Protokoll zur Fahrzeugübergabe

Bei einem Protokoll zur Fahrzeugübergabe handelt es sich um ein offizielles Dokument, dass während der Entgegennahme eines Kfz aus dem Fuhrpark durch Personal erstellt wird. Auf dem Papier ist zu vermerken, welchen Kilometerstand das Fahrzeug hat, ob Schäden vorliegen und wer für wie lange mit dem Auto auf Dienstreise ist. Zudem findet ein notwendiger Sicherheitscheck statt.

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Protokoll zur Fahrzeugübergabe – alle wichtigen Informationen

Ein komplettes und möglichst standardisiertes Protokoll zur Fahrzeugübergabe im Fuhrpark einzusetzen hilft dabei, mögliche Mängel und Schäden im Auge zu behalten. Solch ein Vorgehen ist vor allem ratsam, sobald ein bestimmtes Fahrzeug von mehreren Personen im Unternehmen genutzt wird. Bei jeder Aushändigung des Autos oder Lkw wird überprüft, ob es Schäden gibt, die im letzten Protokoll noch nicht vermerkt worden sind. Diese sind im Detail zu beschreiben und mit einem Foto zu dokumentieren. Darüber hinaus sollte eine Kontrolle auf Verkehrssicherheit durchgeführt werden. Diese Maßnahme kommt allen Arbeitskräften in der Firma zugute und stellt sicher, dass das Fahrzeug rundum verkehrstüchtig ist. Ein Übergabeprotokoll für Lkw und Pkw erleichtert diese Kontrolle.

Zwei Autos stehen nebeneinander. Die Fahrer geben sich aus dem Fenster heraus die Hand.

Das dokumentiert das Protokoll

Vor allem die Unfallverhütungsvorschriften wie z. B. die offizielle Fahrerunterweisung und die Überprüfung von Bremsen sowie Reifendruck stehen im Vordergrund. Ebenfalls sollten FuhrparkleiterInnen einen Blick auf den Führerschein des Personals werfen, welches das Fahrzeug entgegennimmt oder abgibt. Es sind weiterhin alle Dokumente, Karten und andere zum Fahrzeug zugehörigen Zubehörteile zu zählen. Hierzu gehören die Fahrzeugpapiere, Navigationsgeräte, aber eventuell auch Tankkarten, mit denen die Arbeitskräfte die Pkw und Lkw an der Tankstelle bezahlen können. Abseits von Checklisten, Anmerkungen und Schadensbeschreibung gehört zwingend die Fahrzeug- und Halternummer auf das Protokoll zur Fahrzeugübergabe. In einem eigenen Feld schreiben der oder die Fuhrparkverantwortliche den aktuellen Kilometerstand auf. Durch ein Übergabeprotokoll für Lkw und Pkw kann nachvollzogen werden, welches Personal wie weit mit dem Fahrzeug unterwegs war und welche Kosten dabei angefallen sind. Empfänger und Aushändigender unterschreiben das Dokument anschließend und verleihen ihm somit offiziellen Status. Beide Parteien sollten eine Kopie des Protokolls erhalten, um sich gegenseitig rechtlich abzusichern.

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Eine Fahrzeugübergabe richtig zu protokollieren ist in einem Fuhrpark unabdinglich. Das zur Verfügung gestellte Protokoll können Sie nutzen, um entstandene Mängel und durchgeführte Reparaturmaßnahmen zu dokumentieren.

Das Protokoll beinhaltet Felder zu:

  • Fahrzeuginformationen
  • Fahrzeughalter
  • Kilometerstand
  • Checkliste vorhandener Dokumente
  • Platz für Schadensbeschreibung inklusive Fahrzeugbild
  • Platz für Anmerkungen
  • Unterschriftenfelder

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Fahrzeugübergabe Protokoll auf Smartphone geöffnet

Besonders wichtig bei Poolfahrzeugen

Flottenfahrzeuge, die von mehreren Personen genutzt werden dürfen, sollten bei jeder Übergabe auf Schäden und Mängel geprüft werden. Denn nur so können Fuhrparkverantwortliche sicher sein, dass das Fahrzeug für den Verkehr sicher ist. In diesem Zuge kann auch überprüft werden, ob alle Dokumente und Karten wie zum Beispiel die Tankkarte vorhanden sind. Deswegen bietet sich als Hilfe ein Musterformular an. Das folgende Protokoll zur Fahrzeugübergabe hilft Ihnen dabei, dies richtig zu protokollieren.

Gute Gründe für ein Fahrzeugübergabeprotokoll

Betriebe mit mehrheitlich genutzten Fahrzeugen brauchen eine gute Struktur. Mit einem Fahrzeugübergabe Protokoll lässt sich leicht nachvollziehen, wer mit dem Fahrzeug wie weit gefahren ist. Auf einen Blick können Fuhrparkverantwortliche erkennen, wie hoch die Kosten der Fahrt sind. Der vermerkte Kilometerstand, die Dokumentation etwaiger Schäden und ein nötiger Sicherheitscheck sind weitere Gründe, die für ein Fahrzeugübergabeprotokoll sprechen. Schließlich geht nichts über ein Arbeitsklima, das von Transparenz geprägt ist. Bei der Fahrzeugübergabe ist ein Formular für den Austausch wichtiger Informationen sehr hilfreich. Dadurch werden, ohne großen zeitlichen Aufwand, Führerschein, Dokumente, Karten und Zubehörteile gecheckt. Hier sind unter anderem Tankkarten, Navigationsgeräte und eventuelle Meldungen über Mängel gemeint. Die Fahrzeugübergabe mit Formular stellt eine Erleichterung dar, hinsichtlich einer unkomplizierten Auskunft über das jeweilige Fahrzeug und dessen Verwendung. Dazu gehört auch Unfallverhütung und die damit verbundenen Vorschriften. In diesem Zusammenhang sei eine offizielle Fahrerunterweisung, eine Bremskontrolle und die Überprüfung des Reifendrucks erwähnt.

Verzicht auf das Fahrzeugübergabeprotokoll

Das wohl wichtigste Argument bei dem Verzicht auf ein Fahrzeugübergabeprotokoll ist, dass versteckte Kosten anfallen können, die undokumentiert versickern. Auf ein Jahr gerechnet kann sich dadurch eine beachtliche Summe ergeben. Denn wenn die Klarheit hinsichtlich der Kilometerstände fehlt, kann nicht nachvollzogen werden, ob die kürzest mögliche Wegstrecke gewählt wurde.

Fahrzeugübergabeprotokoll

Eine fehlende Checkliste bei der Fahrzeugübergabe kann außerdem zu einer Gefährdung eines reibungslosen Ablaufes führen. Denn vom Erkennen, dass beim Reifendruck etwas nicht stimmt, bis zur tatsächlichen Überprüfung kann es ein langer Weg sein. Ihre MitarbeiterInnen haben neben der Fahrzeugverantwortung noch viele andere Aufgabengebiete, um die sie sich kümmern. Da kann es schon Mal passieren, dass ein Mangel zwar bemerkt, aber nicht protokolliert wird. In diesem Fall wird dem nächsten Mitarbeiter oder Mitarbeiterin das Fahrzeug übergeben, ohne ihn oder sie darauf hinzuweisen, dass der Reifendruck überprüft werden muss. Dadurch kann die Unfallverhütung nicht im erforderlichen Maße stattfinden. Ein Team, das sich angewöhnt hat, ein Protokoll bei der Fahrzeugübergabe zu erstellen, hat den Kopf frei für die eigentliche Arbeit. Fehlt dies, ist es schwieriger, sich uneingeschränkt auf die Sache zu konzentrieren.

Vorteile von Fahrzeugübergabeprotokollen

Wenn Fuhrparkverantwortliche sich für eine Fahrzeugübergabe mit Formular entschieden haben, ist es ein Leichtes, sich dieses online zu besorgen. Fahrzeugübergabeproktolle mit den wichtigsten Standards finden FuhrparkleiterInnen im Internet als vorgefertigte PDFs. Fuhrparkverantwortliche können sich die Downloads ausdrucken und haben somit ein wichtiges Tool in der Hand. Diese Variante funktioniert natürlich auch auf dem Tablet und auf dem Computer. Solche Protokolle sind quasi eine Checkliste für die Fahrzeugübergabe. Neben Kilometerstand, Fahrzeuginformationen und einer Aufstellung vorhandener Dokumente können auch noch weitere Felder beschriftet werden. Sie finden dort Platz für Anmerkungen und eine eventuelle Schadensbeschreibung. Diese Checkliste zur Fahrzeugübergabe  erleichtert es, einen detaillierten Überblick über den gesamten Fuhrpark zu erhalten. Zusätzlich befreit es die MitarbeiterInnen davon, sich alles merken zu müssen. Mit den Daten, die schwarz auf weiß im Fahrzeugübergabeprotokoll eingetragen werden, kann konstruktiv gearbeitet werden. Viele Gründe sprechen für ein Fahrzeugübergabeprotokoll.

Trends und Entwicklungen bei der Fahrzeugübergabe im Fuhrpark

Standardisierte Protokolle zur Fahrzeugübergabe, Checklisten und Servicehefte mit allen Informationen rund um die Sicherheitseinweisung lassen sich heutzutage online finden. Fuhrparkverantwortliche laden sich die entsprechenden Protokolle einfach als PDF herunter, drucken sie ggf. aus und können sie so für jeden Übergabevorgang nutzen. Nachdem die beiden Unterschriften auf dem Papier stehen, wird das Ganze sicher abgeheftet. Selbstverständlich lassen sich die Protokolle auch auf dem Rechner oder einem Tablet ausfüllen, anschließend ausdrucken und unterschreiben. Schäden können generell per App noch während der Fahrt, also zwischen den Übergaben gemeldet werden. In der Praxis kommt es immer darauf an, welche Lösung die Beteiligten am handlichsten erachten. 

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