Fuhrparkmanagement Aufgaben

Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben? Der Fuhrparkleiter hat eine Reihe an Aufgaben, Pflichten sowie Verantwortungen, wenn es um die Fuhrparkverwaltung geht. Erfahren Sie hier, welche Aufgaben Teil des Fuhrparkmanagements sind. Im unteren Abschnitt finden Sie außerdem ein kostenloses eBook zum Thema Fuhrparkleiterpflichten und eine Stellenbeschreibung.

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Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben?

Mit einem Fuhrparkmanagement soll in erster Linie sichergestellt werden, dass sämtliche Fahrzeuge im Unternehmen wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei müssen alle vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen erfüllt sein. Um eine optimale Auslastung des Fuhrparks und einen reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse zu garantieren, sorgt der Fuhrparkleiter dafür, dass stets die benötigte Fahrzeuganzahl am richtigen Ort zur Verfügung steht.

Fuhrparkleiter tragen eine große Verantwortung. Denn die Fuhrparkmanager Aufgaben umfassen neben der Organisation und Planung der Fahrzeugflotte auch eine Budgetverantwortung. Zu der Fuhrparkleiter Verantwortung gehören u. a. folgende Aspekte: Fuhrparkleiter müssen Fahrzeuge beschaffen, abschreiben und strategisch einsetzen. Dabei sollen bestehende Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und die Geschäftsziele erreicht werden. 

Wirtschaftliches Fahren

Bei der Beschaffung von Neu- oder Ersatzfahrzeugen muss der Bedarf unter Berücksichtigung der Geschäftsentwicklung geklärt werden. Wenn es um den Kauf neuer Fahrzeuge geht, sollte der Fuhrparkmanager taktisches Verhandlungsgeschick mitbringen, damit er die besten Konditionen für sein Unternehmen aushandeln kann.

Fuhrparkleiter der BSU Holding

Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager oder Mobilitätsmanager – ein Job, viele Namen

Ein Fuhrpark unterliegt keiner Mindestgröße. Schon ab einer Flotte von drei oder vier Fahrzeugen ergeben sich eine Vielzahl an Aufgaben für den Flottenmanager. In kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 50 Fahrzeugen gibt es oft niemanden, der ausschließlich für die Fuhrparkverwaltung zuständig ist. Häufig erhalten die Mitarbeiter aus den Bereichen HR, Einkauf oder anderen Abteilungen die zusätzliche Aufgabe, den firmeneigenen Fahrzeugpool zu verwalten und die Fuhrparkleiter Verantwortung zu übernehmen.

Dabei sind die Aufgaben und Herausforderungen eines Fuhrparkleiters in der Regel sehr facettenreich und erfordern ein umfassendes Wissen. Fuhrparkmanagement ist kein eigenständiger Lehrberuf, so kommen auch die unterschiedlichen Berufsbezeichnungen zustande. Daher bleibt es Fuhrparkleitern nicht erspart, sich entweder eigenständig weiterzubilden oder Weiterbildungen bei der DEKRA Akademie oder beim TÜV Süd zu besuchen.

Flottenmanager Aufgaben werden unterschätzt

Die Pflichten und Aufgaben im Fuhrparkmanagement werden von vielen Unternehmen stark unterschätzt, geht mit ihnen doch eine große rechtliche und betriebswirtschaftliche Verantwortung einher. Die Fuhrparkleitung wird gerade in kleineren Betrieben noch sehr stiefmütterlich behandelt. 

Entsprechend ist es keine Seltenheit, dass die Flottenmanager Aufgaben meist nebenbei von einem Mitarbeitenden übernommen werden, dem es häufig an Erfahrung und Qualifizierungen mangelt. Dabei sind Kenntnisse in Bereichen wie Versicherungsrecht, Fahrzeugtechnik und Betriebswirtschaft von enormen Vorteil, um als Fuhrparkleiter die Fahrzeugflotte eines Unternehmens effizient zu verwalten.

Flottenmanagement Aufgaben unterschätzt

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Im eBook zu den Fuhrparkleiter Pflichten erfahren Sie, welche Aufgaben im Fuhrparkmanagement anfallen. Fuhrparkleiter erhalten wertvolle Tipps zur Optimierung ihres Verwaltungsalltags und lernen, welche rechtlichen Verpflichtungen mit dem Beruf des Fuhrparkmanagers einhergehen. Als Nachschlagewerk hilft das eBook auch unerfahrenen Fuhrparkverantwortlichen, alle wichtigen Pflichten und Regeln im Blick zu behalten.
Die Inhalte des eBooks:
  • Wer ist der Fahrzeughalter?
  • Pflichtübertragung auf auf den Fuhrparkleiter
  • Die Führerscheinkontrollpflicht
  • Das Fahreignungssystem
  • Die Fahrtenbuchauflage


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Die Fuhrparkmanagement Aufgaben im Überblick

Zu den Hauptaufgaben, die in einer typischen Stellenbeschreibung für Flottenmanager zu finden sind, zählen: die Verwaltung des Fahrzeugpools, die Zuweisung der Fahrzeuge, die Organisation von Wartung und Betreuung, das Handling von Versicherungen, Leasing, Kostenkontrolle, Unfallverhütungsvorschriften, Kauf sowie Verkauf von Fahrzeugen. 

Das allein zeigt schon, wie viel Hintergrundwissen und Organisationstalent für diesen Beruf gefragt sind. Die Aufgabenfelder, die in einer Stellenbeschreibung für das Fuhrparkmanagement zu finden sind, berühren folgende Themengebiete: Einkaufsstrategien und Finanzierungsmethoden, Ausschreibungen für den Fuhrpark, Reporting und Rechnungskontrolle, Fahrzeugtechnik, Disposition, Versicherungs- und Verkehrssicherheit, Halterhaftung sowie Steuerrecht. Die folgende Fuhrparkleiter Stellenbeschreibung gibt einen exemplarischen Überblick über das Berufsbild Fuhrparkmanagement.

Fuhrpark Aufgaben Fahrer

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Ob Führerscheinkontrolle, regelmäßige Inspektion der Fahrzeuge oder verschiedenste Verwaltungsaufgaben: Die Stellenbeschreibung für Fuhrparkleiter ist umfassend, denn die Aufgaben eines Flottenmanagers gehen weit über die reine Fuhrparkbetreuung hinaus. 

Rund um den Fuhrpark fallen zahlreiche weitere Aufgaben an, die dem Verantwortlichen einiges abverlangen. Ein Fuhrparkverantwortlicher stellt nicht nur sicher, dass die Fahrzeuge des Unternehmens jederzeit funktionstüchtig und einsatzbereit sind, er trägt auch eine beträchtliche wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung. In der Fuhrparkleiter Stellenbeschreibung sind die wichtigsten Aufgaben und Anforderungen des Fuhrparkmanagements zusammengefasst. Laden Sie jetzt die exemplarische Flottenmanager Stellenbeschreibung herunter und erfahren Sie mehr!

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Die Fuhrparkleiter Aufgaben

Das Fuhrparkmanagement ist für Unternehmen nicht nur ein Kosten-, sondern auch ein großer Zeitfaktor. Eine strategische, effiziente und nachhaltige Fuhrparkplanung stellt für viele Betriebe eine Herausforderung dar. Die Einstellung eines Fuhrparkmanagers, der die Flottenverwaltung effizient und ressourcenschonend gestaltet, stellt eine erhebliche Entlastung für das Unternehmen dar.

Einen Mitarbeiter das Fuhrparkmanagement neben dem Tagesgeschäft erledigen zu lassen, erscheint zwar wie eine einfache Lösung, aufgrund der großen rechtlichen Verantwortung und der umfangreichen Tätigkeiten des Fuhrparkverantwortlichen sollten Unternehmen jedoch ausgebildete Fachkräfte für die Fahrzeugverwaltung einstellen. 

Beschaffung der Fahrzeuge

Abgesehen vom Tagesgeschäft, also der laufenden Fuhrparkverwaltung, ist die Beschaffung eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagers. Der Bereich begrenzt sich dabei nicht nur auf die Fahrzeugbeschaffung: Auch die Beschaffung von Reifen, zusätzlichen Bauteilen, Tankkarten und Fahrzeugversicherungen fällt meist in den Aufgabenbereich des Fuhrparkverantwortlichen. 

Bei der Beschaffung fällt dem Fuhrparkmanager gleich eine doppelte Verantwortung zu: Ein Fuhrpark muss nicht nur den rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden.

Beschaffung im Fuhrpark

So stellen sich bei der Anschaffung neuer Dienstfahrzeuge einige Fragen, mit welchen sich der Fuhrparkleiter auseinandersetzen muss: Wird ein Firmenwagen benötigt, der nur von einer Person gefahren wird? Oder ein Poolfahrzeug, das von mehreren Personen genutzt wird? Auch die Verwaltung des Fahrzeugpools fällt in den Aufgabenbereich des Fuhrparkverwalters. Dennoch lassen sich die wichtigsten Fragen der Fahrzeugbeschaffung wohl nur individuell beantworten, beispielsweise, ob man seine Fahrzeuge lieber kaufen oder leasen möchte. Unternehmensprofile sind zu unterschiedlich, um hier eine pauschale Aussage zu tätigen.

Vorteile beim Leasing sind die geringe Kapitalbindung und die Schonung der Liquidität. Nachteilig sind die vertraglichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben und der damit verbundene höhere Verwaltungsaufwand. Automobilhersteller und Leasinggesellschaften bieten hier maßgeschneiderte Angebote, die der Fuhrparkmanager einholen und vergleichen muss. 

Übertragung der Halterhaftung

Der bestehende Fuhrpark unterliegt einer strikten Überwachung der Verkehrstauglichkeit. Teil der Fuhrparkmanagement Aufgaben ist daher, dass die Fahrzeuge Prüfungen und Hauptuntersuchungen fristgerecht durchlaufen. Der Fuhrparkleiter ist für die zeitige Organisation und Überprüfung dieser verantwortlich. 

In vielen Fällen wird die Verantwortung für den Fuhrpark sowie die Halterhaftung auf den Fuhrparkleiter übertragen. Der Fuhrparkleiter sollte deswegen nachweislich zuverlässig und sachkundig sein. Dazu zählt auch, alle Entscheidungen im Fuhrpark eigenständig zu treffen. Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der Fuhrparkleiter für die ordnungsgemäße Durchführung der Halterpflichten verantwortlich.

Fuhrparkleiter Aufgabe: Halterhaftung

 Dazu gehören unter anderem die Führerscheinkontrolle, die Durchführung von UVV-Schulungen und die Kontrolle der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge. Die Beachtung der Halterhaftung im Fuhrpark spielt eine wesentliche Rolle im Fuhrparkmanagement. Denn wenn ein Fuhrparkverantwortlicher seinen Halterpflichten nicht – oder nur unzureichend – nachkommt, zieht dies ernsthafte Konsequenzen für das Unternehmen und den  Fuhrparkverantwortlichen nach sich.

Fuhrparkmanagement Aufgabe: Risiko- und Schadenmanagement

Das Fuhrparkmanagement kommt auch präventiv seinen Kontrollpflichten nach und sorgt dafür, dass möglichst wenig Fahrzeugschäden entstehen. Sollte es dennoch zu einem Unfall kommen, hat der Fuhrparkmanager die Aufgabe, Schäden möglichst wirtschaftlich zu beheben. Gegebenenfalls kümmert er sich um einen Ersatzwagen, um den Fahrzeugausfall so gering wie möglich zu halten und mögliche Ausfallkosten zu senken. 

Sollte die wirtschaftliche Nutzung eines Fahrzeuges nicht mehr gegeben sein, wird es gegebenenfalls verkauft. Maßgeblich für diese Entscheidung sind Wartungs- und Reparaturkosten, der Kraftstoffverbrauch, die Ausfallzeiten und der Restwert des Fahrzeuges. 

Fahrer- und Fahrzeugkoordination als Fuhrparkleiter Aufgabe

Der Fuhrparkleiter hat auch die Aufgaben der Personalplanung und der Kontrolle. Vor allem bei Speditionen oder Gütertransporten geht es um die optimale Fahrzeugauslastung unter Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer. Daher koordinieren Fuhrparkleiter die Fahrzeugbewegungen innerhalb der Unternehmensstandorte und stellen sicher, dass jederzeit die erforderliche Anzahl an Fahrzeugen am jeweiligen Standort verfügbar ist. Zu den Fuhrparkleiter Aufgaben zählt es, für einen reibungslosen Arbeitsablauf für die Fahrer zu sorgen. Beispielsweise stellen sie auch die richtige Priorisierung der Fahrzeuge bei der Autowäsche sicher.

Fahrer Koordination
UVV Fuhrparkleiter Aufgabe

Fuhrparkleiter und die Unfallverhütung

Die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) stellen die für jedes Unternehmen verbindlichen Pflichten bezüglich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz dar. Gerade im Fuhrpark sollten sie nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Der DGUV Vorschrift 70 kommt hierbei eine besondere Rolle zu: Sie regelt unter anderem, welche Fahrzeuge einer UVV Dienstwagen Prüfung unterliegen. Werden die UVV nicht eingehalten, drohen rechtliche Konsequenzen. Es gehört demnach zu den Verantwortungen des Fuhrparkleiters, sich umfassend mit den Unfallverhütungsvorschriften vertraut zu machen. Denn aus den Vorschriften ergeben sich zahlreiche Fuhrparkmanagement Aufgaben: Dazu zählen die jährliche Unterweisung der Mitarbeiter durch den Fuhrparkleiter sowie die Unterweisung vor der ersten Fahrt. 

Ebenso zu den Aufgaben des Fuhrparkleiters gehören die jährliche Führerscheinkontrolle, die Einweisungen in die Fahrzeugtechnik, die Überprüfung von Mängeln und Schäden am Fahrzeug und die Einweisung der Fahrer zum Verhalten bei Unfällen sowie der ordnungsgemäßen Dokumentation des gesamten Vorgangs. 

Auch die regelmäßige Schulung der Fahrer ist eine Aufgabe des Fuhrparkmanagements. Defensives und vorausschauendes Fahrverhalten führt nicht nur zur Erhöhung der persönlichen Sicherheit, sondern trägt auch zur Reduzierung der Betriebskosten bei.

Hilfreiche Vorlagen für die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften:

Kraftstoffmanagement

Eine weitere Fuhrparkmanagement Aufgabe ist das Kraftstoffmanagement. Darunter wird die Verwaltung von Tankkarten sowie die Auswertung von Tankbelegen verstanden. Um die Kraftstoffausgaben zu kontrollieren, muss der Fuhrparkleiter die Tankbelege der Mitarbeiter einsammeln, kontrollieren und abheften. Die Überprüfung des Kraftstoffverbrauchs und das Protokollieren per Hand sind jedoch komplex und arbeitsintensiv. Diese Tätigkeit fordert viel Zeit, welche sinnvoller in andere Fuhrparkmanagement Aufgaben investiert werden könnte. Zudem sind die Ergebnisse einer manuellen Auswertung meist unpräzise.

Die Einführung von Tankkarten, die mit einer Fuhrparksoftware verknüpft werden können, stellt daher einen erheblichen Mehrwert für den Fuhrpark dar und erleichtert die Abarbeitung der Fuhrparkmanagement Aufgaben ungemein. Fuhrparkleiter müssen die Tankbelege der einzelnen Mitarbeiter nicht mehr händisch sammeln, denn diese werden durch die Verwendung der Tankkarten automatisch im System hinterlegt. Zusätzlich ist eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens möglich und Tankbetrug kann verhindert werden.

Fuhrparkpflege ist das A und O

Der Fuhrparkleiter kümmert sich nicht nur um die Sicherheit der Fahrer, auch die Pflege der Fahrzeuge gehört zu seinen Fuhrparkmanagement Aufgaben. Ein Firmenwagen repräsentiert das Unternehmen und sollte daher immer in einem gepflegten Zustand sein – so wird automatisch Zuverlässigkeit und Souveränität vermittelt. Neben der Pflege durch eine regelmäßige Wäsche, tragen auch ein regelmäßiger TÜV, Hauptuntersuchungen und Co. zu einem gepflegten Fuhrpark bei.

Doch der Fuhrparkleiter muss diese Fuhrparkmanagement Aufgabe nicht alleine bewältigen. Gerade bei Dienstwagen, die nur ein Fahrer nutzt, ist es ratsam, diesen in die Verantwortung zu ziehen. Tipps wie die Fuhrparkpflege effizient in den Arbeitsalltag integriert werden kann, finden Sie hier.

Fuhrparkpflege

Nachhaltigkeit im Fuhrpark

Auch Nachhaltigkeit ist heutzutage ein Thema, mit dem sich Fuhrparkverwalter auseinandersetzen müssen. Zum Job eines verantwortungsvollen Fuhrparkmanagements gehört deshalb ebenfalls die Förderung der Nachhaltigkeit, z. B. durch den Einsatz alternativer Fahrzeugantriebe. Fuhrparkleiter kümmern sich außerdem um umfassenden Mobilitätslösungen, wie Corporate Carsharing. Wie Fuhrparkleiter mit bereits kleinen Maßnahmen die Nachhaltigkeit im Fuhrpark fördern können, erfahren Sie in folgenden Artikeln:

Die 10 Aufgabengebiete eines Fuhrparkleiters

Infografik Fuhrparkmanagement Aufgaben

Fuhrparkleiter Aufgaben: Hilfreiche Ressourcen

Fuhrparkleiter müssen viele Aufgaben stemmen, von der Führerscheinkontrolle bis hin zur Überprüfung der Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen. Damit die Fuhrparkmanagement Aufgaben einfacher gemeistert werden können, empfiehlt es sich, Formulare und Vorlagen einzusetzen. Diese finden Sie in unserem Ressourcenbereich.

Fuhrparkmanagement-Aufgaben-Kurs

Fuhrparkmanagement Aufgaben bewältigen mit unseren Online-Kursen

Fuhrparkverantwortliche sollten sich permanent fortbilden. Denn die Führungs- und Steuerungsaufgaben, sowie Kontrollpflichten (Führerschein, UVV), aber auch Vorgaben aus der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung verändern sich immer wieder. Wichtig: Bei Nichteinhaltung bestehen erhebliche Haftungsrisiken.

Da viele Flottenmanager den Fuhrpark neben Ihrer hauptberuflichen Tätigkeit meistern müssen, bleibt nicht immer Zeit für eine intensive Weiterbildung. Damit Sie die Möglichkeit haben, Ihr Wissen jederzeit und egal an welchem Ort zu vertiefen, gibt es die kostenlosen Online-Kurse vom Boxenstopp. Kurse werden zu folgenden Themen angeboten:

  • Beschaffung
  • Unfallverhütungsvorschriften
  • Corporate Carsharing
  • Firmenwagenversteuerung 

Neue Technologien für die Fuhrparkmanagement Aufgaben

Dank Fuhrparkverwaltungssoftware kann der Fuhrparkleiter seine Aufgaben online bewältigen. Damit die Effizienz eines Fuhrparkmanagements sichtbar wird, ist ein Fuhrpark-Controlling notwendig. Dieses ist die Basis für sämtliche Entscheidungen und Abläufe. Um die Fuhrparkverwaltung unkompliziert und zuverlässig abzuwickeln, sollte nicht für jeden Arbeitsschritt ein anderes Programm genutzt werden. Da in der manuellen Datendokumentation eine hohe Fehleranfälligkeit liegt, sollte darüber hinaus auf eine digitale Lösung zurückgegriffen werden.

Um dem Fuhrparkleiter die Aufgaben erheblich zu vereinfachen, ist es daher sinnvoll, eine Fuhrparksoftware zu verwenden. Diese ist nicht nur zuverlässig, sondern auch noch zeitsparend. Eine solche Software bündelt sämtliche Daten und Informationen in einem System. Somit hat der Fuhrparkleiter stets den Überblick über bestehende Verträge, den Standort der Fahrzeuge, Kilometerstände, Kosten, Rechnungen und Termine.

Fuhrparkmanagement Aufgaben am PC

Außerdem sind die Informationen immer auf dem aktuellsten Stand, denn die Datenerfassung erfolgt über externe Schnittstellen mit Lieferanten, Versicherungen, Autohäusern und Tankstellenbetreibern, wodurch der Verwaltungsaufwand um bis zu 75% reduziert wird. Selbst automatische Erinnerungsfunktionen für Wartungstermine und Führerscheinkontrollen sind programmierbar, sodass sich der Fuhrparkmanager die Aufgaben abrufen kann.

Der digitale Fuhrparkleiter: mit Fuhrparksoftware Fuhrparkmanagement Aufgaben meistern

Im folgenden Webinar erhalten Sie einen Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet. Ob Fahrzeugortung, Dokumentenablage, Kostenanalyse oder Aufgabenverwaltung – die Funktionen von Vimcar Fleet unterstützen Sie im Verwaltungsalltag und helfen, Ihren Fuhrpark effizient zu gestalten. Jetzt informieren!