Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt Richtlinien und das Nutzungsrecht zu den Firmenwagen von Mitarbeitern. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Fahrzeugübergabe von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. 

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Übergabe eines Firmenwagens von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. Da er schriftlich bindend ist, sind die getroffenen Vereinbarungen einzuhalten. Das bedeutet, dass sich bei einem Streitfall beide Parteien darauf berufen können. In dem Dienstwagenüberlassungsvertrag sind unter anderem Punkte wie Firmenwagenversteuerung, Widerrufsrecht, Betriebskostenerstattung und Regelungen für Schadensfälle festgelegt. Zuerst gilt es, bei der Vertragserstellung einige grundsätzliche Punkte zu bedenken. Die Aufbereitung und die Kommunikation rund um das Thema Dienstwagenüberlassungsvertrag fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fuhrparkleiters, denn dieser gibt einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Firmenwagens ab.

Dienstwagenüberlassungsvertrag - kostenloses Muster

Laden Sie ein Dienstwagenüberlassungvertrag Muster hier herunter, um einen Eindruck der üblichen Vorschriften zu erhalten. Der Vertrag enthält typische Regeln zum Umgang mit Dienstfahrzeugen. Es empfiehlt sich, eine ähnliche und angepasste Verordnung im Unternehmen einzuführen, um Streitsituationen unter Mitarbeitern zu verhindern. Gleichzeitig können Sie so allgemeine Vorgaben zur Nutzung festlegen.

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Eine Hand hält das Musterformular zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Mit Dienstwagenüberlassungsvertrag auf der sicheren Seite

FuhrparkleiterInnen wünschen sich hinsichtlich des Fuhrparks klare Verhältnisse. Daher ist für sie, ihre MitarbeiterInnen und deren Dienstwagen ein Überlassungsvertrag von Bedeutung. Fuhrparkverantwortliche treffen so für sich und ihr Team klare Vereinbarungen und halten diese schriftlich fest. Auf diese Art gibt die Person im Unternehmen, die den Fuhrpark leitet, Teile ihrer eigenen Verantwortlichkeit ab. Zuständigkeiten liegen dadurch klar auf dem Tisch und dies beugt Streitigkeiten vor. Ein Dienstwagen Überlassungsvertrag fördert Transparenz und Kommunikation unter allen Verantwortlichen.

Kostenloses Muster für einen Dienstwagenüberlassungsvertrag

Wer einen derartigen Vertrag für das Unternehmen benötigen, kann ein Muster davon online finden. Einfach herunterladen, ausdrucken und schon können FuhrparkleiterInnen die wichtigsten Punkte einsehen. Sagen die Dienstwagenüberlassungsvertrag den Fuhrparkverantwortlichen zu, empfiehlt es sich, eine Verordnung dieser Art einzuführen. Diese sollte im Unternehmen individuell angepasst werden.

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag und seine Checkliste

Nahaufnahme einer Checkliste.

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag fungiert wie eine Checkliste. Er schafft für Fuhrparkveranwortliche und alle involvierten Personen die rechtliche Basis, die der Nutzung eines Dienstwagens zugrunde liegen. Ein wichtiger Punkt darin ist die Art der Nutzung des Fahrzeugs. Wird der Dienstwagen ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt, oder sind auch private Fahrten möglich? Steuerrechtliche Fragen diesbezüglich werden vorab anhand des Vertrages geklärt. Welche Kosten fallen an das Unternehmen und welche übernimmt der Fahrer oder die Fahrerin? All das wird festgehalten, damit bei Unstimmigkeiten eine Argumentationsbasis vorhanden ist. Der nächste, wichtige Punkt bezieht sich auf das Widerrufsrecht. Hier wird geklärt, ob eine dauerhafte Nutzung des Dienstwagens gewährt wird, oder nicht. Wenn ein Dienstwagenüberlassungsvertrags als Checkliste dient, so geht es auch um die anfallenden Kosten.

Bei der Variante eines Leasingfahrzeugs muss geregelt werden, wer für den Fahrzeugzustand und anfallende Kosten zuständig ist. Dadurch werden solide Rahmenbedingungen geschaffen und alle Beteiligten können sich daran orientieren.

Dienstwagen ohne Überlassungsvertrag und damit verbundene Risiken

Die Nutzung eines Dienstwagens birgt ein gewisses Risiko, wenn keine vertragliche Basis vorhanden ist. Werden spezifische Fragen nicht in schriftlicher Form geklärt, so bleibt es womöglich unklar, wer mit dem Dienstwagen fahren darf. Im Falle einer privaten Nutzung ist es unumgänglich, vertraglich zu fixieren, ob beispielsweise ein Ehepartner mit dem Dienstwagen fahren darf. Denn, sollte es zu einem Unfall kommen, kann dies zu erheblichen Unannehmlichkeiten führen. Wenn ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen auf einen Dienstwagenüberlassungsvertrag verzichten, so ist außerdem nicht geklärt, welches Fahrzeugmodell als Dienstwagen angemessen ist. Dabei kann es passieren, dass der Dienstwagen gegen ein anderes Modell ausgetauscht wird. Dies kann zu Unzufriedenheit im Unternehmen führen. Die nächste Frage ist, ob das Dienstfahrzeug im Ausland verwendet werden darf und wer die Kosten für etwaige Schäden tragen muss. Ohne Dienstwagenüberlassungsvertrag kann es hier zu finanziellen Stresssituationen kommen.

Vertrag heißt sich vertragen

Die Wortbedeutung von Vertrag kommt aus dem Spätmittelhochdeutschen und ist in ihrer Aussagekraft eindeutig. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrags hilft Angestellten dabei, sich mit ArbeitgeberInnen zu vertragen. Klarheit und Transparenz sind wichtige Säulen für eine vertrauenswürdige Arbeitsatmosphäre. Schließlich hat jeder das Recht, genau darüber Bescheid zu wissen, wer im Schadensfall die Verantwortung trägt. Mit einem fest umrissenen Dienstwagenüberlassungsvertrag liegen Fahrpersonal und Fuhrparkverantwortliche im sicheren Bereich.

Grundsätzliche Punkte der Dienstwagenverordnung

1. Wie sieht der Umgang mit Dienstfahrzeugen und die Versteuerung aus?

Eine der wichtigsten Fragen bei einer Dienstwagenüberlassung ist: Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich betrieblich oder auch privat nutzen? Während bei einer rein dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs die finanzielle Verantwortung hauptsächlich im Bereich des Arbeitgebers liegt, sieht es bei einer zusätzlich privaten Nutzung etwas komplizierter aus. Auf den Arbeitnehmer kommen finanzielle und steuerrechtliche Fragen zu. Demnach ist der private Nutzungsanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder mit dem Fahrtenbuch zu versteuern. Es ist daher wichtig, in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag festzulegen, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der Angestellte selbst zahlen muss.

2. Gibt es ein Widerrufsrecht im Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Es kann sein, dass in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Widerrufsrecht integriert ist. Dies ist für einen Arbeitgeber insofern sinnvoll, dass er sich die Option offen hält, den Firmenwagen nicht mehr zu gewähren. Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Mitarbeiter regelmäßig und über einen längeren Zeitraum einen Dienstwagen erhält. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer durch die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers Rückschlüsse darauf ziehen kann, dass sich der Arbeitgeber auch in Zukunft so verhalten wird.

Er kann also davon ausgehen, dass er über einen längeren Zeitraum gewährte Leistungen — wie beispielsweise einen Dienstwagen — auch zukünftig bekommt und erhält sogar einen Rechtsanspruch darauf. Der Arbeitgeber könnte folglich den Firmenwagen ohne ein vorher abgestimmtes Widerrufsrecht nicht ohne Weiteres wieder entziehen. Um das Einklagen der betrieblichen Übung des Arbeitnehmers zu verhindern, müssen beide Parteien vorab vertraglich über ein Widerrufsrecht erfahren, welches im Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten ist. Nur in diesem Falle kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ordnungsgemäß zurückziehen.

Widerrufsrecht Dienstwagenüberlassung

3. Handelt es sich um einen gekauften oder einen Leasingwagen?

Ist der Firmenwagen ein Leasing-Fahrzeug, so muss sichergestellt werden, dass die Richtlinien des Leasing-Partners eingehalten werden. Dies können beispielsweise anfallende Kosten oder der Fahrzeugzustand sein. Es muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt werden, wer für die Einhaltung dieser vertraglichen Bedingungen verantwortlich ist.

Umgang mit Firmenwagen im Dienstwagenüberlassungsvertrag

Neben den grundsätzlichen Fragen gibt es kleinere Regelungen, die festgelegt werden müssen. Diese spezifischen Fragen können in bestimmten Situationen darüber entscheiden, wer welche Kosten trägt. Achten Sie unbedingt darauf, was vertraglich festgelegt wird.

Dienstwagen Überlassung

1. Wer darf fahren?

Zunächst ist bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens zu klären, ob ausschließlich der spezifische Arbeitnehmer oder auch anderen Personen, wie beispielsweise der Ehepartner, das Fahrzeug fahren dürfen. In der Regel kann ein anderer Fahrzeugnutzer eingetragen werden – sollte dies jedoch nicht möglich sein, ist davon abzuraten gegen die Dienstwagenrichtlinie zu verstoßen. Es kann beispielsweise bei einem Unfall mit dem Fahrzeug sehr teuer werden, wenn eben mal kurz der Ehepartner gefahren ist, obwohl laut Dienstwagenüberlassungsvertrag nur der eigentliche Arbeitnehmer fahren darf. Der Fuhrparkleiter sollte die Kollegen besten über die Sachlage informieren. 

2. Kann jederzeit ein Ersatz oder Austausch erfolgen?

Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss des Weiteren geklärt sein, ob der Arbeitgeber den Firmenwagen jederzeit gegen ein anderes Modell austauschen darf. Genaue Bedingungen muss der Dienstwagenüberlassungsvertrag vereinbaren.

3. Darf der Wagen im Ausland gefahren werden?

Der Gedanke an einen Urlaub mit dem Firmenwagen kann für Ihre Mitarbeiter verlockend sein, doch ist eine Fahrt ins Ausland nicht explizit vertraglich erlaubt, können z. B. im Falle eines Schadens erhebliche Kosten für den Arbeitnehmer entstehen.

4. Welche Betriebskosten werden erstattet?

In der Regel kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Treibstoffkosten, Wartungskosten, Kfz-Steuer und weitere Kosten, die für die Betriebsfahrten enstehen zurückerstatten oder in seiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgelten. Er kann keine Kosten, die auf privaten Fahrten entstanden, wie beispielsweise Strafzettel zurückerstatten. Nach welcher Regelung eine Erstattung beziehungsweise eine Versteuerung der Betriebskosten erfolgt, ist vorab im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzulegen.

5. Wer zahlt bei Schaden?

Im Schadensfall kommen in der Regel hohe Kosten auf, die jemand tragen muss. Hier ist meistens ausschlaggebend ob der Schaden auf einer Betriebsfahrt oder Privatfahrt entstanden ist. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass jedes Szenario vertraglich in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festgelegt ist.

6. Was geschieht bei Kündigung oder Krankheit?

Bei einer Kündigung muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer den Wagen wieder zurück in den Besitz des Arbeitgebers übergibt. Der Firmenwagen ist mehr als eine Form der Leihgabe zu verstehen als ein tatsächlicher Besitz. Der Arbeitgeber kann zudem in der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung festlegen, dass der Firmenwagen bei einem längeren Krankheitsfall herausgegeben werden muss. 

Bei den angegebenen Punkten handelt es sich um eine Auswahl der Vereinbarungen, die schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden müssen, wenn die Überlassung eines Firmenwagens ansteht. Aus dem Eindruck der vermittelt wurde, soll hervorgehen, dass ein Vertrag möglichst alle Szenarien umfassen soll, in denen es zum Streit kommen kann. Zusätzlich zu dem rechtlich bindenden Vertrag ist es zudem sinnvoll eine Car Policy zu vereinbaren.

Dienstwagenüberlassungsvertrag Unterzeichnung

7. Wie muss der Dienstwagen gepflegt werden?

Zwar muss der Betrieb die Unterhaltskosten des Firmenwagens bezahlen, der Fahrer kann jedoch trotzdem für die Verkehrstauglichkeit seines Fahrzeugs in Verantwortung gezogen werden. Aus diesem Grund ist es ratsam im Dienstwagenüberlassungsvertrag festzuhalten welche Konsequenzen beispielsweise auf die Nichteinhaltung von Wartungsterminen oder regelmäßiger Kontrollen des Fahrzeugs (u. a. Bremsen, Licht, Reifen) folgen.

FAQ zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

1. Wer verfasst den Dienstwagenüberlassungsvertrag im Fuhrpark?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag wird durch die Firma erstellt, die den Dienstwagen zur Verfügung stellt. Je nach Größe des Unternehmens sind dabei entweder die FuhrparkleiterInnen oder andere leitende AngestelltInnen, etwa aus der Personalabteilung oder der Geschäftsführung für das Aufsetzen des Vertrags verantwortlich. Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag als Muster gibt es im Internet. Diese Vorlage kann man für den Vertrag nutzen oder sich anschauen, um sich mit dem Dokument vertraut zu machen.

2. Welche weiteren Parteien sind bei der Erstellung des Überlassungsvertrag von Dienstwagen involviert?

Ein Überlassungsvertrag für Dienstwagen wird zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden geschlossen, die das jeweilige Fahrzeug erhalten. Wer sich vorher mit dem Dokument vertraut machen möchte, findet die Dienstwagenrichtlinie als Muster oben auf dieser Seite. Wichtig dabei ist zu wissen, dass der Überlassungsvertrag für Dienstwagen rechtlich bindend ist und dass sich beide Seiten an das Dokument halten müssen.

3. Wann wird ein Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgesetzt?

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist bindend und legt fest, unter welchen Bedingungen das Dienstfahrzeug genutzt werden kann. Er kann ferner auch dann aufgesetzt werden, wenn ein neuer Dienstwagen ausgehändigt wird, oder wenn sich die Bedingungen für die Nutzung geändert haben.

4. Warum muss ein Überlassungsvertrag für Dienstwagen erstellt werden?

Der Überlassungsvertrag für Dienstwagen ist ein rechtlich bindendes Dokument. Er legt fest, wie die Mitarbeitenden das Fahrzeug nutzen dürfen, was damit gemacht werden darf und was nicht etc. Er ist eine wichtige Richtlinie, die verhindert, dass MitarbeiterInnen mit dem Dienstfahrzeug unerlaubte Dinge machen. Daher ist es wichtig, dass in dem Vertrag alle Punkte genannt sind und dass das Dokument keine Lücken enthält. Die Dienstwagenrichtlinie als Muster hilft dabei einen eigenen Vertrag zu erstellen. 

5. Was passiert, wenn keine Firmenwagenvereinbarung aufgesetzt wird?

Wird keine Firmenwagenvereinbarung aufgesetzt, ist für die Mitarbeitenden die Nutzung des Mietwagens nicht geregelt. Sie können das Fahrzeug also nach Belieben nutzen und damit tun, was sie möchten. So können sie den Wagen etwa für private Fahrten nutzen. Als Unternehmen kann man dann wenig tun, da man keine Handhabe gegen die Mitarbeitenden hat, denn es wurde ja nichts vereinbart. Deswegen ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag als Muster ein wichtiges Dokument. Dieses muss auch gar nicht selbst geschrieben werden. Die Nutzung von vorgefertigten Dokumenten, wie die oben erhältliche Firmenwagenvereinbarung als Vorlage, ist völlig okay. Wichtig ist nur, dass man am Ende etwas in der Hand hat. 

6. Welche Themen werden im Überlassungsvertrag für Dienstwagen behandelt?

Wer sich den Dienstwagenüberlassungsvertrag als Muster bereits angeschaut hat, der hat auch schon eine Idee, wie so ein Dokument aussieht. Das Dienstwagenrichtlinien Muster kann übrigens auch problemlos für den Vertrag genutzt werden. So hat man die Gewissheit, dass alle wichtigen Punkte vorhanden sind. Im Einzelnen geht es darum, dass geklärt wird, wie und wofür der Wagen genutzt werden darf. Etwa auch für private Fahrten, für den Urlaub etc. Er muss auch enthalten, ob ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Alles, was mit der Nutzung des Fahrzeugs zu tun hat, sollte in der Firmenwagenvereinbarung als Vorlage vorhanden sein. Es müssen nur noch die fehlenden Informationen eingetragen werden. 

Video zum Dienswagenüberlassungsvertrag

Abgrenzung zur Dienstwagenordnung

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird zwischen dem Unternehmen und einem einzelnen Mitarbeiter geschlossen. Die Car Policy, auch Dienstwagenordnung genannt, legt hingegen allgemeine Richtlinien zur Anschaffung von Dienstwagen fest. Darin ist beispielsweise geregelt wer im Unternehmen das Recht auf ein eigenes Firmenfahrzeug hat und welche Fahrzeugmodelle zur Verfügung stehen.

Car Policy vs. Dienstwagenüberlassungsvertrag

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag weicht nachdrücklich hinsichtlich der Adressaten, also des angesprochenen Personenkreises, ab. Beide verbindet die gleiche Sache: die Nutzung von Firmenwagen inklusive Vereinbarung innerhalb eines Schriftwerks. Die Regelungen der Car Policy betreffen für gewöhnlich eine große Gruppe von Mitarbeitenden eines Unternehmens. Die Zurverfügungstellung eines Dienstfahrzeugs über einen schriftlichen Vertrag ordnet Rechte und Pflichten zweier Vertragspartner. ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn einigen sich im Einzelfall auf die Überlassung eines Fahrzeugs im Dienstwagenüberlassungsvertrag.

Dienstfahrzeug ohne Vertrag?

Das niedergeschriebene Normenwerk eines Unternehmens zum sämtlichem Umgang mit Dienstfahrzeugen ist ein Vertrag. Die Car Policy entsteht im Zusammenspiel von ArbeitgeberIn und Arbeitnehmerseite. In großen Unternehmen vertritt diese der Personalrat als von ArbeitnehmerInnen gewähltes Gremium. Mit Unterzeichnung durch die Vertretungsberechtigten beider Lager kommt ein Vertrag zustande. Spürbar für einzelne Mitarbeitende entfaltet sie ihren Vertragscharakter als Bestandteil des Arbeitsvertrages. Bei Nichtvorhandensein eines Personalrates in der Firma gibt die Geschäftsführung diese im Rahmen ihres Direktionsrechts bekannt.

Eine Abgrenzung zum Dienstwagenvertrag anhand zweier Fallbeispiele

Die nachfolgenden Fallkonstellationen erklären anschaulich die Unterschiede von der Überlassung eines Kraftfahrzeugs mittels Dienstwagenvertrag.

Fall 1:

ArbeitnehmerIn A bekommt für tägliche Fahrten zu Kunden einen Dienstwagen aus dem Fahrzeugbestand gestellt. Im Unternehmen besteht eine Car Policy. Diese charakterisiert alle Punkte umfänglich zum Sachgegenstand Dienstwagen – Umgang, Kosten, Privatnutzung etc. ArbeitnehmerIn A gehört einer Gruppe von Außendienstlern an. Dieser Personenkreis greift hinsichtlich Güte und Beschaffenheit auf die gleiche Art von Dienstwagen zu. Sie ist Bestandteil des Arbeitsvertrages von ArbeitnehmerIn A. Somit bedarf es keines Dienstwagenüberlassungsvertrages.

Fall 2:

ArbeitnehmerIn B ist Führungskraft. Aufgrund überdurchschnittlicher Leistungen erhält B ein zu beschaffendes Dienstfahrzeug. Die Vorgaben der Geschäftsführung umfassen Marke, Fahrzeugklasse und Wagenfarbe. Den Rest wählt B aus. Strategisch dient der Dienstwagen von B anderen Führungskräften als Motivation zur Erreichung ebensolcher Arbeitsleistungen. Die im Unternehmen etablierte Car Policy deckt diesen Einzelfall nicht ab. Hier ist zwingend die Überlassung im Dienstwagenvertrag schriftlich niederzulegen. Führungskraft B und die Geschäftsführung verhandeln den Vertrag individuell. Paragraphen des Dienstwagenüberlassungsvertrages verweisen häufig auf eine bestehende Car Policy. Dies ist bei allgemeinen Regeln angebracht. Zum Beispiel unterscheidet sich die Fahrzeugpflege von Mittelklassewagen kaum von Kraftfahrzeugen der Oberklasse.

Der richtige Zeitpunkt für einen Überlassungsvertrag

Die Gewährung eines Dienstfahrzeugs via Vertrag ist angezeigt bei Fällen, in denen die Car Policy nicht ausreicht. Der richtige Zeitpunkt für einen Dienstwagenüberlassungsvertrag hängt vom Einzelfall ab. Üblich ist die Unterzeichnung des Übernahmevertrags für Firmenwagen nach Beendigung der Probezeit von MitarbeiterInnen. In Einzelfällen erfordert die Arbeitsaufnahme von neuen Beschäftigten einen Dienstwagenüberlassungsvertrag. Zum Beispiel handelt Führungskraft C einen definierten Dienstwagen im Arbeitsvertrag vor Arbeitsaufnahme aus. Das Fahrzeug stellt einen geldwerten Vorteil dar. In diesem Fall ist folgendes zu berücksichtigen: Führungskraft C verlässt innerhalb der festgelegten Probezeit das Unternehmen und händigt den Dienstwagen aus. Die laufenden Kosten – Leasingraten, Versicherungen, Pflege usw. – fallen in voller Höhe auf das Unternehmen zurück.

Die Verfasser eines Dienstwagenüberlassungsvertrages

Unternehmensinterne und/oder externe JuristInnen verfassen regulär einen Dienstwagenüberlassungsvertrag. Dienstfahrzeuge und die mit ihnen verbundenen Kosten und Risiken stellen für jedwede Firma eine große Herausforderung dar.

Die Vertragsklauseln bedürfen regelmäßig der Überprüfung hinsichtlich aktueller Rechtsprechung und gesetzlicher Änderungen. Beides spiegelt sich in einem Vertrag wider.

Das Wichtigste im Überblick:

  • Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag richten sich an unterschiedliche Adressaten.
  • Die Car Policy deckt einen Großteil von Fällen ab.
  • Der Überlassungsvertrag für Dienstwagen regelt Einzelfälle.
  • Den Dienstwagenüberlassungsvertrag mit Ende der Probezeit vereinbaren.
  • Ausfertigung und Prüfung des Überlassungsvertrages von Angehörigen der rechtsberatenden Berufe.

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