Die Leitung eines Fuhrparks übernehmen häufig Mitarbeitende ohne spezifische Kenntnisse. Mit welchen Tipps und Tricks der Start dennoch gelingt und wie moderne Software die Arbeit erleichtern kann, lesen Sie hier.
Das Thema Fuhrparkmanagement wird in Unternehmen zum Teil recht stiefmütterlich behandelt. Als Folge schieben Verantwortliche die wichtige Verwaltung der Fahrzeuge an Mitarbeitende, die keine oder ungenügende Qualifikation besitzen. Eine gefährliche Verlagerung der Aufgaben. Zum einen besitzen AnfängerInnen kaum Kompetenzen, um die breit gefächerten Anforderungen zu bewältigen. Zum anderen muss die Fuhrparkleitung stets über die aktuellen Gesetze sowie neue Technologien im Bilde sein. Ein paar relevante Tipps helfen, auch als Einsteiger alles im Blick zu behalten. Unsere Empfehlungen im Überblick.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Schwerpunkte setzen
Keiner kann alles von Anfang an. Selbst Profis müssen sich ihr Wissen über einen langen Zeitraum aneignen. Als Quereinsteiger geht es also darum, die Basics des Fuhrparkmanagements zu erlernen. Kurse der Dekra etwa vermitteln weitreichende Kenntnisse in der Materie. Wie in einem Baukastenprinzip sucht sich die Fuhrparkleitung die wichtigsten Themen aus. Zudem empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme der Fahrzeuge: Welche sind zu alt oder sollen durch Elektro-Fahrzeuge ersetzt werden? Wie sieht die CO2-Bilanz aus (dazu später mehr).
Strategischer Aufbau des Fuhrparks
Ökologie und Effizienz müssen sich nicht widersprechen. Heute produzieren Hersteller E-Automobile in großer Stückzahl. Vor ein paar Jahren noch ein kostspieliges Objekt der Begierde, purzeln die Preise jetzt rapide. Hier geht bei der Anschaffung der Flotte zusätzlich aber auch um die Art. Neben dem klassischen Fahrzeugleasing gibt es noch das Single-Sourcing- oder Multi-Sourcing-Prinzip.
• Single-Sourcing: Eine Beschaffungsquelle mit Rahmenvertrag, langfristige und enge Beziehung mit Lieferanten.
Vorteile: Zeit- und Kosteneinsparungen in Prozessen der Abstimmung. Rabatte oder Konditionen durch vertrauensvolle Zusammenarbeit sind möglich. Allerdings entsteht auch eine hohe Abhängigkeit.
• Multi-Sourcing: Mehrere Dienstleister, unterschiedliche Verträge.
Vorteil: immer die günstigsten Preise. Das bedeutet aber auch einen größeren Verwaltungsaufwand.
Schritt 3: Bestimmung der Car Policy
Kein Fuhrpark ohne Regeln für die Mitarbeiter – und die Regeln legt eine individuelle Car Policy fest. Sie definiert den Umgang mit Firmenfahrzeugen, legt zusätzlich Pflichten für alle Dienstwagenfahrer fest und bestimmt die Prozesse zur Beschaffung und Rückgabe der Fahrzeuge.
Achtung: Die Car Policy muss ständig an neue Gesetze oder Vorschriften angepasst werden. Dazu zählt auch, dass die ausgewählten Fahrzeuge einer Leasinggesellschaft bestimmte CO2-Grenzwerte nicht überschreiten.
Schritt 4: Digitale Lösungen zur Entlastung einsetzen
Die Lenkung eines Fuhrparks ist ohne digitale Hilfe kaum vorstellbar. Dennoch verzichten viele Unternehmen auf entsprechende Software, setzen stattdessen auf umständliche Excel-Tabellen. Das macht ein Fuhrparkmanagement unnötig kompliziert. Die Erfassung wichtiger Daten verzögert sich und kann im Durcheinander verloren gehen. Mehr Transparenz schaffen automatisierte Datenbanksysteme.
Ob nun Terminorganisation, Fahrerdaten, Verbrauchswerte, Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung – so ein Telematik-System deckt die ganze Bandbreite im Fuhrparkmanagement ab. Dabei spielen Datenschutz und Sicherheit eine entscheidende Rolle. Nur Anbieter, die von einer unabhängigen Prüfgesellschaft zertifiziert wurden, sollten zum Einsatz kommen. Warum? Sie gewähren Rechtssicherheit und schließen Bußgelder oder Freiheitsstrafe wegen grober Fahrlässigkeit aus.
Rundum Verwaltung mit Vimcar Fleet
Eine Fuhrparksoftware erleichtert den Einstieg in das Flottenmanagement und unterstützt Fuhrparkverantwortliche sowie FahrerInnen im Alltag. Die Software Vimcar Fleet macht eine produktive Tourenplanung möglich & vereinfacht die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung. Fahrzeuge lassen sich unkompliziert verfolgen, ein zeit- & gebietsbasierter Bewegungsmelder präzisiert die Routendokumentaion. Jetzt Broschüre herunterladen und informieren!
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Schritt 5: Mobilitätslösungen zwischen Carsharing und E-Bike
In der Vielfalt liegt die Würze. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter sind facettenreich und „flexible Mobilität“ deshalb ein modernes Mittel der Wahl. ÖPNV, E-Bikes, Pedelecs und Carsharing entwickeln sich als Alternative zum Dienstfahrzeug. Auch elektronische Fahrräder werden mittlerweile ebenfalls zum Leasing angeboten. Mobilitätsbudgets bieten noch mehr Flexibilität: Dabei erhalten Mitarbeitende eine Art „Prepaid-Karte“, auf dem sich ein festes Budget befindet. Je nach Bedarf, dürfen sie sich frei für ein Fortbewegungsmittel wie Bus, Bahn, Bike- oder Carsharing entscheiden.
Schritt 6: Kommunikation ist alles
„Es genügt nicht, zur Sache zu reden, man muss zu den Menschen reden“, sagte Lyriker Stanisław Jerzy Lec. Recht hat er. Nur die regelmäßige Kommunikation mit Dienstwagenfahrern hilft, Vertrauen aufzubauen. Es geht dabei neben dienstlichen Gesprächen rund um den Fuhrpark (Rechten, Pflichten, Neuerungen, Gesetze, UVV), auch um Smalltalk. Das verhindert langwierige Rückfragen und stärkt gleichzeitig das Wir-Gefühl. Seien Sie offen und bieten Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, Sie bei Problemen oder Anregungen zu kontaktieren.
Schritt 7: Rechte und Pflichten auf dem Schirm haben
Die Rechtsgrundlagen im Fuhrpark sollten von Einsteigern sehr genau studiert werden. Wer das versäumt, muss im Ernstfall mit weitreichenden Strafen rechnen. Die wichtigsten rechtlichen Pflichten im Fuhrpark sind:
- Die Führerscheinkontrolle,
- Die Fahrerunterweisung nach UVV
- Die Fahrzeugprüfung nach UVV
Bei der Führerscheinkontrolle steht das Unternehmen in der Halterverantwortung. Anders liegt der Fall bei der Fahrerunterweisung: hier wiederum greifen die Vorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung. Was immer gilt: Die Missachtung der Pflichten kann zum Teil hohe Geldbußen bis hin zu Freiheitsstrafen nach sich ziehen. Gerade für EinsteigerInnen ein schwieriges Terrain, denn Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Doch wie sollten Fuhrparkleiter die heiklen Themen am besten anpacken?
Wir empfehlen: Meiden Sie die manuelle Führerscheinkontrolle sowie die Fahrerunterweisung. Vertrauen Sie lieber digitalen Systemen, die sämtliche Prozesse automatisiert durchführen. Besonders für Anfänger im Fuhrparkmanagement bedeutet die Dokumentation der Fahrzeugprüfung in digitale Form eine deutliche Erleichterung. Mittlerweile bieten viele externe Dienstleister wie Vimcar moderne automatisierte Lösungen an – alles rechtssichere und manipulationssichere Tools.
So können Sie stets sicher sein, keine wichtigen Details aus den Augen zu verlieren und sich voll und ganz auf den Fuhrpark zu konzentrieren. Alles andere kann möglicherweise schwere Konsequenzen nach sich ziehen und dem Unternehmen letztlich schaden.
Wie man sich als Fuhrparkleiter weiterbilden kann
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