Was ist ein Fuhrparkleiter?

ein Fuhrparkleiter steht vor seiner Flotte
Der Fuhrparkleiter Till Küken steht vor seiner Flotte.

Ein Fuhrparkleiter ist für die Verwaltung, Organisation und Führung des Fuhrparks verantwortlich. Die Tätigkeiten werden haupt- oder nebenberuflich ausgeführt und dienen der Optimierung von Prozessen und Kostenstellen. Ziel des Fuhrparkleiters ist es die Mobilität der Mitarbeiter zu garantieren und effizient zu gestalten.

Der Job als Fuhrparkleiters wird häufig von Büroangestellten, ehemaligen Einkäufern des Unternehmens oder Quereinsteigern ausgeführt. Somit sind nur Wenige in dem Beruf von Beginn ihrer Karriere tätig. Oftmals “rutschen” die Fuhrparkleiter in die Position hinein oder kriegen die Verantwortung der Leitung aufgetragen.

Fuhrparkleiter Ausbildung

Den Beruf des Fuhrparkmanagers gibt es bisher nicht als Ausbildungsberuf oder staatlich anerkannten Studiengang. Dabei werden für die verschiedenen Aufgabenfelder und effiziente Leitung ein umfangreiches Wissen benötigt. Ein Flottenmanager übernimmt beispielsweise die Administration, Organisation und Führung eines Fuhrparks mit der Zielsetzung, die Mobilitätsansprüche des Unternehmens zu gewährleisten. Oftmals ist die Erwartung an den Fuhrparkverwalter die Wirtschaftlichkeit, Kosten und Prozesse im Fuhrpark zu optimieren. Spezialwissen trifft also auf Managerfähigkeiten. Wer sich zum Fuhrparkleiter ausbilden lassen möchte, kann einen der IHK-Zertifikatslehrgänge durchführen. Jedoch ist es zu empfehlen sich zu erkundigen, ob diese im jeweiligen Bundesland anerkannt sind. Als Hilfestellung hat der Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. standardisierte Qualifizierungsrichtlinien veröffentlicht, die bei der Überprüfung der Kenntnisse und Ausbildung helfen. Darüber hinaus bietet die DEKRA Akademie in Kooperation mit dem Verband eine Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkleiter an. Solche Weiterbildungsmöglichkeiten helfen bei dem Erlangen des notwendigen Branchen- und Spezialwissens – beispielsweise über spezifische Themen wie Ladungssicherung.

Notwendige Kenntnisse

Betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Folglich muss sich ein Fuhrparkmanager damit auseinandersetzen, welche Fahrzeuge für den Fuhrpark wirtschaftlich sinnvoll sind. Was ist die optimale Laufzeit und Leistung der Wagen? Wichtig ist hierbei auch, sich die verschiedenen Finanzierungsformen wie Kauf, Leasing oder Darlehensfinanzierung anzuschauen. Denn jede Variante hat eine andere Auswirkung auf die Bilanz des Unternehmens. Grundlegende kaufmännische Kenntnisse sind deswegen ein Muss, um den Fuhrpark kostengünstig und prozessorientiert zu gestalten.

Steuerliche und rechtliche Kenntnisse

Verschiedene Finanzierungsformen resultieren in jeweiligen steuerlichen Konsequenzen. Deswegen darf sich der Flottenmanager nicht vor steuerlichen und rechtlichen Fragen scheuen, vor allem dann, wenn es um die Versteuerung der Dienstwagen und die Abschreibung der damit verbundenen Kosten geht. Werden Fahrzeuge auch in anderen Ländern unterhalten, muss sich folglich mit den jeweiligen Gesetzen und Richtlinien auseinandergesetzt werden. Außerdem muss der Fuhrparkmanager über seine rechtliche Verantwortung sowie die Halterhaftung und Haftung der Geschäftsführung Bescheid wissen, um zukünftige Probleme zu verhindern.

Technische Kenntnisse

Grundsätzlich muss der Fuhrparkleiter auch technische Kenntnisse und einen Überblick über die Automobilbranche besitzen. Diese helfen dabei zu entscheiden, welche Fahrzeuge und Modelle die effizientesten für den Fuhrpark sind. Darüber hinaus ist dies hilfreich, um Reparaturen von Fahrzeugen und damit verbundene Rechnungen nachzuvollziehen. Nicht zu vergessen ist auch, dass der Fuhrparkleiter eine hohe soziale Kompetenz besitzen muss, da er nicht nur Fahrzeuge verwaltet, sondern auch die Fahrer managen und beraten muss. Ein Beispiel: Das Thema Dienstwagen ist für viele Fahrzeugnutzer ein emotionales Thema, da die Fahrer den Wagen oft auch privat nutzen.

Fuhrparkleiter Aufgaben

Es gibt zahlreiche Bezeichnungen für den Fuhrparkleiter: Fuhrparkverantwortlicher, Fuhrparkverwalter oder Flottenmanager. Die vielzähligen Titel spiegeln auch die Vielfalt der Aufgaben und Pflichten wider. Das Aufgabenspektrum des Fuhrparkleiters beinhaltet verschiedenste Bereiche mit dem Ziel, die Mobilität der Mitarbeiter zu garantieren. Er muss eine Bandbreite an Verwaltungsaufgaben meistern und richtig dokumentieren. Neben administrativen Tätigkeiten fallen aber auch operative- und Führungsaufgaben an. Somit muss der Flottenmanager sich regelmäßig mit Kostenträgern abstimmen, den Kontakt zu externen Dienstleistern pflegen und Fahrzeugnutzer beraten. Die Erwartung an ihn ist, alle Tätigkeiten dauerhaft auf Prozesse und Kosten zu optimieren. Welche Aufgaben letztendlich dem Fuhrparkleiter aufgetragen werden, ist von Unternehmen und Fuhrparkgröße abhängig. Es gibt Unternehmen, in denen die Position einen Hauptberuf darstellt, während bei kleineren Organisationen die Verwaltung eine Nebentätigkeit zum eigentlich Beruf ist. Außerdem wird oft unterschätzt, wie zeitintensiv das Verwalten und Planen eines Fuhrparks ist. Eine Auflistung der wichtigsten Aufgaben finden sich hier:

  • Halterhaftung / Verkehrssicherheit:
  • Führerscheinkontrolle
  • Hauptuntersuchungen
  • UVV-Prüfungen
  • sonstige Terminkontrollen
  • Fahrzeugwartungen (Fahrzeuge müssen immer in einem technisch einwandfreien Zustand sein)

Weitere wichtige Aufgaben eines Fuhrparkleiters:

  • Führen einer Fahrzeugakte/Fahrerakte
  • Fahrzeugbeschaffung/evtl. Verkauf
  • Rechnungskontrolle
  • Bußgeldbescheide
  • Tankkarten-Verwaltung
  • Kraftstoffverbräuche
  • Kostenkontrolle
  • Laufleistungsüberwachung
  • Schadenabwicklung
  • Fahrzeugbestandsmanagement
  • Vertragsverwaltung (Versicherung/Leasing)
  • Poolfahrzeug-Verwaltung
  • Kommunikation mit den Fahrzeugnutzern
  • Reparaturabwicklung
  • Reifenmanagement (Sommer/Winter)
  • Fuhrparkanalyse und Reporting
  • Nutzerberatung bei Kfz-Wahl

Jedoch ist es wichtig anzumerken, dass sich die Aufgaben und Anforderungen an einen Flottenmanager stetig verändern. Gründe hierfür sind zum Beispiel die Digitalisierung und neue Mobilitätsmöglichkeiten, über welche der Fuhrparkleiter informiert sein muss. Gleichzeitig entstehen aber auch digitale Formen den Fuhrpark zu verwalten. Dadurch besteht die Möglichkeit Routinetätigkeiten durch Tools zu vereinfachen und somit Prozesse wie beispielsweise die Fahrzeugkonfiguration oder elektronischen Führerscheinkontrolle zu automatisieren. Vimcar Fleet ist eine Möglichkeit den Überblick über die Fahrzeuge in einer Fuhrparkmanagement Software zu behalten. Das Tool bietet Funktionen wie beispielsweise die Reservierung von Poolfahrzeugen, Fahrzeugortung und automatische Führerscheinkontrolle an. Dadurch ersetzen wenige Klicks händische Tätigkeiten.

Fuhrparkleiter Rechte und Pflichten

Die Brandbeite der Aufgaben im Fuhrpark bringt auch verschiedenste Pflichten und Verantwortlichkeiten mit sich. Aufgrund der gesetzlichen Vorschriften muss der Fuhrparkleiter über alle Richtlinien informiert sein und die korrekten Maßnahmen treffen, um sie zu erfüllen. Ist das nicht der Fall, verletzt der Flottenmanager seine Pflichten und kann sich im Zweifel strafbar machen. In diesem Zuge ist unbedingt zu klären, wer der Fuhrparkverantwortliche ist und für Entscheidungen haftet.

Definition Fuhrpark

ein Fuhrpark, der aus zwei Minivans besteht
Ein Fuhrpark kann schon ab 2 Fahrzeugen anfangen.

Als Fuhrpark werden alle Fahrzeuge und Transportmittel in einem Betrieb bezeichnet. Es zählen nicht nur die PKWs oder LKWs, sondern auch die Fahrzeuge in einem Lager wie ein Gabelstapler dazu. Ein von mehreren Fahrern genutztes Fahrzeug ist ein Poolfahrzeug. Ist das Auto einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen, ist die Rede von einem Dienstwagen. Außerdem kann ein kleiner Fuhrpark bereits bei zwei Fahrzeugen anfangen und mit Hunderten von Wagen in der Größe wachsen. Oftmals ist auch die Rede von der Flotte, die ähnlich wie bei der Luftflotte oder Schiffsflotte die Gesamtheit der Fahrzeuge betrachtet. Die Verwaltung des Fuhrparks kann durch unterschiedlichste Mitarbeiter erfolgen. Im Allgemeinen wird die Verwaltung durch das sogenannte Fuhrparkmanagement durchgeführt.

Fuhrpark: Alle Fahrzeuge auf einen Blick

Der Begriff Fuhrpark ist schnell erklärt, denn gemeint ist hier die Gesamtheit aller Fahrzeuge in einem Betrieb. Fahrzeuge spiegeln nicht nur den klassischen Dienstwagen wider, sondern beinhalten beispielsweise auch Lastkraftwagen, Gabelstapler und Bagger. Sowohl Geschäftsführer als auch Mitarbeiter nutzen Firmenwagen. Dabei können nicht nur Einzelpersonen, sondern auch mehrere Mitarbeiter Fahrzeuge nutzen. In diesem Falle ist die Rede von einem Poolfahrzeug. Der Fuhrpark ermöglicht den Angestellten mobil unterwegs zu sein und ihre Arbeit ohne Probleme auszuführen.

Flottenmanagement: Das zeichnet einen guten Fuhrpark aus

Nicht nur bei wachsenden Fahrzeugzahlen, sondern auch schon bei einem eher kleinen Fuhrpark, kommen allerlei administrative und rechtliche Aufgaben auf. Dazu zählt nicht „nur“ die Verwaltung der Fahrzeute. Zum Fuhrparkmanagement gehören auch Organisation, Planung und strategische Führung des Fuhrparks. Das Ziel ist den Fuhrpark langfristig wirtschaftlich-, kosten und prozessoptimiert aufzustellen. Das vorhandene Budget und die Ressourcen müssen gut überlegt eingesetzt werden. Gleichzeitig bedeutet das die richtige Steuerung aller Fahrzeuge oder Transportmittel, um die Mobilitätsansprüche der Mitarbeiter und Unternehmensleitlinien zu gewährleisten. Flottenmanagement beinhaltet also auch Mobilitätsmanagement. Alternative Fortbewegungsmittel, flexible Konzepte und neuste Technologien schaffen neue Transportmöglichkeiten. Gleichzeitig verändert sich das Verhalten und Bewusstsein der Angestellten. Sie möchten aus einer Reihe an Transportmitteln wählen und flexibel und schnell Fahrzeuge buchen. Der Fuhrparkverantwortliche ist also nicht nur die Verwaltungsaufsicht, sondern auch Mobilitätsmanager. Außerdem muss er auch die gesetzlichen Regelungen wie Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften und Führerscheinkontrolle beachten, da sonst Abmahnungen folgen.

Wer ist der Fuhrparkverantwortliche?

Wem die Aufgaben des Fuhrparkmanagements zugeteilt sind, ist nicht genau festgelegt. Je nach Größe des Fuhrparks sieht die Lösung anders aus. Ist die Flotte klein und umfasst nur zwei oder drei Fahrzeuge, übernimmt gerne einmal die Geschäftsleitung oder die Assistenz das Flottenmanagement. Oft haben die Angestellten, die sich um die Flotte kümmern eigentlich eine andere Jobbeschreibung: Personalleiter, Disponenten, Sachbearbeiter, Lagerleiter, Logistiker, Mechaniker und vieles mehr. Nicht immer ist durch die Berufsbezeichnung ersichtlich, dass die Person die große und aufwändige Aufgabe der Fuhrparkleitung übernimmt. Bei großen Fuhrparks mit hunderten von Fahrzeugen ist der Zeitaufwand für das Flottenmanagement deutlich größer. Ein engagierter Fuhrparkleiter ist notwendig. Seine Aufgaben umfassen alle Bereiche und Themen rund um die Flotte. Bei Betrachtung der Menge an Fuhrparkthemen und notwendigem Expertenwissen ist es nicht verwunderlich, dass schnell eine Vollzeitstelle entsteht.

Die grüne Flotte

Im Fuhrpark-Kontext fällt immer öfter auch der Begriff “Grüne Flotte”. Doch was genau ist eine grüne Flotte? Es gibt keine eindeutige Definition, doch lässt sich bereits ahnen, dass es hier um Nachhaltigkeit im Fuhrpark geht. Das bedeutet genau: eine umweltfreundliche Flotte im Unternehmen zu implementieren. Ein Beispiel ist der Umstieg von Diesel oder Benziner auf Elektrofahrzeuge oder das Anbieten von neuen Mobilitätskonzepten wie CarSharing. Flexible Mobilitätskonzepte schaffen Anreize für die Angestellten, Fahrzeuge gemeinsam zu nutzen und so den Kraftstoffverbrauch zu senken.

Themen, die Sie nachhaltig in Ihrem Fuhrpark optimieren können, sind folgende:

  • Fahrzeugbeschaffung sowie Fahrzeugzubehör
  • Mobilitätsmanagement
  • Fahrerschulungen zum Fahrstil
  • Nachrüstlösungen

Wollen Sie mehr zur Nachhaltigkeit im Fuhrpark erfahren? Sie finden mehr Informationen in den folgenden Artikeln:

Mit diesen Hilfen wird Flottenmanagement zum Kinderspiel

ein Fuhrparkleiter sitzt an einem Computer
Der Fuhrparkleiter Uwe Sänger nutzt eine Flottenmanagement Software am Computer.Mit diesen Hilfen wird Flottenmanagement zum Kinderspiel

Schulungen und Seminare helfen Neueinsteigern im Fuhrpark-Geschäft dabei, sich mehr Wissen anzueignen und halten auch für alte Hasen gute Tipps bereit. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Workshops, bei denen sich Angestellte zu zertifizierten Flottenmanagern ausbilden lassen können. Die DEKRA Akademie bietet in Kooperation mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement neben Zertifizierungskursen auch Weiterbildungen zu Themen wie Dienstwagenüberlassung, Kostenrechnung und Controlling oder Rechtsgrundlagen an. Mittlerweile bietet das Internet umfangreiches, kostenloses Material an. So können Sie von vorgefertigten Formularen bis hin zu hilfreichen E-Books Wissen selbst anreichern. Ein Beispiel von einem E-Book zum Thema Datenschutz im Fuhrpark finden Sie hier. Die Nutzung von Formularen hilft bei Routineprozessen und einer sauberen Dokumentation für die Akten. Zudem können digitale Flottenlösungen bei der Analyse und dem Reporting im Fuhrpark unterstützten und Kosten eindämmen. Die Software hilft dabei einzelne Kostenkategorien nachzuvollziehen und mögliche Ausreißer zu erkennen.

E-Mail-Kurs: Grundlagen des Fuhrparkmanagements

Der Aufgabenbereich eines Fuhrparkmanagers ist unglaublich weitläufig: Von Fahrzeugtechnik über Steuer- und Arbeitsrecht bis Finanzen ist Wissen in vielen verschiedenen Bereichen gefragt. Dieser 7-teilige E-Mail-Kurs in Zusammenarbeit mit der fleet academy verschafft Ihnen einen Überblick.

Dieser E-Mail-Kurs wurde gemeinsam von Vimcar und der fleet academy erstellt, um Ihnen eine Einführung in die größten Themen im Alltag eines Fuhrparkmanagers zu bieten. Besonders wenn Sie gerade erst mit der Verwaltung einer Flotte beginnen oder sich einen frischen Überblick verschaffen möchten, ist dieser Kurs bestens für Sie geeignet.

Einmal pro Woche erhalten Sie eine E-Mail zu insgesamt 7 Themen:

  • Aufgaben im Fuhrpark
  • Rechtsgrundlagen des Fuhrparkmanagements
  • Car Policy & Dienstwagenüberlassung
  • Fahrzeugbeschaffung
  • Riskmanagement
  • Kostenmanagement
  • Firmenwagenversteuerung

Am Ende des E-Mail-Kurses erhalten Sie alle Inhalte gebündelt als kostenloses Ebook zum einfachen Abspeichern.

In Zusammenarbeit mit der fleet academy

Andreas Nickel ist Inhaber und Geschäftsführer von flottenlexikon.de und der fleet academy. Diese bieten TÜV-zertifizierte Weiterbildungen, Seminare und Beratungen rund um das Fuhrparkmanagement an.
Der zertifizierte Trainer und Fuhrparkmanager hat langjährige Erfahrung mit nationalen und internationalen Flotten von bis zu über 1.000 Fahrzeugen.

So funktioniert digitales Fuhrparkmanagement

Alles rund um das Thema Fuhrparkmanagement:

Damit Fuhrparkleiter allen Aufgaben und Pflichten nachgehen können, helfen vorgefertigte Vorlagen im Alltag: