Fuhrparkmanagement Aufgaben

Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben? Der Fuhrparkleiter hat eine Reihe an Aufgaben, Pflichten sowie Verantwortungen, wenn es um die Fuhrparkverwaltung geht. Erfahren Sie hier, welche Aufgaben Teil des Fuhrparkmanagements sind. Im unteren Abschnitt finden Sie außerdem ein kostenloses eBook zum Thema Fuhrparkleiterpflichten und eine Stellenbeschreibung.

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Inhaltsverzeichnis

Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben?

ECO Anzeige im FahrzeugDas Fuhrparkmanagement sorgt in erster Linie dafür, dass sämtliche Fahrzeuge wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei müssen alle vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. So soll stets die benötigte Fahrzeuganzahl am richtigen Ort zur Verfügung stehen, um eine optimale Auslastung und einen reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse zu garantieren. 

Neben der Organisation und Planung haben Fuhrparkmanager eine große Budgetverantwortung. Sie müssen Fahrzeuge beschaffen, abschreiben und strategisch einsetzen. Das Ziel dabei ist, bestehende Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Geschäftsziele zu erreichen. Bei der Beschaffung von Neu- oder Ersatzfahrzeugen muss der Bedarf unter Berücksichtigung der Geschäftsentwicklung geklärt werden. Wenn es um den Kauf neuer Fahrzeuge geht, sollte der Fuhrparkmanager taktisches Verhandlungsgeschick mitbringen, damit er die besten Konditionen für sein Unternehmen aushandeln kann.

Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager oder Mobilitätsmanager – viele Herausforderungen, viele Namen

die Fuhrparkleiter der BSU Holding GmbH
Die Fuhrparkleiter-Familie der BSU Holding GmbH.

Ein Fuhrpark unterliegt keiner Mindestgröße. Schon ab einer Flotte von drei oder vier Fahrzeugen ergeben sich eine Vielzahl an Aufgaben für den Flottenmanager. In kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 50 Fahrzeugen gibt es oft niemanden, der ausschließlich für die Fuhrparkverwaltung zuständig ist. Häufig erhalten die Mitarbeiter aus den Bereichen HR, Einkauf oder anderen zentralen Diensten die zusätzliche Aufgabe den firmeneigenen Fahrzeugpool zu verwalten.

Dabei sind die Aufgaben und Herausforderungen eines Fuhrparkleiters in der Regel sehr facettenreich und erfordern großes Wissen. Da Fuhrparkmanagement kein Lehrberuf ist, bleibt es den Mitarbeitern nicht erspart, sich entweder eigenständig weiterzubilden oder Weiterbildungen bei der DEKRA Akademie oder beim TÜV Süd zu besuchen.

eBook Fuhrparkleiterpflichten​

Unser eBook zu den Fuhrparkleiterpflichten gibt einen Einblick in die Aufgabenvielfalt des Fuhrparkmanagements. Gleichzeitig erfährt der Leser, welche wichtigen Pflichten Fuhrparkleiter nachgehen müssen.
 

Die Inhalte des eBooks:

  • Wann sind Fahrzeugverwalter Halter?
  • Pflichtübertragung auf Fuhrparkleiter
  • Die Führerscheinkontrollpflicht
  • Das Fahreignungssystem
  • Die Fahrtenbuchauflage
  • Der Fuhrparkleiter im Spannungsfeld

Das eBook hilft Fuhrparkleitern dabei, an alle wichtigen Pflichten und Regeln zu denken. Gleichzeitig dient es als Einführung in die Thematik und Nachschlagwerk. 

Deckblatt des eBooks Fuhrparkleiterpflichten
eBook zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben und Pflichten


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Aufgaben eines Fuhrparkleiters - Stellenbeschreibung

Zu den Hauptaufgaben des Fuhrparkleiters zählen die Verwaltung des Fahrzeugpools, die Zuweisung der Fahrzeuge, die Organisation von Wartung und Betreuung, das Handling von Versicherungen, Leasing, Kostenkontrolle, UVV, Kauf und Verkauf von Fahrzeugen. Das allein zeigt schon, wie viel Hintergrundwissen und Organisationstalent für diesen Beruf gefragt sind.

Die Aufgabenfelder berühren folgende Themengebiete:

  • Einkaufsstrategien & Finanzierungsmethoden
  • Ausschreibungen für den Fuhrpark
  • Reporting und Rechnungskontrolle
  • Fahrzeugtechnik
  • Disposition
  • Versicherungs- und Verkehrssicherheit
  • Halterhaftung
  • Steuerrecht
Stellenbeschreibung Fuhrparkmanagement Aufgaben
Die Stellenbeschreibung für Fuhrparkleiter

Die Fuhrparkmanagement Aufgaben

Personen planen den Einsatz von FahrzeugenDas Fuhrparkmanagement ist für zahlreiche Unternehmen nicht nur ein großer Kosten-, sondern auch ein großer Zeitfaktor. Eine strategische, effiziente und vor allem nachhaltige Fuhrparkplanung stellt für viele Betriebe eine große Herausforderung dar. Daher spart die Einstellung eines Fuhrparkmanagers den Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. 

Aufgrund der großen rechtlichen Verantwortung und der umfangreichen Tätigkeiten des Fuhrparkverantwortlichen sollten Unternehmen ausgebildete Fachkräfte für die Fahrzeugverwaltung einstellen – anstatt diese verantwortungsvolle Aufgabe neben dem Tagesgeschäft zu erledigen. Auch Nachhaltigkeit ist heutzutage ein Thema in der Fuhrparkverwaltung. Zum Job eines verantwortungsvollen Fuhrparkmanagements gehört deshalb der Klimaschutz sowie die Förderung alternativer Fahrzeugantriebe und umfassenden Mobilitätslösungen wie Carsharing.

Beschaffung der Fahrzeuge

Vertragsabschluss bei BeschaffungWer einen Fuhrpark aufbauen möchte, sollte sich vorher genau überlegen, welche Fahrzeuge sein Unternehmen wirklich benötigt. Brauche ich Firmenwagen, die nur von einer Person gefahren werden? Oder doch Poolfahrzeuge, die von mehreren Personen benutzt werden? Ein Fuhrpark muss nicht nur rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden. Ob man seine Fahrzeuge lieber kaufen oder leasen möchte, lässt sich wohl nur individuell beantworten. Das Profil von Firmen ist zu unterschiedlich, um eine pauschale Aussage zu machen. 

Vorteile beim Leasing sind die geringe Kapitalbindung und die Schonung der Liquidität. Nachteilig sind die vertraglichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben und der damit verbundene höhere Verwaltungsaufwand. Automobilhersteller und Leasinggesellschaften bieten hier maßgeschneiderte Angebote.

Übertragung der Halterhaftung

Fuhrparkmanagement Bienenlieb
Der Fuhrparkleiter Daniel Pfeifenberger vor seiner Flotte.

Der bestehende Fuhrpark unterliegt einer strikten Überwachung der Verkehrstauglichkeit. Teil der Fuhrparkmanagement Aufgaben ist daher, dass die Fahrzeuge Prüfungen und Hauptuntersuchungen fristgerecht durchlaufen. Der Fuhrparkleiter ist für die zeitige Überprüfung verantwortlich.

Sobald ein Mitarbeiter die Verantwortung für den Fuhrpark übernimmt, gehen auch die Risiken der Halterhaftung auf ihn über. Der verantwortliche Mitarbeiter sollte nachweislich zuverlässig und sachkundig sein. Dazu zählt auch, alle Entscheidungen im Fuhrpark eigenständig zu treffen. Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der Fuhrparkleiter für die ordnungsgemäße Durchführung der Halterpflichten verantwortlich. Dazu gehören unter anderem die Führerscheinkontrolle und die Kontrolle der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge. 

Wird dem Fuhrparkleiter die Haftung übertragen, sorgt er für die ordnungsgemäße Versicherung der Fahrzeuge und erstellt die Dienstwagenüberlassungsverträge für die Fahrer. Wenn Mitarbeiter ihren Dienstwagen auch für private Zwecke nutzen dürfen, stellt dieses Privileg einen geldwerten Vorteil dar. Der geldwerte Vorteil muss versteuert werden.

Fuhrparkmanagement Aufgabe: Risk- und Schadenmanagement

Das Fuhrparkmanagement kommt auch präventiv seinen Kontrollpflichten nach und sorgt dafür, dass möglichst wenig Fahrzeugschäden entstehen. Sollte es dennoch zu einem Unfall kommen, hat der Fuhrparkmanager die Aufgabe, Schäden möglichst wirtschaftlich zu beheben. Gegebenenfalls kümmert er sich um einen Ersatzwagen, um den Fahrzeugausfall so gering wie möglich zu halten und mögliche Ausfallkosten zu senken. 

Sollte die wirtschaftliche Nutzung eines Fahrzeuges nicht mehr gegeben sein, wird es verkauft. Maßgeblich für diese Entscheidung sind Wartungs- und Reparaturkosten, der Kraftstoffverbrauch sowie die Ausfallzeiten und der Restwert des Fahrzeuges. Der Fuhrparkleiter hat auch die Aufgaben der Personalplanung und der Kontrolle. Vor allem bei Speditionen oder Gütertransporten geht es um die optimale Fahrzeugauslastung unter Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer.

Fuhrparkleiter und die Unfallverhütung

Warndreieck bei UnfallDie Unfallverhütungsvorschriften (UVV) stellen die für jedes Unternehmen und jeden Versicherten der gesetzlichen Unfallversicherung verbindlichen Pflichten bezüglich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz dar. Die einschlägigen Regeln zur Durchführung dieser Aufgabe beschreibt vor allem die Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaft für Verkehr und Transportwirtschaft (BG Verkehr). Dazu zählt die jährliche Unterweisung des Mitarbeiters durch den Fuhrparkleiter sowie die Unterweisung vor der ersten Fahrt. 

Jährliche Führerscheinkontrolle, Einweisung in die Fahrzeugtechnik, Überprüfung von Mängeln, Bedingungen für die Nutzung eines Handys im Fahrzeug, das Verhalten bei Unfällen und die Dokumentation des gesamten Vorgangs gehören zu den Aufgaben des Fuhrparkleiters. Ebenso wie regelmäßige und intensive Schulungen der Fahrer. Denn defensives und gelassenes Verhalten im Straßenverkehr führt nicht nur zur Erhöhung der persönlichen Sicherheit, sondern trägt auch zur Reduzierung der Betriebskosten bei. Fuhrparkverantwortliche sollten sich permanent fortbilden. Denn die Führungs- und Steuerungsaufgaben, sowie Kontrollpflichten (Führerschein, UVV), aber auch Vorgaben aus der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung verändern sich immer wieder. Wichtig: Bei Nichteinhaltung bestehen erhebliche Haftungsrisiken.

Die 10 Aufgabengebiete eines Fuhrparkleiters

Infografik Fuhrparkmanagement Aufgaben
Infografik zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben

Vorlagen für die Fuhrparkmanagement Aufgaben

Fuhrparkleiter müssen viele Aufgaben stemmen, die von der Führerscheinkontrolle bis hin zur Überprüfung der Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen reichen. Damit die Fuhrparkmanagement Aufgaben einfacher gemeistert werden können, empfiehlt es sich Formulare und Vorlagen einzusetzen.

Alle Vorlagen für die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften:

Alle Vorlagen zur Fuhrparkanalyse und -verwaltung:

Neue Technologien für die Fuhrparkmanagement Aufgaben

Fuhrparksoftware an PC
Dank Fuhrparksoftware kann der Fuhrparkleiter seine Aufgaben online bewältigen.

Dank Fuhrparkverwaltungssoftware kann der Fuhrparkleiter seine Aufgaben online bewältigen. Damit die Effizienz eines Fuhrparkmanagements sichtbar wird, ist ein Fuhrpark-Controlling notwendig. Dieses ist die Basis für sämtliche Entscheidungen und Abläufe. In der Vergangenheit war es oft so, dass für jeden Arbeitsschritt in der Fuhrparkverwaltung ein anderes Programm genutzt wurde, um Daten zu dokumentieren. Darüber hinaus lag in der manuellen Eingabe von Daten oft eine hohe Fehlerquelle. 

Um dem Fuhrparkleiter die Aufgaben erheblich zu vereinfachen, ist es sinnvoll, eine Fuhrparksoftware zu verwenden, denn diese ist nicht nur zuverlässig, sondern auch noch zeitsparend. Eine solche Software bündelt sämtliche Daten und Informationen in einem System. Somit hat der Fuhrparkleiter stets den Überblick über bestehende Verträge, den Standort der Fahrzeuge, Kilometerstände, Kosten, Rechnungen und Termine. Außerdem sind die Informationen immer auf dem aktuellsten Stand, denn die Datenerfassung erfolgt über externe Schnittstellen mit Lieferanten, Versicherungen, Autohäusern und Tankstellenbetreibern, wodurch der Verwaltungsaufwand um bis zu 75% reduziert wird. Selbst automatische Erinnerungsfunktionen für Wartungstermine und Führerscheinkontrollen sind programmierbar, sodass sich der Fuhrparkmanager die Aufgaben abrufen kann.

Broschüre zur Fuhrparksoftware Vimcar Fleet

Fuhrparkleiter nutzen oftmals eine Fuhrparksoftware, um Aufgaben im Alltag zu meistern. Dokumente können digital abgelegt, Fahrzeugkosten analysiert und Mitarbeiter mit Fahrzeugen koordiniert werden. Die Liste der Funktionalitäten ist lang.


Der digitale Fuhrparkleiter: mit Fuhrparksoftware Fuhrparkmanagement Aufgaben meistern

Fuhrparkmanagement Aufgaben bewältigen mit unseren Online-Kursen

Tablet zeigt Online KursDie Fuhrparkleiter Aufgaben zu bewältigen ist im Alltag nicht einfach. Vorallem dann, wenn man nie die Zeit für eine intensive Weiterbildung hatte. Viele Flottenmanager müssen den Fuhrpark neben Ihrer hauptberuflichen Tätigkeit meistern. Damit Sie die Möglichkeit haben, Ihr Wissen jederzeit und egal an welchem Ort zu vertiefen, gibt es die kostenlosen Online-Kurse vom Boxenstopp. Kurse werden zu folgenden Themen angeboten:

  • Beschaffung
  • Unfallverhütungsvorschriften
  • Corporate Carsharing
  • Firmenwagenversteuerung 

Alles zum Thema Nachhaltigkeit im Fuhrpark

Nachhaltigkeit ist selten die Priorität für das Fuhrparkmanagement. Aufgrund von Zeitmangel steht der reibungslose Prozessablauf an erster Stelle. Wie Fuhrparkleiter mit bereits kleinen Maßnahmen die Nachhaltigkeit im Fuhrpark fördern können, erfahren Sie in folgenden Artikeln: