- Dezember 19, 2022
- Lesedauer: 3 Minuten
Wenn die Ein-Prozent-Methode zu teuer sein sollte, können Arbeitnehmende ein Fahrtenbuch führen und Geld beim Steuerausgleich zurückholen. Dazu müssen sie aber alle Kosten für den Unterhalt des Pkw kennen.
1-% oder Fahrtenbuch?
Prinzipiell ist es ja so, dass MitarbeiterInnen, die von ihrem Arbeitgeber oder Arbeitgeberin einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den Unterhalt für private Fahrten mittragen müssen. Das Ergebnis: Der damit verbundene geldwerte Vorteil wird als Arbeitslohn versteuert. Das geht entweder mit der Ein-Prozent-Methode oder dem Fahrtenbuch. Wenn die Arbeitgebenden die Privatnutzung nun pauschal von der Lohnsteuer abziehen, sind die Arbeitnehmenden trotzdem nicht an diese Ermittlungsmethode gebunden. Ist es für die ArbeitnehmerInnen günstiger, können sie in ihrer Einkommensteuererklärung den privaten Nutzungsvorteil mit den tatsächlich entstandenen Kosten ansetzen. Der Haken dabei: Sie müssen das Verhältnis zwischen Privatfahrten und den geschäftlichen Fahrten plus die zugehörigen Kosten durch ein Fahrtenbuch nachweisen.
Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist Pflicht
Wählen die Mitarbeitenden zur Ermittlung des steuerpflichtigen Nutzungsvorteils anstelle der Ein-Prozent-Regel die Fahrtenbuchmethode, haben sie selbst dafür zu sorgen, dass das Fahrtenbuch korrekt geführt wird. Und das heißt: Lückenlose und zeitnahe Dokumentation, für die alle Mitarbeitenden selbst zuständig sind. Denn es gibt keine Verpflichtung der ArbeitgeberInnen, Mitarbeitende auf Defizite bei der Fahrtenbuchmethode hinzuweisen. Und hier wird es kritisch für Angestellte. Sollte die ArbeitgeberInnen vom steuerpflichtigen Arbeitslohn zu wenig Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt haben, können sie von den Mitarbeitenden die Erstattung nach entrichteter Lohnsteuer verlangen. Das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 17. Oktober 2018, 5 AZR 538/17) hat hier ein eindeutiges Urteil gefällt. Die ordnungsgemäße Erstellung eines Fahrtenbuchs fällt in die Verantwortung der MitarbeiterInnen – die ArbeitgeberInnen können bei späteren Nachforderungen des Finanzamts von ihnen die Erstattung verlangen. Das Risiko der ArbeitgeberInnenhaftung entfällt in diesem Fall für die Vorgesetzen. Werden vom Finanzamt inhaltliche Mängel festgestellt, muss der geldwerte Vorteil jedoch zwingend nach der Ein-Prozent-Regel berechnet werden.
Welche Informationen dürfen Arbeitnehmende von der Firma einfordern?
Um das Fahrtenbuch als Nachweis korrekt zu führen, müssen die Mitarbeitenden allen angefallenen Kosten kennen. Dazu zählen Kosten wie Versicherung, Steuern, Treibstoff, Wartung und Reparaturen. Da die Mitarbeitenden die exakten Ausgaben nicht immer kennen, können diese vom Arbeitgeber einfordern, der eine Auskunftspflicht hat. Wurde eine Methode gewählt, gilt sie in der Regel für das gesamte Kalenderjahr. Somit ist ein unterjähriger Wechsel der Ermittlungsmethode nicht zulässig. Zu viel gezahlte Lohnsteuer können sich Mitarbeitende im Rahmen der Einkommensteuererklärung zurückholen. Um die richtige Form der Abrechnung zu wählen, gilt folgende Faustformel: Je niedriger der private Nutzungsanteil ist, desto besser eignet sich die Fahrtenbuchmethode. Nach Ablauf des Jahres bescheinigen die ArbeitgeberInnen den Mitarbeitenden die gesamten Kosten des Fahrzeugbetriebs. Dabei müssen die Werte aus der Finanzbuchhaltung bei ArbeitgeberInnen mit Vorsteuerabzug um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöht werden – maßgeblich sind die Bruttowerte bei der Berechnung. Mitarbeiter können bei der Einkommensteuerveranlagung die Beträge dem Finanzamt mitteilen. Dann wird der von den ArbeitgeberInnen gemeldete Bruttoarbeitslohn in der Regel vom Finanzamt gekürzt. Klar ist aber auch: Jegliche Mängel im Fahrtenbuch gehen ausschließlich zu Lasten der Mitarbeitenden. Ein elektronisches Fahrtenbuch wie das von Vimcar erleichtert die gesamte Buchführung und sorgt für den nötigen Überblick.
Jetzt Fahrtenbuch einfach führen!
Digitale Fahrtenbücher erleichtern die Arbeit enorm. Alle Fahrtenbuch werden automatisch aufgezeichnet, die Mitarbeitenden müssen diese im Nachgang nur noch kategorisieren. Das Fahrtenbuch können Sie per Klick exportieren und an die Behörden überreichen. Einfach, digital und rechtssicher. Damit Sie endlich keine Probleme mehr mit dem Finanzamt haben.
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