Privatfahrt

Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind und die einen privaten Charakter haben, sind Privatfahrten. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Im Fahrtenbuch müssen private Fahrten als diese gekennzeichnet werden. Nicht jeder darf mit dem Firmenwagen im Fahrtenbuch private Fahrten verbuchen. Dies legt der Arbeitgeber bei der Übergabe des Dienstwagens fest. 

Definition Privatfahrten

Privatfahrten stellen alle Fahrten dar, die Fahrer aus persönlichen Gründen zurücklegen und deswegen nicht in Zusammenhang mit betrieblichen Zwecken bringen kann. Somit ist die kurze Fahrt zum Supermarkt, der zweiwöchige Urlaub nach Frankreich oder das Absetzen der Kinder an der Schule immer eine private Fahrt. Diese müssen nach Vorgaben des Finanzamtes dokumentiert werden. Auch die Fahrt zu ersten Tätigkeitsstätte stellt eine Privatfahrt dar, die jedoch gesondert angegeben und versteuert wird. Bei der Firmenwagenversteuerung werden im Fahrtenbuch private Fahrten als diese kategorisiert. Hat der Firmenwagenfahrer sich jedoch für die 1-%-Methode entschieden, müssen private Fahrten nicht dokumentiert werden. 

Fahrtenbuch: private Fahrten richtig dokumentieren

Wer Fahrtenbuch führt weiß, dass eine Fahrt verschiedenen Kategorien zugeordnet werden kann. Es wird zwischen Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Mischfahrt und Privatfahrt unterschieden. Wichtig ist, dass die geschäftliche Nutzung des Fahrzeuges im Fahrtenbuch von privaten Fahrten klar getrennt wird. Dabei interessiert sich das Finanzamt jedoch hauptsächlich für die betrieblich getätigten Fahrten. Privatfahrten sind nämlich vor allem eines: privat. Wird der Dienstwagen für private Zwecke genutzt, reicht es im Fahrtenbuch bei privaten Fahrten nur den Kilometerstand davor und danach festzuhalten. Im Gegensatz zu Betriebsfahrten muss u. a. der Grund der Fahrt, der Name und die Adresse des angefahrenen Kunden nicht festgehalten werden. Wer beim Fahrtenbuch private Fahrten verbucht, sollte hier genau wie bei den Geschäftsfahrten auf die genaue Eintragung im Fahrtenbuch achten. 

Warum müssen Sie Privatfahrten anders versteuern?

Privatfahrt mi Firmenwagen
Eine Privatfahrt mit der Familie am Wochenende muss dokumentiert werden.

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzen möchte und darf, muss alle Fahrten dokumentieren und als Betriebs-, Privatfahrt oder Arbeitsweg unterscheiden. Die private Nutzung des Autos muss richtig nachgewiesen werden, da diese einen geldwerten Vorteil darstellt und zu dem versteuerungspflichtigen Arbeitslohn gehört. Es ist jedoch möglich, die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsvertrags zu untersagen. Demnach darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für betriebliche Fahrten nutzen.

In solch einem Fall können keine Privatfahrten vorliegen – Es entsteht also kein geldwerter Vorteil und die höhere Steuerlast entfällt. Doch Vorsicht ist geboten: Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Fahrer Wagen auch privat nutzen. Deswegen sollte ein Nutzungsverbot immer schriftlich nachweisbar sein, wie beispielsweise in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Die hier festgelegten Konditionen müssen die private Nutzung klar definieren und verhindern. Ein Beispiel ist, dass das der Angestellte das Fahrzeug auf dem Firmenparkplatz nach der Arbeitszeit und über das Wochenende abstellen muss. 

Hinweis: Wer den Wagen wenig privat nutzt, sollte das Führen eines Fahrtenbuchs erwägen, da so ein mögliche Steuerersparnis entstehen kann. Um diese im Voraus bereits zu bestätigen, empfiehlt sich die Berechnung mit dem Dienstwagenrechner. Wem die handschriftliche Aufzeichnung des Fahrtenbuchs zu umständlich ist kann sich auch für eine ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden.

Sonderfall: Selbständig neben Festanstellung

Deckblatt Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung
Der Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung im Fahrtenbuch.

Ein Sonderfall entsteht, wenn Sie in einer Festanstellung arbeiten und gleichzeitig einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen. Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen gestellt bekommen, müssen Sie alle Fahrten zum Zwecke der selbstständigen Tätigkeit als Privatfahrten deklarieren. Grund hierfür ist, dass diese Fahrten nicht zum dienstlichen Zwecke des Fahrzeughalters stattgefunden haben. Wenn Sie die Fahrten jedoch für Ihre selbstständige Tätigkeit geltend machen wollen, sollten Sie das als Bemerkung zu der Privatfahrt hinzuschreiben.

Nutzen Sie beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch, können Sie in dem Bemerkungsfeld der Privatfahrten den Hinweis vermerken. Oder Sie legen ein zweites Fahrtenbuch in der App an und führen dieses aus Sicht Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Sie können dann die angesprochenen Fahrten betrieblich zuordnen.

Ratgeber zum Fahrtenbuch und privaten Fahrten

Damit Sie keine Fahrten mehr falsch kategorisieren, gibt es den Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung. Der Ratgeber erklärt Ihnen, was eine Privatsfahrt, ein Arbeitsweg, eine Betriebsfahrt und eine Mischfahrt sind.

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kategorisierung von Privatfahrten im Fahrtenbuch

Im Fahrtenbuch private Fahrten rechtssicher erfassen

Zahlreiche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Firmenwagen auch für Privatfahrten zur Verfügung. Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs anstelle der Ein-Prozent-Regelung entschieden hat, muss dienstliche wie private Touren lückenlos erfassen. Das kann komplex werden – es sei denn, man erleichtert sich den Job mit einem digitalen Fahrtenbuch.

Warum ein Fahrtenbuch führen?

Um den geldwerten Vorteil eines Firmenwagens zu berechnen, lässt das Finanzamt zwei Methoden zu: das Fahrtenbuch und die Ein-Prozent-Regelung. Wendet man letztere an, wird ein Prozent vom Bruttolistenpreise des Fahrzeugs dem Gehalt zugerechnet. Dazu kommen 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer zur ersten Arbeitsstätte. Dieser Betrag muss entsprechend versteuert werden.

In vielen Fällen ist es sinnvoller, den Aufwand eines Fahrtenbuchs auf sich zu nehmen. Das gilt oftmals bei einem sehr hohen Listenpreis, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen und wenn ein älteres Gebrauchtfahrzeug als Firmenfahrzeug zur Verfügung steht. Auch bei überwiegender Nutzung zu betrieblichen Zwecken ist das Fahrtenbuch in der Regel die bessere, weil steuerlich vorteilhaftere, Wahl.

Das Fahrtenbuch dient grundsätzlich dem Nachweis von privaten Fahrten, um den tatsächlichen geldwerten Vorteil zu berechnen. Kommt der Firmenwagen ausschließlich dienstlich zum Einsatz, benötigt das Finanzamt darüber ebenfalls einen Beleg. Hier genügt in der Regel ein Auszug aus dem Arbeitsvertrag oder einer Zusatzvereinbarung zum Firmenwagen, dass private Fahrten untersagt sind.

Liegt kein Fahrtenbuch vor, wendet der Fiskus stets die Ein-Prozent-Regel an. Es kann sich finanziell daher lohnen, sämtliche Fahrten lückenlos zu dokumentieren.

Was gilt als Privatfahrt?

Ist der Weg zum Betrieb bereits eine Privatfahrt? Ist es notwendig, den Umweg zum Bäcker im Rahmen der dienstlichen Fahrt zu dokumentieren? Um das Fahrtenbuch für private Fahrten ranken zahlreiche Unklarheiten. Dabei ist die Regelung im Prinzip einfach: Zu einer privaten Fahrt zählen alle Wege, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind. Fahrt zur Arbeit sind folglich keine Privatfahrten, der Umweg zum Bäcker dagegen schon. Die Mehrkilometer müssen im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Fahrten lückenlos erfassen: Tipps für die rechtssichere Eintragung ins Fahrtenbuch

Wer den Aufwand betreibt, ein Fahrtenbuch für private Fahrten zu nutzen, erwartet Steuervorteile. Das Finanzamt erkennt die Nachweise jedoch nur an, wenn sie seinen Vorgaben entsprechen. Diese Angaben gehören zwingend ins Fahrtenbuch:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Zweck der Fahrt (dienstlich oder privat)
  • Ziel der Fahrt
  • gefahrene Umwege
Das lückenlose Führen eines Fahrtenbuchs kann aufwendig und fehlerbehaftet sein. Das gilt vor allem, wenn viele kurze Strecken zurückgelegt werden. Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert die Eintragungen wesentlich.
Privatfahrt Fahrtenbuch

Es lässt sich auf jedem Smartphone und Tablet installieren und zeichnet sämtliche Fahrten dank GPS-Anbindung oder OBD-Stecker (On-Board-Diagnose, das elektronische Fahrzeugdiagnosesystem) automatisch auf. Eine im System integrierte SIM-Karte sendet die Daten anschließend an eine zentrale Plattform, wo sie weiter verarbeitet werden können.

Der Nutzer gibt lediglich an, ob es sich um eine private oder berufliche Fahrt gehandelt hat und hat darüber hinaus keinen Aufwand. Digitale Fahrtenbücher dienen als Nachweise vor dem Finanzamt und lassen sich dank verschiedener Schnittstellen etwa mit dem Fuhrparkamanagementsystem koppeln. Dann stehen weitere Funktionen zur Verfügung, etwa für die Abrechnung und die Personaleinsatzplanung. Auch auf notwendige Werkstatttermine kann anhand der gefahrenen Kilometer innerhalb eines bestimmten Zeitpunkts hingewiesen werden.

Alles zum Thema Fahrtenbuch & Firmenwagen