Das Protokoll zur Fahrzeugübergabe ist zu sehen.

Bei einem Protokoll zur Fahrzeugübergabe handelt es sich um ein offizielles Dokument, dass während der Entgegennahme eines Kfz aus dem Fuhrpark durch einen Mitarbeiter erstellt wird. Auf dem Papier ist zu vermerken, welchen Kilometerstand das Fahrzeug hat, ob Schäden vorliegen und wer für wie lange mit dem Auto auf Dienstreise ist. Zudem findet ein notwendiger Sicherheitscheck statt.

Protokoll zur Fahrzeugübergabe – alle wichtigen Informationen

Ein komplettes und möglichst standardisiertes Protokoll zur Fahrzeugübergabe im Fuhrpark durchzuführen, ist vor allem wichtig, um mögliche Mängel und Schäden im Auge zu behalten. Sobald ein bestimmtes Kfz von mehreren Personen im Unternehmen genutzt wird, ist ein solches Vorgehen ratsam. Bei jeder Aushändigung des Autos oder Lkw wird überprüft, ob es Schäden gibt, die im letzten Protokoll noch nicht vermerkt worden sind. Diese sind im Detail zu beschreiben und mit einem Foto zu dokumentieren. Darüber hinaus wird ein Check auf Verkehrssicherheit durchgeführt. Diese Maßnahme kommt allen Mitarbeitern in der Firma zugute und stellt sicher, dass das Fahrzeug rundum verkehrstüchtig ist. Vor allem die Unfall-Verhütungsvorschriften, die offizielle Einweisung und die Überprüfung von Bremsen sowie Reifendruck stehen im Vordergrund. Ebenfalls muss der Fuhrparkleiter einen Blick auf den Führerschein des Mitarbeiters werfen, der das Fahrzeug entgegennimmt oder abgibt. Es sind weiterhin alle Dokumente, Karten und andere zum Kfz zugehörigen Zubehörteile zu zählen. Hierzu gehören die Fahrzeugpapiere, Navigationsgeräte, aber eventuell auch Tankkarten, mit denen die Mitarbeiter die Pkw und Lkw an der Tankstelle bezahlen können. Abseits von Checkliste, Anmerkungen und Schadensbeschreibung gehört zwingend die Fahrzeug- und Halternummer auf das Protokoll zur Fahrzeugübergabe. In einem eigenen Feld schreibt der Fuhrparkverantwortliche den aktuellen Kilometerstand auf. Hierdurch kann nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter wie weit mit dem Kfz unterwegs war und welche Kosten dabei angefallen sind. Empfänger und Aushändigender unterschreiben das Dokument anschließend und verleihen ihm somit offiziellen Status. Beide Parteien sollten eine Kopie des Protokolls erhalten, um sich gegenseitig rechtlich abzusichern.

Trends und Entwicklungen bei der Fahrzeugübergabe im Fuhrpark

Zwei Autos stehen nebeneinander. Die Fahrer geben sich aus dem Fenster heraus die Hand.

Standardisierte Protokolle zur Fahrzeugübergabe, Checklisten und Servicehefte mit allen Informationen rund um die Sicherheitseinweisung lassen sich heutzutage online finden. Der Fuhrparkverantwortliche lädt sich die entsprechenden Protokolle einfach als PDF herunter, druckt sie aus und kann sie für jeden Übergabevorgang nutzen. Nachdem die beiden Unterschriften auf dem Papier stehen, wird das Ganze sicher abgeheftet. Wirkliche Digitallösungen gibt es aktuell noch nicht, da eine Unterschrift stets erfolgen muss. Nichtsdestoweniger lassen sich die Protokolle selbstverständlich auch auf dem Rechner oder einem Tablet ausfüllen, anschließend ausdrucken und unterschreiben. Schäden können generell per App noch während der Fahrt, also zwischen den Übergaben gemeldet werden. In der Praxis kommt es immer darauf an, welche Lösung die Beteiligten am handlichsten erachten und hier sind Papierbögen bisher immer noch der Klassiker. 

Protokoll zur Fahrzeugübergabe

Flottenfahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden dürfen, sollten bei jeder Übergabe auf Schäden und Mängel geprüft werden. Denn nur so können Sie sicher sein, dass das Fahrzeug für den Verkehr sicher ist. Außerdem können Sie in diesem Zuge überprüfen, ob alle Dokumente und Karten wie zum Beispiel die Tankkarte vorhanden sind. Deswegen bietet sich als Hilfe ein Musterformular an. Das Protokoll zur Fahrzeugübergabe hilft Ihnen dabei, dies richtig zu protokollieren.

Deshalb bietet das Protokoll folgende Informationsfelder:

  • Fahrzeuginformationen
  • Fahrzeughalter
  • Kilometerstand
  • Checkliste vorhandener Dokumente
  • Platz für Schadensbeschreibung inklusive Fahrzeugbild
  • Platz für Anmerkungen
  • Unterschriftenfelder

Weitere Vorlagen für das Fuhrparkmanagement: