Fahrtenbuch in Österreich

Auch in Österreich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten den Firmenwagen zu versteuern. Wir wissen, welche Regelungen und Informationen wichtig sind.

So läuft die Firmenwagenversteuerung in Österreich

Wie in Deutschland hat eine private Nutzung des Dienstwagens mit Erlaubnis des Arbeitgebers arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Nach der letzten Änderung vor vier Jahren gibt es seit 2020 einige Änderungen, was den Sachbezug bei Privatnutzung von Firmenfahrzeugen angeht. Der Arbeitnehmer kann bei der Besteuerung des Firmenwagens zwischen zwei Modellen wählen – wir wollen uns auf die Fahrtenbuchmethode fokussieren. Die Rechtssicherheit im Fuhrpark sollte unbedingt beachtet werden, da große Einsparpotentiale warten. 

Fahrtenbuch in Österreich spart Steuern

In Österreich besteht zwar keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Dennoch lohnt es sich, um sich vom Finanzamt Geld zurückzuholen und Steuervorteile aus betrieblich gefahrenen Kilometern geltend zu machen. Ein Fahrtenbuch ist nur dann Pflicht, wenn das Gericht die Anordnung (§ 31a StVZO) erlässt – etwa bei einem Verkehrsdelikt, wo sich der Fahrzeugführer nicht feststellen lässt. Neben den möglichen steuerlichen Vorteilen bekommt der Unternehmer bei dieser Methode wichtige Einblicke in die Nutzung seiner Fahrzeuge. Zusätzlich ermöglicht die Fahrtenbuchmethode eine effizientere Steuerung des Fuhrparks. Das Führen eines Fahrtenbuches gehört im Fuhrpark zum Fuhrparkmanagement

Steuererklärung

Das gilt es zu beachten

Das amtliche Kilometergeld in Österreich liegt bei 0,42 € pro gefahrenem Kilometer – um es zu erhalten, müssen die Wegstrecken entsprechend dokumentiert werden. Sind dienstliche Mitfahrer im Auto, steigt das Kilometergeld um 0,05 € pro Kilometer. Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte in jedem Fall die Aufbewahrungspflicht beachten: In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Weitere wichtige Punkte sind:

Der Arbeitgeber bleibt laut Lenkprotokoll-Verordnung stets für die Führung des Fahrtenbuches verantwortlich. 

  • Das Unternehmen muss an jeden Lenker ein Fahrtenbuch ausgeben (analog oder digital) und dafür sorgen, dass jeder eine Anleitung erhält, wie er das Fahrtenbuch verwenden soll.
  • Es existiert ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher.
  • Mindestens einmal im Monat müssen Arbeitgeber mit Datum und Unterschrift überprüfen, ob alle erforderlichen Angaben eingetragen wurden.
  • Verlangt die Arbeitsinspektion Einsicht, muss das Unternehmen die Fahrtenbücher mit Verzeichnis vorlegen
  • Wer sich für den amtlichen Kilometersatz entschieden hat, kann keine höheren Aufwendungen mehr verrechnen. Wer jedoch den Nachweis (z.B. Führung eines Fahrtenbuchs) erbringen kann, dass die tatsächlichen Kosten für die beruflichen Fahrten höher sind als der Kilometersatz, kann die Differenz beim Finanzamt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Das amtliche Kilometergeld kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden.

Wenigfahrer aufgepasst

Arbeitnehmer, die mit dem Firmenauto jährlich nicht mehr als 6.000 Kilometer privat zurücklegen, dürfen den halben Sachbezug, also 0,75 bzw. 1 Prozent der Anschaffungskosten (max. 360 Euro bzw. 480 Euro), ansetzen. Voraussetzung hierfür ist die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Fahrten in einem Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch in Österreich nutzen, so geht’s

In einem Fahrtenbuch werden die Strecken, welche die entsprechende Person mit ihrem Fahrzeug zurückgelegt hat, schriftlich dokumentiert. Hierzu gehört beispielsweise der Kilometerstand bei Beginn und Beendigung der Fahrt sowie Zeitpunkt und Zweck, zu dem sie stattgefunden hat. Außerdem muss der Name der Fahrerin bzw. des Fahrers vermerkt werden. Ein Fahrtenbuch dient somit als Nachweisdokument.

Digitale Fahrtenbücher: Effizienz ohne lästigen Papierkram

Das Fahrtenbuch selbst auszufüllen, ist noch die Standardvariante in österreichischen Firmenfahrzeugen. Neben einem zeitlichen Aufwand schleichen sich dabei immer wieder Fehler ein. Übrigens genauso wie bei der Erfassung per Excel-Tabelle, wo sich Daten manipulieren lassen. Deshalb hat der Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Excel-Tabelle auch als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert. Digitale Möglichkeiten ein Fahrtenbuch zu führen, sind hier die erste Wahl. Ganz einfach ist ein Plug & Play Endgerät plus mobile App: Mithilfe einer mobilen App oder Desktop-Software können die Daten bequem ausgelesen und verwaltet werden.

Folgende Daten für das richtige Fahrtenbuchführen in Österreich notwendig:

  • Datum
  • Zeitpunkt der Abfahrt
  • Zeitpunkt der Ankunft
  • Wegstrecke (falls nicht der direkte Weg genommen wurde)
  • Zweck der Fahrt (ggf. Begründung für den Umweg)
  • Kilometerstand zum Zeitpunkt der Abfahrt
  • Kilometerstand zum Zeitpunkt der Ankunft

 

Fahrtenbuch und Finanzamt in Österreich

Als österreichische ArbeitnehmerInnen werden einem grundsätzlich in Bezug auf das eigene Kraftfahrzeug ein „voller Sachbezug“ unterstellt. Hierdurch ist das Ganze vollumfänglich steuerpflichtig. Nutzt man sein Kraftfahrzeug allerdings sowohl privat als auch dienstlich, lässt sich die Steuerlast entsprechend reduzieren. Da nur die private Nutzung steuerpflichtig ist, gilt es gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen, dass ein Teil davon dienstlich war. Dafür dient ein entsprechendes Fahrtenbuch. In solch einem Fall spricht man von einem „reduzierten Sachbezug“. Allgemein gilt: je geringer der Anteil an privater Nutzung ist, desto mehr reduziert sich die Steuerlast.

Kosten abhängig von Privatnutzung

Nutzt man das entsprechende Fahrzeug zu mehr als 50 % für dienstliche Zwecke, zählt es zum Betriebsvermögen. Liegt überdies eine Nutzung zu privaten Zwecken vor, müssen die Kosten für beide Nutzungsarten voneinander getrennt werden. Ein konkretes Beispiel könnte wie folgt aussehen: Betragen die Gesamtkosten 100.000 Euro und wird das Fahrzeug zu 60 % betrieblich und zu 40 % privat genutzt, beträgt der betriebliche Aufwand 60.000 Euro. Das kann in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden, die verbleibenden 40.000 Euro jedoch nicht. Beläuft sich die betriebliche Nutzung hingegen auf unter 50 %, wird das entsprechende Fahrzeug zum Privatvermögen gezählt. Die jeweilige Person kann in solch einem Fall entscheiden, ob das Kilometergeld verrechnet oder der tatsächliche finanzielle Aufwand für die dienstlichen Fahrten ermittelt werden soll. Für jeden gefahrenen Kilometer werden pauschal 42 Cent veranschlagt. Steuerlich abgesetzt werden können jedoch höchstens 30.000 Kilometer pro Jahr. Folglich können maximal 12.600 Euro Kilometergeld anfallen. Ist eine Angestellte oder ein Angestellter innerhalb eines Jahres z. B. 25.000 Kilometer gefahren und waren hiervon 10.000 dienstlich, entspricht dies einer betrieblichen Nutzung von 40 %. Das Kilometergeld würde in diesem Fall 4.200 Euro betragen. Hinsichtlich tatsächlicher Betriebskosten hat das Fahrzeug in diesem Jahr allerdings 20.000 verursacht. 40 % davon entsprechen 8.000 Euro. Demzufolge würde es sich lohnen, anstatt des Kilometergeldes die tatsächlichen Betriebskosten geltend zu machen.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen in Österreich?

Firmenwagen bieten grundsätzlich den Vorteil, dass die Kosten für Versicherung, Unterhalt und Reparaturen durch den Arbeitgeber getragen werden. Hinzu kommen Faktoren wie beispielsweise das Kilometergeld. Für eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer entstehen jedoch auch zusätzliche Kosten. Diesbezüglich gibt es zwei Modelle: Das erste besteht in der sogenannten 1-%-Regel. Liegt der Bruttolistenpreis des Firmenwagens bei 50.000 Euro, werden hiervon 1 %, also 500 Euro, veranschlagt. In einer zweiten Rechnung werden diese 500 Euro mit der Länge des täglichen Fahrweges und dem Faktor 0,03 % multipliziert. Bei einer täglichen Strecke von 20 Kilometern ergäbe dies zusätzliche 300 Euro. Insgesamt würden also 800 Euro vom Gehalt abgezogen. Bei der 1-%-Regel handelt es sich um eine pauschale Berechnung der Kosten. All jenen, die hingegen sehr viele dienstliche Fahrten machen, empfiehlt sich das Führen eines Fahrtenbuches, welches das Fahrverhalten detailliert aufzeigt.

Fahrtenbuch Österreich

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