Fuhrparkleiter

Was ist ein Fuhrparkleiter?

Ein Fuhrparkleiter oder Fuhrparkmanager ist für die Verwaltung, Organisation und Führung des Fuhrparks verantwortlich. Die Tätigkeiten werden haupt- oder nebenberuflich ausgeführt und dienen der Optimierung von Prozessen und Kostenstellen. Ziel des Fuhrparkleiters ist es die Mobilität der Mitarbeiter zu garantieren und effizient zu gestalten.

Inhaltsverzeichnis

Interview zum Fuhrparkmanager Job

Der Job als Fuhrparkleiter wird häufig von Büroangestellten, ehemaligen Einkäufern des Unternehmens oder Quereinsteigern ausgeführt. Nur selten ist ein Fuhrparkmanager in dem Beruf von Beginn seiner Karriere tätig. Oftmals “rutschen” die Fuhrparkleiter in die Position hinein oder kriegen die Verantwortung der Leitung aufgetragen. Um mehr zu dem Beruf und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten zu erfahren, haben wir uns einmal mit dem Rechtsanwalt und Geschäftsführer Herrn Henning-Hamann der Kanzlei Voigt zusammengesetzt.

Nicht jedem Inhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens ist es möglich oder zumutbar, die Tätigkeit sämtlicher Mitarbeiter engmaschig zu überwachen und zu kontrollieren. Wie können Unternehmer dafür zu sorgen, dass der Betrieb läuft?​​

Henning-Hamann: Unabhängig von der Art des Unternehmens, sind Betriebe so zu organisieren, dass Gesetzesverstöße weitest möglich vermieden werden. Neben der Auswahl geeigneter Mitarbeiter lässt sich dies auch durch Fortbildung, Aufsicht und im Rahmen von Kontrollen erreichen. Der Schlüssel ist die Delegation an ausreichend qualifizierte und ihrerseits überwachte Personen. Gängige Stichworte sind, Disponenten, Werkstatt- oder eben auch der Fuhrparkleiter.

Welche Voraussetzungen muss ein Fuhrparkleiter erfüllen?​

Henning-Hamann: Die Komplexität der Position des Fuhrparkleiters wird oft unterschätzt. In der Folge wird sie dann als Annexkompetenz übertragen und eben auch nur „so nebenbei“ wahrgenommen. Das böse Erwachen folgt, wenn es zu Problemen kommt.

Können Sie das näher erläutern?​

Die Fuhrparkleitung soll die Unternehmensspitze sowohl von der Arbeit des Flottenmanagements als auch der Halterhaftung entledigen. Beides ist jedoch nicht „ganz ohne“ und erfordert mehr als nur einen Handschlag. Wer als Unternehmer leichtfertig vorgeht, riskiert sowohl Probleme infolge Organisationsverschuldens als auch, dass er auf der Halterhaftung sitzen bleibt. Die Bestellung eines Fuhrparkleiters sollte daher niemals zwischen Tür und Angel, sondern stets schriftlich erfolgen. Dies kann entweder im Arbeitsvertrag selbst oder in einer begleitenden Vereinbarung erfolgen. Zudem muss der Fuhrparkleiter die Möglichkeit erhalten, seine Aufgabe auch zu erfüllen, d.h. neben der Kompetenz muss er auch die erforderlichen Befugnisse erhalten.

Was bedeutet die Bestellung zum Fuhrparkmanager für den Arbeitnehmer?

Henning-Hamann: Fuhrparkmanager müssen mehr als nur Tankkarten verwalten, Werkstatttermine vereinbaren oder Abrechnungen kontrollieren. Die Ein- und Unterweisung des Fahrpersonals, die Überprüfung der Qualifikationsnachweise und Führerscheine gehört ebenso dazu, wie die Ausstattung der Fahrzeuge mit den vorgeschriebenen Sicherungsmitteln, die Durchführung der UVV-Prüfungen oder Hauptuntersuchungen. Da der Dienstwagen ein Arbeitsmittel ist, müssen Mitarbeiter eingewiesen werden. So ist z. B. die Ladungssicherung im Pkw ein oft vernachlässigtes Thema. Es versteht sich von selbst, dass diese Maßnahmen ausreichend zu dokumentieren sind.

Das kann ein Fuhrparkmanager doch gar nicht alleine bewältigen!

Henning-Hamann: Das stimmt. Deshalb kann er bei der Bewältigung dieser Aufgaben auch Werkstattleiter, externe Betriebe oder auch elektronische Plattformen unterstützend heranziehen. Die übergeordnete Verantwortung, insbesondere auch bei der Auswahl und Überwachung, verbleibt aber beim Fuhrparkleiter. Es ist brandgefährlich, wenn zwar an Prüfungstermine erinnert wird, diese aber nicht eingehalten werden. Sollte ein Fahrer z. B. ohne Fahrerlaubnis unterwegs sein, drohen dem Fuhrparkverantwortlichen nicht nur Bußgelder und Punkte in Flensburg, sondern gemäß § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG sogar strafrechtliche Konsequenzen bis hin zur Freiheitsstrafe.

Welche Tipps würden Sie einem frisch gebackenen Fuhrparkleiter geben?​

Henning-Hamann: Fuhrparkleiter tragen ein hohes Maß an Verantwortung. Auch hier gilt, dass, wer seine Aufgaben im Griff haben will, zunächst einmal selbst gut organisiert sein muss. Es reicht nicht, die maßgeblichen Vorschriften und Termine lediglich zu kennen – sie müssen auch eingehalten und umgesetzt werden. Konflikte sind dabei nicht ausgeschlossen. Wer sich dessen bewusst und zur stetigen Weiterbildung bereit ist sowie über ein gewisses Maß an Durchsetzungsstärke und Resilienz verfügt, der wird diese Aufgabe nicht mit Stress, sondern sogar mit Spaß erledigen.

Ausbildung zum Fuhrparkleiter

Den Fuhrparkmanager Job gibt es bisher nicht als Ausbildungsberuf oder staatlich anerkannten Studiengang. Dabei werden für die verschiedenen Aufgabenfelder und effiziente Leitung ein umfangreiches Wissen benötigt. Ein Fuhrparkleiter übernimmt beispielsweise die Administration, Organisation und Führung eines Fuhrparks mit der Zielsetzung, die Mobilitätsansprüche des Unternehmens zu gewährleisten. Oftmals ist die Erwartung an den Fuhrparkmanager die Wirtschaftlichkeit, Kosten und Prozesse im Fuhrpark zu optimieren. Spezialwissen trifft also auf Managerfähigkeiten. Wer sich zum Fuhrparkleiter ausbilden lassen möchte, kann einen der IHK-Zertifikatslehrgänge durchführen. Jedoch ist es zu empfehlen sich zu erkundigen, ob diese im jeweiligen Bundesland anerkannt sind. Als Hilfestellung hat der Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. standardisierte Qualifizierungsrichtlinien veröffentlicht, die bei der Überprüfung der Kenntnisse und Ausbildung helfen. Darüber hinaus bietet die DEKRA Akademie eine Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkleiter an. Solche Weiterbildungsmöglichkeiten helfen bei dem Erlangen des notwendigen Branchen- und Spezialwissens – beispielsweise über spezifische Themen wie Ladungssicherung.

ein Fuhrparkleiter steht vor seiner Flotte
Der Fuhrparkleiter Till Küken steht vor seiner Flotte.

Notwendige Kenntnisse für den Fuhrpark

Betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Folglich muss sich ein Fuhrparkmanager damit auseinandersetzen, welche Fahrzeuge für den Fuhrpark wirtschaftlich sinnvoll sind. Was ist die optimale Laufzeit und Leistung der Wagen? Wichtig ist hierbei auch, sich die verschiedenen Finanzierungsformen wie Kauf, Leasing oder Darlehensfinanzierung anzuschauen. Denn jede Variante hat eine andere Auswirkung auf die Bilanz des Unternehmens. Grundlegende kaufmännische Kenntnisse sind deswegen ein Muss, um den Fuhrpark kostengünstig und prozessorientiert zu gestalten.

Steuerliche und rechtliche Kenntnisse

Verschiedene Finanzierungsformen resultieren in jeweiligen steuerlichen Konsequenzen. Deswegen darf sich der Flottenmanager nicht vor steuerlichen und rechtlichen Fragen scheuen, vor allem dann, wenn es um die Versteuerung der Dienstwagen und die Abschreibung der damit verbundenen Kosten geht. Werden Fahrzeuge auch in anderen Ländern unterhalten, muss sich folglich mit den jeweiligen Gesetzen und Richtlinien auseinandergesetzt werden. Außerdem muss der Fuhrparkmanager über seine rechtliche Verantwortung sowie die Halterhaftung und Haftung der Geschäftsführung Bescheid wissen, um zukünftige Probleme zu verhindern.

Technische Fuhrparkkenntnisse

Grundsätzlich muss der Fuhrparkleiter auch technische Kenntnisse und einen Überblick über die Automobilbranche besitzen. Diese helfen dabei zu entscheiden, welche Fahrzeuge und Modelle die effizientesten für den Fuhrpark sind. Darüber hinaus ist dies hilfreich, um Reparaturen von Fahrzeugen und damit verbundene Rechnungen nachzuvollziehen. Nicht zu vergessen ist auch, dass der Fuhrparkleiter eine hohe soziale Kompetenz besitzen muss, da er nicht nur Fahrzeuge verwaltet, sondern auch die Fahrer managen und beraten muss. Ein Beispiel: Das Thema Dienstwagen ist für viele Fahrzeugnutzer ein emotionales Thema, da die Fahrer den Wagen oft auch privat nutzen.

Fuhrparkleiter Aufgaben

Es gibt zahlreiche Bezeichnungen für den Fuhrparkleiter: Fuhrparkverantwortlicher, Fuhrparkverwalter oder Flottenmanager. Die vielzähligen Titel spiegeln auch die Vielfalt der Aufgaben und Pflichten wider. Das Aufgabenspektrum des Fuhrparkleiters beinhaltet verschiedenste Bereiche mit dem Ziel, die Mobilität der Mitarbeiter zu garantieren. Er muss eine Bandbreite an Verwaltungsaufgaben meistern und richtig dokumentieren. Neben administrativen Tätigkeiten fallen aber auch operative- und Führungsaufgaben an. Somit muss der Flottenmanager sich regelmäßig mit Kostenträgern abstimmen, den Kontakt zu externen Dienstleistern pflegen und Fahrzeugnutzer beraten. Die Erwartung an ihn ist, alle Tätigkeiten dauerhaft auf Prozesse und Kosten zu optimieren. Welche Aufgaben letztendlich dem Fuhrparkleiter aufgetragen werden, ist von Unternehmen und Fuhrparkgröße abhängig.

ein Fuhrpark, der aus zwei Minivans besteht
Ein Fuhrpark kann schon ab 2 Fahrzeugen anfangen.

Es gibt Unternehmen, in denen die Position einen Hauptberuf darstellt, während bei kleineren Organisationen die Verwaltung eine Nebentätigkeit zum eigentlich Beruf ist. Außerdem wird oft unterschätzt, wie zeitintensiv das Verwalten und Planen eines Fuhrparks ist. Eine Auflistung der Aufgaben: Halterhaftung / Verkehrssicherheit, Führerscheinkontrolle, Hauptuntersuchungen, UVV-Prüfungen, sonstige Terminkontrollen, Fahrzeugwartungen (Fahrzeuge müssen immer in einem technisch einwandfreien Zustand sein), Führen einer Fahrzeugakte/Fahrerakte, Fahrzeugbeschaffung/evtl. Verkauf, Rechnungskontrolle, Bußgeldbescheide, Tankkarten Verwaltung, Kraftstoffverbräuche, Kostenkontrolle, Laufleistungsüberwachung, Schadenabwicklung, Fahrzeugbestandsmanagement, Vertragsverwaltung (Versicherung/Leasing), Poolfahrzeug-Verwaltung, Kommunikation mit den Fahrzeugnutzern, Reparaturabwicklung, Reifenmanagement (Sommer/Winter), Fuhrparkanalyse und Reporting, Nutzerberatung bei Kfz-Wahl.

Jedoch ist es wichtig anzumerken, dass sich die Aufgaben und Anforderungen an einen Flottenmanager stetig verändern. Gründe hierfür sind zum Beispiel die Digitalisierung und neue Mobilitätsmöglichkeiten, über welche der Fuhrparkleiter informiert sein muss. Die Bandbreite der Aufgaben im Fuhrpark bringt auch verschiedenste Pflichten und Verantwortlichkeiten mit sich. Aufgrund der gesetzlichen Vorschriften muss der Fuhrparkleiter über alle Richtlinien informiert sein und die korrekten Maßnahmen treffen, um sie zu erfüllen. Ist das nicht der Fall, verletzt der Flottenmanager seine Pflichten und kann sich im Zweifel strafbar machen. In diesem Zuge ist unbedingt zu klären, wer der Fuhrparkverantwortliche ist und für Entscheidungen haftet.

Stellenbeschreibung eines Fuhrparkmanager Jobs

Begriffe im Fuhrparkleiter Kontext

Definition Fuhrpark

Als Fuhrpark werden alle Fahrzeuge und Transportmittel in einem Betrieb bezeichnet. Es zählen nicht nur die Pkws oder Lkws, sondern auch die Fahrzeuge in einem Lager wie ein Gabelstapler dazu. Ein von mehreren Fahrern genutztes Fahrzeug ist ein Poolfahrzeug. Ist das Auto einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen, ist die Rede von einem Firmenwagen. Außerdem kann ein kleiner Fuhrpark bereits bei zwei Fahrzeugen anfangen und mit Hunderten von Wagen in der Größe wachsen. Oftmals ist auch die Rede von der Flotte, die ähnlich wie bei der Luftflotte oder Schiffsflotte die Gesamtheit der Fahrzeuge betrachtet. Die Verwaltung des Fuhrparks kann durch unterschiedlichste Mitarbeiter erfolgen. Im Allgemeinen wird die Verwaltung durch das sogenannte Fuhrparkmanagement durchgeführt. Der Begriff Fuhrpark bedeutet daher die Gesamtheit aller Fahrzeuge in einem Betrieb.

Definition Mobilitätsmanagement

Elektrofahrrad
Auch Miet- oder Elektrofahrräder können im Fuhrpark eingesetzt werden.

Nicht nur bei wachsenden Fahrzeugzahlen, sondern auch schon bei einem eher kleinen Fuhrpark, kommen allerlei administrative und rechtliche Aufgaben auf. Dazu zählt nicht „nur“ die Verwaltung der Fahrzeuge. Zum sogenannten Flottenmanagement gehören auch Organisation, Planung und strategische Führung des Fuhrparks. Das Ziel ist den Fuhrpark langfristig wirtschaftlich aufzustellen. Gleichzeitig bedeutet das die richtige Steuerung aller Fahrzeuge oder Transportmittel, um die Mobilitätsansprüche der Mitarbeiter und Unternehmensleitlinien zu gewährleisten. Flottenmanagement beinhaltet also auch Mobilitätsmanagement. Alternative Fortbewegungsmittel, flexible Konzepte und neuste Technologien schaffen neue Transportmöglichkeiten. Gleichzeitig verändert sich das Verhalten und Bewusstsein der Angestellten. Sie möchten aus einer Reihe an Transportmitteln wählen und flexibel und schnell Fahrzeuge buchen. Der Fuhrparkverantwortliche ist also nicht nur die Verwaltungsaufsicht, sondern auch Mobilitätsmanager. Außerdem muss er auch die gesetzlichen Regelungen wie Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften und Führerscheinkontrolle beachten, da sonst Abmahnungen folgen.

Definition Fuhrparkverantwortlicher

Wem die Aufgaben des Fuhrparkmanagements zugeteilt sind, ist nicht genau festgelegt. Je nach Größe des Fuhrparks sieht die Lösung anders aus. Ist die Flotte klein und umfasst nur zwei oder drei Fahrzeuge, übernimmt gerne einmal die Geschäftsleitung oder die Assistenz das Flottenmanagement. Oft haben die Angestellten, die sich um die Flotte kümmern eigentlich eine andere Jobbeschreibung: Personalleiter, Disponenten, Sachbearbeiter, Lagerleiter, Logistiker, Mechaniker und vieles mehr. Nicht immer ist durch die Berufsbezeichnung ersichtlich, dass die Person die große und aufwändige Aufgabe der Fuhrparkleitung übernimmt. Bei großen Fuhrparks mit hunderten von Fahrzeugen ist der Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung deutlich größer. Ein engagierter Fuhrparkleiter ist notwendig. Seine Aufgaben umfassen alle Bereiche und Themen rund um die Flotte. Bei Betrachtung der Menge an Fuhrparkthemen und notwendigem Expertenwissen ist es nicht verwunderlich, dass schnell eine Vollzeitstelle entsteht. Egal ob voll- oder teilzeit Fuhrparkleiter – die Person, die sich um die Verwaltung der damit verbundenen Aufgaben kümmert, wird gerne als Fuhrparkverantwortlicher bezeichnet.

Definition grüne Flotte

Fuhrpark ElektroautosIm Fuhrpark-Kontext fällt immer öfter auch der Begriff “grüne Flotte”. Doch was genau ist eine grüne Flotte? Es gibt keine eindeutige Definition, doch lässt sich bereits ahnen, dass es hier um Nachhaltigkeit im Fuhrpark geht. Das bedeutet genau: eine umweltfreundliche Flotte im Unternehmen zu implementieren. Ein Beispiel ist der Umstieg von Diesel oder Benziner auf Elektrofahrzeuge oder das Anbieten von neuen Mobilitätskonzepten wie CarSharing. Flexible Mobilitätskonzepte schaffen Anreize für die Angestellten, Fahrzeuge gemeinsam zu nutzen und so den Kraftstoffverbrauch zu senken.

Themen, die Fuhrparkleiter nachhaltig in ihrem Fuhrpark optimieren können, sind folgende:

  • Fahrzeugbeschaffung sowie Fahrzeugzubehör
  • Mobilitätsmanagement
  • Fahrerschulungen zum Fahrstil
  • Nachrüstlösungen

E-Mail-Kurs: Grundlagen des Fuhrparkmanagements​

In unserem 7-teiligen E-Mail-Kurs in Zusammenarbeit mit der fleet academy erhalten Sie einen Überblick zu allen Fuhrparkleiter Aufgaben. Besonders wenn Sie gerade erst mit der Fuhrparkverwaltung beginnen oder sich einen frischen Überblick verschaffen möchten, ist dieser Kurs bestens für Sie geeignet. Einmal pro Woche erhalten Sie eine E-Mail zu insgesamt 7 Themen: Aufgaben im Fuhrpark, Rechtsgrundlagen des Fuhrparkmanagements, Car Policy & Dienstwagenüberlassung, Riskmanagement, Kostenmanagement und Firmenwagenversteuerung.

Andreas Nickel ist Inhaber und Geschäftsführer von flottenlexikon.de und der fleet academy. Diese bieten TÜV-zertifizierte Weiterbildungen, Seminare und Beratungen rund um das Fuhrparkmanagement an.
Der zertifizierte Trainer und Fuhrparkmanager hat langjährige Erfahrung mit nationalen und internationalen Flotten von bis zu über 1.000 Fahrzeugen.

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