Kategorisierung von Fahrten in der Vimcar App

Neue Funktionen bei Vimcar

Wir verbessern unsere Produkte stetig. In diesem Blogpost erläutern wir Ihnen die neuesten Funktionen rund um das Fleet Fahrtenbuch und Vimcar Fleet Pro.

Kategorisierung von Fahrten in fleet.vimcar.com

Wenn Sie das Vimcar Fleet Fahrtenbuch nutzen, haben Sie nun die Möglichkeit Fahrten in fleet.vimcar.com direkt zu kategorisieren. Vor dieser Neuerung war es notwendig, dass Sie sich erst aktiv Zugriff auf ein Fahrzeug erteilen mussten, um sich dann in eine der Fahrtenbuch-Apps einloggen und das Fahrtenbuch einsehen zu können.

Seit diesem Update ist es nun möglich, dass Sie die Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen direkt in fleet.vimcar.com einsehen. Klicken Sie dafür eines der Poolfahrzeuge Ihres Fuhrparks in der Fahrzeugübersicht an und klicken Sie anschließend im Menü des Fahrzeuges auf „Fahrtenbuch“. Hier können Sie nun alle Fahrten einsehen und diejenigen, die noch jünger als sieben Tage sind, bearbeiten.

Änderungshistorie Ihrer Fahrten

Wenn Sie eine Fahrt anklicken, haben Sie oberhalb der Karte die Möglichkeit die Änderungshistorie der Fahrt einzusehen. Hier sehen Sie alle Änderungen inkl. Uhrzeit und Art der Änderung, die Nutzer an den Fahrten durchgeführt haben. Zusätzlich können Sie einsehen welche Person die Änderungen wann durchgeführt hat.

Hinzufügen von Fahrern zu älteren Fahrten

Bisher waren Änderungen an Fahrten, die bereits älter als 7 Tage sind, verboten. In Absprache mit Steuerberatern konnten wir diese Regel jedoch dahingehend lockern: Es ist nun erlaubt für Fahrten, die aufgrund der 7-Tage-Regel automatisch als Privatfahrten kategorisiert wurden und daher keinen Fahrer hinterlegt haben, nachträglich einen Fahrer hinzuzufügen. Dies ist nur möglich, wenn die Fahrt noch keinen Fahrer hinterlegt hat. Andere Informationen können weiterhin nicht verändert werden, um die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen.

Ausreißeranalyse auf Desktop

Ein brandneues Feature für Vimcar Fleet

Mit dem Release der neusten Version von Vimcar Fleet wartet pünktlich für 2020 mit der Ausreißeranalyse ein komplett neues Feature auf Sie!

Die Ausreißeranalyse

In Verbindung mit einer Tankkarte können Sie jetzt mit der Ausreißeranalyse ganz einfach verschiedene Arten von Ausreißern identifizieren. Das neue Feature erlaubt es Ihnen, den gewünschten Kraftstoffverbrauch einzelner Fahrzeuge festzulegen und zu kontrollieren. Bestimmen Sie welche Produkte über die Tankkarte gekauft werden dürfen und überprüfen Sie, ob entsprechend des Tankvolumens Kraftstoff getankt wurde. Zusätzlich können Sie kontrollieren, ob der Durchschnittsverbrauch der Fahrzeuge im Rahmen liegt. Im Folgenden erklären wir wie Sie die Ausreißeranalyse aktivieren und wie das Feature im Detail funktioniert.

So aktivieren Sie die Ausreißeranalyse

Wählen Sie unter Einstellungen den neuen Reiter “Ausreißer” aus und klicken Sie auf den jeweiligen Toggle der Karten (Produkte, Tankvolumen, Verbrauch), um das Ausreißer – Monitoring entsprechend der Regel zu aktivieren.

Wenn der Toggle für eine Regel geklickt wird, ist diese für alle Fahrzeuge der Flotte aktiv.

Innerhalb jeder Karte befindet sich eine Tabelle mit dem Titel “Gilt für folgende Fahrzeuge”. Mittels der Checkboxen können Sie so einzelne Fahrzeuge von der entsprechenden Regel ausschließen.

Die einzelnen Regeln im Detail

1. Produkt – Einstellungen:

Wird der Haken in der Checkbox “Zugelassen?” für einen Kostentyp entfernt, werden automatisch Ausreißer erstellt, sobald Kostenobjekte des jeweiligen Kostentyps erstellt werden.

Ist der Haken in der Checkbox “Zugelassen?” gesetzt, sind Kostenobjekte des entsprechenden Kostentyps zugelassen. Zusätzlich kann dann eine “Zeitrestriktion” festgelegt werden. Es werden dann Ausreißer erstellt, wenn die Zeitrestriktion überschritten wird.

2. Tankvolumen – Einstellungen:

Ist die Regel Tankvolumen aktiviert, werden automatisch Ausreißer erstellt, wenn die getankten Mengen nicht mit den hinterlegten Volumina Ihrer Fahrzeuge übereinstimmen.

Wichtig: Nur wenn für die Fahrzeuge die Werte “Antrieb” und “Tankvolumen” hinterlegt worden sind, werden Ausreißer erstellt. 
In den Fahrzeugdetails können diese Werte hinterlegt und angepasst werden. Sollten die Felder Antrieb und Tankvolumen in der Fahrzeugübersicht und in der Detailansicht der Fahrzeuge noch nicht angezeigt werden, können Sie diese im Bereich  Einstellungen > Felder einblenden und anschließend bearbeiten.

3. Verbrauch – Einstellungen

Gemäß der Verbrauchsregel werden Ausreißer erstellt, wenn der Verbrauch eines Fahrzeugs von dessen angegebenen Durchschnittsverbrauch abweicht.

So wird erkannt, ob Fahrzeuge deutlich mehr verbrauchen, als erwartet. Ein zu niedriger Verbrauch weist häufig darauf hin, dass nicht alle Kraftstoffkosten für das entsprechende Fahrzeug hinterlegt wurden. 

Über die Felder “untere Grenze” und “obere Grenze” kann festgelegt werden, ab wieviel Prozent Abweichung Ausreißer erstellt werden sollen.

Ausreißer – Übersicht

Einen Überblick über alle auftretenden Ausreißer können Sie sich auf der neuen Seite “Ausreißer” verschaffen, die Sie über Kosten > Ausreißer erreichen können.

Sollten Ausreißer erstellt werden, tauchen diese tabellarisch auf der Seite “Ausreißer” auf.

Durch einen Klick auf eine der Spalten der Tabelle, öffnet sich die Detailansicht des entsprechenden Ausreißers.

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Mit Vorfreude ins Jahr 2020

Zur Weihnachtszeit schauen wir mit Freude auf das vergangene Jahr zurück. Wir haben viele neue Mitarbeiter dazu gewonnen und werden auch im kommenden Jahr neue Teammitglieder begrüßen dürfen.

Wir freuen uns auf das kommende Jahr, die neue Erfahrungen, die wir sammeln können, die Herausforderungen die es zu meistern gibt und alle Überraschungen, die uns erwarten werden. In 2020 werden wir weiterhin daran arbeiten unsere Produkte bestmöglich zu verbessern, den optimalen Service anbieten und neue Lösungen rund um das Fuhrparkmanagement finden.

Begleiten Sie uns durch ein Jahr voller neuer Ereignisse und verfolgen Sie die Entwicklung unseres Unternehmens auch für die kommenden Jahre. Wir bedanken uns für Ihr Feedback, Vertrauen und die Möglichkeit, gemeinsam das Fuhrparkmanagement zu digitalisieren.

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Neuheiten bei Vimcar Fleet

Diese neuen Funktionen warten auf Sie: Fahrer- & Fahrzeugstatistik, Buchungsfreigabeprozess & neue Admin-Rollen. Kurz vorm Jahreswechsel möchten wir Sie in diesem Blogpost über unsere neuesten Features und Funktionen informieren.

Die Fahrer- & Fahrzeugstatistik

(enthalten in Fleet Fahrtenbuch & Fleet Pro)

Unter dem neuen Reiter “Statistiken” im Hauptmenü finden Sie ab jetzt die Fahrer- & Fahrzeugstatistik.

Mit Hilfe der Statistiken können Sie sich jederzeit einen Überblick über die zurückgelegten Distanzen einzelner Fahrer oder Fahrzeuge in den verschiedenen Kategorien (Betriebsfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg) verschaffen.

So funktioniert’s:

1. Besuchen Sie die neue Seite Statistiken:

2. Einen Fahrer oder ein Fahrzeug auswählen:

3. Einen Zeitraum bestimmen

4. Den “Statistik generieren”-Button klicken

5. Fertig:

Tipp: Wenn Sie eine Statistik erstellt haben, können Sie oben rechts in der Tabelle auf “% einblenden” klicken, um sich neben den zurückgelegten Kilometern in den entsprechenden Kategorien auch deren prozentualen Anteil der Gesamtdistanz anzeigen zu lassen.

Der Buchungsfreigabeprozess

(enthalten in Fleet Admin & Fleet Pro)

Wenn der Buchungsfreigabeprozess aktiviert ist, müssen neue Buchungen, die über Vimcar Booking (https://booking.vimcar.com/) getätigt werden, durch einen Buchungsmanager (eine hierfür eingeführte neue Admin-Rolle) genehmigt oder abgelehnt werden.

So aktivieren Sie den Buchungsfreigabeprozess: Weiter unten in den Flotteneinstellungen finden Sie die Karte “Buchungen” – zum Aktivieren des Freigabeprozesses klicken Sie einfach auf den Regler:

Ist diese Einstellung aktiv und es wird eine Buchung in Vimcar Booking getätigt, erhalten Buchungsmanager eine E-Mail mit einem Link zur Buchungsübersicht in Vimcar Fleet, auf der Buchungen genehmigt und abgelehnt werden können.

Außerdem informieren wir Sie durch einen roten Punkt neben dem Navigationselement “Buchungen” über ausstehende Buchungen.

Nachdem Sie eine Buchung angenommen oder abgelehnt haben, wird der Buchende per E-Mail über diese Aktion informiert. Diese E-Mail enthält ebenfalls eine .ics-Datei, die es dem Buchenden ermöglicht, die entsprechende Buchung seinem Kalender hinzuzufügen.

Beispiel für den Inhalt einer Buchungsbestätigungs-E-Mail:

Erweiterung des Rollenmanagements

(relevant für Fleet Pro, Fleet Admin und Fleet Geo)

Wir haben unser bestehendes Rollenmanagement um neue Rollen erweitert, damit Sie die die Sichtbarkeit Ihrer Inhalt ein Vimcar Fleet noch besser Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen zu können. 

Zusätzlich zu allen bestehenden Rollen auf der Seite “Administratoren” in den Einstellungen möchten wir Ihnen daher die folgenden neuen Rollen vorstellen:

  1. Kartenfunktionen nutzen
  2. Kosten verwalten
  3. Buchungen verwalten

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Vimcar Fleet erstrahlt in neuem Glanz

Wir haben Vimcar Fleet einen neuen Anstrich verpasst, das Produkt visuell noch ansprechender und die Nutzung für Sie noch effizienter und intuitiver gestaltet:

  1. Das Hauptmenü ist ab jetzt links: So ist noch mehr Platz für all Ihre Inhalte wie Tabellen und das Kartenmaterial. Das Navigieren zwischen Seiten ist nun noch intuitiver.
  2. Wir haben aufgeräumt: Buttons für Funktionen wie das Hinzufügen neuer Inhalte (+), Exporte etc. befinden sich ab jetzt im Kopf der entsprechenden Tabelle und beziehen sich so immer auf die Inhalte, auf die Sie angewendet werden.
  3. Noch intuitiver: Das Wechseln von Ansichten (zum Beispiel zwischen Listen- & Rasteransichten) erfolgt nun immer über den Button im Kopf der Seite.
  4. Alle klickbaren Buttons auf hellem Hintergrund sind ab jetzt im Vimcar-Blau gehalten: Einmal daran gewöhnt, wird die Nutzung des Produktes somit noch intuitiver.

Die Neuerungen im Detail

Umzug des Hauptmenüs nach links – Das Hauptmenü, das zuvor den oberen Bereich der Seite ausgefüllt hat, befindet sich ab jetzt links. So ist auf vertikaler Ebene mehr Platz für alle Ihre Inhalte wie beispielsweise Tabellen oder Karten.  Sie erhalten einen noch besseren Überblick über all Ihre Inhalte.

Die Anordnung der einzelnen Features bleibt bestehen – anstatt von links nach rechts sind sie jetzt von oben nach unten angeordnet.

Durch einen Klick auf den blauen Pfeil-Button, der am oberen rechten Rand des Hauptmenüs erscheint, wenn Sie mit der Mauszeiger über diese fahren, können Sie das Hauptmenü minimieren und somit noch mehr Platz auf den Seiten gewinnen.

Damit Sie auch bei minimiertem Menü noch zwischen den Unterseiten hin- und her wechseln können, gibt es jetzt eine zusätzliche Menüvariante. Diese erscheint, wenn Sie Ihren Mauszeiger über ein entsprechendes Element in der Navigation bewegen.

Auch zwischen Unterseiten navigieren Sie jetzt innerhalb der Navigationsleiste hin und her.

Anstelle der vorher genutzten Reiter zum Erreichen von Unterseiten (wie s.u. im Screenshot, Fahrtenbuch und Kosten), wechseln Sie zwischen diesen nun auch innerhalb der Navigationsleiste.

Wir haben aufgeräumt – Wie wir das gemacht haben, möchten wir am Beispiel der Fahrzeugübersicht erklären:

Alle Buttons – wie zum Beispiel der für den Export, den neuen Bearbeitungsmodus oder das altbekannte “+” zum Hinzufügen eines neuen Fahrzeuges – befinden sich innerhalb der Tabelle und beziehen sich so noch konkreter auf die Inhalte, zu denen sie gehören und auf die sie angewendet werden.

Das Wechseln der Ansicht, in diesem Falle zwischen aktiven und archivierten Fahrzeugen, erfolgt nun durch ein intuitives Dropdown-Element neben dem Titel der Tabelle.

Kurzum: Durch das neu Anordnen der Buttons der oben beschriebenen Funktionen werden deren Bezüge auf Inhalte noch deutlicher und klarer und außerdem konnte so noch mehr Platz zum Vergrößern der Tabellen gewonnen werden.

Neue Detailansichten – Auch die Detailansicht (Fahrzeug, Nutzer, Gruppe) hat einen neuen Anstrich bekommen: Die Reiter-Darstellung haben wir in diesem Falle beibehalten und ihr lediglich ein kleines Upgrade verpasst, um die Trennung der verschiedenen Bereiche klarer zu machen.

Neue Position der Einstellungen – Um sie dem Umzug des Hauptmenüs entsprechend einzuordnen, finden Sie die den Bereich der Einstellungen, Ihres Profils und den Logout-Button nun im unteren Bereich der neuen Navigationsleiste.

Die Anleitungen haben einen neuen Platz – Falls zu einer Seite eine Anleitung vorhanden ist, finden Sie diese ab jetzt immer oben rechts im Header der Seite – direkt neben dem Megafon, über das wir Sie weiterhin wie gewohnt über Updates und Neuigkeiten in Bezug auf das Produkt informieren werden.

Wenn Sie noch offene Fragen zum neuen Design von Vimcar Fleet haben, melden Sie sich bitte bei Ihrem Vimcar Account Manager oder kontaktieren Sie uns unter fleet@vimcar.com.

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Vimcar_Office

Und Action! Google zu Besuch im Vimcar Office

Ein ganz normaler Tag im Büro – und doch ein bisschen anders. Die Aufregung ist groß und alle sind bereit sich von ihrer besten Seite zu zeigen. Der Grund: Vimcar hat Besuch von Google. Sie drehten einen Film über die gute Zusammenarbeit der beiden Unternehmen. Gerade in der Anfangszeit ist es für Start-Ups wie Vimcar wichtig, auf allen Kanälen professionell aufgestellt zu sein. Ein Produkt allein reicht eben nicht, es muss auch von möglichen Nutzern gefunden werden können. Google hat Vimcar dabei mit Rat und Tat beiseite gestanden.

Was aus dem Filmdreh geworden ist, können Sie in diesem Video selbst sehen.

Mehr Videos von und über Vimcar finden Sie auch auf dem Vimcar YouTube Kanal.

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Vimcar_Freunde werben

The Powerful Women at Vimcar

Der internationale Frauentag ist ab sofort ein Feiertag in Berlin, hurra! Zur Feier eines solch schönen Tages, haben wir drei inspirierende Frauen bei Vimcar interviewt. Wir wollten wissen, wer sich hinter den Powerfrauen verbirgt und haben sie zu ihrer Rolle bei Vimcar ausgefragt. Lernen Sie Ina, Gwenan und Tatiana kennen – unsere Technologie affinen Kolleginnen!
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