Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei der Betriebsfahrt ist es außerdem wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig im Fahrtenbuch anzugeben.
Die Betriebsfahrt
Betriebsfahrten stellen im Gegensatz zur Privatfahrt alle Fahrten dar, die aus geschäftlichen Gründen zurückgelegt wurden. Hierzu gehören die Fahrten zu Geschäftskunden, Partnern oder Lieferanten. Dazu gehören also nicht der Weg zum Fitnessstudio, der kurze Zwischenstopp beim Supermarkt oder der Familienurlaub in Italien – also alle privaten Fahrten. Die Fahrt von der Wohnstätte zum Büro wird als Arbeitsweg kategorisiert und nicht wie eine Betriebsfahrt behandelt.
Unternehmen stellen oftmals für geschäftliche Fahrten Dienstwagen bereit. Denn vor allem für Außendienstmitarbeiter oder Selbstständige ist der Firmenwagen eine flexible Lösung, um zu Geschäftspartnern und -kunden zu kommen. Nutzen Sie den Wagen neben Betriebsfahrten auch privat, müssen Sie die 1-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch verwenden. Dabei müssen Sie die mit dem Dienstwagen verbundenen Kosten in der Gewinnermittlung ansetzen. Grundsätzlich ist die private Nutzung des Wagens zu versteuern.
Betriebsfahrten im Fahrtenbuch
Innerhalb eines Fahrtenbuches müssen Sie Betriebsfahrten richtig dokumentieren. Denn das Finanzamt braucht bestimmte Daten um nachvollziehen zu können, dass die zurückgelegte Fahrt tatsächlich betrieblich war. Diese Daten müssen Sie immer bei dienstlichen Fahrten angeben:
- Datum der geschäftlichen Fahrt
- Beginn und Ende (Uhrzeit) der Fahrt
- Ankunft und Abfahrt bei Zwischenstopps
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Reiseroute
- Reisezweck und -grund (Beispiel: Kundenbesuch)
Ist Ihnen die händische Aufzeichnung zu aufwendig, empfiehlt sich ein elektronisches Fahrtenbuch. Dabei werden die Fahrten automatisch aufgezeichnet und Ihre Zeit gespart. Durch einen Klick wird die Fahrt als Betriebsfahrt kategorisiert und die lästige Zettelwirtschaft entfällt. Wenn Sie gleich mehrere Fahrten kategorisieren möchten, ist das mit der Sammelkategorisierung von Fahrten ebenfalls möglich.
Nicht jede Fahrt führt auf dem schnellsten Weg zum Kunden. Denn wenn Sie beispielsweise auf dem abendlichen Weg von der Arbeit nach Hause noch einen Stopp im Sportstudio machen, handelt es sich um eine Mischfahrt.
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Fahrtenbuch lieber digital führen?
Fahrtenbücher handschriftlich führen kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch fehlerhaft. Alle Fahrten müssen manuell aufgeschrieben und kategorisiert werden. Nicht selten passiert ein Fehler und das Finanzamt akzeptiert das Fahrtenbuch nicht.
Eine Lösung bietet ein elektronisches Fahrtenbuch wie von dem Anbieter Vimcar. Fahrten werden automatisch aufgezeichnet und müssen nur per App kategorisiert werden.
Sonderfälle bei der Betriebsfahrt
1. Wenn Sie auf einer Geschäftsreise sind und von Ihrem Geschäftspartner zur Übernachtung ins Hotel fahren, können Sie die Fahrt sowie Rückfahrt zum Kunden am nächsten Morgen jeweils als Betriebsfahrt hinterlegen.
2. Fahrten in die die Werkstatt dürfen als Betriebsfahrten zugeordnet werden, wenn das Unternehmen der Halter des Fahrzeuges ist und es sich nicht um ein Privatfahrzeug handelt.
3. Auch für Familienheimfahrten, wenn Sie unter der Woche in dem Ort Ihrer ersten Tätigkeitsstätte wohnen und über das Wochenende zu Ihrer Familie an einen anderen Wohnort fahren und dort wohnen, gibt es besondere Regelungen.
Fehler beim Eintragen von Betriebsfahrten
Alle Eintragungen im Fahrtenbuch sollten sehr sorgfältig vorgenommen werden. Denn die vollständige Fahrtenbuchführung ist wichtig, damit alle Fahrten auch korrekt zugeordnet, verbucht und steuerlich im Rahmen der Kosten geltend gemacht werden können. Wichtig ist daher zum einen die Unterscheidung, ob ein Arbeitsweg, eine Privatfahrt oder aber eine Betriebsfahrt vorgenommen wurde. Hiernach richten sich dann auch die wichtigen Eintragungen im Fahrtenbuch. Eine Betriebsfahrt findet immer aus geschäftlichen Gründen statt. Dabei kann es sich um Fahrten zu Geschäftspartnern oder zu Kunden handeln. Allerdings sind auch Fahrten zur Tankstelle, in die Werkstatt oder zur Fahrzeugwäsche Betriebsfahrten.
Details zu geschäftliche Fahrten im Fahrtenbuch
Für die korrekte Fahrtenbuchführung ist es bei Betriebsfahrten erforderlich, dass alle wesentlichen Fahrtendetails im Fahrtenbuch bei Hin- und Rückfahrten aufgeführt sind. Hierzu gehören das Datum der Betriebsfahrt. Hierbei werden zumeist der Beginn und das Ende der Fahrt mittels Uhrzeit notiert. Werden während der Fahrt Zwischenstopps gemacht, so ist die Ankunftszeit und die Abfahrtszeit zu dokumentieren. Weiterhin müssen immer die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt festgehalten werden. Darüber hinaus sollte die Reiseroute notiert sein. Damit überprüfbar ist, dass eine Betriebsfahrt stattgefunden hat, müssen auch immer der Zweck und der Grund der Fahrt notiert werden. Fehlen die wichtigen Details zur Fahrt, kann es sein, dass die Fahrten dann vom Finanzamt nicht als Betriebsfahrten gesehen werden und entsprechend keine Kostenerstattung steuerlich anerkannt wird.
Wie kann man Betriebsfahrten automatisch aufzeichnen?
Wer das Fahrtenbuch nicht händisch führen möchte, kann ein digitales Fahrtenbuch als automatische Aufzeichnung nutzen. Elektronische Fahrtenbücher sind sehr praktisch. Hierbei werden die Fahrten vollkommen automatisch aufgezeichnet. Das lästige notieren von Daten entfällt und kann auch nicht vergessen werden. Mit nur einem Klick wird die Fahrt als eine Betriebsfahrt kategorisiert. Das elektronische Fahrtenbuch erfasst sämtliche weitere Daten vollkommen automatisch. Hierzu gehört das Datum, der Kilometerstand bei Beginn und am Ende der Fahrt. Mit dieser Methode lässt sich jede Hin- und Rückfahrt im Fahrtenbuch im Nachhinein sehr leicht nachweisen und bearbeiten. Per Knopfdruck liegen dann alle wesentlichen Daten für das Finanzamt vor.
Einblick in ein elektronisches Fahrtenbuch
Kosten bei Betriebsreisen
Wird ein Fahrzeug trotz der Betriebsfahrten auch für Privatfahrten verwendet, ist die Nutzung entsprechend nach dem Fahrtenbuch für Hin- und Rückfahrten oder aber nach der 1-Prozent-Methode entsprechend zu versteuern. Alle Kosten, die für das Fahrzeug entstehen können entsprechend der Nutzung dann beim Finanzamt geltend gemacht werden. Hierzu ist es immer erforderlich, auch die Kosten, die für die Betriebsreisen anstehen, aufzuzeichnen. So kann auch das Fahrtenbuch Tanken eintragen wichtig werden.
Tankkosten im Fahrtenbuch dokumentieren
Weitere Kosten, die durch die Nutzung des Fahrzeugs entstehen, können für das Fahrtenbuch bei geschäftlichen Fahrten wichtig sein. Denn immerhin werden alle Fahrzeugkosten anhand der Nutzung beim Finanzamt geltend gemacht. Deshalb kann es auch sinnvoll sein, zwecks Übersichtlichkeit in das Fahrtenbuch das Tanken eintragen zu können. Dies gilt insbesondere für geschäftliche Fahrten im Fahrtenbuch. So ist eine klare Differenzierung der Kosten für die geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs aus dem Fahrtenbuch geschäftliche Fahrten ersichtlich.