die Fahrtenbuch Vorlage

Wer ein Fahrtenbuch führen möchte, stellt sich bald die Frage: Wie muss das eigentlich aussehen? Fahrtenbücher können handschriftlich oder elektronisch geführt werden, wobei Ihnen elektronische Fahrtenbücher möglicherweise viel Zeit und Ärger ersparen. Die relevanten Informationen, die ein Fahrtenbuch enthalten muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden, sind bei beiden Varianten relativ ähnlich. Im Internet finden Sie einige Fahrtenbuchvorlagen, die in gedruckter Form den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – allerdings nur, wenn Sie das Fahrtenbuch zeitnah und lückenlos führen und anschließend in geschlossener Form – das heißt gebunden! – einreichen.

So sieht’s aus: Fahrtenbuchvorlagen zum Ausdrucken

Symbol für Excel Datei
Laden Sie die Vorlage herunter, um Ihr Fahrtenbuch zu führen.

Die Fahrtenbuch Vorlage erleichtert die Aufzeichnung der einzelnen Touren. Sie können in der Vorlage jede Fahrt für das Finanzamt dokumentieren. Jede Fahrt wird unter dem aktuellen Datum eingetragen. Die einzelnen Felder brauchen einfach nur ausgefüllt werden. Die Vorlagen ist auf die Bestimmungen des Finanzamtes abgestimmt und wird entsprechend anerkannt. Die Tabellen verhindern, dass wichtige Details vergessen werden.

 

Die Führung eines Fahrtenbuches ist für Firmenwagen, aber auch für LKWs und alle anderen dienstlichen Fahrten entweder vorgeschrieben oder dringend empfehlenswert. Das Fahrtenbuch erfüllt im Wesentlichen zwei Funktionen. Mit der Aufzeichnung der Fahrten wird die Höhe der dienstlich absolvierten Kilometer nachgewiesen. Die Fahrten können in den Betriebsausgaben geltend gemacht und somit steuerlich berücksichtigt werden. Zum anderen dient das Fahrtenbuch auch dem Nachweis der vorgeschriebenen Pausenzeiten. Dies ist für Fahrer wichtig, die in einem PKW oder einem LKW den ganzen Tag am Steuer sitzen. Sie müssen die notwendigen Ruhepausen einhalten. Anderseits drohen dem Unternehmen empfindliche Strafen. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch vorschriftsmäßig geführt wird. Ansonsten können die Verkehrsbehörden oder das Finanzamt die Aufzeichnungen, die als Nachweis dienen, ablehnen.

Fahrtenbuch Muster: Das muss drin stehen

Sie können Fahrtenbücher handschriftlich oder elektronisch führen. Wichtig ist jedoch, dass alle Kriterien des Finanzamts zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch eingehalten werden. Diese legen fest: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos, manipulationssicher und mit Angabe von Privatfahrten geführt und anschließend in geschlossener Form eingereicht werden.
Das bedeutet im Umkehrschluss, dass mindestens folgende Informationen in einer Fahrtenbuch Vorlage stehen müssen:

  • Name des Fahrers
  • amtliches Kennzeichen
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende des Fahrtenbuchs
  • Datum der Fahrt
  • Fahrtanlass und besuchter Geschäftspartner
  • Start- und Zieladresse
  • Reiseroute
  • Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt

Fahrtenbuch als Excel Tabelle für die Dokumentation verwenden

Die Fahrtenbuch Vorlage ist auf der Grundlage einer Excel-Tabelle aufgebaut. Es ist von Vorteil, wenn für das Fahrtenbuch Excel verwendet wird. Die Tabellenkalkulation kann von jedem PC oder Laptop, aber auch von mobilen Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet-PC abgerufen werden. Andere Programme oder eine App werden für die Führung des Fahrtenbuchs nicht benötigt. Die Excel-Tabelle reicht als Fahrtenbuch Muster aus. 

Das Smartphone ist ein mobiles Gerät, das nicht nur privat, sondern auch dienstlich eingesetzt wird. Gleiches gilt für den Tablet-PC. So kann die Vorlage für das Fahrtenbuch vor und nach jeder Fahrt einfach und schnell aufgerufen werden. Die erforderlichen Daten werden in die Excel-Tabelle eingetragen. Wichtige Werte erscheinen als Berechnung, sodass immer ein guter Überblick über die Ausgaben abgerufen lassen. Die Eingabe der Daten in die Vorlage für das Fahrtenbuch ist auch über den Touchscreen des Smartphones einfach zu bewältigen. Das Fahrtenbuch ist immer dabei und kann auf Verlangen vorgezeigt werden. 

Mit Excel Fahrtenbuch zu führen ist nicht finanzamtkonform

Eine Fahrtenbuch Vorlage für handschriftliche Varianten sind leicht im Netz zu finden. Doch Vorsicht, nicht jedes Fahrtenbuch Muster ist finanzamtskonform. Das Finanzamt erkennt außerdem die selbst gedruckten Fahrtenbuch Muster nur dann an, wenn sie die oben genannten Kriterien erfüllen. Wichtig bei elektronischen Vorlagen ist vor allem die Manipulationssicherheit. In einem elektronischen Excel-Dokument können nachträgliche Änderungen vorgenommen werden, somit ist es nach Ansicht des Finanzamts ungültig. Sie können es jedoch als interne Datei verwenden. Das Fahrtenbuch, das Sie letztendlich abgeben, muss jedoch in ausgedruckter Form oder in einer finanzamtkonformen PDF, die beispielsweise mit einer Fahrtenbuch-App erstellt wurde, vorgelegt werden. Lose Ausdrucke sind ungültig und werden nicht anerkannt! In jedem Falle muss die geschlossene Form als Bestandteil der Manipulationssicherheit gewährleistet sein. Ein Fahrtenbuch Muster für interne Zwecke können Sie hier downloaden. Sollte Ihnen die handschriftliche Methode zu aufwändig und zu unsicher sein, kann ein elektronisches Fahrtenbuch eine zeitsparende Alternative für Sie darstellen.

Fahrtenbuch Vorlage für alle mit einem Firmenwagen

Laden Sie hier die gratis Vorlage zum Fahrtenbuch führen herunter. In der Vorlage können Sie Angaben zu den durchgeführten Fahrten hinterlegen. Die Excel-Datei kann dann für die interne Bearbeitung weitergeschickt oder als PDF-Version exportiert werden.

Bitte beachten Sie jedoch: Nicht jedes Finanzamt erkennt Excel-Versionen an. 

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Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Fahrtenbuch

Bei mehreren Fahrzeugen in Unternehmen, wird ein handschriftliches Fahrtenbuch oder eine Excel-Dokumentation unübersichtlich. Der zuständige Fahrzeugverwalter muss die Fahrer ständig kontrollieren, um sicherzustellen, dass das Fahrtenbuch wirklich geführt wurde. Mit einer Fuhrparksoftware gelingt dies leichter: die Schreibarbeit entfällt und Fahrer werden automatisch an das Fahrtenbuchführen erinnert. 


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