Fahrtenbuch App – Fahrtenbuchlösung für Ihr Smartphone

Fahrtenbuch schreiben kostet Zeit und diese ist heutzutage bei vielen sehr knapp. Im Zeitalter von Smartphones ist es fast schon selbstverständlich, dass auch für dieses Problem eine digitale Lösung gefunden wurde. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie besonders achten sollten und welche Hindernisse Ihnen das Finanzamt in den Weg legt.

Wie funktioniert eine Fahrtenbuch App?

Fahrtenbuch-Applikationen arbeiten ähnlich wie elektronische Fahrtenbücher über ein GPS-Signal und ziehen sich wichtige Daten durch die Ortung Ihres Geräts. Weitere Funktionen variieren je nach Anbieter und Preisen:

  • Automatisches Backup der Daten
  • Integrierte Kartenanzeige, um den Zielort zu bestimmen bzw. zu optimieren
  • Einfache, schnelle und zielgerichtete Eingabe
  • Nachträgliches Hinzufügen und Bearbeiten von Fahrten
  • Verwaltung mehrerer Fahrzeuge
  • Filterfunktion, um das Fahrtenbuch anzuzeigen bzw. zu bearbeiten und zu exportieren
  • Umfangreiche Export-Formate (PDF, ICAL, CSV, XML, SQL, …)
  • Export als E-Mail-Anhang

Um das Fahrtenbuch so lückenlos wie möglich zu gestalten, sollten Sie darauf achten, dass die Fahrtenbuch App folgende Daten protokolliert:

  • Nutzung: Arbeitsweg/geschäftlich/privat
  • Startort/Zielort
  • Startzeit/Ankunftszeit/Dauer
  • Kilometerstand: Start/Ende, Entfernung
  • Kommentar/Grund
  • Ausgaben

Darauf sollten Sie besonders achten: Nachträgliche Änderungen an abgeschlossenen Fahrten müssen unbedingt mit Datum und Uhrzeit protokolliert werden, denn nur so kann das vorgelegte Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamts entsprechen.

Welche Vorteile bietet eine Fahrtenbuch App?

Wichtig ist für eine Fahrtenbuch App, dass sich die einzelnen Fahrten leicht erfassen lassen und dass die App Exportfunktionen bietet, die den Ausdruck des Fahrtenbuchs so erlauben, dass das Finanzamt die Dokumente akzeptiert. Eine Excel-Datei wird vom Finanzamt nicht anerkannt, aber eine PDF-Datei entspricht den gesetzlichen Voraussetzungen. Bei vielen Apps haben Sie die Möglichkeit, bei Privatfahrten nur die Kilometer anzugeben, ohne Start- und Zielpunkt zu definieren. So können Sie Ihre Privatsphäre schützen und kommunizieren nur geschäftliche Fahrten. Oftmals haben die Fahrtenbuch Apps auch ein integriertes Ausgaben-Modul, welches fahrzeugspezifische Ausgaben protokollieren und auswerten kann: Tankbelege, Parkgebühren, Reparaturen, Autowäsche, Reifen oder sonstige Ausgaben. Sofern Sie Ihre Kontakte mit Adresse und vollständigem Namen in Ihrem Telefonbuch abgespeichert haben, bieten einige Fahrtenbuch Apps die Zusatzfunktion, diese Adressen direkt zu übernehmen.

Wie kann ich trotz GPS-Ortung meine Privatsphäre optimal schützen?

Nicht alle Fahrtenbuch Apps erfordern eine Nutzung des GPS-Signals. Innovative Anbieter ermöglichen es, jede Fahrt kilometergenau festzuhalten und verwenden dabei kein GPS. Mithilfe eines OBD-Steckers und der Fahrtenbuch App haben Nutzer die Möglichkeit, ihre Fahrten exakt zu erfassen. Der Stecker kann problemlos eigenhändig in das Fahrzeug eingebaut werden und sucht sich über den Bluetooth-Diagnose-Anschluss die Verbindung zum Smartphone. Anders als bei einer Fahrtenbuch App, die ausschließlich mit einem GPS-Signal arbeitet, ist der Kilometerstand bei dieser Fahrtenbuchlösung auf den Punkt genau erfasst und muss nicht mehr gegengeprüft werden. Zu Beginn jeder Fahrt wird der Kilometerstand des Fahrzeugs ermittelt und mit dem Kilometerstand bei Ende der Fahrt abgeglichen. Gemessen wird beim Ein- und Ausschalten der Zündung. Diese Daten werden unmittelbar nach dem Beenden der Fahrt an das Smartphone gesendet und abgespeichert. Nachträgliche Änderungen werden in einer Änderungshistorie vermerkt – somit gewährleistet die App Revisionssicherheit.

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