Viele Unternehmen beginnen ihre Routenplanung noch mit einer kostenlosen Excel-Vorlage, da sie schnell einsatzbereit ist und erste Zeit- und Ressourceneinsparungen ermöglicht. In einer einfachen Tabelle lassen sich Fahrt- und Ankunftszeiten eintragen sowie Fahrzeuge und Fahrer:innen koordinieren. Modernere Fuhrparksoftware ergänzt dies jedoch um Echtzeit-GPS-Daten und leistungsfähige Routengeneratoren: So können Routen automatisch optimiert und bei Abweichungen sofort angepasst werden.
Tourenplanung mit Excel – Vor- und Nachteile
Eine Excel-Tourenplanung eignet sich vor allem für kleine Flotten oder den Einstieg in das Thema. Unsere kostenlose Vorlage enthält alle wichtigen Felder (Fahrzeuge, Fahrende, Kundenadressen, Fahrtzeiten) und ist sofort einsetzbar. Sie spart Fuhrparkleiter:innen Zeit, da keine eigene Datei erstellt werden muss. Allerdings stößt man schnell an Grenzen: Mit wachsender Flottengröße und komplexeren Anforderungen werden große Excel-Tabellen unübersichtlich. Fehler wie falsche Formeln oder verlorene Verknüpfungen können auftreten, wenn mehrere Personen die Datei bearbeiten.
Pro Excel: Kostenfrei und sofort einsetzbar – alle benötigten Felder sind vorformatiert. Gut für den Einstieg oder kleinere Fuhrparks, die zunächst manuell planen möchten.
Contra Excel: Schnell unübersichtlich bei vielen Touren oder Fahrern. Es gibt keine automatische Optimierung: Routen müssen manuell sortiert werden und Änderungen aufwendig angepasst. Außerdem fehlen GPS- und Verkehrsdaten, sodass Echtzeit-Informationen und automatische Anpassungen entfallen.
Typische Einsatzgebiete: Ambulante Pflegedienste, Liefer- und Kurierunternehmen, Service- und Außendienste sowie Logistikbetriebe profitieren alle von einer strukturierten Planung. In diesen Bereichen lässt sich die Kundenzufriedenheit durch pünktliche Lieferungen und optimale Fahrzeugauslastung steigern.
Digitale Tourenplanung mit Software
Professionelle Tourenplanungssoftware geht weit über einfache Excel-Tabellen hinaus. Sie verknüpft Fahrzeug-, Fahrer- und Kundendaten mit Landkarten und Verkehrsinfos, um Routen kilometeroptimiert zu berechnen. Fuhrparkleiter sehen so jederzeit alle Fahrzeuge in Echtzeit und können unmittelbar das nächste verfügbare Fahrzeug für einen neuen Auftrag auswählen. Die Software berücksichtigt automatisch wichtige Faktoren wie Lenk- und Ruhezeiten, Lieferfenster oder Staus – dadurch werden Fahrzeiten reduziert und Ressourcen geschont.
- Optimierte Routen: Touren werden kürzer und sparsamer geplant, was zu geringeren Fahrtkosten führt.
- Echtzeit-Anpassung: Bei Verkehrsbehinderungen, Terminänderungen oder Ausfällen passt die Software die Tour sofort an und informiert alle Beteiligten automatisch.
- Volle Transparenz: Alle Vorgänge sind zentral einsehbar – von gefahrenen Kilometern über Fahrzeugstandorte bis zu Kraftstoffverbräuchen. Berichte und Statistiken unterstützen die Analyse.
- Höhere Effizienz: Mit der Software können Mitarbeiter gezielt eingesetzt, Leerfahrten minimiert und Fahrzeuge besser ausgelastet werden. Das steigert Umsatz und Service bei gleichem Fahrzeugeinsatz.
- Skalierbar: Moderne Lösungen wachsen mit dem Unternehmen. Sie sind für kleine und mittlere Betriebe ebenso geeignet wie für große, internationale Flotten.
Kostenlose Excel-Vorlage zum Download
Auch wenn digitale Tools überlegen sind, bieten wir weiterhin eine kostenlose Tourenplanung Excel Vorlage zum Einstieg an. Diese kann im Boxenstopp-Ressourcenbereich heruntergeladen werden. Unsere Vorlage enthält bereits alle wichtigen Spalten, sodass Sie sofort mit der Planung starten können. Sie ist ideal, um erste Erfahrungen zu sammeln und grundlegende Routen zu skizzieren.
- Enthält alle wesentlichen Informationen zur Tourenplanung (Fahrzeuge, Fahrer, Routenpunkte).
- Einfach anzuwenden: Keine eigene Kalkulation oder Formatierung nötig – sofort einsatzbereit.
- Spart Zeit, weil viele Felder und Formeln schon voreingestellt sind.
Für größere Flotten oder dynamische Abläufe empfehlen wir jedoch den Umstieg auf eine spezialisierte Fuhrparksoftware.
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Unsere Softwarelösungen: Vimcar & Avrios
Wer Tourenplanung ganzheitlich verbessern möchte, findet mit Vimcar Fleet und Avrios Flottenmanagementleistungsstarke Lösungen. Avrios liefert eine umfangreiche Plattform, in der Fuhrparkleiter per Knopfdruck alle Daten sehen – Fahrzeugzustände, Kosten und Touren auf einen Blick. Vimcar ergänzt mit GPS-Trackern und einer intuitiven App: Nach der Installation der Vimcar-Box sind alle Fahrzeuge in Echtzeit auf einer Karte sichtbar. Kundenanfragen können so sofort auf das nächstgelegene Fahrzeug umgelegt werden.
Beide Systeme automatisieren Routinetätigkeiten und ermöglichen eine intelligente Disposition: Die Software plant Touren vollautomatisch entlang der optimierten Strecke, passt diese bei Änderungen an und zeigt dem Fahrer jeweils die schnellste Route an. Dies maximiert die Effizienz des Fuhrparks und erhöht die Pünktlichkeit von Lieferungen. Unsere Experten unterstützen Unternehmen dabei, die passende Lösung zu finden und einzuführen.
Tourenplanung Vorlage – wann Excel nicht mehr reicht
Viele Betriebe starten mit einer einfachen Tourenplanung Vorlage in Excel, um erste Strukturen zu schaffen. Doch sobald mehr Fahrzeuge, Aufträge oder Fahrer dazukommen, reicht diese Basis nicht mehr aus – dann wird professionelle Software unverzichtbar.
Fazit
Eine Excel-Datei ist ein praktischer Einstieg, doch spätestens bei steigender Komplexität bietet eine digitale Lösung entscheidende Vorteile. Wer langfristig Zeit, Geld und Ressourcen sparen will, setzt auf Software.
Jetzt digitalisieren: Kombinieren Sie Ihre Routenplanung mit modernen Fuhrparktools, um Kosten zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Kontaktieren Sie unser Team oder fordern Sie eine kostenlose Demo an – wir zeigen, wie Sie mit Vimcar Fleet und Avrios Ihre Tourenplanung ins digitale Zeitalter überführen können.
FAQ zur Tourenplanung mit Excel
1. Welche Bedeutung hat die Tourenplanung im Fuhrpark?
Die Tourenplanung im Fuhrpark dient zum effizienten Einsatz von Fahrzeugen und Mitarbeitern zur Belieferung von Kunden, zur Abholung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen. Sie ist für Unternehmen mit einem Fuhrpark von großer Bedeutung, um Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Ressourcen optimal zu nutzen.
2. Wie lässt sich die Tourenplanung im Fuhrpark optimieren?
Die Optimierung der Tourenplanung im Fuhrpark lässt sich durch den Einsatz von Software zur Tourenplanung erreichen. Diese Software ermöglicht die Verwaltung aller Fahrzeuge im Fuhrpark sowie die Nutzung von GPS-Daten zur Verfolgung von Bewegungen und Standorten aller Fahrzeuge. Eine weitere Lösung für den Einstieg in die Tourenplanung bietet die kostenlose Tourenplan Excel Vorlage.
3. Welche Vorteile bietet eine Software zur Tourenplanung gegenüber Excel?
Eine Software zur Tourenplanung bietet gegenüber Excel Vorteile wie eine bessere Übersicht über alle Fahrzeuge, GPS-Anbindung zur Standortverfolgung und eine effektive Einsatz- und Tourenplanung. Außerdem besteht die Möglichkeit, Routen und Ankunftszeiten in Echtzeit zu berechnen. Sie lässt sich auch an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
4. Welche Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln sind bei der Tourenplanung zu beachten?
Bei der Tourenplanung sind Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln zu beachten. Zu enge Zeitpläne können zu Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten und damit zu erhöhter Unfallgefahr führen. Eine Fuhrparksoftware vereinfacht im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise die Einhaltung von Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln im Fuhrpark.
5. Wie trägt die Tourenplanung zum guten Ruf eines Unternehmens bei?
Eine professionelle Tourenplanung im Außendienst trägt durch pünktliche Lieferungen und effiziente Dienstleistungen zum guten Ruf eines Unternehmens bei. Die Tourenplanung führt zu einer besseren Wettbewerbsfähigkeit und ermöglicht das Angebot von attraktiven Preisen durch eine optimale Fahrzeugauslastung.
Quellen
- Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI): Digitalisierung im Transport- und Logistiksektor, 2025.
- Bundesministerium der Finanzen (BMF): Steuerliche Behandlung elektronischer Fahrtenbücher und Tourenplanung, 2025.
- ADAC: Ratgeber zur Routen- und Tourenplanung, 2025.
- Fraunhofer IML: Studie zu digitaler Routenoptimierung und Ressourceneffizienz, 2024/2025.
- Statistisches Bundesamt (Destatis): Zahlen zur Entwicklung der Logistikbranche in Deutschland, 2025.
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Hoang Tam Pham
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