Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt Richtlinien und das Nutzungsrecht zu den Firmenwagen von Mitarbeitern. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Fahrzeugübergabe von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. 

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Inhaltsverzeichnis

Die Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Übergabe eines Firmenwagens von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. Da er schriftlich bindend ist, sind die getroffenen Vereinbarungen einzuhalten. Das bedeutet, dass sich bei einem Streitfall beide Parteien darauf berufen können. In dem Dienstwagenüberlassungsvertrag sind unter anderem Punkte wie Firmenwagenversteuerung, Widerrufsrecht, Betriebskostenerstattung und Regelungen für Schadensfälle festgelegt.

Zuerst gilt es, bei der Vertragserstellung einige grundsätzliche Punkte zu bedenken. Die Aufbereitung und die Kommunikation rund um das Thema Dienstwagenüberlassungsvertrag fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fuhrparkleiters, denn dieser gibt einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Firmenwagens ab.

Grundsätzliche Punkte der Dienstwagenverordnung

1. Wie sieht der Umgang mit Dienstfahrzeugen und die Versteuerung aus?

Eine der wichtigsten Fragen bei einer Dienstwagenüberlassung ist: Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich betrieblich oder auch privat nutzen? Während bei einer rein dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs die finanzielle Verantwortung hauptsächlich im Bereich des Arbeitgebers liegt, sieht es bei einer zusätzlich privaten Nutzung etwas komplizierter aus. Auf den Arbeitnehmer kommen finanzielle und steuerrechtliche Fragen zu. Demnach ist der private Nutzungsanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder mit dem Fahrtenbuch zu versteuern. Es ist wichtig festzulegen, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der Angestellte selbst zahlen muss.

2. Gibt es ein Widerrufsrecht im Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Dienstwagenüberlassungsvertrag UnterzeichnungEs kann sein, dass in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Widerrufsrecht integriert ist. Dies ist für einen Arbeitgeber insofern sinnvoll, dass er sich die Option offen hält, den Firmenwagen nicht mehr zu gewähren. Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Mitarbeiter regelmäßig und über einen längeren Zeitraum einen Dienstwagen erhält. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer durch die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers Rückschlüsse darauf ziehen kann, dass sich der Arbeitgeber auch in Zukunft so verhalten wird.

Er kann also davon ausgehen, dass er über einen längeren Zeitraum gewährte Leistungen — wie beispielsweise einen Dienstwagen — auch zukünftig bekommt und erhält sogar einen Rechtsanspruch darauf. Der Arbeitgeber könnte folglich den Firmenwagen ohne ein vorher abgestimmtes Widerrufsrecht nicht ohne Weiteres wieder entziehen. Um das Einklagen der betrieblichen Übung des Arbeitnehmers zu verhindern, müssen beide Parteien vorab vertraglich über ein Widerrufsrecht erfahren. Nur in diesem Falle kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ordnungsgemäß zurückziehen.

3. Handelt es sich um einen gekauften oder einen Leasingwagen?

Ist der Firmenwagen ein Leasing-Fahrzeug, so muss sichergestellt werden, dass die Richtlinien des Leasing-Partners eingehalten werden. Dies können beispielsweise anfallende Kosten oder der Fahrzeugzustand sein. Es muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt werden, wer für die Einhaltung dieser vertraglichen Bedingungen verantwortlich ist.

Umgang mit Firmenwagen im Dienstwagenüberlassungsvertrag

Neben den grundsätzlichen Fragen gibt es kleinere Regelungen, die festgelegt werden müssen. Diese spezifischen Fragen können in bestimmten Situationen darüber entscheiden, wer welche Kosten trägt. Achten Sie unbedingt darauf, was vertraglich festgelegt wird.

1. Wer darf fahren?

Zunächst ist bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens zu klären, ob ausschließlich der spezifische Arbeitnehmer oder auch anderen Personen, wie beispielsweise der Ehepartner, das Fahrzeug fahren dürfen. In der Regel kann ein anderer Fahrzeugnutzer eingetragen werden – sollte dies jedoch nicht möglich sein, ist davon abzuraten gegen die Dienstwagenrichtlinie zu verstoßen. Es kann beispielsweise bei einem Unfall mit dem Fahrzeug sehr teuer werden, wenn eben mal kurz der Ehepartner gefahren ist, obwohl laut Dienstwagenüberlassungsvertrag nur der eigentliche Arbeitnehmer fahren darf. Der Fuhrparkleiter sollte die Kollegen besten über die Sachlage informieren. 

2. Kann jederzeit ein Ersatz oder Austausch erfolgen?

Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss des Weiteren geklärt sein, ob der Arbeitgeber den Firmenwagen jederzeit gegen ein anderes Modell austauschen darf. Genaue Bedingungen muss der Dienstwagenüberlassungsvertrag vereinbaren.

3. Darf der Wagen im Ausland gefahren werden?

Der Gedanke an einen Urlaub mit dem Firmenwagen kann für Ihre Mitarbeiter verlockend sein, doch ist eine Fahrt ins Ausland nicht explizit vertraglich erlaubt, können z. B. im Falle eines Schadens erhebliche Kosten für den Arbeitnehmer entstehen.

4. Welche Betriebskosten werden erstattet?

In der Regel kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Treibstoffkosten, Wartungskosten, Kfz-Steuer und weitere Kosten, die für die Betriebsfahrten enstehen zurückerstatten oder in seiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgelten. Er kann keine Kosten, die auf privaten Fahrten entstanden, wie beispielsweise Strafzettel zurückerstatten. Nach welcher Regelung eine Erstattung beziehungsweise eine Versteuerung der Betriebskosten erfolgt, ist vorab festzulegen.

5. Wer zahlt bei Schaden?

Im Schadensfall kommen in der Regel hohe Kosten auf, die jemand tragen muss. Hier ist meistens ausschlaggebend ob der Schaden auf einer Betriebsfahrt oder Privatfahrt entstanden ist. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass jedes Szenario vertraglich festgelegt ist.

6. Was geschieht bei Kündigung oder Krankheit?

Unterzeichnung DienstwagenüberlassungsvertragBei einer Kündigung muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer den Wagen wieder zurück in den Besitz des Arbeitgebers übergibt. Der Firmenwagen ist mehr als eine Form der Leihgabe zu verstehen als ein tatsächlicher Besitz. Der Arbeitgeber kann zudem festlegen, dass der Firmenwagen bei einem längeren Krankheitsfall herausgegeben werden muss. 

Bei den angegebenen Punkten handelt es sich um eine Auswahl der Vereinbarungen, die schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden müssen, wenn die Überlassung eines Firmenwagens ansteht. Aus dem Eindruck der vermittelt wurde, soll hervorgehen, dass ein Vertrag möglichst alle Szenarien umfassen soll, in denen es zum Streit kommen kann. Zusätzlich zu dem rechtlich bindenden Vertrag ist es zudem sinnvoll eine Car Policy zu vereinbaren.

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Laden Sie ein Dienstwagenüberlassungvertrag Muster hier herunter, um einen Eindruck der üblichen Vorschriften zu erhalten. Der Vertrag enthält typische Regeln zum Umgang mit Dienstfahrzeugen. Es empfiehlt sich, eine ähnliche und angepasste Verordnung im Unternehmen einzuführen, um Streitsituationen unter Mitarbeitern zu verhindern. Gleichzeitig können Sie so allgemeine Vorgaben zur Nutzung festlegen.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Admin

Fuhrparkleiter setzten immer öfters eine Fuhrparksoftware für die Dokumentenverwaltung ein. Wichtige Papiere können pro Fahrzeug und Mitarbeiter hinterlegt werden. Gleichzeitig kann er Erinnerungen für das Auslaufen von Verträgen oder Termine eintragen.


Video zum Dienswagenüberlassungsvertrag

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