günstigere Angebote? 
  • Zu welchem Zeitpunkt sollte ich verlängern, ändern oder kündigen?
Vertragspflege

Ein intelligentes sowie aktives Vertragsmanagement wie bei Vimcar Fleet kann die Effizienz, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit der Beschaffung stark verbessern – und ist viel mehr als nur die Wiedervorlage zum Stichtag der Kündigung. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Vimcar Fleet umfasst die permanente Optimierung bestehender Verträge
  • Erkennt und analysiert alle mit den Verträgen in Zusammenhang stehenden Prozesse während des gesamten Lebenszyklus 
  • Vimcar Fleet erspart jede Menge Arbeit, senkt gleichzeitig die Kosten und erhöht die Effizienz

Fazit Vertragsmanagement

Chaos oder Zettelflut können im Vertragsmanagement hohe Kosten verursachen, aber auch jede Menge Zeit fressen. So ist es beispielsweise keine Seltenheit, dass sich schnell mehr Kilometer anhäufen können, wenn der Leasingvertrag eines bestimmten Fahrzeuges nicht im Blick behalten wird. Die Planung mit einer intelligenten Dokumentenablage steigert erheblich die Effizienz und macht also bei der Fuhrparkauslastung einen ganz entscheidenden Unterschied. Das Vertragsmanagement und die digitale Akte zum Fahrzeug gewährleisten also nicht nur eine schnelle Übersicht über Fahrzeugbestand und auslaufende Verträge, sondern minimieren auch spürbar die administrative Flut.

Das bietet intelligentes Vertragsmanagement

  • Intelligentes Vertragsmanagement inklusive Laufleistungsrechner, der Sie frühzeitig über drohende Mehrkilometer informiert
  • Speichern Sie alle relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) fahrzeugspezifisch ab
  • Hinterlegen Sie einmalig Ihre Fahrzeugdaten und sparen Sie so manuellen Rechercheaufwand im Alltag
  • Nie wieder suchen: Alle Fuhrparkdaten automatisch und übersichtlich an einem Ort.
  • Keinen Ärger, keine Strafzahlungen oder Dienstausfälle mehr, dank übersichtlichem Termin-Management

 

Mehr rund um das Thema Fuhrpark

Weitere Artikel zum Thema Verwaltung

Blog

Diese Termine dürfen Sie im Fuhrpark nicht vergessen!

Lesen
00 Min.

Die Koordination von Fuhrpark Terminen ist ein wichtiger Bestandteil der Fuhrparkverwaltung. Ziel ist es, jedes Fahrzeug optimal auszulasten. Dazu gehören nicht nur terminliche Absprachen. Auch die Fahrzeugkontrolle und Sicherheitsprüfungen im Fuhrpark sind wichtig. Derartige Überprüfungen stellen sicher, dass die Fahrzeuge jederzeit einsatzbereit sind. So kommt es nicht zu Ausfällen, die unter Umständen teuer werden können.

Fahrzeugwartung als Garantie für den Fahrzeugeinsatz

ein Ölwechsel an einem Flottenfahrzeug Der regelmäßige Ölwechsel bei Flottenfahrzeugen ist notwendig.

Die Wartung der Fahrzeuge ist die wichtigste Grundlage für die ständige Bereitschaft und damit die Indienststellung. Das Ziel eines guten Fuhrparkmanagements liegt darin, die Fahrzeuge optimal auszulasten. Ein stehendes Fahrzeug kostet Geld. Es bringt aber kein Kapital ein. Der Unternehmer verdient nur dann, wenn seine Fahrzeuge in Bewegung sind. Kaputte Fahrzeuge sind in einem Fuhrpark grundsätzlich ein Ärgernis. Kunden müssen vertröstet oder abgesagt werden. Dies ist unumgänglich, wenn kein Fahrzeug als Ausweichmanöver zur Verfügung steht. Mitunter mietet der Unternehmer ein Fahrzeug von außerhalb, um den Kunden nicht zu verlieren. Dies ist aber mit zusätzlichen Kosten verbunden. Um derartige Kosten zu vermeiden und dem Kunden eine zuverlässige Dienstleistung im Bereich des Fuhrparkmanagements anbieten zu können, legen die Unternehmen großen Wert auf die Fahrzeugwartung. Diese sollte mit einem Protokoll dokumentiert werden.

Ausfälle verhindern und Reparaturen bewusst steuern

Mit einer umfassenden Fahrzeugwartung können Ausfälle verhindert und notwendige Reparaturen gezielt gesteuert werden. Es gibt eine Vielzahl an Elementen an einem Fahrzeug, die zu den Verschleißteilen gezählt werden. Ein Defekt an diesen Teilen ist kein Mangel, sondern die Folge eines häufigen Einsatzes. Der Unternehmer sollte darauf achten, dass er Verschleißteile regelmäßig durch einen Fachmann überwachen lässt. Wenn der Austausch rechtzeitig erfolgt, kann eine Panne und damit ein unvorhergesehener Abfall verhindert werden. Außerdem bleibt das Fahrzeug verkehrssicher. Zwar überwacht der TÜV die Verkehrssicherheit. Die Untersuchung wird aber nur in einem Zeitraum von zwei Jahren durchgeführt.

Hohe Laufleistung bei Fahrzeugen im Fuhrpark

Fuhrparkfahrzeuge haben meist eine höhere Laufleistung als klassische Autos, die privat genutzt werden. Somit gehen Verschleißteile schneller kaputt. Bei einigen Verschleißteilen ist aufgrund einer hohen Abnutzung die Verkehrssicherheit nicht mehr gegeben. Im schlimmsten Falle können nachlässige Reparaturen zu Unfällen und damit zu einer Gefährdung der Mitarbeiter und anderer Verkehrsteilnehmer führen. Eine regelmäßige Fahrzeugkontrolle ist somit unerlässlich. Sollte ein Reparaturbedarf festgestellt werden, sollten die entsprechenden Maßnahmen sofort eingeleitet werden. Auf diese Weise bleibt ein Fahrzeug dauerhaft betriebsfähig und die Termine für den Kunden können eingehalten werden.

Wichtige Maßnahmen zur Instandhaltung der Fahrzeuge

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die vorbeugend durchgeführt werden können, um einen Defekt und somit einer ungeplante Reparatur an einem Fahrzeug vorzunehmen. Mit der Durchführung der Maßnahmen lassen sich Ärger, Fahrzeugausfälle und damit verbundene zusätzliche Kosten verhindern. Kleine Maßnahmen helfen bereits, alle Fuhrpark Termine einzuhalten. Ausfälle können vermieden werden. Reparaturen werden geplant und in den Turnus der Fahrzeugvermietung einbezogen. Wenn ein Fahrzeug während einer Reparatur nicht zur Verfügung steht, kann es an den Kunden nicht vermietet werden. Somit kommt der Unternehmer einer unangenehmen Absage aufgrund einer nicht vorhersehbaren Reparatur zuvor.

Führerscheinkontrolle

Die digitale Führerscheinkontrolle sollte vor jeder Vermietung eines Fahrzeugs durchführt werden. Es reicht nicht aus, wenn ein Kunde behauptet, dass er im Besitz eines Führerscheins ist. Der Führerschein muss bei der Vermietung vorgelegt werden. Im Zweifelsfalle ist die Herausgabe des Fahrzeugs zu verweigern. Dies gilt vor allem bei der Vorlage ausländischer Führerscheine, die in Deutschland und Europa nicht gültig sind, aber auch bei abgelaufenen Führerscheinen. Die Kontrolle muss bei Fahrzeugübergabe sowie zweimal jährlich erfolgen. 

Fahrerunterweisung

Jedes Fahrzeug hat seine Eigenarten. Eine Fahrerunterweisung durch einen Fachmann ist vor jedem Fahrtantritt unerlässlich. So werden Fehlbedienungen vermieden und der Kunde kann sich bei der Übernahme des Fahrzeugs sicherer fühlen. Erhält ein Mitarbeiter einen neuen Dienstwagen, muss er eine Unterweisung in diesen erhalten. Danach muss eine Schulung einmal jährlich stattfinden. 

Reifenwechsel

Reifen gehören zu den sicherheitsrelevanten Verschleißteilen an einem Fahrzeug. Aus diesem Grund sind die Reifen regelmäßig zu prüfen und bei dem kleinsten Verdacht auf eine Beschädigung zu wechseln oder zu reparieren. Außerdem steht zwei Mal im Jahr ein Reifenwechsel von Sommerreifen auf Winterreifen und umgekehrt an.
Mehr zum Thema Reifenmanagement.

TÜV Termine

TÜV Termine müssen in einem Fuhrpark turnusmäßig wahrgenommen werden. Andernfalls drohen empfindliche Strafen, weil die Verkehrssicherheit beeinträchtigt wird. Nach der Erstzulassung muss bei einem Fahrzeug nach 36 Monaten eine Hauptuntersuchung durchgeführt werden, danach alle 24 Monaten. 

Fahrzeugwartung Protokoll

Damit Sie einen Überblick über die Termine für die Fahrzeugwartung Ihrer Flotte behalten, empfiehlt es sich folgendes Protokoll zu verwenden. Das Protokoll ist eine Excel-Datei, die individuell mit Terminen gefüllt werden kann. Die Kosten und durchgeführten Fahrzeugwartungen sind so an einem Ort auffindbar.

Hier Protokoll erhalten!

Und Termine zur Fahrzeugwartung einfach verwalten. Hier herunterladen Laptop

Formulare für die Fuhrparkverwaltung