Total Cost of Ownership im Fuhrpark – Rechner & Checkliste

Die Total Cost of Ownership, kurz TCO genannt, spielt eine wichtige Rolle im Fuhrpark. Sie bezeichnet die Betrachtung aller Kosten eines Fahrzeugs, die nicht nur die Anschaffungskosten beinhaltet, sondern auch die fortlaufenden Ausgaben berücksichtigt. Die TCO Analyse hilft dabei, versteckte Kosten und Kostentreiber aufzudecken – und damit sind die Stellhebel erkannt, die für eine kostenbewusste Nutzung relevant sind. Trotzdem vernachlässigen viele Unternehmen die Total Cost of Ownership ihres Fuhrparks.

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Total Cost of Ownership Berechnung

Laut einer Studie des Marktforschungsinstitut Dataforce führen nur 26,3 % aller Fuhrparkleiter eine TCO in Ihrem Fuhrpark durch. Grund hierfür ist, dass die Analyse nicht einfach ist. Viele Kosten sind den Flottenmanagern unbekannt, wie z. B. indirekte Kosten, die nicht direkt mit der Fahrzeugbeschaffung zusammenhängen. Solch indirekte Kosten sind beispielsweise die Zeit, die der CEO, Fuhrparkleiter oder eben Angestellte in die Fahrzeugauswahl investieren. Wertvolle Zeit, die der Mitarbeiter für andere Aufgaben nutzen könnte.

Großes Einsparpotenzial durch TCO

Dabei lohnt sich die Betrachtung der Total Cost of Ownership. Denn pro Fahrzeug können mehrere hundert Euro gespart werden. Während bei einem Fahrzeug das Einsparpotenzial  zunächst gering erscheint, steigt der Wert bereits bei mehreren Autos im Fuhrpark. Bei einer größeren Flotte von 20 bis 30 Fahrzeugen geht es dann schnell um mehrere Tausenden von Euros. Die TCO Berechnung hilft außerdem dabei festzustellen, ob es ungewöhnliche oder extreme Kostentreiber bzw. Kostenausreißer gibt. Während in der Vergangenheit Kostenfallen unentdeckt blieben, sind diese nun eindeutig sichtbar. Sie können jetzt solche Kosten, wenn unnötig, eliminieren. 

TCO im Fuhrpark ermitteln

Natürlich können Fuhrparkleiter die Fahrzeugkosten nur ermitteln, wenn sie alle Ausgaben gründlich zusammentragen. Das scheint auf den ersten Blick aufwendig, doch ist es notwendig, will man den Fuhrpark zukünftig wirtschaftlich führen. Wichtig für den Erfolg: der Fuhrparkleiter muss alle wesentliche Belege – etwa für Reparaturen – sammeln. Nur so kann er realistisch einschätzen, welche Kosten ein Flottenfahrzeug verursacht. Damit die Sammlung aller Belege in keinem Zettelchaos endet, empfiehlt es sich, eine digitale Ablage zu verwenden. Flottenmanagement-Lösungen unterstützen dabei, alle Kosten automatisch zu verwalten. Gleichzeitig kann die Fuhrparksoftware Statistiken erstellen und die größten Kostentreiber aufzeigen.

Jetzt TCO Rechner herunterladen & Kosten berechnen!

Mit dem folgenden Total Cost of Ownership-Rechner können Sie die TCO in Ihrem Fuhrpark einfach berechnen. Sie erhalten eine Excel-Datei sowie eine Checkliste mit Erklärungen zur Berechnung. Sie können die Berechnung jederzeit an Ihrem Computer durchführen – für einen besseren Überblick über die Kosten im Fuhrpark.

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Total Cost of Ownership - Laptop

Wichtige Kostenfaktoren für die Total Cost of Ownership Analyse

Um einen umfassenden Überblick über die Kosten im Fuhrpark zu ermitteln, ist es notwendig, alle Kostenfaktoren eines Fahrzeugs einzubeziehen. Der TCO Rechner schaut sich deswegen unter anderem folgende Werte an:

  • die Anschaffungskosten
  • die Gesamtfahrleistung in Kilometer pro Jahr
  • die Fixkosten
  • die variablen Kosten wie z. B. Wartungs- und Instandhaltungskosten
  • die geschätzte Haltedauer des Fahrzeugs
  • der Kraftstoffverbrauch

Eine Auflistung aller Werte sind in der folgenden Checkliste zur Berechnung der TCO. Diese hilft dabei zu überprüfen, ob alle notwendigen Größen in der Rechnung einbezogen sind. 

Übersicht des Total Cost of Ownership

Elektroautos überraschen

In der Anschaffung sind Elektrofahrzeuge grundsätzlich teurer als Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Wird jedoch die Total Cost of Ownership betrachtet, wird klar: Elektroautos weisen aufgrund geringerer Wartungs, Verschleiß- und Energiekosten ein hohes Einsparpotenzial auf. Bei der Neuanschaffung von Fahrzeugen ist Fuhrparkleitern deshalb zu raten die TCO im Fuhrpark zu betrachten.

Notwendigkeit der TCO-Analyse

Bill Kirwin entwickelte 1987 den Ansatz zur Total Cost of Ownership (TCO) im Auftrag von Microsoft, der seitdem immer wieder aktualisiert wird. Betrachtet man die Total Cost of Ownership im Allgemeinen wird schnell klar wie wichtig sie zur Planung und Steuerung ist. Die TCO-Analyse berücksichtigt alle anfallende Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder Fahrzeugs – und hilft so bei einer möglichen Kaufentscheidung. Dazu zählen neben dem Fuhrpark auch Immobilien, Elektrogeräte, Möbel – einfach jedes kostenintensive Produkt. Denn neben dem Kaufpreis fallen während des Betriebs weitere Kosten an, die von der TCO-Analyse aufgedeckt werden.

Fakten sammeln

Zu den ständigen Kosten der Total Cost of Ownership zählen etwa Reparaturen, Wartung, Schulungen, Entsorgung und Rückgabe, Betriebsstoffe sowie Energie für die Nutzung. Wer hier keine Überraschungen erleben will, sollte alle Kosten lokalisieren. Das Sammeln der Informationen ist zwar nervig, aber unerlässlich, wenn man die Übersicht behalten möchte.

So funktioniert die Total Cost of Ownership Analyse

Bereits vor Investitionsentscheidungen sollten Unternehmen eine Rentabilitätsrechnung durchführen, die sich mit einer TCO-Analyse bestens ergänzen lässt. Das muss nicht bei jeder Anschaffung oder Dienstleistung die Prozedur sein, sondern nur nach Bedarf und Relevanz. In jedem Fall hilft es, sich vorher ein machbares Ziel zu definieren, das durch die TCO-Analyse erreicht werden soll. Zusätzlich sollten Unternehmen die Kosten einzelnen Bereichen zuschreiben können. 

Total Cot of Ownership Berechnung

TCO Checkpunkte im Unternehmen sind:

  • Wo entstehen überdurchschnittliche und vor allem dauerhafte Kosten für das Unternehmen?
  • Gibt es einen erklärbaren Grund für die hohen Ausgaben?
  • Lassen sich exakte Zeitpunkte der Kosten bei der Nutzung und Anwendung feststellen?
  • Zu welchem Zeitpunkt stehen neue Kaufentscheidungen an?
  • Wann sind Ersatzbeschaffungen oder Erweiterungen notwendig?
  • Könnte eine Neubeschaffung Betriebskosten sparen?
  • Akzeptieren und nutzen die Mitarbeiter die angeschafften Produkte?
  • Was passiert nach der Nutzungszeit, am Ende der Lebensdauer mit dem Produkt?
  • Opportunitätskosten für Platzbedarf
  • Opportunitätskosten aufgrund Ausfallzeiten und Ausschuss

Unter Opportunitätskosten werden Kosten entgangener Gewinne verstanden. Sie entstehen, weil vorhandene Möglichkeiten zum gewinnbringenden Einsatz von Ressourcen nicht genutzt wurden.

TCO Berechnung Taschenrechner

Berechnung der TCO Kosten

Tatsächlich sind nicht wenige Verantwortliche nach der Berechnung aller Kosten überrascht. Der so berechnete Wert des Total Cost of Ownership kann eine hilfreiche Entscheidungsgrundlage für künftige Prozesse sein. Um eine noch klarere Vergleichbarkeit der Alternativen zu haben, können zudem weitere Kennzahlen gebildet werden. Wie etwa der Total Cost of Ownership pro Mitarbeiter, pro Arbeitsstunde, pro Jahr oder pro Fläche eines Büros. Zum einen lassen sich so die tatsächlich anfallenden Kosten für alle Produkte, Lösungen und die jeweiligen Alternativen gut und langfristig bestimmen. Zum anderen deckt eine TCO-Analyse möglicherweise auf, dass nicht der kostengünstigste Artikel oder das Fahrzeug, sondern die hochpreisige Alternative vorteilhafter sein kann. 

Etwa dann, wenn die Kosten während der gesamten Lebensdauer niedriger ausfallen. Das Gleiche gilt bei der Frage, ob man gewisse Dienstleistungen wie unbedingt im Haus haben muss. Gerade im Fall von IT-Lösungen könnt eine Auslagerung sinnvoller sein, weil eine interne Lösung langfristig als ineffizient oder zu teuer erweist. Erst danach sollte man Alternativen vergleichen, bevor die Entscheidung für ein neues Produkt oder Dienstleistung fällt.

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