Fuhrparkmanagement in Betrieb und Praxis

Seit der Gründung 2013 hat sich Vimcar auf digitale Firmenwagenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Über 10.000 Betriebe zählen mittlerweile zu den Kunden des Berliner Unternehmens. Die Vimcar-Flottenmanagementlösung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die im Betriebsalltag Zeit und Geld sparen können.

Herr Schneider, weshalb braucht es überhaupt eine digitale Fuhrparklösung in der Betriebspraxis?

Für die meisten Betriebe sind Firmenfahrzeuge aus dem täglichen Geschäft nicht wegzudenken, um Bestandskunden und Geschäftspartner zu erreichen oder neue Kundengruppen zu erschließen. Je größer die Flotte, desto höher ist allerdings auch der administrative Aufwand, der rund um die Fahrzeuge anfällt.

Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement fallen pro Betrieb durchschnittlich über 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche für die Verwaltung des Fuhrparks an. In den meisten Fällen gibt es allerdings keine Person, die sich ausschließlich um die Fuhrparkverwaltung kümmert – das machen die Geschäftsführung, die Buchhaltung oder die Personalabteilung meist nebenher. 

Mit Vimcar Fleet helfen wir Betrieben, ihr Fuhrparkmanagement effizienter zu gestalten und dabei den Überblick über sämtliche Kosten zu behalten. Damit spart unsere Lösung viel Zeit, Geld und Nerven – alles Kapazitäten, die ohnehin besser in den Ausbau des Kerngeschäfts investiert sind.

Stichwort Firmenwagenversteuerung: Worauf sollten Betriebe bei ihrem Flottenmanagement achten?

Viele Betriebe verlassen sich bei der Versteuerung ihrer Firmenwagen bislang auf die „Ein-Prozent-Regel“. Diese herkömmliche Methode bringt auf den ersten Blick zwar geringeren bürokratischen Aufwand mit sich, kann dafür aber mittel- bis langfristig extrem teuer werden. Das wissen vor allem kleinere Unternehmen, die trotz Fahrtenbuch schmerzliche Nachzahlungen erbringen mussten. Und seien wir ehrlich: Wer hat im oft hektischen Betriebsalltag noch die Zeit, jede einzelne Fahrt fein säuberlich zu dokumentieren?

Das ist viel Aufwand, der keinen direkten Gegenwert für den Betrieb – etwa in Form von Mehrumsatz – bringt. Deshalb haben wir, auf der Grundlage unseres digitalen Fahrtenbuchs, eine Flottenmanagementlösung entwickelt, die sämtliche Anforderungen rund um den betrieblichen Fuhrpark bündelt und verwaltet. Und damit nicht nur Steuervorteile sichert, sondern auch den gesamten Prozess des Flottenmanagements wesentlich erleichtert.

Was sind die Vorteile einer Digitalisierung des Fuhrparks?​

Im Vergleich zur bisherigen, oftmals praktizierten „Zettelwirtschaft“ und der damit verbundenen Ablage in verschiedenen Ordnern und Systemen bietet ein digitales Flottenmanagement mehrere Vorteile. Das beginnt bereits damit, dass sämtliche relevanten Dokumente – von der Tankquittung über die Belege für Reparaturkosten bis hin zum Leasingvertrag – in Form einer digitalen Fahrzeugakte an zentraler Stelle mit nur wenigen Klicks auffindbar sind. 

Dadurch behalten Fuhrparkmanager jederzeit den Überblick über die gesamten Kosten ihrer Flotte – die Fixkosten ebenso wie alle variablen Kosten. Auch alle anstehenden Aufgaben rund um den Fuhrpark – etwa Wartungsintervalle oder die vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle – sind digital zentral erfasst. Dadurch ist sichergestellt, dass sämtliche firmenwagenrelevante Fristen gewahrt bleiben. Zudem lässt sich durch die automatische Routendokumentation die Flotte besser auslasten, etwa indem Fahrten besser aufeinander abgestimmt und dadurch doppelte Wege vermieden werden.

Woher beziehen Fuhrparkmanager diese Daten?

Wir haben in Zusammenarbeit mit Firmenwagenfahrern und Steuerberatern ein digitales Fahrtenbuch entwickelt, das mit einem kleinen On-Board-Diagnose-Stecker (OBD) im Fahrzeug die Eckdaten jeder Fahrt automatisch aufzeichnet. Dieser Stecker ist die technische Basis unserer Flottenmanagementlösung. Durch ihn werden etwa Start- und Zieladressen, Datum und die Kilometerstände automatisch und stets aktuell übertragen. Der oder die Fuhrparkverantwortliche hat dadurch alle Fahrtenbücher immer im Blick.

Worin liegt der Unterschied zwischen Vimcar und anderen Anbietern?

Unsere Lösung ist einfach zu bedienen und funktioniert vor allem herstellerübergreifend. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen weder überfrachtete, komplexe Enterprise-Produkte noch isolierte Insellösungen der einzelnen Fahrzeughersteller.

Schließlich bestehen die meisten Fuhrparks in der Praxis aus verschiedenen Modellen verschiedener Hersteller. Vimcar Fleet hat den Anspruch, eine Full-Service-Lösung für das Flottenmanagement zu sein, die alle in der Betriebspraxis relevanten Funktionen umfasst: von der Fahrzeugbuchung über das Kostenmanagement, die automatische Führerscheinkontrolle bis hin zur Routendokumentation, dem Leasingvertrags-Management und der Tankkartenverwaltung. Dabei sorgen wir für eine stetige Weiterentwicklung unseres Produkts nach den Bedürfnissen unserer Kunden.

Digitales Flottenmanagement für KMU

Ein rechtssicheres Fuhrparkmanagement ist ein erheblicher Kostenfaktor für jedes Unternehmen: Branchenunabhängig handelt es sich um durchschnittlich 8 Stunden wöchentlich, die für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. „Die Erkenntnis, dass Kosten- bzw. Einsparpotenziale auch bei wenigen Fahrzeugen bestehen, ist in kleineren Fuhrparks noch nicht angekommen“, sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement.

Effizientes Fuhrparkmanagement: Bislang eher Wunsch als Realität

In der Realität werden die meisten Einträge von Fuhrparkverantwortlichen bislang noch händisch vorgenommen und aufwändig in verschiedene Systeme eingepflegt. Ein Gesamtüberblick über die verschiedenen Buchungspositionen, einzelne Fahrzeugkosten und Auslastungszeiten, Wartungsintervalle, gesetzlich erforderliche Führerscheinkontrollen oder individuellen Spritverbrauch ist im Betriebsalltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bislang eher Wunsch als Realität.

Dazu kommt: Bislang bietet der Markt fast ausschließlich Softwarelösungen, die auf die Bedürfnisse von Konzernen und Großunternehmen zugeschnitten sind. Ein intelligentes, digitales Flottenmanagement für KMU: bislang Fehlanzeige.

Vielfältige Aufgaben erfordern professionelle Unterstützung

Fahrzeuge bestellen, Fahrtenbücher verwalten, Stammdaten anlegen, Rechnungen prüfen, Leasingverträge im Blick behalten – das ist heute aufgrund der zahlreichen und versicherungstechnischen Anforderungen kaum möglich ohne automatisierte Prozesse und professionelle digitale Unterstützung.

Fuhrparkmanager sollten sich zunächst bewusst machen, welche Prozesse im betrieblichen Flottemanagement sich durch entsprechende EDV-Systeme überhaupt sinnvoll unterstützen lassen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen und welche übergeordneten Ziele – etwa Kosteneinsparungen oder eine höhere Auslastung – in der Praxis verfolgt werden.

Hohe Anforderungen an das moderne Fuhrparkmanagement

Zu den spezifischen Mindestanforderungen an eine effiziente, digitale Fuhrpark-Lösung gehören unter anderem die Erfassung allgemeiner Stammdateninfos zu Fahrzeug, Fahrer und Leasingvertrag sowie aller dem Fahrzeug zuzuordnenden Angaben wie Kraftstoffverbrauch, Wartung, Terminüberwachung und Schadenverwaltung. 

Neben diesen Grundvoraussetzungen sind in der Betriebspraxis häufig auch folgende Funktionen erforderlich: übersichtliche Kontrolle über Auslastung, Disposition sowie Reservierungen der einzelnen Fahrzeuge, Kunden- und Fahrerverwaltung, elektronische Führerscheinkontrolle sowie elektronisches Fahrtenbuch und die Integration elektronischer Tankkarten-Formate.

Umgehend einsetzbar, rechtskonform und herstellerübergreifend?

Im Idealfall lässt sich das Fuhrparksystem ohne komplizierte Software installieren, die etwa eine aufwändige Systemintegration oder Mitarbeiterschulungen erfordert. Ist die Entscheidung für den idealen Anbieter gefallen, liefert das System dem Geschäftsführer oder den Fuhrparkverantwortlichen auf einer einfachen Benutzeroberfläche auf einen Blick alle relevanten Informationen: Wo befinden sich die einzelnen Fahrzeuge aktuell? Wer ist mit welchem Fahrzeug unterwegs? Werden alle Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt? Wie hoch ist die Privatnutzung der Fahrzeuge? Wann ist die nächste Wartung fällig? Wann läuft der Leasing-Vertrag aus?

Auch reine GPS-Lösungen sind nur bedingt zu empfehlen: Sie müssen vor und nach jeder Fahrt (de-)aktiviert werden. Telematische Lösungen – etwa via OBD-Schnittstelle – erfassen alle Fahrten automatisch bei Start und Beendigung mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl: Wie werden die Betriebsdaten geschützt und verarbeitet? Mittlerweile gibt es intelligente Flottenmanagementlösungen, die an alle dieser Punkte anknüpfen und Fuhrparkverantwortlichen dabei helfen, mehr aus ihrer Flotte herauszuholen.

Steuern, Recht und Haftung im Flottenmanagement

Es gibt zahlreiche gesetzliche Anforderungen für den Betrieb eines Fuhrparks. Zu den Aufgabenbereichen im betrieblichen Fuhrpark zählen unter anderem:

  • regelmäßige Führerscheinkontrollen (FSK)
  • Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
  • Erfordernis der jährlichen Unterweisung der Fahrer über Unfall- und Gesundheitsgefahren beim dienstlichen Einsatz von Firmenfahrzeugen
  • Umgang mit Unfällen (Sach- und/oder Personenschäden)
  • Verkehrsordnungswidrigkeiten (Fahrerermittlungsanfragen, Anhörungsbögen, Bußgeldbescheide, Fahrverbote, Verfallsanordnungen)
  • Dienstwagenüberlassung an Mitarbeiter 
  • Leasing-Verträge und Fahrzeug-Rückgabe
  • Lenk- und Ruhezeiten

Haftung von Unternehmen und Fuhrparkleitung

Primär ist zwar der Unternehmer für seinen Fuhrpark verantwortlich. Die Pflichten, die ihm auferlegt sind, können durch Delegation der Haftung an einen Dritten übertragen werden – den Fuhrparkleiter. Für den Fuhrparkleiter ist es insofern nicht nur wichtig, dass er sich seiner Haftung bewusst ist, sondern seine Tätigkeit ordnungsgemäß dokumentiert, um sich haftungsrechtlich abzusichern.

Dabei ist ein Fuhrpark betreibendes Unternehmen zur Schaffung und Aufrechterhaltung einer Organisationseinheit verpflichtet, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Andernfalls besteht ein sogenanntes Organisationsverschulden. Ein Unternehmen kann sich nicht der Haftung entziehen, wenn es zwar formal einen Fuhrparkleiter eingesetzt hat – dieser aber aus zeitlichen oder inhaltlichen Gründen mit der Ausübung der Pflichten „überfordert“ ist und /oder nicht ordnungsgemäß durch den Unternehmer kontrolliert wird.

Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Paragraph 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) regelt das Fahren ohne Fahrerlaubnis. Nicht nur der Fahrzeugführer auch der Halter eines Fahrzeugs, sofern er einer anderen Person das Fahren ohne Führerschein gestattet, kann sich strafbar machen. Je nach Schwere des Vergehens, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen verhängt werden. Teilweise kommt es auch zur Beschlagnahmung des unzulässig geführten Fahrzeugs. 

Laut Gesetz darf der Halter des Fahrzeugs nicht darauf vertrauen, dass ein Fahrer den Verlust seiner Fahrerlaubnis aus eigenen Stücken mitteilt.  Mögliche Strafen können nur vermieden werden, indem die vorgeschriebene Führerscheinkontrolle regelmäßig und sorgfältig durchgeführt wird.

Wer gilt als Fahrzeughalter?

Als Fahrzeughalter (oder dessen Stellvertreter) ist es meist der Fuhrparkleiter, der sich um regelmäßige Führerscheinkontrollen zu kümmern hat. Als indirekter Halter kann er so an Stelle der Geschäftsführung haftbar gemacht werden, wie Paragraph 9 des Gesetzes für Ordnungswidrigkeiten (OWiG) besagt:

(2) Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einem sonst dazu Befugten […]
2. ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen, und handelt er auf Grund dieses Auftrages, so ist ein Gesetz, nach dem besondere persönliche Merkmale die Möglichkeit der Ahndung begründen, auch auf den Beauftragten anzuwenden, wenn diese Merkmale zwar nicht bei ihm, aber bei dem Inhaber des Betriebes vorliegen.

Das heißt: Wenn der Geschäftsführer eines Betriebs als Halter seine Verantwortungen an einen Fuhrparkleiter überträgt, so ist dieser genauso zur Verantwortung zu ziehen — auch, wenn er nicht der eigentliche Fahrzeughalter ist. Bei Missachtung drohen Verlust des Versicherungsschutzes, empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen.

Wie ist eine Kontrolle durchzuführen?

Laut Rechtsprechung (BGH VRS, Bd. 34, 354) genügt es, den Führerschein eines jeden Fahrers zweimal pro Jahr zu kontrollieren. Dies kann sowohl intern als auch extern durch einen Dienstleister geschehen.

Generell sind folgende Daten zu erfassen:

  • Angaben zum Fahrer
    • Name
    • Wohnsitz, Kontakt
  • Angaben zur Fahrerlaubnis
    • Listennummer, Klasse 
    • Ausstellungsdatum, und -ort sowie ausstellende Behörde
    • Ablaufdatum, falls vorhanden, Beschränkungen mit Schlüsselzahlen (z.B. 01 für Sehhilfen)
  • Ggf. weitere Dokumentation des Fuhrparkmanagements (z.B. Kopie)
  • Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer

Firmenwagenversteuerung: Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Grundsätzlich gilt: Die Kosten für einen Firmenwagen können in der betrieblichen Gewinnermittlung angesetzt werden und dadurch Steuervorteile bringen. Wird ein Firmenfahrzeug nicht nur für betriebliche, sondern auch für private Zwecke genutzt, müssen diese Privatfahrten als sogenannter „geldwerter Vorteil“ versteuert werden.

Für diese Versteuerung kommen üblicherweise zwei Methoden zum Einsatz: Bei der „Ein-Prozent-Regelung“ wird die steuerliche Belastung für jeden Monat pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs berechnet. 

Alternativ können Angestellte, Selbstständige und Freiberufler sämtliche Fahrten auch in einem Fahrtenbuch notieren. Diese Methode empfiehlt sich vor allem dann, wenn es sich um einen Firmenwagen mit einem relativ hohen Bruttolistenpreis oder einem hohen betrieblichen Nutzungsanteil handelt. Auch bei älteren oder gebrauchten Modellen empfiehlt es sich meist, ein Fahrtenbuch zu führen. Dadurch lassen sich jährlich oftmals Beträge im vierstelligen Bereich sparen. 

Gleichzeitig erfordert die korrekte Buchführung Disziplin und Genauigkeit. Sonst drohen ein Verwurf des Fahrtenbuchs und hohe Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Regelung. Deshalb sind folgende Richtlinien zur Finanzamtkonformität zu beachten:

  1. Das Fahrtenbuch muss lückenlos und somit ausnahmslos jede Fahrt dokumentieren. Bei einer Betriebsfahrt sind Informationen über Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Start- und Zieladresse, Kunde oder Geschäftspartner und Anlass festzuhalten. Bei einer Privatfahrt genügt ein kurzer Vermerk.
  2. Die Angaben müssen zeitnah und in geschlossener Form erfolgen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht.
  3. Um finanzamtkonform zu bleiben, muss das Fahrtenbuch manipulationssicher und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Excel-Listen sind als Fahrtenbücher daher nicht zulässig.

„Digitaler Fuhrparkleiter“ senkt Kosten und Aufwand

Diese Richtlinien zu beachten, kostet im Alltag von allen Beteiligten oft viel Zeit und Nerven. Digitale Flottenmanager nehmen sich genau dieses Problems an – und bringen dadurch mit wenig Aufwand größtmögliche Effizienz in den betrieblichen Fuhrpark.