Protokoll zur Fahrzeugübergabe

Bei einem Protokoll zur Fahrzeugübergabe handelt es sich um ein offizielles Dokument, dass während der Entgegennahme eines Kfz aus dem Fuhrpark durch Personal erstellt wird. Auf dem Papier ist zu vermerken, welchen Kilometerstand das Fahrzeug hat, ob Schäden vorliegen und wer für wie lange mit dem Auto auf Dienstreise ist. Zudem findet ein notwendiger Sicherheitscheck statt.

Im Artikel erfahren Sie:

  1. Zweck des Protokolls: Das Protokoll zur Fahrzeugübergabe dient als offizielles Dokument, um die Übergabe eines Fahrzeugs im Fuhrpark zu dokumentieren, einschließlich Kilometerstand, eventueller Schäden und Sicherheitschecks.

  2. Inhalt und Bedeutung: Das Protokoll beinhaltet wichtige Informationen wie Fahrzeugzustand, Schäden, Verkehrssicherheit und Fahrerdaten. Es ist besonders wichtig, wenn ein Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird, um Mängel und Schäden zu überwachen.

  3. Vorteile der Nutzung: Ein standardisiertes Übergabeprotokoll erleichtert die Kontrolle und Dokumentation des Fahrzeugzustands, unterstützt die Unfallverhütung und bietet rechtliche Absicherung für beide Parteien.

Protokoll zur Fahrzeugübergabe – alle wichtigen Informationen

Ein komplettes und möglichst standardisiertes Protokoll zur Fahrzeugübergabe im Fuhrpark einzusetzen hilft dabei, mögliche Mängel und Schäden im Auge zu behalten. Solch ein Vorgehen ist vor allem ratsam, sobald ein bestimmtes Fahrzeug von mehreren Personen im Unternehmen genutzt wird. Bei jeder Aushändigung des Autos oder Lkw wird überprüft, ob es Schäden gibt, die im letzten Protokoll noch nicht vermerkt worden sind. Diese sind im Detail zu beschreiben und mit einem Foto zu dokumentieren. Darüber hinaus sollte eine Kontrolle auf Verkehrssicherheit durchgeführt werden. Diese Maßnahme kommt allen Arbeitskräften in der Firma zugute und stellt sicher, dass das Fahrzeug rundum verkehrstüchtig ist. Ein Übergabeprotokoll für Autos, egal ob Lkw oder Pkw, erleichtert diese Kontrolle.

Zwei Autos stehen nebeneinander. Die Fahrer geben sich aus dem Fenster heraus die Hand.

Inhalt des Fahrzeugübergabeprotokoll

Vor allem die Unfallverhütungsvorschriften wie z. B. die offizielle Fahrerunterweisung und die Überprüfung von Bremsen sowie Reifendruck stehen im Vordergrund. Ebenfalls sollten FuhrparkleiterInnen einen Blick auf den Führerschein des Personals werfen, welches das Fahrzeug entgegennimmt oder abgibt. Es sind weiterhin alle Dokumente, Karten und andere zum Fahrzeug zugehörigen Zubehörteile zu zählen. Hierzu gehören die Fahrzeugpapiere, Navigationsgeräte, aber eventuell auch Tankkarten, mit denen die Arbeitskräfte die Pkw und Lkw an der Tankstelle bezahlen können. Abseits von Checklisten, Anmerkungen und Schadensbeschreibung gehört zwingend die Fahrzeug- und Halternummer auf das Protokoll zur Fahrzeugübergabe. In einem eigenen Feld schreiben der oder die Fuhrparkverantwortliche den aktuellen Kilometerstand auf. Durch ein Übergabeprotokoll für Lkw und Pkw kann nachvollzogen werden, welches Personal wie weit mit dem Fahrzeug unterwegs war und welche Kosten dabei angefallen sind. Empfänger und Aushändigender unterschreiben das Dokument anschließend und verleihen ihm somit offiziellen Status. Beide Parteien sollten eine Kopie des Protokolls erhalten, um sich gegenseitig rechtlich abzusichern.

Stichpunkte des Fahrzeugübergabeprotokolls

Eine Fahrzeugübergabe richtig zu protokollieren ist in einem Fuhrpark unabdinglich. Das zur Verfügung gestellte Protokoll können Sie nutzen, um entstandene Mängel und durchgeführte Reparaturmaßnahmen zu dokumentieren.

Das Auto Übergabeprotokoll beinhaltet Felder zu:

  • Fahrzeuginformationen
  • Fahrzeughalter
  • Kilometerstand
  • Checkliste vorhandener Dokumente
  • Platz für Schadensbeschreibung inklusive Fahrzeugbild
  • Platz für Anmerkungen
  • Unterschriftenfelder

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Und Fahrzeugübergabe vereinfachen.

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Fahrzeugübergabe Protokoll

Wann und zwischen wem kann es zu einer Fahrzeugübergabe kommen?

Zu einer Fahrzeugübergabe kommt es in folgenden Fällen:

  • wenn MitarbeiterInnen vertraglich zugesicherte Firmenwagen erhalten
  • wenn als FahrerInnen angestellte MitarbeiterInnen Wagen erhalten
  • wenn MitarbeiterInnen einmalig ein Auto erhalten, um eine Aufgabe zu erledigen
 

Im Normalfall sind an einer Fahrzeugübergabe die zukünftigen FahrerInnen sowie eine/r oder mehrere Mitarbeitende der Fuhrparkverwaltung beteiligt. Bestenfalls führt eine Person aus der Fuhrparkleitung die komplette Unterweisung der FahrerInnen sowie die Überprüfung des Fahrzeuges durch, während eine zweite Person diese Schritte mit einem Auto-Übergabeprotokoll protokolliert.

Gute Gründe für ein Fahrzeugübergabeprotokoll

Betriebe mit mehrheitlich genutzten Fahrzeugen brauchen eine gute Struktur. Mit einem Fahrzeugübergabeprotokoll lässt sich leicht nachvollziehen, wer mit dem Fahrzeug wie weit gefahren ist. Auf einen Blick können Fuhrparkverantwortliche erkennen, wie hoch die Kosten der Fahrt sind. Der vermerkte Kilometerstand, die Dokumentation etwaiger Schäden und ein nötiger Sicherheitscheck sind weitere Gründe, die für ein Fahrzeugübergabeprotokoll sprechen. Schließlich geht nichts über ein Arbeitsklima, das von Transparenz geprägt ist. Bei der Fahrzeugübergabe ist ein Formular für den Austausch wichtiger Informationen sehr hilfreich. Dadurch werden, ohne großen zeitlichen Aufwand, Führerschein, Dokumente, Karten und Zubehörteile gecheckt. Hier sind unter anderem Tankkarten, Navigationsgeräte und eventuelle Meldungen über Mängel gemeint. Die Fahrzeugübergabe mit Formular stellt eine Erleichterung dar, hinsichtlich einer unkomplizierten Auskunft über das jeweilige Fahrzeug und dessen Verwendung. Dazu gehört auch Unfallverhütung und die damit verbundenen Vorschriften. In diesem Zusammenhang sei eine offizielle Fahrerunterweisung, eine Bremskontrolle und die Überprüfung des Reifendrucks erwähnt.

Vorteile von Fahrzeugübergabeprotokollen

Wenn Fuhrparkverantwortliche sich für eine Fahrzeugübergabe mit Formular entschieden haben, ist es ein Leichtes, sich dieses online zu besorgen. Fahrzeugübergabeproktolle mit den wichtigsten Standards finden FuhrparkleiterInnen im Internet als vorgefertigte PDFs. Fuhrparkverantwortliche können sich die Downloads ausdrucken und haben somit ein wichtiges Tool in der Hand. Diese Variante funktioniert natürlich auch auf dem Tablet und auf dem Computer. Solche Protokolle sind quasi eine Checkliste für die Fahrzeugübergabe. Neben Kilometerstand, Fahrzeuginformationen und einer Aufstellung vorhandener Dokumente können auch noch weitere Felder beschriftet werden. Sie finden dort Platz für Anmerkungen und eine eventuelle Schadensbeschreibung. Diese Checkliste zur Fahrzeugübergabe  erleichtert es, einen detaillierten Überblick über den gesamten Fuhrpark zu erhalten. Zusätzlich befreit es die MitarbeiterInnen davon, sich alles merken zu müssen. Mit den Daten, die schwarz auf weiß im Fahrzeugübergabeprotokoll eingetragen werden, kann konstruktiv gearbeitet werden. Viele Gründe sprechen für ein Fahrzeugübergabeprotokoll.

Weitere Gründe für das Übergabeprotokoll für Autos

Mit Fahrzeugübergabeprotokoll Übergabe vereinfachen

Im Fuhrparkmanagement ist die Fahrzeugübergabe eine tägliche Aufgabe. Dennoch besteht sie nicht nur aus der Schlüsselübergabe. Autos haben sich in den letzten Jahren und mehr noch in den letzten Jahrzehnten erheblich verändert. Wo früher die Servolenkung und die Xenonscheinwerfer das Höchste der Gefühle waren, gleichen Autos heute schon fast Raumschiffen. Mit WiFi, teilautonomem Fahren, automatischen Scheinwerfer und noch vielen weiteren futuristischen Futures muss man erst einmal zurechtkommen. Daher ist es heutzutage wichtiger denn je, den FahrerInnen eines Wagens vor der ersten Übergabe eine detaillierte Ersteinweisung in die Handhabung des neuen Fahrzeugs zu geben, ganz abgesehen davon, dass die Berufsgenossenschaft eine solche Ersteinweisung vorschreibt. So sind die FahrerInnen vor allen Dingen in Notfällen idealerweise gut vorbereitet und müssen nicht erst nach solch wichtigen Dingen wie dem Warnblinker oder ähnlichem suchen. Auch eine falsche oder schädliche Nutzung von Funktionen kann so vorgebeugt werden.

Fahrzeugübergabe Protokoll

Mit Fahrzeugübergabeprotokoll Vordruck Schäden dokumentieren

Ein weiterer wichtiger Punkt vor der ersten Fahrzeugübergabe ist die Protokollierung. Dabei werden sowohl grundlegende Daten wie der Name der FahrerInnen und Fuhrparkleitung, sondern auch weitergehende Details zum Zustand des Autos akribisch und genauestens dokumentiert, um späteren Problemen mit Fahrenden oder Versicherungen vorzubeugen. Dazu zählen neben Informationen wie der Anzahl der Autoschlüssel, des Kilometerstandes und dem vorhandenen Zubehör auch und vor allem etwaige Schäden am Fahrzeug. Diese sollten bis auf den kleinsten Kratzer notiert und mit Fotos oder Videos belegt sein. Sollte es dann später zu weiteren Blechschäden oder sogar einem schwereren Unfall kommen, hat man alles dokumentiert und kann genau differenzieren, was schon zuvor beschädigt war und was genau frisch zu Schaden gekommen ist. Auch über weitere, unscheinbare Details wie zum Beispiel mit dem Fahrzeug mit übergebene Tankkarten sollte lückenlos ein Fahrzeugübergabeprotokoll geführt werden. Nach der vollständigen Dokumentation aller Daten, Schäden und jeglichen Zubehörs sollten alle Beteiligten das Protokoll mit Angabe von Name, Ort und Datum unterschreiben. Vom unterschriebenen Fahrzeugübergabeprotokoll sollte letztendlich für alle Beteiligten mindestens eine Kopie angefertigt werden, um spätere rechtliche Probleme zu vermeiden.

Besonders wichtig bei Poolfahrzeugen

Flottenfahrzeuge, die von mehreren Personen genutzt werden dürfen, sollten bei jeder Übergabe auf Schäden und Mängel geprüft werden. Denn nur so können Fuhrparkverantwortliche sicher sein, dass das Fahrzeug für den Verkehr sicher ist. In diesem Zuge kann auch überprüft werden, ob alle Dokumente und Karten wie zum Beispiel die Tankkarte vorhanden sind. Deswegen bietet sich als Hilfe ein Musterformular an. Das folgende Protokoll zur Fahrzeugübergabe hilft Ihnen dabei, dies richtig zu protokollieren.

Kosten mit Fahrzeugübergabeprotokoll verhindern

Das wohl wichtigste Argument bei dem Verzicht auf ein Fahrzeugübergabeprotokoll ist, dass versteckte Kosten anfallen können, die undokumentiert versickern. Auf ein Jahr gerechnet kann sich dadurch eine beachtliche Summe ergeben. Denn wenn die Klarheit hinsichtlich der Kilometerstände fehlt, kann nicht nachvollzogen werden, ob die kürzest mögliche Wegstrecke gewählt wurde.

Fahrzeugübergabe Checkliste sichert ab

Eine fehlende Checkliste bei der Fahrzeugübergabe kann außerdem zu einer Gefährdung eines reibungslosen Ablaufes führen. Denn vom Erkennen, dass beim Reifendruck etwas nicht stimmt, bis zur tatsächlichen Überprüfung kann es ein langer Weg sein. Ihre MitarbeiterInnen haben neben der Fahrzeugverantwortung noch viele andere Aufgabengebiete, um die sie sich kümmern. Da kann es schon Mal passieren, dass ein Mangel zwar bemerkt, aber nicht protokolliert wird. In diesem Fall wird dem nächsten Mitarbeiter oder Mitarbeiterin das Fahrzeug übergeben, ohne ihn oder sie darauf hinzuweisen, dass der Reifendruck überprüft werden muss. Dadurch kann die Unfallverhütung nicht im erforderlichen Maße stattfinden. Ein Team, das sich angewöhnt hat, ein Protokoll bei der Fahrzeugübergabe zu erstellen, hat den Kopf frei für die eigentliche Arbeit. Fehlt dies, ist es schwieriger, sich uneingeschränkt auf die Sache zu konzentrieren.

Übergabe von einem Autoschlüssel

Fahrzeugübergabe Checkliste, was nicht vergessen werden darf

Das Fahrzeugcheck Protokoll ist in einem Fuhrpark und bei der Fahrzeugübergabe ein notwendiger Prozess, der das Fahrzeugmanagement erleichtert und Rechtssicherheit für alle Beteiligten schafft. Defekte oder beschädigte Fahrzeuge können rückverfolgbar zur Reparatur oder Inspektion eingereicht werden, sodass jeder, der ein Firmenfahrzeug nutzt, sicher sein kann, dass sein Fahrzeug in einwandfreiem Zustand ist. Das Übergabeprotokoll sollte daher alle wichtigen Detailfragen zum Fahrzeug beantworten und insbesondere folgende Angaben enthalten:

  • Allgemeine Informationen zum Fahrzeug,
  • Informationen zum Fahrzeugbesitzer,
  • Fahrzeugspezifikationen,
  • Informationen zu Sonderausstattungen und Zubehör,
  • Übersicht über vorhandene Dokumente,
  • Möglichkeiten zur Fehler- und Schadensbeschreibung,
  • visuelle Dokumentation des Fahrzeugzustands

Zusätzliche Aufgaben bei der Fahrzeugrückgabe

1. Überlassungsvertrag als Teil des Fahrzeugübergabeprotokoll

Zudem muss vor der ersten Fahrzeugübergabe ein sogenannter Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgesetzt werden. In diesem werden neben Besitz- und Haftungsangelegenheiten auch auf den ersten Blick unwichtig erscheinende Details geregelt. So kann man zum Beispiel eine bestimmte Reinigungshäufigkeit festhalten und dabei auch Details mit einfließen lassen, wie zum Beispiel Privatfahrten, mit denen Verschmutzungen des Wagens einhergehen könnten. Auf diese Art können gerade bei geleasten Fahrzeugen spätere unangenehme Überraschungen wie eine Grundreinigung aufgrund starker Verschmutzungen am Unterboden vermieden werden.

2. Fahrzeugübergabe Checkliste erinnert an Kontrollen

Bevor die FahrerInnen losfahren können, muss selbstverständlich auch eine manuelle oder elektronische Führerscheinkontrolle durchgeführt werden. Immerhin sind dafür die HalterInnen des Fahrzeuges, bei einem Firmenwagen das Unternehmen, verantwortlich. Auch nach der anfänglichen Führerscheinprüfung, die auch ordentlich festgehalten werden sollte, ist es empfehlenswert, regelmäßig Stichproben durchzuführen. Der Führerschein der FahrerInnen könnte ja verloren gehen. Falls Mitarbeitende nur gelegentlich mit Dienstwagen unterwegs sind, kann die Führerscheinüberprüfung sicherheitshalber auch vor jeder Fahrt neu durchgeführt werden.

Fahrzeugübergabe Checkliste

3. Mit PDF-Fahrzeugübergabeprotokoll UVV einhalten

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine sogenannte Unterweisung nach Unfallverhütungsvorschrift (UVV) durchzuführen. Die für die Fuhrparkleitung relevante UVV heißt „Unfallverhütungsvorschrift für Kraftfahrzeuge DGUV 70“.An dieser Aufklärung über Sicherheit und Gefahren im Straßenverkehr müssen alle Mitarbeitenden, die potenziell einen Firmenwagen führen dürfen, zwingend teilnehmen.

Mit digitalen Fahrzeugübergabeprotokollen zu mehr Sicherheit

Digitale Fahrzeugübergabeprotokolle bringen mehrere Vorteile mit sich, die eine solche Lösung erstrebenswert machen. Zum einen spart man sich Zeit und Papier. Kopien des Protokolls müssen nicht erst eingescannt, gedruckt und händisch verteilt werden, sondern können ganz einfach mit einem Klick an die Beteiligten oder Interessierten  in der Firma versendet werden. Apps zur digitalen Dokumentation der Fahrzeugübergabe bieten außerdem Vorlagen der Protokolle.

Dank Fahrzeugübergabeprotokoll nichts mehr vergessen

Auch Checklisten können oftmals in digitale Tools integriert werden. So verhindert man das Vergessen wichtiger Schritte und stellt sicher, dass auch wirklich jeder Schritt gründlich und vollständig erledigt wurde. Notwendige Dokumente wie zum Beispiel der Führerschein oder der Mitarbeiterausweis der FahrerInnen können ganz einfach abfotografiert und an das ausgefüllte Formular eingefügt werden. Eine digitale Dokumentation beschleunigt und vereinfacht den Dokumentationsprozess nicht nur, sondern macht ihn auch sicherer und hilft dabei, menschliche, aber im Endeffekt unnötige Fehler zu vermeiden.

Fahrpersonal-Schulungen und Workshops für Fahrzeugübergabeprotokolle

Die Professionalisierung des Fahrpersonals durch gezielte Schulungen und Workshops spielt eine herausragende Rolle in der erfolgreichen Umsetzung der Fahrzeugübergabeprozesse. Durch eine fundierte Ausbildung wird nicht nur sichergestellt, dass die Fahrzeugübergabe reibungslos und effizient verläuft, sondern auch, dass potenzielle Sicherheitsrisiken oder kostspielige Reparaturen vermieden werden. In diesem Zusammenhang wird die Rolle des Lkw Übergabeprotokolls und dessen korrekte Handhabung zu einem zentralen Aspekt.

Workshops

Workshops bieten eine ideale Plattform zur Erörterung und Klärung von Fragen und Unklarheiten, die das Fahrpersonal möglicherweise hinsichtlich der Fahrzeugübergabeprozesse hat. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf der Funktion und der korrekten Ausfüllung des Lkw Übergabeprotokolls liegen. Eine umfassende Kenntnis der verschiedenen Elemente des Protokolls und eine klare Vorstellung davon, wie sie im Kontext der Fahrzeugübergabe korrekt angewendet werden, sind unerlässlich.

 

Praktische Übungen und Fallstudien sind wertvolle Instrumente, um das theoretische Wissen zu vertiefen und das Fahrpersonal mit realen Situationen zu konfrontieren. Dies ermöglicht es den MitarbeiterInnen, die Theorie in die Praxis umzusetzen und die Anwendung des Lkw Übergabeprotokolls in verschiedenen Kontexten zu erproben.

 

Insgesamt gesehen tragen gut ausgebildete MitarbeiterInnen wesentlich zu einem reibungslosen und effizienten Ablauf der Fahrzeugübergabeprozesse bei. Sie sind besser in der Lage, potenzielle Probleme zu erkennen und angemessen zu reagieren, wodurch mögliche Konflikte oder Missverständnisse vermieden werden können. Durch regelmäßige Schulungen und Workshops bleibt das Fahrpersonal stets auf dem neuesten Stand und kann die Anforderungen der Fahrzeugübergabeprozesse kompetent und sicher bewältigen.

Besonderheiten bei Lkw Übergabeprotokollen

Die Fahrzeugübergabe von Lkws beinhaltet einige spezifische Überlegungen im Vergleich zur Übergabe von Personenwagen. Lkws sind in der Regel technisch komplexer, größer und haben eine größere Kapazität, was zusätzliche Kontrollpunkte für die Übergabe erfordert. Dies kann die Prüfung spezifischer Lkw-Ausrüstung wie der Ladefläche, des Hebezeugs und der Sattelkupplung umfassen. Darüber hinaus erfordern Lkws oft spezifische Fahrerlaubnisklassen, die überprüft werden müssen. Es ist wichtig, dass das Lkw-Übergabeprotokoll spezifische Elemente enthält, die auf diese Fahrzeugtypen zugeschnitten sind.

übergabeprotokoll auto

Das sollte in Vordrucken von Lkw Übergabeprotkollen stehen

Da Lkws aufgrund ihrer Größe und Kapazität oft besondere Ausrüstung und Zubehörteile haben, müssen Vordrucke von Lkw-Übergabeprotokoll auch diese berücksichtigen. Dies könnte eine Überprüfung der Funktionstüchtigkeit von Kühlsystemen in Kühl-Lkws, speziellen Verriegelungen und Sicherheitssystemen oder fortschrittlichen Fahrassistenzsystemen beinhalten. Bei der Verwendung eines Vordrucks für ein Lkw Übergabeprotokoll sollte daher auf eine umfassende Abdeckung dieser spezifischen Aspekte geachtet werden. Darüber hinaus erfordern Lkws aufgrund ihres hohen Gewichts und ihrer Größe oft spezielle Park- und Stellplatzanforderungen, die ebenfalls im Lkw Übergabeprotokoll berücksichtigt werden sollten. Zudem ist es wichtig, dass der Zustand der Lkw-Kabine, einschließlich aller Bedienelemente und Anzeigen, gründlich geprüft wird. Letztendlich kann die Verwendung eines umfassenden Vordrucks für ein Lkw Übergabeprotokoll dazu beitragen, dass alle relevanten Aspekte der Fahrzeugübergabe berücksichtigt werden.

Bedeutung eines Vordrucks für Lkw Übergabeprotokolle

Die Verwendung eines Vordrucks für Lkw Übergabeprotokolle kann die Effizienz und Genauigkeit der Übergabeverfahren verbessern. Ein solcher Vordruck kann sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte des Lkws systematisch überprüft und dokumentiert werden. Darüber hinaus bietet er eine konsistente Basis für die Überprüfung und Vergleichbarkeit von Fahrzeugen und Übergaben. Durch die Standardisierung der Prozesse wird auch sichergestellt, dass alle beteiligten MitarbeiterInnen genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Informationen sie bereitstellen müssen.

 

Ein gut strukturierter Vordruck für ein Lkw Übergabeprotokoll kann dazu beitragen, dass nichts übersehen wird und alle relevanten Informationen aufgezeichnet werden. Dies ist besonders wichtig, da Lkws oft hohe Wartungs- und Reparaturkosten haben und diese Kosten durch die genaue Dokumentation der Fahrzeugbedingungen bei der Übergabe kontrolliert werden können. Ein Vordruck für ein Lkw Übergabeprotokoll kann auch dazu beitragen, Streitigkeiten zwischen dem Fahrpersonal und dem Fuhrparkmanagement zu vermeiden, indem er einen klaren Nachweis über den Zustand des Fahrzeugs bei der Übergabe bietet. Es ist daher wichtig, dass solche Vordrucke regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Standards und Anforderungen entsprechen. Ein gründlich ausgefülltes Lkw Übergabeprotokoll kann zudem ermöglichen, das Bewusstsein für die Pflege und Wartung der Fahrzeuge zu erhöhen und somit zu einer längeren Lebensdauer der Fahrzeuge führen.

FAQ zum Fahrzeugübergabeprotokoll für die Firma

1. Was muss im Übergabeprotokoll für Autos stehen?

Im Mittelpunkt des Fahrzeugübergabeprotokolls steht die Einhaltung der Fahrzeugsicherheitsvorschriften. Daher sind die Kontrolle des Reifendrucks und der Bremsen sowie die behördlichen Anweisungen des Fahrpersonals wichtige Kriterien für eine ordnungsgemäße Dokumentation und sollten beim Fahrzeugcheck im Protokoll vor der Fahrzeugübergabe nicht fehlen.

Ebenso müssen die Fuhrparkverantwortlichen aus versicherungstechnischen Gründen darauf achten, dass alle FahrzeugnutzerInnen ihren Führerschein ordnungsgemäß vorlegen. Damit ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen das Fahrzeug erhalten, außerdem müssen die korrekte Anzahl an amtlichen Dokumenten und an Ausrüstungsgegenständen im Übergabeprotokoll für Autos erfasst und anschließend gegen die Angaben bei der Fahrzeugrückgabe im Protokoll verifiziert werden. Bei Verlust von Fahrzeugpapieren, Navigationsgeräten oder Tankkarten sind Verantwortlichkeit und Zeitpunkt klar geregelt und im Übergabeprotokoll der Autos oder Lkws nachvollziehbar.

Für die Vollständigkeit des Fahrzeugübergabeprotokolls ist es zusätzlich erforderlich, dass die konkrete Halter- und Fahrzeugnummer des eingesetzten Fahrzeugs eindeutig ausgeschrieben ist und auch der aktuelle Kilometerstand im Fahrzeugübergabeprotokoll enthalten sein muss. So kann die Fuhrparkleitung nachvollziehen, welche Strecke gefahren wurde, wer das Auto gefahren ist und welche Kosten in diesem Zeitraum entstanden sind. Das Fahrzeugübergabeprotokoll wird unterschrieben und die beteiligten Personen erhalten eine Kopie, um sich zu schützen und auf die erfassten Daten zurückgreifen zu können.

2. Wann muss das Fahrzeugrückgabeprotokoll ausgefüllt werden?

Die Fahrzeugübergabe gehört zu den häufigsten Aufgaben im Flottenmanagement. Die Ausfüllung eines Fahrzeugübergabeprotokolls in einer Firma geschieht unter anderem bei:

  • Überführung von Poolfahrzeugen
  • Ausgabe eines Firmenwagens an (neue) Mitarbeitende
  • Rückgabe oder Übergabe der Autos an den Leasingnehmer/Vermieter
  • Autoverkauf: Übergabe an die nächsten BesitzerInnen
  • Autokauf: Übertragung von HändlerInnen/FahrerInnen des Unternehmens
Fahrzeugannahme Protokoll

3. Gibt es gesetzliche Vorschriften, für das Führen eines Übergabeprotokolls für Autos?

Neben den internen Vorschriften eines Fahrzeugüberführungsunternehmens ist es nicht ungewöhnlich, dass der Gesetzgeber Einfluss auf die Übertragungsregeln nimmt. Wenn die fahrzeugführende Personen eines Unternehmens ihre Fahrzeuge zurückgeben, kann das Unternehmen sie gemäß den Dienstfahrzeugvorschriften zum Ausfüllen eines Fahrzeugrückgabeprotokolls verpflichten. Dies erfolgt beispielsweise bei Defekten im Innenraum oder fehlenden Teilen wie Schlüssel, die lückenlos dokumentiert werden müssen.

Der Kauf und die Bereitstellung von Firmenfahrzeugen erfordert eine große Investition vom Unternehmen. Hinzu kommen Wartungs-, Verschleiß- und Reparaturkosten, um sie in einem verkehrs- und betriebssicheren Zustand zu halten, zu denen die Fuhrparkleitung verpflichtet sind. So sind neben der korrekten und schonenden Nutzung die Schadensbeseitigung und die Verantwortung der NutzerInnen von Firmenfahrzeugen wichtige Kriterien in der Car Policy eines Unternehmens.

4. Müssen bei der Fahrzeugübergabe noch andere Dokumente übergeben werden?

Bei der Fahrzeugübergabe empfiehlt es sich, eine Checkliste zu verwenden. Die vorher eingereichten Unterlagen müssen vollständig und im Original übergeben werden. Zu übergeben sind alle Zubehörteile und Dokumente, wie beispielsweise Bedienungsanleitung, Serviceheft, Tank- oder Ladekarten usw. Berücksichtigen Sie Warndreiecke, -westen und Erste-Hilfe-Sets, die in dem Fahrzeug für die Inspektionsanforderungen des Fahrzeugs vorhanden sein müssen.

Fahrzeugannahme

5. Wer darf die Fahrzeugübergabe durchführen und das Auto-Übergabeprotokoll ausfüllen?

Wer das Fahrzeugübergabeprotokoll in einer Firma auf die leichte Schulter nimmt, muss mit harten Sanktionen rechnen. Daher muss sich die Fuhrparkleitung im eigenen Interesse mit den Regeln und den Übergangsprozessen auseinandersetzen. Aus Sicht des Arbeitsschutzes ist ein Dienstwagen ein Betriebsmittel, also eine betriebliche Ressource. Es liegt daher in der Verantwortung der Fuhrparkverantwortlichen, die Fahrzeuge so aufzustellen und zu warten, dass das Fahrpersonal vor Gefahren für Leib und Leben geschützt ist. Dazu gehört somit auch das richtige Ausfüllen eines Auto-Übergabeprotokolls.

 

6. Warum werden Fahrzeugübergabeprotokolle benötigt?

Fahrzeugübergabe und -rückgabe gehören zu den wichtigsten täglichen Prozessen von Mobilitätsdienstleistern, Autoleasinggesellschaften und -vermietungen. Der Zustand muss genau geprüft und der Schaden je nach Ursache ausgewiesen werden, und das alles geschieht in der Regel unter Zeitdruck. Wie viele andere Routineprozesse muss dies systematisch dokumentiert werden – entweder digital oder manuell per Fahrzeugübergabeprotokoll.

Trends und Entwicklungen Kfz-Übergabeprotokollen und der Fahrzeugübergabe

Standardisierte Auto-Übergabeprotokolle, Checklisten und Servicehefte mit allen Informationen rund um die Sicherheitseinweisung lassen sich heutzutage online finden. Fuhrparkverantwortliche laden sich die entsprechenden Auto-Übergabeprotokolle einfach als PDF herunter, drucken sie ggf. aus und können sie so für jeden Übergabevorgang nutzen. Nachdem die beiden Unterschriften auf dem Papier stehen, wird das Ganze sicher abgeheftet. Selbstverständlich lassen sich die Protokolle zur Fahrzeugübergabe auch auf dem Rechner oder einem Tablet ausfüllen, anschließend ausdrucken und unterschreiben. Schäden können generell per App noch während der Fahrt, also zwischen den Übergaben gemeldet werden. In der Praxis kommt es immer darauf an, welche Lösung die Beteiligten am handlichsten erachten. 

Fahrzeugübergabeprotokoll

Weitere Artikel & Vorlagen für das Fuhrparkmanagement:

FAQ

1. Was ist das Ziel eines Protokolls zur Fahrzeugübergabe?

Das Protokoll dient dazu, die Übergabe eines Fahrzeugs im Fuhrpark offiziell zu dokumentieren, einschließlich Kilometerstand, Zustand des Fahrzeugs, eventueller Schäden und der durchgeführten Sicherheitschecks.

2. Welche Informationen sind in einem Fahrzeugübergabeprotokoll enthalten?

Das Protokoll enthält Details wie Fahrzeuginformationen, Kilometerstand, Checkliste vorhandener Dokumente, Schadensbeschreibung, Anmerkungen und Unterschriften der beteiligten Personen.

3. Warum ist ein Fahrzeugübergabeprotokoll besonders wichtig bei Poolfahrzeugen?

Bei Poolfahrzeugen, die von mehreren Personen genutzt werden, hilft das Protokoll, den Zustand des Fahrzeugs bei jeder Übergabe zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente und Zubehörteile vorhanden sind.

4. Wie trägt das Protokoll zur Kosteneinsparung und Sicherheit bei?

Das Protokoll ermöglicht eine genaue Nachverfolgung der Fahrzeugnutzung und hilft, versteckte Kosten zu vermeiden. Es trägt auch zur Sicherheit bei, indem es sicherstellt, dass Fahrzeuge regelmäßig auf Mängel und Verkehrstüchtigkeit überprüft werden.

5. Können digitale Fahrzeugübergabeprotokolle verwendet werden?

Ja, digitale Protokolle bieten Vorteile wie Zeitersparnis, einfache Verteilung und Integration in digitale Tools. Sie erleichtern die Dokumentation und helfen, menschliche Fehler zu vermeiden.

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