Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei der Betriebsfahrt ist es außerdem wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig im Fahrtenbuch anzugeben.


Die Betriebsfahrt

Ein Lenkrad wird gedreht. Das Bild stellt eine Person auf einer Betriebsfahrt dar.

Betriebsfahrten stellen im Gegensatz zur Privatfahrt alle Fahrten dar, die aus geschäftlichen Gründen zurückgelegt wurden. Hierzu gehören die Fahrten zu Geschäftskunden, Partnern oder Lieferanten. Dazu gehören also nicht der Weg zum Fitnessstudio, der kurze Zwischenstopp beim Supermarkt oder der Familienurlaub in Italien – also alle privaten Fahrten. Die Fahrt von der Wohnstätte zum Büro wird als Arbeitsweg kategorisiert und nicht wie eine Betriebsfahrt behandelt.

Unternehmen stellen oftmals für geschäftliche Fahrten Dienstwagen bereit. Denn vor allem für Außendienstmitarbeiter oder Selbstständige ist der Firmenwagen eine flexible Lösung, um zu Geschäftspartnern und -kunden zu kommen. Nutzen Sie den Wagen neben Betriebsfahrten auch privat, müssen Sie die 1-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch verwenden. Dabei müssen Sie die mit dem Dienstwagen verbundenen Kosten in der Gewinnermittlung ansetzen. Grundsätzlich ist die private Nutzung des Wagens zu versteuern.

Betriebsfahrten im Fahrtenbuch

Innerhalb eines Fahrtenbuches müssen Sie Betriebsfahrten richtig dokumentieren. Denn das Finanzamt braucht bestimmte Daten um nachvollziehen zu können, dass die zurückgelegte Fahrt tatsächlich betrieblich war. Diese Daten müssen Sie immer bei dienstlichen Fahrten angeben:

  • Datum der geschäftlichen Fahrt
  • Beginn und Ende (Uhrzeit) der Fahrt
  • Ankunft und Abfahrt bei Zwischenstopps
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseroute
  • Reisezweck und -grund (Beispiel: Kundenbesuch)

Ist Ihnen die händische Aufzeichnung zu aufwendig, empfiehlt sich ein elektronisches Fahrtenbuch. Dabei werden die Fahrten automatisch aufgezeichnet und Ihre Zeit gespart. Durch einen Klick wird die Fahrt als Betriebsfahrt kategorisiert und die lästige Zettelwirtschaft entfällt. Wenn Sie gleich mehrere Fahrten kategorisieren möchten, ist das mit der Sammelkategorisierung von Fahrten ebenfalls möglich.

Nicht jede Fahrt führt auf dem schnellsten Weg zum Kunden. Denn wenn Sie beispielsweise auf dem abendlichen Weg von der Arbeit nach Hause noch einen Stopp im Sportstudio machen, handelt es sich um eine Mischfahrt.

Sind Sie sich unsicher, wie Sie Fahrten richtig kategorisieren müssen? Laden Sie jetzt den Guide herunter. Der kostenlose Ratgeber erklärt Ihnen, was die Unterschiede zwischen Arbeitsweg, Betriebsfahrt, Privatfahrt und Mischfahrt sind.



Sonderfälle

1. Wenn Sie auf einer Geschäftsreise sind und von Ihrem Geschäftspartner zur Übernachtung ins Hotel fahren, können Sie die Fahrt sowie Rückfahrt zum Kunden am nächsten Morgen jeweils als Betriebsfahrt hinterlegen.

2. Fahrten in die die Werkstatt dürfen als Betriebsfahrten zugeordnet werden, wenn das Unternehmen der Halter des Fahrzeuges ist und es sich nicht um ein Privatfahrzeug handelt.

3. Auch für Familienheimfahrten, wenn Sie unter der Woche in dem Ort Ihrer ersten Tätigkeitsstätte wohnen und über das Wochenende zu Ihrer Familie an einen anderen Wohnort fahren und dort wohnen, gibt es besondere Regelungen. Mehr zu der Familienheimfahrt im Steuerrecht können Sie hier nachlesen.

Auch für Familienheimfahrten, wenn Sie unter der Woche in dem Ort Ihrer ersten Tätigkeitsstätte wohnen und über das Wochenende zu Ihrer Familie an einen anderen Wohnort fahren und dort wohnen, gibt es besondere Regelungen. Mehr zu der Familienheimfahrt im Steuerrecht können Sie hier nachlesen.