Privatfahrt

Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind und die einen privaten Charakter haben, sind Privatfahrten. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Im Fahrtenbuch müssen private Fahrten als diese gekennzeichnet werden.

Definition Privatfahrten

Privatfahrten stellen alle Fahrten dar, die Fahrer aus persönlichen Gründen zurücklegen und deswegen nicht in Zusammenhang mit betrieblichen Zwecken bringen kann. Somit ist die kurze Fahrt zum Supermarkt, der zweiwöchige Urlaub nach Frankreich oder das Absetzen der Kinder an der Schule immer eine private Fahrt. Diese müssen nach Vorgaben des Finanzamtes dokumentiert werden. Auch die Fahrt zu ersten Tätigkeitsstätte stellt eine Privatfahrt dar, die jedoch gesondert angegeben und versteuert wird. Bei der Firmenwagenversteuerung werden im Fahrtenbuch private Fahrten als diese kategorisiert. Hat der Firmenwagenfahrer sich jedoch für die 1-%-Methode entschieden, müssen private Fahrten nicht dokumentiert werden. 

Fahrtenbuch: private Fahrten richtig dokumentieren

Wer Fahrtenbuch führt weiß, dass eine Fahrt verschiedenen Kategorien zugeordnet werden kann. Es wird zwischen Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Mischfahrt und Privatfahrt unterschieden. Wichtig ist, dass die geschäftliche Nutzung des Fahrzeuges im Fahrtenbuch von privaten Fahrten klar getrennt wird. Dabei interessiert sich das Finanzamt jedoch hauptsächlich für die betrieblich getätigten Fahrten. Privatfahrten sind nämlich vor allem eines: privat. Wird der Dienstwagen für private Zwecke genutzt, reicht es im Fahrtenbuch bei privaten Fahrten nur den Kilometerstand davor und danach festzuhalten. Im Gegensatz zu Betriebsfahrten muss u. a. der Grund der Fahrt, der Name und die Adresse des angefahrenen Kunden nicht festgehalten werden.

Warum müssen Sie Privatfahrten anders versteuern?

Privatfahrt mi Firmenwagen
Eine Privatfahrt mit der Familie am Wochenende muss dokumentiert werden.

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzen möchte und darf, muss alle Fahrten dokumentieren und als Betriebs-, Privatfahrt oder Arbeitsweg unterscheiden. Die private Nutzung des Autos muss richtig nachgewiesen werden, da diese einen geldwerten Vorteil darstellt und zu dem versteuerungspflichtigen Arbeitslohn gehört. Es ist jedoch möglich, die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsvertrags zu untersagen. Demnach darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für betriebliche Fahrten nutzen.

In solch einem Fall können keine Privatfahrten vorliegen – Es entsteht also kein geldwerter Vorteil und die höhere Steuerlast entfällt. Doch Vorsicht ist geboten: Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Fahrer Wagen auch privat nutzen. Deswegen sollte ein Nutzungsverbot immer schriftlich nachweisbar sein, wie beispielsweise in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Die hier festgelegten Konditionen müssen die private Nutzung klar definieren und verhindern. Ein Beispiel ist, dass das der Angestellte das Fahrzeug auf dem Firmenparkplatz nach der Arbeitszeit und über das Wochenende abstellen muss. 

Hinweis: Wer den Wagen wenig privat nutzt, sollte das Führen eines Fahrtenbuchs erwägen, da so ein mögliche Steuerersparnis entstehen kann. Um diese im Voraus bereits zu bestätigen, empfiehlt sich die Berechnung mit dem Dienstwagenrechner. Wem die handschriftliche Aufzeichnung des Fahrtenbuchs zu umständlich ist kann sich auch für eine ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden.

Sonderfall: Selbständig neben Festanstellung

Deckblatt Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung
Der Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung im Fahrtenbuch.

Ein Sonderfall entsteht, wenn Sie in einer Festanstellung arbeiten und gleichzeitig einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen. Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen gestellt bekommen, müssen Sie alle Fahrten zum Zwecke der selbstständigen Tätigkeit als Privatfahrten deklarieren. Grund hierfür ist, dass diese Fahrten nicht zum dienstlichen Zwecke des Fahrzeughalters stattgefunden haben. Wenn Sie die Fahrten jedoch für Ihre selbstständige Tätigkeit geltend machen wollen, sollten Sie das als Bemerkung zu der Privatfahrt hinzuschreiben.

Nutzen Sie beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch, können Sie in dem Bemerkungsfeld der Privatfahrten den Hinweis vermerken. Oder Sie legen ein zweites Fahrtenbuch in der App an und führen dieses aus Sicht Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Sie können dann die angesprochenen Fahrten betrieblich zuordnen.

Ratgeber zum Fahrtenbuch und privaten Fahrten

Damit Sie keine Fahrten mehr falsch kategorisieren, gibt es den Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung. Der Ratgeber erklärt Ihnen, was eine Privatsfahrt, ein Arbeitsweg, eine Betriebsfahrt und eine Mischfahrt sind.



Kategorisierung von Privatfahrten im Fahrtenbuch

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