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im Alltag.”


von Max Hiller

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Das kann eine
Fuhrparkmanagement Software

FleetSoftware

Definition Fuhrparksoftware

Organisationen, Unternehmen und Behörden verfügen oftmals über mehrere Fahrzeuge, den sogenannten Fuhrpark. Früher waren komplizierte Excel-Tabellen für die Flottenmanager in der Fuhrparkverwaltung üblich. Heute erledigen Unternehmen die komplexe Planung mit einer Fuhrparkmanagement Software – einfach, unkompliziert und komplett digital. Der Begriff der Fuhrparkmanagement Software wird häufig auch als digitales Flottenmanagement, Fuhrparkmanager Software oder Fleet Software bezeichnet. Die Fuhrparkmanagement Software hilft dem Flottenmanager bei der optimalen Fahrzeugauslastung, Kostenreduzierung und Fahrerkoordination.

Mit Fuhrparkmanagement Software:
rundum Überblick

Nutzen einer
Fuhrparksoftware

Eine Flottenmanagement Software hilft Flottenmanagern in Unternehmen jeglicher Art. Egal ob Dienstleistungsunternehmen, Speditionen, Taxidienste, Handwerksbetriebe oder ambulante Pflegedienste. Sie alle haben gemeinsam, dass jeden Tag Fahrzeuge gewartet, instand gesetzt und koordiniert werden müssen. Eine Fuhrparkmanagement Software unterstützt bei der Verwaltung und dem Controlling der Fahrzeuge. Für die Verwendung einer Fuhrparkmanagement Software kann GPS und ein Datenlogger, der zusätzlich Daten der On-Board-Diagnose abliest (z. B. Kraftstoffverbrauch) eingesetzt werden. Aber auch eine Fuhrparkmanagement Software ohne komplementierende Hardware kann zu einer erheblichen Erleichterung im Fuhrparkalltag führen. Flottenmanager können Verwaltungsprozesse schneller durchführen und Prozesse optimieren.

So unterstützt die
Flottenmanager Software

Aufgaben des Flottenmanagements

Das Flottenmanagement und die Einsatzmöglichkeiten einer Fuhrparksoftware sind vielfältig. Mit folgenden Aufgaben beschäftigt sich ein Fuhrparkleiter im Flottenmanagement:

  • Kostenmanagement
  • Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen
  • Kraftstoffmanagement
  • Kostenoptimierung
  • Fuhrparkpflege
  • Beratung der Mitarbeiter
  • Risiko- und Schadenmanagement
  • Verwaltung
  • Halterhaftung
  • Bedienung der Fuhrparksoftware
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Entlastung des Flottenmanagers

Basierend auf den neuesten Technologien werden Flottenmanager mit der Fuhrparksoftware umfassend unterstützt, sodass wertvolle Ressourcen zeitsparend verwaltet werden können:

  • Digitales Flottenmanagement für Unternehmen und Arbeitnehmer
  • Elektronisches Fahrtenbuch
  • Akkurate GPS-Ortung in Echtzeit
  • Transparente Arbeitszeitnachweise dank digitaler Übersicht
  • Ablage von Fahrzeugpapieren, TÜV-Zertifikaten
  • Protokollierung von Bußgeldern, Sachschäden & Fahrzeugmängeln
  • Umfassende Analyse von Fahrzeug- & Leistungsdaten
  • Elektronische Führerscheinkontrolle
  • Alles auf einen Blick: Wartungspläne, Fahrunterweisung, Terminplanung, Leasingverträge u.v.m.

Flottenmanagement Kostenanalyse

Auch die Verwaltung der Flottenmanagement Kosten gelingt mit einer Fuhrparksoftware einfacher:

  • Datenanalyse von fuhrparkbezogenen Kosten
  • Speicherung von detaillierten Rechnungsinformationen
  • Auswertung von Reparatur-, Wartungs- und Verbrauchskosten
  • Ablage von Kauf- und Leasingverträgen
  • Verzeichnis über Leerlaufzeiten von Fahrzeugen
  • Effizienzsteigerung durch Ressourcenüberwachung
  • Passgenaue Paketlösung inkl. Fuhrparksoftware, Hardware und Service

Verbesserte Flottenmanagement Planung

Mithilfe einer Fuhrparksoftware kostet die Terminplanung für den Flottenmanager nur wenig Zeit:

  • Routendokumentation & Fahrzeugortung für kraftstoffsparenden Fahrzeugeinsatz
  • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
  • Intuitive Fuhrparkmanagement Software mit einfacher Bedienung
  • Übersichtliches Benutzer-Dashboard
  • Rascher CSV-Datenexport für interne Flottenmanagementberichte
  • Übersicht aller Wartungs- und Reparaturzeiten
  • Einfache Reservierung von Fahrzeugen

Mit einer Fuhrparksoftware
Zeit und Kosten sparen

Einfaches Flottenmanagement

Mit einer Fuhrparksoftware erleichtern sich Fuhrparkleiter das Fahrzeugmanagement. Alle Daten zu den einzelnen Fahrzeugen sind gesichert an einem Ort - der Flottenmanagement Software - zusammengeführt und dort abrufbar. So müssen Einzeldaten nicht umständlich zusammengetragen werden. Diese zentrale Erfassung sämtlicher Daten spart Zeit. Zugleich hat ein digitales Flottenmanagement den Vorteil, dass Fuhrparkleiter zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über das Fahrzeugmanagement haben. Per Knopfdruck stehen alle Daten vollständig und transparent zur Verfügung. Auch die Genauigkeit der erhobenen Daten, die durch die Automatisierung erhoben werden, erleichtert die Arbeit und die Fuhrparkverwaltung. Fehler können sich bei der Datenerfassung in der Fuhrparkmanagement Software gar nicht erst einschleichen. Insgesamt erleichtert die Fuhrparksoftware die Arbeitsprozesse und spart hierdurch viel Zeit ein. Alle wichtigen Fuhrparkdaten können jederzeit abgerufen werden und sind immer auf dem aktuellen Stand.

New_Fleet_Home_Automatisierung

Automatisierung des Fahrzeugmanagements

Durch die automatisierte Datenerfassung von Rechnungen und Stammdaten durch die Fuhrparksoftware ist es nicht mehr erforderlich, diese Daten manuell durch Eintippen zu erfassen. Das spart Zeit und reduziert auch die Fehlerquote, die durch eine manuelle Erfassung hervorgerufen werden kann. Die automatisiert erfassten Daten werden auch automatisch von der Fuhrparksoftware zugeordnet und in entsprechenden Analysen zusammengefasst. Hierzu gehören z. B. auch die Daten des Kraftstoffmanagements. Sämtliche Kraftstoffabrechnungen fließen mithilfe der Tankkartenintegration in das automatisierte Verfahren durch die Nutzung von Tankkarten in die Flottenmanagement Software ein. Hieraus können auch Rückschlüsse auf die Emissionsziele gezogen werden. Gleichzeitig werden die Kilometerstände sämtlicher Fahrzeuge miterfasst, sodass kein Fahrer mehr eine Auskunft hierüber geben muss. Die Zeitersparnis infolge der Automatisierung der Fuhrparkmanagement Software ist enorm. Es legen immer tagesaktuell Daten zu den Laufzeiten der Fahrzeuge vor, was z. B. für eine Auswertung zu den Minder- und Mehrkilometerleistungen von Leasingfahrzeugen wichtig ist.

Vernetzug der Flottenmanagement Software

Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, über die Fuhrparksoftware noch weitere Daten zu vernetzen. So können Schadenakten und weitere Akten zu Fahrern sowie Fahrzeugen in die Fuhrparkmanagement Software eingepflegt werden. Eine unübersichtliche Sammlung von Excel-Tabellen gibt es dann nicht mehr. Werden sämtliche Daten durch die Fuhrparksoftware miteinander verknüpft, können umfassende Berichte und Analysen automatisch generiert werden. Das spart Zeit und entlastet das Flottenmanagement. Darüber hinaus können auch andere Abteilungen des Unternehmens als Anwender auf die Daten zugreifen.

Kosten sparen
mit einer Fuhrparksoftware

Flottenmanagement ohne Belegsammlung

Ein digitales Flottenmanagement erfasst sämtliche relevante Daten rund um die Fahrzeuge vollkommen automatisch. Es ist insofern nicht mehr erforderlich, dass Belege per Hand in ein System eingegeben werden müssen. Derartige Arbeitsschritte wie das Zusammentragen von Belegen, das Verwalten der Belege, das Erfassen und die Ablage der Belege entfallen vollständig. Somit wird das Flottenmanagement durch den Wegfall dieser Arbeitsschritte vollkommen entlastet. Eine papierlose Belegsammlung erfordert auch keine zusätzlichen Lagerkapazitäten. Durch den Wegfall der Arbeitsschritte und der nicht vorhandenen Einlagerung können Personal, Zeit und damit Kosten in einem erheblichen Umfang eingespart werden. Dies gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark ist und genutzt wird.

Flottenmanagement Kosten sparen

Durch die Zusammenfassung der Daten liegen diese auch zu jedem Zeitpunkt in einer aktuellen Version in der Fuhrparksoftware vor. Das Flottenmanagement wird zeitlich entlastet, weil die Daten für ein Reporting gar nicht erst zusammengesucht werden müssen. Per Knopfdruck können sämtliche Daten und auch eine Analyse in der Fuhrparkmanagement Software abgerufen werden. Letztlich spart das Flottenmanagement Kosten. Alle echten Fahrzeugkosten pro Fahrzeug berechnet die Fuhrparksoftware vollautomatisch. Inkludiert sind sämtliche Belege zu jedem Fahrzeug, sodass das Management immer tagesaktuell den Kostenüberblick erhalten kann. Somit kann das Flottenmanagement die Kosten des gesamten Fuhrparks ebenfalls per Knopfdruck sehr leicht erhalten und entsprechende Kalkulationen auf dieser Datenbasis durchführen.

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Vorteile für den Flottenmanager

Pluspunkte einer Fuhrparksoftware

Mit einer Fuhrparksoftware stehen dem Flottenmanager unzählige Möglichkeiten zur Verfügung, die Kommunikation und Fahrerkoordination im Unternehmen zu steuern. Digitales Fuhrparkmanagement bedeutet eine Bündelung an Informationen wie anstehende Servicereparaturen, detaillierte Fahrzeugberichte, Echtzeitortung, Betriebskosten- und Leasingkontrolle. Ein umfassendes Flottenmanagement hilft, Kosten im Blick zu behalten und optimiert den Lebenszyklus des Fuhrparks. Von der Beschaffung, Vermarktung bis hin zur Finanzierung stehen leistungsoptimierte Prozessschritte zu Verfügung. Kosten- und Rechnungspositionen sind übersichtlich jedem einzelnen Fahrzeug in der Flottenmanagement Software zuordenbar und können zwischen Flottenmanager und Fahrzeugführer beidseitig kommuniziert werden. Eine automatische Berichterstattung ermöglicht den schnellen Austausch zwischen Verantwortlichen, sodass für den Flottenmanager wichtige Informationen im Anwendungsfall abrufbar sind.

Flottenmanagement vereinfacht Prozesse

Die Vorteile für ein digitales Flottenmanagement liegen klar auf der Hand. Komplexe Prozesse lassen sich für den Flottenmanager zentralisieren und zusammenführen. Aus diesem Grund wird eine effiziente Fuhrparksoftware benötigt, die die gesamte Organisationsstruktur abdeckt und Optimierungsmöglichkeiten anbietet. Eine Fuhrparkmanagement Software verkürzt Abstimmungsprozesse und verknüpft interne Abläufe. Mithilfe von Datenschnittstellen können Informationen verarbeitet, integriert und zentral im Steuerungssystem gespeichert werden. Regelmäßige Wartungstermine und die Beschaffung von Fahrzeugen sind kostenintensive Prozesse im Flottenmanagement. Anhand einer Flottenmanagement Software Funktion zur Kostenkontrolle wird das Einsparpotenzial im Unternehmen objektiv bewertet und frühzeitig erkannt. Automatisierte Prozesse verschaffen dem Flottenmanager enorme Zeitersparnis, sodass strategische Unternehmensaspekte im Blick bleiben können.

Vorteile einer Fuhrparksoftware
für die Fahrer

Flottenmanagement schafft Zeit

Digitales Flottenmanagement bringt dem Fahrer zuallererst einen Zeitvorteil. Automatisierte Prozesse können jederzeit in der digitalen Datenbank verfügbar gemacht werden und Zuweisungsprozesse wie Rechnungs- oder Tankerfassung, Schaden- und Bußgeldmanagement zeitsparend berichtet werden. In Echtzeit werden Fahrzeugdaten, Warnmeldungen, Fahrverhalten und Verbrauchsdaten an die Fuhrparksoftware übermittelt. Ein effektives Fuhrparkmanagement erhöht die Verkehrssicherheit und ist eine moderne Lösung für Daten-Reporting. Dank einer Fuhrparksoftware können Arbeitseinsätze, Routen, Bereitstellung der Fahrzeuge und Termine optimal gebündelt und den Fahrern bestmöglich aufbereitet werden. Flottenmanagement ist ein leistungsstarkes Tool, mit dessen Hilfe sich Unternehmen und Fahrer kraftvoller auf dem Wettbewerbsmarkt behaupten können.

Mehr Sicherheit im Flottenmanagement

Laut Gesetzgeber sind Betriebe und Flottenmanager verpflichtet, zweimal jährliche die Führerscheine der Fahrer zu kontrollieren. Zusätzlich müssen die Fahrer in die Fahrzeuge einmal pro Jahr unterwiesen werden. Im täglichen Flottenmanagement ist dafür häufig wenig Zeit. Anhand einer digitalisierten Führerscheinüberprüfung und einer Fahrerunterweisung per Fuhrparksoftware wird der Flottenmanager bei der Aufgabe entlastet. Für die Fahrer stehen Verwaltungsoptionen zur Verfügung, u.a. die Hinterlegung von Führerscheindaten, Sicherheitstrainings und die Absolvierung der Unterweiunsgsprüfung mithilfe der Fuhrparkmanagement Software.

Flottenmanagement Software
von Vimcar

Gründe für die
Vimcar Fuhrparkmanagement Software

Vimcar bietet eine Fuhrparkverwaltungs Software für kleine und mittelständische Unternehmen an. Die Fuhrparksoftware geht dabei auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von diesen ein und bietet verschiedene Pakete an. So kann jeder Flottenmanager genau die Funktionen nutzen, die in seinem Betrieb benötigt werden. Zusätzlich ist die Fuhrparkmanager Software einfach zu bedienen, intuitiv und sorgt jederzeit für einen guten Überblick.

Die Flottenmanagement Funktionen

Vimcar ist eine Komplettlösung zur professionellen Optimierung des Flottenmanagement. Betriebe sollten die Planung und Steuerung der Mobilität verbessern, um den Unternehmensalltag zu optimieren. Mit der richtigen Fuhrparksoftware gelingen Strukturierung, Verwaltung und Einhaltung gültiger Rechtsgrundlagen im Flottenmanagement. Der Einsatzgrad der Fuhrparkmanagement Software deckt das gesamte Spektrum der Fuhrparknutzung ab. Anhand einer bedarfsgerechten Konfiguration lassen sich Mobilitätsstrategien abbilden und die Unternehmensaktivität steigern. Aus diesem Grund setzt Vimcar auf Funktionen, die unterschiedliche Teilbereiche des Flottenmanagement strukturiert und konkret zuordnet. Die Anforderungen an eine Flottenmanagement Software sind vielschichtig, dennoch sollten Prozessabläufe allen Akteuren – von Flottenmanagern, Arbeitnehmern bis zur Werkstätte – ausreichend zur Verfügung stehen. Daher verknüpfen intelligente Flottenmanagenemt Lösungen die klassische Planung mit verfügbaren Daten für eine langfristige Auslastungsoptimierung.

New_Fleet_Home_02/2022_Funktionen

Funktionen unserer Fuhrparksoftware

  • Digitale Fahrzeugakte für alle Fahrzeugdokumente
  • Kostenmanagement für einen Überblick über Ausreißer und Kostenfresser
  • Tankkartenintegration für eine kontinuierliche Übersicht über Tankverhalten und Kosten
  • Laufzeitrechner, um Extrakosten bei der Überschreitung von maximalen Laufzeiten aus Leasingverträgen zu vermeiden
  • Buchungsfunktion & digitales Schlüsselmanagement
  • Führerscheinkontrolle & Fahrerunterweisung für Rechtssicherheit im Fuhrpark
  • GPS-gestützte Funktionen zum Diebstahlschutz, Fahrzeugortung u. v. m.
  • Digitales Fahrtenbuch
  • Rundum digitales Flottenmanagement

Investition in die Flottenmanagement
Kosten lohnt sich

Digitale Flottenmanagement Kosten

Das digitale Flottenmanagement von Vimcar ist fair und transparent. Bereits ab wenigen Euros im Monat sind Software, Garantieleistungen und Kundenservice inkludiert. Die Paketlösungen helfen Kunden dabei, den Fuhrpark effizienter zu verwalten. Mit der Fuhrparksoftware werden Datenpunkte vernetzt und technologisch nach aktuellem Stand aufbereitet. Die Flottenmanagement Kosten richten sich nach dem Umfang der Pakete. Mit verschiedenen Optionen bietet Vimcar jedem Flottenmanager die bestmögliche Verwaltung des Fuhrparks. Abhängig vom gewünschten Leistungsumfang und verfügbarem Budget stehen sämtliche Funktionen der Fuhrparksoftware für die spezifischen Anforderungen im Fuhrpark bereit. Erfahrungsgemäß amortisiert sich ein digitales Fuhrparkmanagement für Unternehmen innerhalb von ein paar Monaten. Viele unserer Kunden nutzen bereits die Flottenmanagement Software und profitieren von der digitalen Unterstützung im Unternehmen.

Statistik zum Thema Fuhrparksoftware

Laut dem Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e.V. sind in Deutschland rund 4,5 Millionen Pkws und Kleintransporter als Fuhrparkfahrzeuge unterwegs. Sie gehören zu ca. 1,6 Firmenfuhrparks. Mobilität und der Einsatz einer Fuhrparkmanager Software sind und bleiben für Firmen ein wichtiges Thema. Die angespannte Kostensituation z. B. aufgrund von steigenden Kraftstoffpreisen motiviert viele Betriebe zu einem ökologischen Betrieb ihrer Fahrzeuge. Dazu zählt der Einsatz einer Fuhrparkmanagement Software, um Kosten wie z. B. durch den Kraftstoffverbrauch zu senken.

Einsatz von Telematik
bei Fuhrparksoftware

Ein weiterer Trend ist der Einsatz von Telematik zusammen mit einer Fuhrparksoftware. Schon heute werden Fahrzeugdaten gesammelt und ausgewertet. Werden diese intelligent mit den Nutzungsdaten von Mobilfunkgesellschaften oder Kartendiensten verknüpft, können z. B. Fahrverhalten und Routenplanung optimiert werden. Diese Funktionen können Fuhrparkleiter mit einer Fuhrparkmanagement Software nutzen. Die Flottenmanagement Software hilft so bei der Fuhrparkauslastung und zukunftsorientierten Verwaltung.