Fahrtenbuch Vorlage

Wer ein Fahrtenbuch f├╝hren m├Âchte, stellt sich bald die Frage: Wie muss das eigentlich aussehen? Fahrtenb├╝cher k├Ânnen handschriftlich oder elektronisch gef├╝hrt werden, wobei elektronische┬áFahrtenb├╝cher┬ám├Âglicherweise viel Zeit und ├ärger ersparen. Die relevanten Informationen, die ein Fahrtenbuch enthalten muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden, sind bei beiden Varianten relativ ├Ąhnlich.┬á

Im Internet k├Ânnen einige Fahrtenbuchvorlagen und -muster gefunden werden. Ob diese jedoch finanzamtkonform sind, m├╝ssen Firmenwagenfahrer vor der Nutzung unbedingt ├╝berpr├╝fen.

Inhaltsverzeichnis

So siehtÔÇÖs aus: Fahrtenbuchvorlagen zum Ausdrucken

Symbol f├╝r Excel Datei
Laden Sie die Vorlage herunter, um Ihr Fahrtenbuch zu f├╝hren.

Die Fahrtenbuch Vorlage erleichtert die Aufzeichnung der einzelnen Touren. Sie k├Ânnen in der Vorlage jede Fahrt f├╝r das Finanzamt dokumentieren. Jede Fahrt wird unter dem aktuellen Datum eingetragen. Die einzelnen Felder brauchen einfach nur ausgef├╝llt werden. Die Vorlagen ist auf die Bestimmungen des Finanzamtes abgestimmt und wird entsprechend anerkannt. Die Tabellen verhindern, dass wichtige Details vergessen werden.

 

Die F├╝hrung eines Fahrtenbuches ist f├╝r┬áFirmenwagen, aber auch f├╝r LKWs und alle anderen dienstlichen Fahrten entweder vorgeschrieben oder dringend empfehlenswert. Das Fahrtenbuch erf├╝llt im Wesentlichen zwei Funktionen. Mit der Aufzeichnung der Fahrten wird die H├Âhe der dienstlich absolvierten Kilometer nachgewiesen. Die Fahrten k├Ânnen in den Betriebsausgaben geltend gemacht und somit steuerlich ber├╝cksichtigt werden. Zum anderen dient das Fahrtenbuch auch dem Nachweis der vorgeschriebenen Pausenzeiten. Dies ist f├╝r Fahrer wichtig, die in einem PKW oder einem LKW den ganzen Tag am Steuer sitzen. Sie m├╝ssen die notwendigen Ruhepausen einhalten. Anderseits drohen dem Unternehmen empfindliche Strafen. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch vorschriftsm├Ą├čig gef├╝hrt wird. Ansonsten k├Ânnen die Verkehrsbeh├Ârden oder das Finanzamt die Aufzeichnungen, die als Nachweis dienen, ablehnen.

Fahrtenbuch Muster: Das muss drin stehen

Sie k├Ânnen Fahrtenb├╝cher handschriftlich oder elektronisch f├╝hren. Wichtig ist jedoch, dass alle Kriterien des Finanzamts zu einem ordnungsgem├Ą├čen Fahrtenbuch eingehalten werden. Diese legen fest: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, l├╝ckenlos, manipulationssicher und mit Angabe von Privatfahrten┬ágef├╝hrt und anschlie├čend in geschlossener Form eingereicht werden.
Das bedeutet im Umkehrschluss, dass mindestens folgende Informationen in einer Fahrtenbuch Vorlage stehen m├╝ssen:

  • Name des Fahrers
  • amtliches Kennzeichen
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende des Fahrtenbuchs
  • Datum der Fahrt
  • Fahrtanlass und besuchter Gesch├Ąftspartner
  • Start- und Zieladresse
  • Reiseroute
  • Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt

Excel Fahrtenbuch Vorlage

Laden Sie hier die gratis Vorlage zum Fahrtenbuch f├╝hren mit Excel herunter. In der Excel Fahrtenbuch Vorlage k├Ânnen Sie Angaben zu den durchgef├╝hrten Fahrten hinterlegen. Die Fahrtenbuch Excel-Datei kann dann f├╝r die interne Bearbeitung weitergeschickt oder als PDF-Version exportiert werden.

Bitte beachten Sie jedoch: Nicht jedes Finanzamt erkennt Fahrtenbuch Vorlagen als Excel-Versionen an. 

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Elektronisches Fahrtenbuch von Vimcar

Damit Firmenwagenfahrer sicher sein k├Ânnen, dass das Fahrtenbuch anerkannt wird, lohnt sich eine digitale Variante. Elektronische Fahrtenb├╝cher k├Ânnen verhindern, dass L├╝cken oder Fehler passieren. Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar zeichnet beispielsweise alle Fahrten automatisch auf. Der Nutzer kategorisiert die Fahrten im Nachgang per Desktop- oder Smartphone-App.

Die Vorteile f├╝r Nutzer: einfache und intuitive Handhabung, keine Installationskosten, sichere Aufzeichnung und weniger Schreibarbeit.

Fahrtenbuch als Excel Tabelle f├╝r die Dokumentation verwendenÔÇő

Die Fahrtenbuch Vorlage ist auf der Grundlage einer Excel-Tabelle aufgebaut. Es gibt ein paar Vorteile, wenn f├╝r das Fahrtenbuch Excel verwendet wird. Die Tabellenkalkulation kann von jedem PC oder Laptop, aber auch von mobilen Ger├Ąten wie dem Smartphone oder dem Tablet-PC abgerufen werden. Andere Programme oder eine App werden f├╝r die F├╝hrung des Fahrtenbuchs nicht ben├Âtigt. Die Excel-Tabelle reicht als Fahrtenbuch Muster aus.┬á

Das Smartphone ist ein mobiles Ger├Ąt, das nicht nur privat, sondern auch dienstlich eingesetzt wird. Gleiches gilt f├╝r den Tablet-PC. So kann die Vorlage f├╝r das Fahrtenbuch vor und nach jeder Fahrt einfach und schnell aufgerufen werden. Die erforderlichen Daten werden in die Excel-Tabelle eingetragen. Wichtige Werte erscheinen als Berechnung, sodass immer ein guter ├ťberblick ├╝ber die Ausgaben abgerufen lassen. Die Eingabe der Daten in die Vorlage f├╝r das Fahrtenbuch ist auch ├╝ber den Touchscreen des Smartphones einfach zu bew├Ąltigen. Das Fahrtenbuch ist immer dabei und kann auf Verlangen vorgezeigt werden.┬á

Mit Excel Fahrtenbuch zu f├╝hren ist nicht finanzamtkonform

Eine Fahrtenbuch Vorlage f├╝r handschriftliche Varianten sind leicht im Netz zu finden. Doch Vorsicht, nicht jedes Fahrtenbuch Muster ist finanzamtskonform.┬áDas Finanzamt erkennt au├čerdem die selbst gedruckten Fahrtenbuch Muster nur dann an, wenn sie die oben genannten Kriterien erf├╝llen. Wichtig bei elektronischen Vorlagen ist vor allem die Manipulationssicherheit. In einem elektronischen Excel-Dokument k├Ânnen nachtr├Ągliche ├änderungen vorgenommen werden, somit ist es nach Ansicht des Finanzamts ung├╝ltig. Sie k├Ânnen es jedoch als interne Datei verwenden. Das Fahrtenbuch, das Sie letztendlich abgeben, muss jedoch in ausgedruckter Form oder in einer finanzamtkonformen PDF, die beispielsweise mit einer Fahrtenbuch-App erstellt wurde, vorgelegt werden. Lose Ausdrucke sind ung├╝ltig und werden nicht anerkannt! In jedem Falle muss die geschlossene Form als Bestandteil der Manipulationssicherheit gew├Ąhrleistet sein.┬áEin Fahrtenbuch Excel-Muster f├╝r interne Zwecke k├Ânnen Sie hier downloaden. Sollte Ihnen die handschriftliche Methode zu aufw├Ąndig und zu unsicher sein, kann ein elektronisches Fahrtenbuch eine zeitsparende Alternative f├╝r Sie darstellen.

Ein Laptop steht ge├Âffnet auf einem Tisch.
Fahrtenb├╝cher Muster k├Ânnen im Internet heruntergeladen werden.

Anleitung zum Einsatz der Fahrtenbuch Vorlage

Sollte eine Fahrtenbuch Excel Vorlage zum Einsatz kommen, ist es wichtig diese vor jeder Fahrt griffbereit zu haben. Deshalb ist es zu empfehlen, die Fahrtenbuch Vorlage in Excel entweder auf das Smartphone zu laden oder sich diese auszudrucken und ins Fahrzeug zu legen. Bei Führung einer  Fahrtenbuch Vorlage Excel gehen Sie wie folgt vor:

  1. Tragen Sie vor dem ersten Einsatz des Fahrtenbuches die Rahmendaten ein. Hierbei handelt es sich um das amtliche Kennzeichen des Fahrzeuges, den Startzeitpunkt des Fahrtenbuches und den Kilometerstand zu Beginn der Aufzeichnung. 
  2. Machen Sie sich Ihre Fahrtenbuch Vorlage leicht zug├Ąnglich (Aufbewahrung entweder direkt im Auto oder in der Excel App auf dem Smartphone).┬á
  3. Legen Sie sich eine Fahrtenbuch Routine zu. Auch wenn das Fahrtenbuch aufgrund der Form nicht vom Finanzamt akzeptiert werden kann ist es für interne Zwecke von Wichtigkeit, dass alle angegebenen Daten der Richtigkeit entsprechen. Achten Sie deshalb darauf bereits vor Beginn der Fahrt einen Eintrag ins Fahrtenbuch zu machen. Ein kleiner Notizzettel im Auto kann Sie in der ersten Zeit an das Fahrtenbuchführen erinnern. 
  4. Nach Abstellen des Motors sollten Sie die fehlenden Daten (Endkilometerstand und insgesamt gefahrene Kilometer) erg├Ąnzen noch bevor Sie aus dem Auto aussteigen.┬á
  5. Nach Abschluss des Fahrtenbuches tragen Sie das Enddatum sowie den aktuellen Kilometerstand ein.

Wurde das Fahrtenbuch Excel gewissenhaft gef├╝hrt, kann dieses einen ersten Aufschluss ├╝ber den Anteil an Privat- und Betriebsfahrten geben, als Nachweis fungieren und f├╝r interne Prozesse n├╝tzlich sein.

Alternative: Digitales FahrtenbuchÔÇőÔÇő

Fahrtenbuch App

Als Alternative zum Fahrtenbuchführen mit einer Vorlage gibt es elektronische Fahrtenbücher. Eine elektronische Fahrtenbuch Software nimmt die handschriftliche Arbeit ab und zeichnet Fahrten automatisch auf. Bevor Sie sich jedoch für den Kauf entscheiden, sollten Sie verschiedene Anbieter vergleichen. Der Vergleich hilft dabei, das passende Fahrtenbuch zu finden. 

Tipp: Die Software beziehungsweise App sollte unbedingt den Zusatz ÔÇ×rechtssicherer-ModusÔÇť oder ÔÇ×f├╝r das Finanzamt geeignetÔÇť tragen.

Vorteile gegen├╝ber der Fahrtenbuch Vorlage PDF

Die ausgew├Ąhlte Fahrtenbuch Software sollte nicht nur in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistungsverh├Ąltnis punkten, auch die Rechtssicherheit spielt eine wichtige Rolle. Vergleicht man eine aus dem Internet heruntergeladene Fahrtenbuch Vorlage PDF mit einer g├Ąngigen Fahrtenbuch Software ├╝berwiegen die Vorteile des digitalen Fahrtenbuches:

  • L├╝ckenlosigkeit: Die Fahrtenbuch Software zeichnet alle Fahrten automatisch bei Start des Motors auf.
  • Manipulationssicherheit: Die Rahmendaten der Fahrt wie Uhrzeit, Datum und Strecke k├Ânnen nicht selbstst├Ąndig ge├Ąndert werden.
  • Aufbewahrungspflicht: Der Anbieter der Fahrtenbuch Software h├Ąlt sich an die Vorgaben des Finanzamtes und bewahrt Fahrtenbuchs├Ątze 10 Jahre auf.
  • SSL-Verschl├╝sselung: Fahrtenb├╝cher enthalten sensible Daten. Diese werden nach dem geltenden Datenschutz gesetzt nur verschl├╝sselt ├╝bertragen.
  • Zeitnahe F├╝hrung: Die Kategorisierung der einzelnen Fahrten ist nur in einem festgelegten Zeitraum m├Âglich, danach sind die Eintr├Ąge schreibgesch├╝tzt.
  • ├änderungshistorie: Alle nachtr├Ąglichen ├änderungen werden protokolliert, dies tr├Ągt u. a. zur Manipulationssicherheit bei.

Neben den zahlreichen Eigenschaften, die die Rechtssicherheit des digitalen Fahrtenbuches positiv beeinflussen, gibt es weitere Pluspunkte die gegen eine Fahrtenbuch Vorlage PDF sprechen. Durch die automatische Aufzeichnung der Fahrten ist eine Fahrtenbuch Software nicht nur weniger fehleranf├Ąllig, sie spart dem Fahrtenbuchf├╝hrer auch einiges an Zeit und Arbeit. M├╝ssen in einer Fahrtenbuch Vorlage alle finanzamt relevanten Daten selbstst├Ąndig eingetragen werden, ├╝bernimmt das die Software automatisch. Hier muss lediglich die Kategorisierung in Betriebsfahrt, Arbeitsweg und Privatfahrt erfolgen. Auf den ersten Blick erscheinen zwar kostenlose Fahrtenb├╝cher Muster aufgrund der einfachen Verf├╝gbarkeit verlockend, nach genauerer Betrachtung ist eine Fahrtenbuch Software jedoch einfacher in der Handhabung, sicherer im Umgang mit sensiblen Nutzerdaten und erfolgversprechender hinsichtlich der Anerkennung durch das Finanzamt. Denn die wichtigste Voraussetzung beider Varianten ist die ordnungsgem├Ą├če F├╝hrung des Fahrtenbuches.

Video zum elektronischen Fahrtenbuch

Exkurs: Wann muss man ein Fahrtenbuch f├╝hren?

Eine finanzamtkonforme Fahrtenbuch Vorlage ist immer dann notwendig, wenn Unternehmen, Selbstst├Ąndige und Freiberufler ein oder mehrere Firmenfahrzeuge nutzen, diese auch f├╝r Privatfahrten einsetzen und nicht von der Ein-Prozent-Regel Gebrauch machen. Finden nur wenige Privatfahrten statt und sind die Fahrzeuge bereits ├Ąlter, bietet ein Fahrtenbuch lukrative Steuersparvorteile. Der Grund: Die Ein-Prozent-Regelung sieht vor, stets den Brutto-Listenpreis zu versteuern, unabh├Ąngig vom Alter des Fahrzeugs. Mit elektronischen L├Âsungen nimmt ein Fahrtenbuch kaum Zeit in Anspruch, lohnt sich finanziell jedoch stark.

3 Gr├╝nde ein Fahrtenbuch zu f├╝hren

Ge├Âffnetes Fahrtenbuch mit F├╝llfederhalter
Fahrtenb├╝cher k├Ânnen auch im Einzelhandel erworben werden.

Eine hohe Steuerersparnis versprechen sich viele, die sich gegen die Ein-Prozent-Regelung und f├╝r ein Fahrtenbuch entscheiden. Doch dies ist nicht der einzige Grund, der f├╝r das Fahrtenbuchf├╝hren spricht. Fahrtenbuch Vorlagen k├Ânnen auch einen innerbetrieblichen Nutzen erzeugen. Dies ist vor allem der Fall, wenn ein Fuhrparkleiter mehrere Poolfahrzeuge zu verwalten hat und sich einen ├ťberblick ├╝ber die Nutzung verschaffen m├Âchte. Dar├╝ber hinaus kann das F├╝hren eines Fahrtenbuches auch von den Stra├čenverkehrsbeh├Ârden auferlegt werden. Nach ┬ž 31a der Stra├čenverkehrs-Zulassungs-Ordnung kann ein Fahrzeughalter dazu verpflichtet werden, wenn es in der Vergangenheit zu einer Ordnungswidrigkeit oder einem Verkehrsversto├č kam bei dem die Identit├Ąt des Fahrers nicht ermittelt werden konnte. In welchem Format das Fahrtenbuch gef├╝hrt werden muss wird nicht vorgeschrieben. Somit kann auch eine Fahrtenbuch Vorlage zum Einsatz kommen, die h├Ąndisch ausgef├╝llt werden kann. Wichtig hierbei ist jedoch, dass das Fahrtenbuch ordnungsgem├Ą├č gef├╝hrt wird, da sonst ein Bu├čgeld droht.┬á

Wer auf Nummer sicher gehen und keinen Gebrauch von einer Fahrtenbuch Software machen will, kann┬áFahrtenb├╝cher Muster┬áim Schreibwarenhandel erwerben. Au├čerdem hat der Fahrzeughalter die Pflicht zur Aush├Ąndigung und Aufbewahrung des Fahrtenbuches. Die Aufbewahrungspflicht ist mit 6 Monaten jedoch deutlich niedriger gegen├╝ber der vom Finanzamt festgelegten 10 j├Ąhrigen Aufbewahrung.

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