Corporate Carsharing bezeichnet das gemeinschaftliche Nutzen und die Koordination von Firmenfahrzeugen unter Mitarbeitern. Im Rahmen des Corporate Carsharing stellen Unternehmen ein firmeneigenes Fahrzeug für ihre Mitarbeiter bereit. Im Gegensatz zum Dienstwagen werden die Fahrzeuge wechselnden Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Wenn es eine entsprechende Vereinbarung gibt, können die Fahrzeuge von den Mitarbeitern auch privat genutzt werden. Wichtig ist eine Anpassung des Versicherungsschutzes an die jeweiligen Modalitäten der Überlassung der Fahrzeuge.
Im Artikel erfahren Sie:
Definition und Konzept: Corporate Carsharing bezeichnet die gemeinschaftliche Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeiter eines Unternehmens. Im Gegensatz zu Dienstwagen, die einzelnen Mitarbeitern zugewiesen sind, werden Corporate Carsharing-Fahrzeuge von verschiedenen Mitarbeitern genutzt, wobei auch eine private Nutzung möglich sein kann.
Vertragliche Regelungen und Versicherung: Wichtige Aspekte des Corporate Carsharing, wie die Art der Nutzung, private Nutzungsmöglichkeiten und Versicherungsfragen, sollten im Arbeitsvertrag und in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag klar geregelt werden. Die Versicherung muss die Nutzung durch wechselnde Personen abdecken.
Vorteile und Praxisbeispiele: Corporate Carsharing bietet ökonomische und ökologische Vorteile, wie eine effizientere Auslastung des Fuhrparks, Kosteneinsparungen und eine Reduzierung der Anzahl privat genutzter Fahrzeuge. Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Unternehmen durch Corporate Carsharing ihre Flotten effizienter gestalten und Kosten sparen können.
Corporate Carsharing – Was bedeutet das?
Der Begriff Carsharing ist in der Vergangenheit ein gängiger Begriff, vor allem in Großstädten, geworden. Das “klassische” Carsharing-Modell bietet Kunden die Möglichkeit, Fahrzeuge mit anderen Nutzern der App ihres Carsharing-Anbieters zu teilen. Durch Carsharing sind weniger Autos auf den Straßen unterwegs und macht deswegen Autofahren umweltfreundlicher. Außerdem kommt man beim Carsharing, trotz Preis pro Minute, günstiger davon als mit einem eigenen Auto. Das Konzept ist also zusätzlich nicht nur praktisch, sondern auch kosteneffizient. Die Mobilität wird ganz neu aufgegriffen. Sie bietet dem Nutzer die Möglichkeit, ab von öffentlichen Verkehrsmitteln, flexibel auch ohne eigenes Auto von A nach B zu kommen. Ein Vorteil ist, dass der Nutzer das Leihfahrzeug beliebig parken kann. Er muss sich so keine Gedanken machen, ob er später auch von demselben Punkt wieder abfahren möchte.
Avrios revolutioniert mit Corporate Carsharing-Funktion
Die Corporate Carsharing Funktion von Avrios transformiert das Management von Poolfahrzeugen in Fuhrparks. Diese Innovation erlaubt Fahrern, über eine spezielle App Fahrzeuge unkompliziert und ohne vorherige Genehmigung der Fuhrparkleitung zu buchen. Die automatische Zuweisung der Fahrzeuge erfolgt auf Grundlage des Kilometerstands, was eine gleichmäßige Auslastung und effiziente Nutzung des Fuhrparks sicherstellt. Der neu gestaltete Buchungskalender bietet eine verbesserte Übersicht und erleichtert die Verwaltung von Buchungen durch intuitive Funktionen wie Drag & Drop. Zusätzlich garantiert die Zugriffskontrolle, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu bestimmten Fahrzeugen erhält, wodurch Sicherheit und Effizienz im Fuhrparkmanagement gesteigert werden.
Was muss im Arbeitsvertrag zum Corporate Carsharing geregelt werden?
Beim Corporate Carsharing werden Firmenfahrzeuge an verschiedene Mitarbeiter überlassen. Die Auftragslage und die damit verbundenen Fahrten regeln die Ausgabe der Fahrzeuge. Sie können für wenige Stunden oder für einen Tag, aber auch für einen längeren Zeitraum verliehen werden. Auch eine private Nutzung ist möglich. Einzelheiten zur Nutzung der Fahrzeuge durch die Mitarbeiter müssen vertraglich geregelt werden.
Corporate Carsharing - Einzelheiten zur Fahrzeugüberlassung schriftlich festhalten
Gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Vertragsinhalte beim Corporate Carsharing gibt es nicht. Dies bedeutet, dass der Unternehmer festlegen kann, wie das Fahrzeug innerbetrieblich genutzt wird. Er kann auf eine ausschließlich gewerbliche Nutzung bestehen oder auch private Fahrten erlauben. Er kann einem Mitarbeiter spontan ein Fahrzeug zuweisen oder bestimmen, dass sich zwei oder drei Mitarbeiter ein Fahrzeug teilen. Natürlich ist auch eine Eigennutzung durch den Unternehmer für geschäftliche und private Fahrten möglich. Wichtig ist, dass alle Einzelheiten vertraglich festgehalten werden. Dann gibt es im Streitfall ein Dokument, auf dass sich Mitarbeiter und Unternehmen berufen können. Wenn Mitarbeiter im Rahmen des Corporate Carsharing Fahrzeuge überlassen bekommen, sollte dies bereits im Arbeitsvertrag geregelt werden. Wichtig ist, dass dort alle Einzelheiten festgelegt werden. Dann ist der Mitarbeiter auf der sicheren Seite, wenn sich rund um die Nutzung des Fahrzeugs strittige Fragen ergeben.
Die Überlassung des Fahrzeugs im Arbeitsvertrag dokumentieren
Sollten Mitarbeiter gelegentlich oder regelmäßig im Rahmen des Corporate Carsharing mit einem Dienstwagen ausgestattet werden, sollte dies bereits bei der Einstellung im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Der Mitarbeiter ist so in Bezug auf die Nutzung des Fahrzeugs, aber auch im Bereich der versicherungsrechtlichen Fragen auf der sicheren Seite. Weiterhin sollten die Vereinbarungen wichtige Punkte über die Art der Nutzung umfassen. Hier sollte festgehalten werden, ob der Mitarbeiter das Fahrzeug nach Beendigung der Arbeitszeit mit nach Hause nehmen darf oder ob es auf dem Firmengelände abgestellt werden muss. Ein besonderer Bereich umfasst die private Nutzung des Fahrzeugs. Hier ist es wichtig, dass Einzelheiten abgesprochen und schriftlich festgehalten werden.
Private Nutzung beim Corporate Carsharing schriftlich vereinbaren
Ein häufiger Streitpunkt in Bezug auf die Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen im Rahmen des Corporate Carsharing sind private Fahrten. Diese Möglichkeit ergibt sich vor allem dann, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug über mehrere Tage überlassen bekommt und am Abend mit nach Hause nimmt. Generell sollte der kürzeste Weg von der letzten Arbeitsstätte nach Hause gewählt werden. Dies kann die Fahrt vom Unternehmen oder von einem Auswärtstermin nach Hause betreffen. Oftmals fahren Mitarbeiter einen Umweg, etwa um die Kinder aus der Schule oder dem Kindergarten abzuholen oder um Einkäufe zu erledigen. Die Fahrt von der Arbeit nach Hause kann auch mit einem privaten Termin, etwa beim Arzt oder einer Behörde, verbunden werden. Diese Fahrten sind zunächst jedoch nicht gestattet. Passiert ein Unfall oder ist der Wagen mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet, kann die Fahrt auffliegen. Ärger mit dem Chef ist die Folge, und nicht selten folgen Maßnahmen wie eine Abmahnung. Um diesem Ärger vorzubeugen, sollte jegliche private Nutzung vorab abgesprochen und schriftlich genehmigt werden. Es ist auch wichtig, diese Nutzung im Versicherungsvertrag zu vereinbaren. Andernfalls kann es sein, dass ein Unfall, der mit einer privaten Fahrt in Zusammenhang steht, von der Versicherung nicht reguliert wird.
Inwiefern kann Corporate Carsharing im Unternehmen sinnvoll sein?
Der Unterschied zwischen dieser Art des Carsharings und der des Corporate Carsharings liegt darin, dass bei dem zweiten Modell das Unternehmen die Fahrzeuge für ihre Angestellten bereitstellt. Beim Carsharing unterscheidet man zwischen zwei Varianten – dem stationsgebundenen Carsharing und der Free-Floating Variante. Die stationsgebundene Option gibt demnach vor, wo der Nutzer das Fahrzeug abholen und wieder zurückbringen kann. Im Vergleich dazu, erlaubt die Free-Floating Variante dem Fahrer, das Fahrzeug an einem beliebigen Ort abzuholen und an einem anderen wieder abzugeben.
Beim Corporate Carsharing eignet sich die stationsgebundene Option. Denn Buchungen können im Voraus getätigt werden und die Fahrzeugflotten müssen sich meist an einem festen Standpunkt befinden.
Beispiel: Corporate Carsharing mit einer Fuhrparksoftware
Der Geschäftsführer stellt seinen Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung, die sie über die Software buchen können. Möchte der Mitarbeiter also einen Firmenwagen nutzen, so kann er einfach in der App oder über die Desktop-Version nachschauen, ob sich ein Fahrzeug auf dem Gelände befindet und ob es bereits reserviert ist oder nicht. Er kann sich also den Weg auf den Hof sparen, um sich zu vergewissern, ob ein Fahrzeug zur Verfügung steht. Als Fahrzeuge können Pkws, Transporter und auch E-Autos angesehen werden. Die Zugriffsrechte für die Buchung der Autos kann der Geschäftsführer bestimmen und die Fahrer eintragen, die berechtigt sind, ein Fahrzeug zu nutzen. Somit lässt sich die Auslastung der Fahrzeuge besser steuern und eine genaue Kostenübersicht der tatsächlichen Nutzung ist gegeben.
Was sind die Vorteile des Corporate Carsharings?
Ökonomisch betrachtet ist die Option des Corporate Carsharings für das Unternehmen preisgünstiger als die Nutzung von Fahrzeugen, die einer einzelnen Person zugeteilt werden. Denn die Einteilung der Fahrzeuge erfolgt einfacher und somit effizienter. Gleichzeitig verbessert sich die Auslastung des Fuhrparks. Die Mitarbeiter können eigenständig freie Fahrzeuge buchen und verhindern so, dass diese ungenutzt auf dem Parkplatz stehen. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass die Angestellten immer ein Fahrzeug zur Verfügung haben, wenn ein geplanter Termin ansteht. Hier kann der Geschäftsführer oder Fuhrparkleiter Fahrzeuge fest auf die Mitarbeiter reservieren, die an dem ausgewählten Termin teilnehmen.
Es lässt sich ebenso ein ökologischer Vorteil aus dem Corporate Carsharing ziehen. Das Auto sollte als Ergänzung zum öffentlichen Verkehr dienen und somit weniger genutzt werden. Durch Carsharing soll die Zahl der Autos, die nur von Einzelpersonen gefahren werden, verringert werden. Die Integration des Carsharings im Unternehmen kann die Nutzung des Privatfahrzeuges des Mitarbeiters verringern. Das führt zu einer Verringerung der allgemeinen Nutzung von Privatfahrzeugen auf der Straße.
Corporate Carsharing in der Praxis - Wie viel sparen Unternehmen?
Corporate Carsharing bringt viele Vorteile für große und kleinere Unternehmen mit sich: Es lastet die Flotte optimal aus, verhindert unnötige Standzeiten von Fahrzeugen und spart dadurch viel Geld ein.
Weniger Fahrzeuge und dennoch mehr Firmenwagen – geht das? Ja! Diese Erfahrung hat etwa MTU Friedrichshafen gemacht. Statt auf Fahrzeuge nur für Abteilung zu setzen, hat das Unternehmen auf Carsharing umgesattelt. Überflüssige Fahrzeuge wurden abgeschafft, der Rest steht jetzt allen Mitarbeitern rund um die Uhr zu Verfügung. Standzeiten gehören damit der Vergangenheit an. Auch der Bundesverband Carsharing (BCS) spricht von einer Effizienzsteigerung, die es möglich macht, rund 20 bis 30 Prozent der Fuhrpark-Autos abzuschaffen. Das gilt für große wie kleine Flotten. Doch nur insgesamt 26,3 Prozent der Fuhrparkbetreiber ermitteln laut der Studie „Fuhrparkmanagement 2019“ die TCO (Total Cost of Ownership) ihrer Pkw. Zu den möglichen Gründen zählt nicht nur die Flottengröße, sondern auch die Personalausstattung im Fuhrparkmanagement.
Volle Kostenkontrolle hilft
Nur in jedem zweiten Unternehmen ist der professionelle Einkauf involviert. Dabei spart man sich dadurch aufwändige Abstimmungsprozesse, überhöhte Ausgaben und hat die volle Kontrolle über die Kosten. Je kleiner die Flotten sind, desto weniger Kostenmonitoring betreiben die Verantwortlichen. Aber auch in mittleren bis großen Flotten wissen weniger als die Hälfte ihre genauen Kosten pro Fahrzeug. Dass sich der Aufwand fast immer lohnt, zeigen einige Beispiele.
So viel Sparpotential ist mit Corporate Carsharing drin
Schon bei 50 Pkw bewegen sich die Gesamtkosten des Fuhrparks in einer Größenordnung von einer halben Million Euro pro Jahr. Aber auch bei kleineren Flotten aus Poolfahrzeugen ist das Sparpotenzial groß. Ein Beispiel: Pro Fahrzeug geht man von jährlichen Betriebskosten von 9.500 Euro aus. Die Kosten für die Einführung von vimcars Fleet Share liegt bei 49 Euro pro Monat. Pro Jahr sind das 588 Euro pro Poolfahrzeug. Besteht die Flotte aus 29 Fahrzeugen, könnte das Unternehmen durch die Effizienz von Fleet Share 20 Prozent der Flotte einsparen. Übrig blieben nur noch 23 Fahrzeuge, deren Kosten mit Fleet Share bei 13.524 Euro pro Jahr liegen. Die Einsparung durch sechs Fahrzeuge liegt bei 57.000 Euro. Das Unternehmen hat also satte 43.476 Euro pro Jahr gespart.
Versicherungen beim Corporate Carsharing - worauf muss der Arbeitgeber achten?
Ziel des Corporate Carsharing ist es, dass Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeiten für das Unternehmen mobil sein müssen, jederzeit ein Fahrzeug zur Verfügung haben. Der Unternehmer erwirbt einen oder mehrere Wagen, die sich dauerhaft im Eigentum der Firma befinden. Wenn ein Mitarbeiter ein Fahrzeug benötigt, bekommt er es aus dem Corporate Carsharing Pool für einen festgelegten oder flexiblen Zeitraum überlassen. Grundsätzlich ist es möglich, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug auch für den privaten Zweck benutzt. In diesem Falle sollte er sich eine schriftliche Bestätigung seines Chefs geben lassen. So kann in Streitfragen nachgewiesen werden, dass die private Nutzung gestattet wurde. Oftmals steht die Frage im Raum, wie das Fahrzeug versichert sein muss. Wichtig ist, dass die Nutzung durch wechselnde Personen im Vertrag angegeben wird. Außerdem muss die Kilometerleistung stimmen und bestimmte Fahrer dürften für die Führung des Fahrzeugs nicht.
Einzelheiten der Nutzung im Versicherungsvertrag angeben
Beim Abschluss der Versicherung für das Fahrzeug muss deutlich werden, dass es sich um einen PKW handelt, der im Rahmen des Corporate Carsharing genutzt wird. Dies bedeutet im Einzelnen, dass die Anzahl der Kilometer nicht eingeschränkt sein sollte. Eine solche Vereinbarung ist grundsätzlich möglich, um die Kosten für die Versicherung zu reduzieren. Für das Corporate Carsharing ist eine Begrenzung der Kilometerleistung aber nicht hilfreich. Oftmals kann vorab nicht genau abgeschätzt werden, wie oft das Fahrzeug benötigt wird und welche Kilometerleistung auf das Jahr gesehen zusammenkommt. Werden die angegebenen Kilometer überschritten, kann dies zu einer Verteuerung der Prämie führen. Aus diesem Grund sollte die Kilometeranzahl offen bleiben.
Der Einfluss der Fahrer auf den Versicherungsvertrag
Beim Corporate Carsharing wechseln die Fahrer des Fahrzeugs. Die Mitarbeiter können ein unterschiedliches Alter haben. Beides sollte beim Aufsetzen des Versicherungsvertrages berücksichtigt werden. Grundsätzlich ist es möglich, junge Fahrer unter 25 Jahren vom Führen des Fahrzeugs auszuschließen, um die Versicherungsprämie zu reduzieren. Gleiches gilt, wenn die Anzahl der wechselnden Fahrer, die das Fahrzeug führen, reduziert wird. Beide Optionen haben aber zur Folge, dass nicht jeder Mitarbeiter mit dem Fahrzeug fahren darf. Dies kann die Arbeitsplanung beeinträchtigen. Somit ist es empfehlenswert, bei Fahrzeugen, die im Corporate Carsharing genutzt werden sollen, keinerlei Einschränkungen im Versicherungsvertrag zu vereinbaren und die geforderte Prämie für die freie Verwendungsmöglichkeit des Fahrzeugs zu zahlen. Nur dann kann das Fahrzeug ohne Einschränkungen im Dienste des Unternehmens stehen und von allen Mitarbeitern genutzt werden.
Tatsächlich sind die Vergünstigungen attraktiv, die für die Einschränkungen der Kilometerleistung oder die Begrenzung der Fahrer gewährt werden. Der Unternehmer sollte sich für einen solchen Vertragsabschluss jedoch nur dann entscheiden, wenn er weiß, dass das Fahrzeug unter der jährlich vereinbarten Kilometerleistung bleibt, dass es nicht von jungen Mitarbeiter gefahren wird und dass die Mitarbeiter nicht ständig wechseln. Nur wenn diese Fakten über das Jahr gewährleistet sind, können Einsparungen bei der Prämie in Anspruch genommen werden.
FAQ
1. Was ist Corporate Carsharing und wie funktioniert es?
Corporate Carsharing bezeichnet die gemeinschaftliche Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeiter eines Unternehmens. Im Gegensatz zu Dienstwagen, die einzelnen Mitarbeitern zugeordnet sind, werden Corporate Carsharing-Fahrzeuge flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt.
2. Wie werden die Fahrzeuge im Rahmen des Corporate Carsharing verwaltet?
Die Verwaltung der Fahrzeuge erfolgt oft über eine Fuhrparksoftware, die es Mitarbeitern ermöglicht, Fahrzeuge zu buchen und zu reservieren. Dies sorgt für eine effiziente Nutzung und bessere Auslastung der Fahrzeugflotte.
3. Können die Fahrzeuge auch privat genutzt werden?
Eine private Nutzung der Fahrzeuge im Rahmen des Corporate Carsharing ist möglich, muss aber vertraglich geregelt und im Versicherungsvertrag berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass die private Nutzung vorab abgesprochen und schriftlich genehmigt wird.
4. Welche Vorteile bietet Corporate Carsharing für Unternehmen?
Corporate Carsharing kann zu Kosteneinsparungen führen, da es die Auslastung der Fahrzeugflotte verbessert und unnötige Standzeiten reduziert. Es bietet auch ökologische Vorteile, da es die Anzahl der privat genutzten Fahrzeuge reduzieren kann.
5. Was muss bei der Versicherung der Fahrzeuge beachtet werden?
Bei der Versicherung der Fahrzeuge muss berücksichtigt werden, dass sie von wechselnden Personen genutzt werden. Einschränkungen in Bezug auf die Kilometerleistung oder die Anzahl der Fahrer sollten vermieden werden, um Flexibilität zu gewährleisten.