Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind und die einen privaten Charakter haben, sind Privatfahrten. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Im Fahrtenbuch müssen private Fahrten als diese gekennzeichnet werden. Nicht jeder darf mit dem Firmenwagen im Fahrtenbuch private Fahrten verbuchen. Dies legt der Arbeitgeber bei der Übergabe des Dienstwagens fest.
Definition Privatfahrten
Privatfahrten stellen alle Fahrten dar, die Fahrer aus persönlichen Gründen zurücklegen und deswegen nicht in Zusammenhang mit betrieblichen Zwecken bringen kann. Somit ist die kurze Fahrt zum Supermarkt, der zweiwöchige Urlaub nach Frankreich oder das Absetzen der Kinder an der Schule immer eine private Fahrt. Diese müssen nach Vorgaben des Finanzamtes dokumentiert werden. Auch die Fahrt zu ersten Tätigkeitsstätte stellt eine Privatfahrt dar, die jedoch gesondert angegeben und versteuert wird. Bei der Firmenwagenversteuerung werden im Fahrtenbuch private Fahrten als diese kategorisiert. Hat der Firmenwagenfahrer sich jedoch für die 1-%-Methode entschieden, müssen private Fahrten nicht dokumentiert werden.
Fahrtenbuch: private Fahrten richtig dokumentieren
Wer Fahrtenbuch führt, weiß, dass eine Fahrt verschiedenen Kategorien zugeordnet werden kann. Es wird zwischen Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Mischfahrt und Privatfahrt unterschieden. Wichtig ist, dass die geschäftliche Nutzung des Fahrzeuges im Fahrtenbuch von privaten Fahrten klar getrennt wird. Dabei interessiert sich das Finanzamt jedoch hauptsächlich für die betrieblich getätigten Fahrten. Privatfahrten sind nämlich vor allem eines: privat. Wird der Dienstwagen für private Zwecke genutzt, reicht es im Fahrtenbuch bei privaten Fahrten nur den Kilometerstand davor und danach festzuhalten. Im Gegensatz zu Betriebsfahrten muss u. a. der Grund der Fahrt, der Name und die Adresse des angefahrenen Kunden nicht festgehalten werden. Wer beim Fahrtenbuch private Fahrten verbucht, sollte hier genau wie bei den Geschäftsfahrten auf die genaue Eintragung im Fahrtenbuch achten.
Warum müssen Sie Privatfahrten anders versteuern?
Wer einen Firmenwagen auch privat nutzen möchte und darf, muss alle Fahrten dokumentieren und als Betriebs-, Privatfahrt oder Arbeitsweg unterscheiden. Die private Nutzung des Autos muss richtig nachgewiesen werden, da diese einen geldwerten Vorteil darstellt und zu dem versteuerungspflichtigen Arbeitslohn gehört. Es ist jedoch möglich, die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsvertrags zu untersagen. Demnach darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für betriebliche Fahrten nutzen.
In solch einem Fall können keine Privatfahrten vorliegen – Es entsteht also kein geldwerter Vorteil und die höhere Steuerlast entfällt. Doch Vorsicht ist geboten: Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Fahrer Wagen auch privat nutzen. Deswegen sollte ein Nutzungsverbot immer schriftlich nachweisbar sein, wie beispielsweise in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Die hier festgelegten Konditionen müssen die private Nutzung klar definieren und verhindern. Ein Beispiel ist, dass das der Angestellte das Fahrzeug auf dem Firmenparkplatz nach der Arbeitszeit und über das Wochenende abstellen muss.
Hinweis: Wer den Wagen wenig privat nutzt, sollte das Führen eines Fahrtenbuchs erwägen, da so ein mögliche Steuerersparnis entstehen kann. Um diese im Voraus bereits zu bestätigen, empfiehlt sich die Berechnung mit dem Dienstwagenrechner. Wem die handschriftliche Aufzeichnung des Fahrtenbuchs zu umständlich ist kann sich auch für eine ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden.
Sonderfall: Selbständig neben Festanstellung
Ein Sonderfall entsteht, wenn Sie in einer Festanstellung arbeiten und gleichzeitig einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen. Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen gestellt bekommen, müssen Sie alle Fahrten zum Zwecke der selbstständigen Tätigkeit als Privatfahrten deklarieren. Grund hierfür ist, dass diese Fahrten nicht zum dienstlichen Zwecke des Fahrzeughalters stattgefunden haben. Wenn Sie die Fahrten jedoch für Ihre selbstständige Tätigkeit geltend machen wollen, sollten Sie das als Bemerkung zu der Privatfahrt hinzuschreiben.
Nutzen Sie beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch, können Sie in dem Bemerkungsfeld der Privatfahrten den Hinweis vermerken. Oder Sie legen ein zweites Fahrtenbuch in der App an und führen dieses aus Sicht Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Sie können dann die angesprochenen Fahrten betrieblich zuordnen.
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Funktionen eines digitalen Fahrtenbuches
Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert das Fahrtenbuchführen und die Fahrtenkategorisierung ungemein. Der Fahrer muss nur seine Fahrten als Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt kategorisieren, den Rest erledigt das digitale Fahrtenbuch. Die Fahrten werden automatisch aufgezeichnet, die Berechnung von gefahrenen Kilometern oder das Notieren von Adressen entfällt. Zusätzlich erkennt das elektronische Fahrtenbuch bereits angefahrene Ziele automatisch, selbst wenn das Fahrzeug in einem Radius von 200 Metern geparkt wird.
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Ratgeber zum Fahrtenbuch und privaten Fahrten
Wie werden Privatfahrten im Fahrtenbuch berechnet?
Im Wesentlichen kommt es darauf an, ob eine Vorsteuer ans Finanzamt errichtet wurde oder nicht. Die Unterschiede bei der Berechnung sind hier im Einzelnen aufgeführt:
- Kosten ohne Entrichtung einer Vorsteuer: Zuerst liegen der Berechnung die Ausgaben für Autoversicherung, Kfz-Steuer und Extrakosten wie ADAC zugrunde. Der prozentuale Anteil der Gesamtkosten entspricht dem Anteil der Privatnutzung eines Firmenwagens in Prozent.
- Kosten inklusive Vorsteuer: Wurde die Vorsteuer entrichtet, kommen Abschreibungspauschale, Benzinkosten (10 Prozent vom Nettokaufpreis des Wagens), Pauschalen für Wartung, Reparatur und sonstige Kosten hinzu. Bei der Gesamtsumme gilt der Prozentsatz der Privatnutzung, zuzüglich der 19 Prozent Mehrwertsteuer für diesen prozentualen Betrag.
- Bei Abzug der Vorsteuer: Die abziehbare Vorsteuer entspricht der Mehrwertsteuer beim Kaufpreis des Wagens. Die belegbaren Benzinkosten betragen hiervon 10 Prozent. Hinzu kommen Pauschalen für Wartung, Pflege, Reparaturen und Ausgaben wie zum Beispiel ADAC. Alle Angaben sind korrekt im Fahrtenbuch einzutragen.
Kategorisierung von Privatfahrten im Fahrtenbuch
Im Fahrtenbuch private Fahrten rechtssicher erfassen
Zahlreiche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenwagen auch für Privatfahrten zur Verfügung. Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs anstelle der Ein-Prozent-Regelung entschieden hat, muss dienstliche wie private Touren lückenlos erfassen. Das kann komplex werden – es sei denn, man erleichtert sich den Job mit einem digitalen Fahrtenbuch.
Warum ein Fahrtenbuch führen?
Um den geldwerten Vorteil eines Firmenwagens zu berechnen, lässt das Finanzamt zwei Methoden zu: das Fahrtenbuch und die Ein-Prozent-Regelung. Wendet man letztere an, wird ein Prozent vom Bruttolistenpreise des Fahrzeugs dem Gehalt zugerechnet. Dazu kommen 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Arbeitsstätte. Dieser Betrag muss entsprechend versteuert werden.
In vielen Fällen ist es sinnvoller, den Aufwand eines Fahrtenbuchs auf sich zu nehmen. Das gilt oftmals bei einem sehr hohen Listenpreis, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen und wenn ein älteres Gebrauchtfahrzeug als Firmenfahrzeug zur Verfügung steht. Auch bei überwiegender Nutzung zu betrieblichen Zwecken ist das Fahrtenbuch in der Regel die bessere, weil steuerlich vorteilhaftere, Wahl.
Das Fahrtenbuch dient grundsätzlich dem Nachweis von privaten Fahrten, um den tatsächlichen geldwerten Vorteil zu berechnen. Kommt der Firmenwagen ausschließlich dienstlich zum Einsatz, benötigt das Finanzamt darüber ebenfalls einen Beleg. Hier genügt in der Regel ein Auszug aus dem Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung zum Firmenwagen, dass private Fahrten untersagt sind.
Liegt kein Fahrtenbuch vor, wendet der Fiskus stets die Ein-Prozent-Regel an. Es kann sich finanziell daher lohnen, sämtliche Fahrten lückenlos zu dokumentieren.
Was gilt als Privatfahrt?
Ist der Weg zum Betrieb bereits eine Privatfahrt? Ist es notwendig, den Umweg zum Bäcker im Rahmen der dienstlichen Fahrt zu dokumentieren? Um das Fahrtenbuch für private Fahrten ranken zahlreiche Unklarheiten. Dabei ist die Regelung im Prinzip einfach: Zu einer privaten Fahrt zählen alle Wege, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind. Fahrt zur Arbeit sind folglich keine Privatfahrten, der Umweg zum Bäcker dagegen schon. Die Mehrkilometer müssen im Fahrtenbuch dokumentiert werden.
Fahrten lückenlos erfassen: Tipps für die rechtssichere Eintragung ins Fahrtenbuch
Wer den Aufwand betreibt, ein Fahrtenbuch für private Fahrten zu nutzen, erwartet Steuervorteile. Das Finanzamt erkennt die Nachweise jedoch nur an, wenn sie seinen Vorgaben entsprechen. Diese Angaben gehören zwingend ins Fahrtenbuch:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
- Zweck der Fahrt (dienstlich oder privat)
- Ziel der Fahrt
- gefahrene Umwege
Es lässt sich auf jedem Smartphone und Tablet installieren und zeichnet sämtliche Fahrten dank GPS-Anbindung oder OBD-Stecker (On-Board-Diagnose, das elektronische Fahrzeugdiagnosesystem) automatisch auf. Eine im System integrierte SIM-Karte sendet die Daten anschließend an eine zentrale Plattform, wo sie weiter verarbeitet werden können.
Der Nutzer gibt lediglich an, ob es sich um eine private oder berufliche Fahrt gehandelt hat und hat darüber hinaus keinen Aufwand. Digitale Fahrtenbücher dienen als Nachweise vor dem Finanzamt und lassen sich dank verschiedener Schnittstellen etwa mit dem Fuhrparkamanagementsystem koppeln. Dann stehen weitere Funktionen zur Verfügung, etwa für die Abrechnung und die Personaleinsatzplanung. Auch auf notwendige Werkstatttermine kann anhand der gefahrenen Kilometer innerhalb eines bestimmten Zeitpunkts hingewiesen werden.