Fahrtenbuch Vorlage

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Die Fahrtenbuch Vorlage erleichtert die Aufzeichnung der einzelnen Touren. Die Vorlagen sind als Tabellen gestaltet. Jede Fahrt wird unter dem aktuellen Datum eingetragen. Die einzelnen Felder brauchen einfach nur ausgefüllt werden. Die Vorlagen ist auf die Bestimmungen des Finanzamtes abgestimmt und wird entsprechend anerkannt. Die Tabellen verhindern, dass wichtige Details vergessen werden.​

Die Führung eines Fahrtenbuches ist für Dienstwagen, aber auch für LKWs und alle anderen dienstlichen Fahrten entweder vorgeschrieben oder dringend empfehlenswert. Das Fahrtenbuch erfüllt im Wesentlichen zwei Funktionen. Mit der Aufzeichnung der Fahrten wird die Höhe der dienstlich absolvierten Kilometer nachgewiesen. Die Fahrten können in den Betriebsausgaben geltend gemacht und somit steuerlich berücksichtigt werden. Zum anderen dient das Fahrtenbuch auch dem Nachweis der vorgeschriebenen Pausenzeiten. Dies ist für Fahrer wichtig, die in einem PKW oder einem LKW den ganzen Tag am Steuer sitzen. Sie müssen die notwendigen Ruhepausen einhalten. Anderseits drohen dem Unternehmen empfindliche Strafen. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch vorschriftsmäßig geführt wird. Ansonsten können die Verkehrsbehörden oder das Finanzamt die Aufzeichnungen, die als Nachweis dienen, 

Die Excel Vorlage fürs Fahrtenbuch
Fahrtenbuch Vorlage

Fahrtenbuch Muster: Das muss drin stehen

Sie können Fahrtenbücher handschriftlich oder elektronisch führen. Wichtig ist jedoch, dass alle Kriterien des Finanzamts zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch eingehalten werden. Diese legen fest: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos, manipulationssicher und mit Angabe von Privatfahrten geführt und anschließend in geschlossener Form eingereicht werden.
Das bedeutet im Umkehrschluss, dass mindestens folgende Informationen in einer Fahrtenbuch Vorlage stehen müssen:

  • Name des Fahrers
  • amtliches Kennzeichen
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende des Fahrtenbuchs
  • Datum der Fahrt
  • Fahrtanlass und besuchter Geschäftspartner
  • Start- und Zieladresse
  • Reiseroute
  • Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt

Fahrtenbuch als Excel Tabelle für die Dokumentation verwenden

Die Fahrtenbuch Vorlage ist auf der Grundlage einer Excel-Tabelle aufgebaut. Es ist von Vorteil, wenn für das Fahrtenbuch Excel verwendet wird. Die Tabellenkalkulation kann von jedem PC oder Laptop, aber auch von mobilen Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet-PC abgerufen werden. Andere Programme oder eine App werden für die Führung des Fahrtenbuchs nicht benötigt. Die Excel-Tabelle reicht als Fahrtenbuch Muster aus. 

Das Smartphone ist ein mobiles Gerät, das nicht nur privat, sondern auch dienstlich eingesetzt wird. Gleiches gilt für den Tablet-PC. So kann die Vorlage für das Fahrtenbuch vor und nach jeder Fahrt einfach und schnell aufgerufen werden. Die erforderlichen Daten werden in die Excel-Tabelle eingetragen. Wichtige Werte erscheinen als Berechnung, sodass immer ein guter Überblick über die Ausgaben abgerufen lassen. Die Eingabe der Daten in die Vorlage für das Fahrtenbuch ist auch über den Touchscreen des Smartphones einfach zu bewältigen. Das Fahrtenbuch ist immer dabei und kann auf Verlangen vorgezeigt werden. 

Mit Excel Fahrtenbuch zu führen ist nicht finanzamtkonform

Eine Fahrtenbuch Vorlage für handschriftliche Varianten sind leicht im Netz zu finden. Doch Vorsicht, nicht jedes Fahrtenbuch Muster ist finanzamtskonform. Das Finanzamt erkennt außerdem die selbst gedruckten Fahrtenbuch Muster nur dann an, wenn sie die oben genannten Kriterien erfüllen. Wichtig bei elektronischen Vorlagen ist vor allem die Manipulationssicherheit. In einem elektronischen Excel-Dokument können nachträgliche Änderungen vorgenommen werden, somit ist es nach Ansicht des Finanzamts ungültig. Sie können es jedoch als interne Datei verwenden.  Ein solches internes Fahrtenbuch Beispiel können Sie hier downloaden.



Das Fahrtenbuch, das Sie letztendlich abgeben, muss jedoch in geschlossener gedruckter Form oder in einer finanzamtkonformen PDF, die beispielsweise mit einer Fahrtenbuch-App erstellt wurde, vorgelegt werden. Lose Ausdrucke sind ungültig und werden nicht anerkannt! In jedem Falle muss die geschlossene Form als Bestandteil der Manipulationssicherheit gewährleistet sein.

Somit sind die meisten der Fahrtenbuch Muster, die Sie im Internet als Excel-Datei oder Ähnlichem finden nicht verwendbar. Ärger mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert.

Digitalisierung beim Fahrtenbuch von den Ämtern anerkannt

Die Digitalisierung der Fahrtenbücher hat nach einer längeren Anlaufphase, in der die alten handschriftlichen Bücher genutzt werden mussten, mittlerweile Anerkennung bei den Behörden erfahren. Dies bedeutet, dass auf ein handschriftliches Fahrtenbuch Muster verzichtet 
werden kann. Die alleinige Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs gemäß der Vorlage ist möglich. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle Daten gut gesichert werden. Können die Daten nach einem Verlust oder einer Beschädigung der Datei nicht wieder hergestellt werden, haftet der Unternehmer und muss gegebenenfalls mit Strafzahlungen rechnen. Auch auf die Betriebskostenabrechnung wirkt sich ein Datenverlust negativ aus. Können die Fahrten nicht nachgewiesen werden, gibt es in vielen Fällen kein Recht auf einen Erstattungsanspruch. 

Fahrtenbuch Vorlage als App

Sollte Ihnen die handschriftliche Methode zu aufwändig und zu unsicher sein, ist das elektronische Fahrtenbuch eine zeitsparende und finanzamtkonforme Alternative. Das Fahrtenbuch zeichnet sämtliche Routen automatisch auf. Im Nachgang müssen Nutzer die Daten nur mit wenigen Angaben zum Fahrtzweck versehen. Die Einträge müssen innerhalb von 7 Tagen vorgenommen werden, um eine nachträgliche Manipulation auszuschließen. Zur Abgabe beim Finanzamt kann das digitale Fahrtenbuch außerdem als das lückenlose PDF-Datei exportiert werden.
Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Danach können sie das Fahrtenbuch zurückschicken oder gleich weiter nutzen.