Fahrtenbuch in Österreich

So läuft die Firmenwagenversteuerung in Österreich

Auch in Österreich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten den Firmenwagen zu versteuern. Wir wissen, welche Regelungen und Informationen wichtig sind.

Wie in Deutschland hat eine private Nutzung des Dienstwagens mit Erlaubnis des Arbeitgebers arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Nach der letzten Änderung vor vier Jahren gibt es seit 2020 einige Änderungen, was den Sachbezug bei Privatnutzung von Firmenfahrzeugen angeht. Der Arbeitnehmer kann bei der Besteuerung des Firmenwagens zwischen zwei Modellen wählen – wir wollen uns auf die Fahrtenbuchmethode fokussieren.

Fahrtenbuch spart Steuern

In Österreich besteht zwar keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Dennoch lohnt es sich, um sich vom Finanzamt Geld zurückzuholen und Steuervorteile aus betrieblich gefahrenen Kilometern geltend zu machen. Ein Fahrtenbuch ist nur dann Pflicht, wenn das Gericht die Anordnung (§ 31a StVZO) erlässt – etwa bei einem Verkehrsdelikt, wo sich der Fahrzeugführer nicht feststellen lässt. Neben den möglichen steuerlichen Vorteilen bekommt der Unternehmer bei dieser Methode wichtige Einblicke in die Nutzung seiner Fahrzeuge. Zusätzlich ermöglicht die Fahrtenbuchmethode eine effizientere Steuerung des Fuhrparks.

Das gilt es zu beachten

Das amtliche Kilometergeld in Österreich liegt bei 0,42 € pro gefahrenem Kilometer – um es zu erhalten, müssen die Wegstrecken entsprechend dokumentiert werden. Sind dienstliche Mitfahrer im Auto, steigt das Kilometergeld um 0,05 € pro Kilometer. Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte in jedem Fall die Aufbewahrungspflicht beachten: In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Weitere wichtige Punkte sind:

  • Der Arbeitgeber bleibt laut Lenkprotokoll-Verordnung stets für die Führung des Fahrtenbuches verantwortlich. 
  • Das Unternehmen muss an jeden Lenker ein Fahrtenbuch ausgeben (analog oder digital) und dafür sorgen, dass jeder eine Anleitung erhält, wie er das Fahrtenbuch verwenden soll.
Steuererklärung
  • Es existiert ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher.
  • Mindestens einmal im Monat müssen Arbeitgeber mit Datum und Unterschrift überprüfen, ob alle erforderlichen Angaben eingetragen wurden.
  • Verlangt die Arbeitsinspektion Einsicht, muss das Unternehmen die Fahrtenbücher mit Verzeichnis vorlegen
  • Wer sich für den amtlichen Kilometersatz entschieden hat, kann keine höheren Aufwendungen mehr verrechnen. Wer jedoch den Nachweis (z.B. Führung eines Fahrtenbuchs) erbringen kann, dass die tatsächlichen Kosten für die beruflichen Fahrten höher sind als der Kilometersatz, kann die Differenz beim Finanzamt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Das amtliche Kilometergeld kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden.

Wenigfahrer aufgepasst

Arbeitnehmer, die mit dem Firmenauto jährlich nicht mehr als 6.000 Kilometer privat zurücklegen, dürfen den halben Sachbezug, also 0,75 bzw. 1 Prozent der Anschaffungskosten (max. 360 Euro bzw. 480 Euro), ansetzen. Voraussetzung hierfür ist die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Fahrten in einem Fahrtenbuch.

Digitale Fahrtenbücher: Effizienz ohne lästigen Papierkram

Das Fahrtenbuch selbst auszufüllen, ist noch die Standardvariante in österreichischen Firmenfahrzeugen. Neben einem zeitlichen Aufwand schleichen sich dabei immer wieder Fehler ein. Übrigens genauso wie bei der Erfassung per Excel-Tabelle, wo sich Daten manipulieren lassen. Deshalb hat der Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Excel-Tabelle auch als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert. Digitale Möglichkeiten ein Fahrtenbuch zu führen, sind hier die erste Wahl. Ganz einfach ist ein Plug & Play Endgerät plus mobile App: Mithilfe einer mobilen App oder Desktop-Software können die Daten bequem ausgelesen und verwaltet werden.

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