Total Cost of Ownership TCO im Fuhrpark – Rechner & Checkliste

Die Total Cost of Ownership, kurz TCO genannt, spielt eine wichtige Rolle im Fuhrpark. TCO bezeichnet die Betrachtung aller Kosten eines Fahrzeugs, die nicht nur die Anschaffungskosten beinhaltet, sondern auch die fortlaufenden Ausgaben berücksichtigt. Die TCO Analyse hilft dabei, versteckte Kosten und Kostentreiber aufzudecken – und damit sind die Stellhebel erkannt, die für eine kostenbewusste Nutzung relevant sind. Trotzdem vernachlässigen viele Unternehmen die Total Cost of Ownership ihres Fuhrparks.

Total Cost of Ownership Berechnung

Laut einer Studie des Marktforschungsinstitut Dataforce führen nur 26,3 % aller Fuhrparkleiter eine TCO in Ihrem Fuhrpark durch. Grund hierfür ist, dass die Analyse nicht einfach ist. Viele Kosten sind den Flottenmanagern unbekannt, wie z. B. indirekte Kosten, die nicht direkt mit der Fahrzeugbeschaffung zusammenhängen. Solch indirekte Kosten sind beispielsweise die Zeit, die der CEO, Fuhrparkleiter oder eben Angestellte in die Fahrzeugauswahl investieren. Wertvolle Zeit, die der Mitarbeiter für andere Aufgaben nutzen könnte.

Großes Einsparpotenzial durch TCO

Dabei lohnt sich die Betrachtung der Total Cost of Ownership. Denn pro Fahrzeug können mehrere hundert Euro gespart werden. Während bei einem Fahrzeug das Einsparpotenzial  zunächst gering erscheint, steigt der Wert bereits bei mehreren Autos im Fuhrpark. Bei einer größeren Flotte von 20 bis 30 Fahrzeugen geht es dann schnell um mehrere Tausenden von Euros. Die TCO Berechnung hilft außerdem dabei festzustellen, ob es ungewöhnliche oder extreme Kostentreiber bzw. Kostenausreißer gibt. Während in der Vergangenheit Kostenfallen unentdeckt blieben, sind diese nun eindeutig sichtbar. Sie können jetzt solche Kosten, wenn unnötig, eliminieren. 

TCO Berechnung bei Fuhrparkfahrzeugen

Gerade für große Unternehmen mit großen Fahrzeugflotten ist es wichtig, die jährlichen Gesamtkosten, die durch den Fuhrpark entstehen, immer im Auge zu behalten. Es gibt nämlich unter Umständen einige Stellschrauben, mit denen man Kosten verringern kann, sei es zum Beispiel durch Investitionen an einer Stelle, oder durch zusätzliche Versicherungen oder durch eine Umstrukturierung der Belegschaft des Fuhrparks. Zu diesem Zweck sollten Fuhrparkverantwortliche mindestens einmal jährlich alle Fahrzeugkosten betrachten und die Total Cost of Ownership Berechnung durchführen.

TCO im Fuhrpark ermitteln

Natürlich können Fuhrparkleiter die Fahrzeugkosten nur ermitteln, wenn sie alle Ausgaben gründlich zusammentragen. Das scheint auf den ersten Blick aufwendig, doch ist es notwendig, will man den Fuhrpark zukünftig wirtschaftlich führen. Wichtig für den Erfolg: der Fuhrparkleiter muss alle wesentliche Belege – etwa für Reparaturen – sammeln. Nur so kann er realistisch einschätzen, welche Kosten ein Flottenfahrzeug verursacht. Damit die Sammlung aller Belege in keinem Zettelchaos endet, empfiehlt es sich, eine digitale Ablage zu verwenden. Flottenmanagement-Lösungen unterstützen dabei, alle Kosten automatisch zu verwalten. Gleichzeitig kann die Fuhrparksoftware Statistiken erstellen und die größten Kostentreiber aufzeigen. So lässt sich die TCO im Fuhrpark leichter ermitteln.

Wichtige Kostenfaktoren für die Total Cost of Ownership Analyse

Um einen umfassenden Überblick über die Kosten im Fuhrpark zu ermitteln, ist es notwendig, alle Kostenfaktoren eines Fahrzeugs einzubeziehen. Der folgende TCO Rechner schaut sich deswegen unter anderem folgende Werte an:

  • die Anschaffungskosten
  • die Gesamtfahrleistung in Kilometer pro Jahr
  • die Fixkosten
  • die variablen Kosten wie z. B. Wartungs- und Instandhaltungskosten
  • die geschätzte Haltedauer des Fahrzeugs
  • der Kraftstoffverbrauch

Eine Auflistung aller Werte sind in der folgenden Checkliste zur Berechnung der TCO. Diese hilft dabei zu überprüfen, ob alle notwendigen Größen in der Rechnung einbezogen sind. 

Jetzt TCO Rechner herunterladen & Kosten berechnen!

Mit dem folgenden Total Cost of Ownership-Rechner können Sie die TCO in Ihrem Fuhrpark einfach berechnen. Sie erhalten eine Excel-Datei sowie eine Checkliste mit Erklärungen zur Berechnung. Sie können die Berechnung jederzeit an Ihrem Computer durchführen – für einen besseren Überblick über die Kosten im Fuhrpark.

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Total Cost of Ownership - Laptop

Für Fuhrparkverantwortliche, die wenige Fahrzeuge und FahrerInnen verwalten müssen, reicht gegebenenfalls eine Excel-Vorlage zum Fuhrpark-Controlling aus. Folgende kostenlose Excel-Datei hilft dabei den Überblick über Fahrzeuge und FahrerInnen zu behalten.

Total Cost of Ownership Berechnung

Eine genaue Total Cost of Ownership Berechnung ist unerlässlich, um herauszufinden, wo im Gesamten gespart werden kann. Hierfür sind einige Punkte aufzuführen, die man während der TCO Berechnung genau unter die Lupe nehmen sollte. Es gibt nämlich mehrere Aspekte, an welche viele Unternehmer gar nicht denken. Ziel der TCO Berechnung im Fuhrpark ist, herauszufinden, wie rentabel jedes einzelne Fahrzeug für die Firma ist. Gegebenenfalls müssen Fahrzeuge wegrationalisiert, hinzugefügt oder ausgetauscht werden, um die Wirtschaftlichkeit der Fahrzeugflotte für das Unternehmen zu gewährleisten. 

Wichtige Kostenfaktoren Die einzelnen TCO Kostenpunkte bei der Instandhaltung des Fuhrparks

Daher ist es für das Unternehmen umso wichtiger, bei der Total Cost of Ownership Berechnung jeden Kostenpunkt einzeln zu betrachten, vor allem auch deshalb, weil es nicht nur jährliche Fixkosten gibt, sondern es fallen auch Kosten an, die von Jahr zu Jahr variieren. Die wichtigsten Punkte sind hier aufgeführt:

 

  • Anschaffungskosten in Brutto, mit Rabatten
  • Abschreibungskosten, je nach Alter des Wagens und der Wertminderung und Kapitalzinsen
  • Instandhaltungs- Wartungs- und Reparaturkosten
  • Kosten für Anschaffungen oder Austausch von Ersatzteilen wie zum Beispiel Reifen oder Elektronik
  • Flottenmanagement inklusive Personalverwaltung
  • Alle anfallenden Steuern
  • Versicherungen
  • Treibstoffkosten
  • Kosten für Anschaffung oder Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen

Elektroautos überraschen

In der Anschaffung sind Elektrofahrzeuge grundsätzlich teurer als Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Wird jedoch die Total Cost of Ownership betrachtet, wird klar: Elektroautos weisen aufgrund geringerer Wartungs, Verschleiß- und Energiekosten ein hohes Einsparpotenzial auf. Bei der Neuanschaffung von Fahrzeugen ist Fuhrparkleitern deshalb zu raten die TCO im Fuhrpark zu betrachten.

Übersicht des Total Cost of Ownership

Notwendigkeit der TCO-Analyse

Bill Kirwin entwickelte 1987 den Ansatz zur Total Cost of Ownership (TCO) im Auftrag von Microsoft, der seitdem immer wieder aktualisiert wird. Betrachtet man die Total Cost of Ownership im Allgemeinen wird schnell klar wie wichtig sie zur Planung und Steuerung ist. Die TCO-Analyse berücksichtigt alle anfallende Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder Fahrzeugs – und hilft so bei einer möglichen Kaufentscheidung. Dazu zählen neben dem Fuhrpark auch Immobilien, Elektrogeräte, Möbel – einfach jedes kostenintensive Produkt. Denn neben dem Kaufpreis fallen während des Betriebs weitere Kosten an, die von der TCO-Analyse aufgedeckt werden.

Fakten sammeln für die TCO

Zu den ständigen Kosten der Total Cost of Ownership zählen etwa Reparaturen, Wartung, Schulungen, Entsorgung und Rückgabe, Betriebsstoffe sowie Energie für die Nutzung. Wer hier keine Überraschungen erleben will, sollte alle Kosten lokalisieren. Das Sammeln der Informationen ist zwar nervig, aber unerlässlich, wenn man bei der TCO die Übersicht behalten möchte.

Total Cost of Ownership berechnen - bringt es immer Vorteile?

Man sollte auf jeden Fall die Total Cost of Ownership berechnen, denn ein hoher Anschaffungspreis muss zum Beispiel nicht immer ein Nachteil sein. Entscheidend ist nämlich der Abschreibungswert, inklusive Kapitalsteuer, wenn zum Beispiel ein Wagen der Flotte verkauft werden muss. Hier kann sich ein höherer Anschaffungspreis rentieren, da der prozentuale Abschreibungswert eines Wagens in der gleichen Zeitspanne höher ist als bei einem niedrigpreisigen Modell. Natürlich sind auch die Betriebskosten bei jedem Wagen zu berücksichtigen. Vor allem aber ist die TCO Berechnung essenziell, wenn es um den Kauf eines neuen Wagens geht. 

TCO berechnen: So funktioniert die Total Cost of Ownership Analyse

Bereits vor Investitionsentscheidungen sollten Unternehmen eine Rentabilitätsrechnung durchführen, die sich mit einer TCO-Analyse bestens ergänzen lässt. Das muss nicht bei jeder Anschaffung oder Dienstleistung die Prozedur sein, sondern nur nach Bedarf und Relevanz. In jedem Fall hilft es, sich vorher ein machbares Ziel zu definieren, das durch die TCO-Analyse erreicht werden soll. Zusätzlich sollten Unternehmen die Kosten einzelnen Bereichen zuschreiben können. 

Total Cot of Ownership Berechnung

TCO Checkpunkte im Unternehmen sind:

  • Wo entstehen überdurchschnittliche und vor allem dauerhafte Kosten für das Unternehmen?
  • Gibt es einen erklärbaren Grund für die hohen Ausgaben?
  • Lassen sich exakte Zeitpunkte der Kosten bei der Nutzung und Anwendung feststellen?
  • Zu welchem Zeitpunkt stehen neue Kaufentscheidungen an?
  • Wann sind Ersatzbeschaffungen oder Erweiterungen notwendig?
  • Könnte eine Neubeschaffung Betriebskosten sparen?
  • Akzeptieren und nutzen die Mitarbeiter die angeschafften Produkte?
  • Was passiert nach der Nutzungszeit, am Ende der Lebensdauer mit dem Produkt?
  • Opportunitätskosten für Platzbedarf
  • Opportunitätskosten aufgrund Ausfallzeiten und Ausschuss

Unter Opportunitätskosten werden Kosten entgangener Gewinne verstanden. Sie entstehen, weil vorhandene Möglichkeiten zum gewinnbringenden Einsatz von Ressourcen nicht genutzt wurden.

TCO Berechnung Taschenrechner

Berechnung der TCO Kosten

Tatsächlich sind nicht wenige Verantwortliche nach der Berechnung aller Kosten überrascht. Der so berechnete Wert der Total Cost of Ownership kann eine hilfreiche Entscheidungsgrundlage für künftige Prozesse sein. Um eine noch klarere Vergleichbarkeit der Alternativen zu haben, können zudem weitere Kennzahlen gebildet werden. Wie etwa die Total Cost of Ownership pro Mitarbeiter, die TCO pro Arbeitsstunde, pro Jahr oder pro Fläche eines Büros. Zum einen lassen sich so die tatsächlich anfallenden Kosten für alle Produkte, Lösungen und die jeweiligen Alternativen gut und langfristig bestimmen. Zum anderen deckt eine TCO-Analyse möglicherweise auf, dass nicht der kostengünstigste Artikel oder das Fahrzeug, sondern die hochpreisige Alternative vorteilhafter sein kann. 

Etwa dann, wenn die Kosten laut TCO während der gesamten Lebensdauer niedriger ausfallen. Das Gleiche gilt bei der Frage, ob man gewisse Dienstleistungen unbedingt im Haus haben muss. Gerade im Fall von IT-Lösungen könnte eine Auslagerung sinnvoller sein, weil sich eine interne Lösung langfristig als ineffizient oder zu teuer erweist. Erst danach sollte man Alternativen vergleichen, bevor die Entscheidung für ein neues Produkt oder Dienstleistung fällt.

TCO Kalkulator - die Patentlösung?

Die manuelle TCO Berechnung erfordert viel Zeit und Recherche. Eventuell entstehen dafür zusätzliche Personalkosten. Deshalb kann hier ein Onlinetool oder ein Rechner wie oben sehr hilfreich sein, vor allem dann, wenn es kostenfrei zur Verfügung steht. Mit dem TCO Kalkulator können Unternehmen die TCO Berechnung selbst durchführen. Dort gibt man die Kostenpunkte in die Formularfelder ein und bekommt sofort das Ergebnis heraus. So einfach lässt sich mit diesem TCO Kalkulator für das Jahr, für den Monat und pro Kilometer das Total Cost of Ownership berechnen. Ein TCO Kalkulator als Onlinetool kann also allein schon erhebliche Kosten einsparen, und lässt dem Unternehmen mehr Zeit für das Management der übrigen Unternehmensbereiche. Insbesondere, wenn die Flotte beispielsweise aus mehr als 20 Fahrzeugen besteht, und man für jedes Fahrzeug das Total Cost of Ownership berechnen muss, ist der TCO Kalkulator daher faktisch ein Muss. 

Die Total Cost of Ownership Berechnung für den Fuhrpark ist also eines der wichtigsten Aspekte für Unternehmen, die in der Logistikbranche tätig sind oder eine Fahrzeugflotte besitzen. Doch zur Sicherheit sollte jeder Unternehmer zumindest einmal im Jahr das Total Cost of Ownership berechnen, und selbst dann, wenn er nur einen Betriebswagen braucht. Denn nur so kann er sich vor bösen Überraschungen bewahren und kann dann umso effektiver das Prinzip der Kostenminimierung und Gewinnmaximierung für seine Firma befolgen.

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