- November 29, 2021
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Wer den Dienstwagen privat nutzt, muss als Mitarbeitender den geldwerten Vorteil versteuern. Viele Betriebe wählen dafür die Ein-Prozent-Regelung. Doch auch ein Fahrtenbuch lohnt sich – besonders dann, wenn man das Auto nur selten privat nutzt.
Es ist eine Gretchenfrage: Wie rechne ich den Dienstwagen zu meinem Vorteil ab? Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, dann fallen dafür Steuern an. Der Grund: Für das Finanzamt gilt die unentgeltliche Überlassung des Autos zur privaten Nutzung als Sachzuwendung. Auf diesen sogenannten geldwerten Vorteil fällt Einkommensteuer an. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, die private Nutzung zu versteuern. Weit verbreitet, weil sehr einfach umzusetzen, ist die sogenannte Ein-Prozent-Regel.
Die andere Möglichkeit: das Führen eines Fahrtenbuchs. Die gewählte Variante muss jedoch das gesamte Jahr über beibehalten werden. Ein Wechsel während eines Kalenderjahres zwischen den Methoden verbietet sich. Einzige Ausnahme: Im Fall, dass Mitarbeitende im Laufe des Jahres ein anderes Fahrzeug nutzen, lässt sich die Versteuerungsmethode ändern. Welche Variante im Einzelfall günstiger ist, lässt sich nur individuell ermitteln und im Gehaltsgespräch klären. Wir wollen uns auf die Fahrtenbuch Vorteile konzentrieren.
Fahrtenbuch bei vielen dienstlichen Einsätzen im Vorteil
Ein Pauschalurteil, welches Modell günstiger ist, lässt nicht fällen. Jeder Einzelfall ist individuell, es heißt nachrechnen. Je nach gewählter Methode fallen der geldwerte Vorteil und damit die Steuerbelastung sehr unterschiedlich aus. Es gibt mehrere Gründe, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Wesentlichste lautet, kaum Privatfahrten zu unternehmen. Die anderen sind:
- ein hoher Bruttolistenpreis des gekauften Fahrzeugs.
- die überwiegende geschäftliche Nutzung des Firmenwagens.
- die jährliche Fahrleistung und die laufenden Kosten gering ausfallen.
- es sich um ein Gebrauchtfahrzeug handelt.
- der Dienstwagen bereits älter und abgeschrieben ist.
Übrigens, wenn Firmen mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen führen, bieten Fahrtenbücher Vorteile und sind sicherer. Denn, wenn keine Dienstwagenregelung vorliegt, unterstellt das Finanzamt pauschal eine private Mitbenutzung. Allerdings bringt die Führung eines Fahrtenbuches auch akribische Pflege mit sich. Das Finanzamt akzeptiert nur ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Deutliche Fahrtenbuch Vorteile bieten digitale Variationen. Dazu später mehr.
Das muss ein Fahrtenbuch erfüllen
Um die Prüfer nicht milde zu stimmen, sollten einige formale Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuchs, unbedingt eingehalten werden. Dazu zählen:
- Jede Fahrt ist vom Unternehmer oder Mitarbeiter mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt aufzuzeichnen.
- Zwingend notwendige Angaben sind: Ziel der Fahrt, der Reisezweck sowie die Namen der Kunden.
- Keine Verzögerung, bitte: Alle Aufzeichnungen sollten, falls sie per Hand getätigt werden, vollständig in gebundenen Form vorliegen. Excel-Aufzeichnungen erkennt das Finanzamt wegen der Möglichkeit der Manipulation nicht an.
- Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder plausibel sein.
- Wichtige Informationen zum Fahrtenbuch gibt es in §31 a StVZO.
Wer ein Fahrtenbuch führt, darf Einträge nicht nachträglich ändern. Sollte dies ausnahmsweise nötig sein, muss eine genaue Dokumentation erfolgen. Sonst genügt das Fahrtenbuch nicht den Anforderungen des Finanzamts. Rückt das Finanzamt dann tatsächlich an, möchten manche Unternehmer blitzeblanke, neue Fahrtenbücher übergeben. Die alten Informationen werden also in neue Fahrtenbücher geschrieben. Gerade das aber erweckt die Neugier der PrüferInnen. Oder kennen Sie ein normales Fahrtenbuch ohne Flecken oder Knicke? Diese Zettelwirtschaft kann ganz schön zermürbend sein. Fahrtenbuch Vorteile bieten moderne, digitale Fahrtenbücher.
Elektronisches Fahrtenbuch im Vorteil
Elektronische Fahrtenbücher vereinen viel Vorteile für Mitarbeitende und FuhrparkleiterInnen. Zuerst einmal akzeptiert das Finanzamt den digitalen Helfer immer dann, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben, wie aus einem händisch geführten Fahrtenbuch. Und elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, haben einen weiteren Vorteil gegenüber gilt sogar gegenüber Manuellen: Der Anlass der Fahrt kann bequem innerhalb von einer Woche nachgetragen werden.
Bei händisch geführten Büchern muss der Arbeitnehmer sofort nach der Fahrt den Anlass vermerken. Falls nicht, gilt die Fahrt laut Bundesfinanzministeriums (Az. IV C 5 – S 2334/10/10006) als privat. Nachträgliche Aufzeichnungen beim elektronischen Fahrtenbuch erkennen Betriebsprüfer am Zeitstempel.
Fast alles läuft von selbst
Wohlfühlen kann man sich also mit einem digitalen Fahrtenbuch. Und fast zurücklehnen: Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet schon vieles auf, aber ein paar Infos erfolgen teilweise in Eigenleistung. So müssen Informationen zum Reiseziel und zum Kunden selbst innerhalb von sieben Tagen nachtragen werden. Sonst erlischt die steuerliche Wirksamkeit. Das unabhängige und seriöse Portal für Verbraucherthemen empfiehlt die Lösungen von vimcar. Für die Fachjournalisten bietet vimcar den besten Service sowie eine einfache Handhabung. Gemeinsam mit Steuerberatern hat vimcar eine sinnvolle Lösung entwickelt.
Digitales Fahrtenbuch von Vimcar
Bei dem Vimcar Fahrtenbuch zeichnet ein Stecker automatisch die Kilometerstände, die Start- und Zieladressen sowie Zeitstempel auf. Der Stecker lässt sich in einem Auto ab dem Baujahr 2004 installieren. Vorteile: Keine Kabel, keine Werkstatt: Der Fahrtenbuchstecker lässt sich mit einem Handgriff selbst einstecken. Zudem werden mit Rückgriff auf echte Fahrzeugdaten besonders genau Ergebnisse erzielt.
Das Fahrtenbuch selbst wiederum wird als App auf dem Smartphone verwaltet. Als Einstieg in ein digitales Fahrtenbuch kann aber auch eine reine App-Lösung genügen. Mit nur einem Klick exportieren Mitarbeitende die notwendigen Dokumente für die Finanzbehörden. BMF-konform, durch KPMG geprüft und von DATEV empfohlen. So wird das Fahrtenbuch führen zum Kinderspiel und es können Summen von mehreren 1000€ eingespart werden.
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