Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Anforderungen Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss dann geführt werden, wenn der Firmenwagen nicht nur für berufliche Zwecke, sondern auch privat genutzt wird. In diesem Fall stehen Selbstständigen und auch Angestellten die Möglichkeit zur Verfügung, entweder von der 1%-Regelung Gebrauch zu machen oder ein Fahrtenbuch zu führen. Ein Fahrtenbuch wird notwendig, wenn das Finanzamt daran zweifelt, ob das Fahrzeug wirklich ausschließlich betrieblich im Einsatz ist oder ob es überhaupt für betriebliche Fahrten genutzt wird. Welche Anforderungen an das Fahrtenbuch vom Finanzamt gestellt werden und was dabei zu beachten ist, wird hier erklärt.

Anforderungen ans Fahrtenbuch – welche Voraussetzungen sind zu berücksichtigen?

Wird ein Dienstwagen auch für private Zwecke genutzt, kann ein Fahrtenbuch zum Einsatz kommen. Bei der Dokumentation ist auf eine vollständige und unveränderliche Form zu achten, um mit dem Fahrtenbuch die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.

Voraussetzungen berücksichtigen

Zu den grundlegenden Fahrtenbuch Anforderungen gehören:

  • Das Datum
  • Der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Startort und Reiseziel
  • Der Zweck der Fahrt
  • Der Kunde/die Kundin bzw. GeschäftspartnerInnen, die durch die Dienstfahrt aufgesucht wird
  • Eine Begründung, wenn Umwege während der Fahrt gemacht werden
  • Eine Angabe dazu, ob es sich um eine betriebliche oder private Fahrt handelt
  • Fahrer des Wagens
  • Nachweis über die privaten Fahrten (hier sind nur die Kilometerstände notwendig, keine Angaben müssen über den aufgesuchten Ort und den Zweck der Privatfahrt gemacht werden)

Anforderungen an ein Fahrtenbuch – darauf achtet das Finanzamt

Das Finanzamt stellt an das Fahrtenbuch einige Anforderungen, damit es auch anerkannt wird. Zu diesen Voraussetzungen zählen:

  • Datum und Ziel der Fahrten.
  • Vollständigkeit: Alle Fahrten müssen im Fahrtenbuch lückenlos erfasst werden. Auf dieser Grundlage kann das Finanzamt alle Fahrten nachvollziehen.
  • Zügige Dokumentation: Die Informationen zu den Fahrten müssen unmittelbar danach erfasst werden.
  • Einzelne Erfassung: Fahrten dürfen nicht zusammengefasst werden und müssen einzeln aufgelistet werden.
  • Geschlossene Form: Ein Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein. Wird es manuell in Papierform geführt, ist eine gebundene Form obligatorisch. Dies stellt sicher, dass keine losen Blätter im Nachgang ausgetauscht werden können.
  • Ein Fahrtenbuch ist unveränderbar: Es dürfen im Nachgang keine Veränderungen am Fahrtenbuch vorgenommen werden. Ist es erforderlich, Änderungen vorzunehmen, müssen diese ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dadurch kann das Finanzamt die Änderungen nachvollziehen und entsprechend beurteilen.

Steuerliche Anforderungen ans Fahrtenbuch - Wann wird es nicht anerkannt?

Unternehmern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um eine ordnungsgemäße Dokumentation der Fahrten sicherzustellen und somit alle Fahrtenbuch Anforderungen zu erfüllen. Hier kommen sowohl handschriftliche Fahrtenbücher infrage als auch die elektronische Form.

Damit ein Fahrtenbuch anerkannt werden kann, ist vor allem eine vollständige Dokumentation mit unveränderbaren Einträgen eine zwingende Voraussetzung. Doch nicht jede Form kann diese Voraussetzungen auch erfüllen. 

Erfüllt nicht die Anforderungen an ein Fahrtenbuch: 

  • Fahrtenbücher, die in Excel geführt werden: Das Finanzamt erkennt Fahrten nicht an, die in der Excel-Kalkulation erfasst werden. Hier ist kein Zeitstempel vorhanden und dadurch kann nicht sichergestellt werden, dass Dokumentationen nicht im Nachhinein verändert werden. Excel Vorlagen erfüllen also nicht die Fahrtenbuch Anforderungen.

Vom Finanzamt anerkannt werden hingegen Fahrtenbuch-Hefte und die elektronische Form. Allerdings nur, wenn diese Dokumentationen bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Erfüllt die Fahrtenbuch Anforderungen: 

  • Fahrtenbuch-Hefte: Auch bei Fahrtenbüchern in Papierform muss auf die Unveränderbarkeit geachtet werden. Aus diesem Grund dürfen bei den Dokumentationen keine Leerzeilen eingebaut werden und das Fahrtenbuch darf keine losen Blätter enthalten, damit dieses den Fahrtenbuch Anforderungen entspricht. Akzeptiert wird vom Finanzamt ausschließlich die gebundene Form.
  • Elektronisch geführte Fahrtenbücher: Entscheiden sich Unternehmer für ein elektronisches Fahrtenbuch, werden die dokumentierten Fahrten mit dem Firmenwagen automatisch aufgezeichnet. Unternehmern werden für diese Zwecke verschiedene Programme oder Apps zur Verfügung gestellt, die eine korrekte Fahrtenbuchführung gewährleisten. Vom Finanzamt sind diese Programme anerkannt unter der Voraussetzung, dass Änderungen nachvollziehbar sind und Fahrten zeitnah angegeben werden.
Steuerliche Anforderungen nicht eingehalten

Konsequenzen bei Nichterfüllung der Fahrtenbuch Anforderungen

Wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, weil Angaben fehlen oder ist die Nichtanerkennung auf eine nicht ordnungsgemäße Führung zurückzuführen, kommt automatisch die 1%-Regelung zur Anwendung. Ist dies der Fall, können sehr hohe Nachzahlungen die Folge sein. Das ist besonders dann der Fall, wenn ein Gebrauchtwagen im Einsatz ist, denn für die Besteuerung nach der 1%-Regelung wird der Bruttolistenpreis als Grundlage herangezogen und nicht der Kaufpreis.

Teure Nachzahlungen

Auf FirmenwagenfahrerInnen kommen keine Strafen zu, wenn das Fahrtenbuch die Anforderungen vom Finanzamt nicht erfüllt und somit nicht anerkannt wird. Allerdings können die Nachzahlungen in großer Summe ausfallen. Aus diesem Grund wäre es wichtig für FahrerInnen genügend Rücklagen zu bilden, um für den Notfall gewappnet zu sein.

Allerdings gibt es einen Sonderfall: Denn kommt es zu schweren Verkehrsverstößen, kann das Führen eines Fahrtenbuches von der Straßenverkehrsbehörde angeordnet werden. Wird das Fahrtenbuch, welches angeordnet worden ist, nicht gewissenhaft geführt und nicht innerhalb der auferlegten Frist abgegeben, kann ein Bußgeld die Folge sein. Zusätzlich kann ein Punkt in Flensburg drohen.

Wie kann man sicherstellen, dass die Anforderungen eingehalten werden?

Damit ein Fahrtenbuch die Anforderungen vom Finanzamt erfüllt, müssen diese eingehalten werden. Kennen UnternehmerInnen die Bedingungen, die von der Finanzbehörde gestellt werden, steht auch der Anerkennung durch das Finanzamt nichts mehr im Wege. Um ganz sicherzugehen, sollten UnternehmerInnen auf eine möglichst gute Software zurückgreifen. Denn diese orientiert sich an den Anforderungen, die von der Behörde gestellt werden und minimiert dadurch das Risiko einer Nichtanerkennung durch das Finanzamt erheblich.

Vorteile beim Einsatz eines digitalen Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch manuell zu führen kostet Zeit – Zeit, die in anderen Bereichen besser investiert wird. Ein digitales Fahrtenbuch führt zu einer beträchtlichen Zeitersparnis, weil alle Angaben innerhalb kürzester Zeit erfasst werden können.

Digitalisierung Fahrtenbuch

Digital erfüllt die Fahrtenbuch Anforderungen

Ein digitales Tool reduziert die Fehler, weil die Fahrtenbuch Anforderungen des Finanzamtes bereits integriert sind. NutzerInnen wissen automatisch, wie ein Fahrtenbuch gewissenhaft geführt wird und auf welche Fehler zu achten ist. Das bietet ihnen eine höhere Sicherheit gegenüber den Bedingungen, die von der Behörde gestellt werden. Gleichzeitig profitieren NutzerInnen von steuerlichen Vergünstigungen im Vergleich zur 1%-Regelung. Letztlich sind durch die elektronische Art alle Daten digital verfügbar und können ausgewertet werden.

Fazit zu den Anforderungen ans Fahrtenbuch

Für FahrerInnen, die ihr Fahrzeug für private und berufliche Zwecke nutzen, kommt automatisch die 1%-Regelung zur Anwendung. Alternativ können sie sich dazu entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen, welches private und berufliche Fahrten gegenüber dem Finanzamt nachweist. Vom Finanzamt werden an das Führen des Fahrtenbuchs hohe Anforderungen gestellt, die FahrerInnen kennen sollten. So müssen alle Fahrten vollständig, unveränderlich und in einer geschlossenen Form dokumentiert werden. Sie haben dabei die Möglichkeit, sowohl auf die elektronische als auch auf die Papierform zurückzugreifen. Akzeptiert werden diese Optionen vom Finanzamt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.

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