- Oktober 26, 2022
- Lesedauer: 4 Minuten
Generell ist die Frage „Ist ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge Pflicht?“ mit nein zu beantworten. Vielmehr dient das Fahrtenbuch für Firmenwagen als Pflicht zu Beweiszwecken gegenüber dem Finanzamt, damit eine ordnungsgemäße Versteuerung vorgenommen werden kann. Denn wird ein Firmenfahrzeug für private Zwecke genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil der Nutzung gegenüber dem Fiskus versteuert werden. Diese Regelung betrifft insbesondere Selbständige, Kleinunternehmer, Geschäftsführer und Angestellte, wenn sie mit dem Firmenwagen Privatfahrten machen. Aber auch bei mehrheitlich genutzten Fahrzeugen im Fuhrpark, sogenannten Poolwagen, können Fahrtenbücher eingesetzt werden.
Wahl der Versteuerungsmethode
Für die Versteuerungsmöglichkeit dieses geldwerten Vorteils stehen zum einen die Inanspruchnahme der sogenannten 1% Regelung zur Verfügung. Zum anderen kann auch alternativ ein Fahrtenbuch geführt werden. Somit ist im Umkehrschluss das Fahrtenbuch für Firmenwagen Pflicht, wenn nicht die 1%-Methode in Anspruch genommen wird, wenn man gegenüber dem Finanzamt den genauen Anteil der privaten Fahrten mit dem Firmenwagen nachweisen will. Über das Fahrtenbuch ist es möglich, eine genauere Versteuerung des geldwerten Vorteils zu erhalten. Denn anders als bei der pauschalen Methode werden hier nur genau die Privatfahrten in Betracht gezogen, die tatsächlich durchgeführt wurden. Wenn es für den Firmenwagen kein Fahrtenbuch gibt und hinterher bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils kein Beweis der Anzahl und Länge der Privatfahrten vorgelegt werden kann, kann es zu einer Schätzung durch das Finanzamt kommen. Schätzungen, die vorgenommen werden, fallen zumeist ungünstiger aus. Das gilt insbesondere in den Fällen, in denen das Firmenfahrzeug nur selten auch privat genutzt wurde. Im Fahrtenbuch wird jede Fahrt dokumentiert. Das gilt unabhängig davon, ob die Fahrt beruflich oder privat vorgenommen worden ist. Durch den Zusatz, dass es sich um eine geschäftliche oder private Fahrt handelte, kann das Finanzamt sofort sehen, wie viele Fahrten privat vorgenommen wurden, um den geldwerten Vorteil festzulegen, der versteuert werden muss.
Steuervorteil von Methode abhängig
Werden vergleichsweise nur wenige Privatfahrten mit dem Firmenwagen vorgenommen, kann es bisweilen günstiger sein, nicht die pauschalierte 1% Regelung zu nutzen, die sich auf den Listenpreis des Firmenfahrzeugs als Neufahrzeug bezieht. Hier empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen, damit die privaten Fahrten auch lückenlos und nachvollziehbar gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden können. Folgende allgemeine Punkte gelten, die vorteilhaft für die pauschale oder Fahrtenbuch-Methode sind:
- Viele Betriebsfahrten
- Geringer Anteil an Privatfahrten
- Hoher Bruttolistenpreis
- Niedriger Anschaffungspreis
- Viele Privatfahrten
- Geringer Anteil an Betriebsfahrten
- Niedriger Bruttolistenpreis
Tipp: Wer sich nicht sicher ist, ob das Fahrtenbuch oder die 1-%-Methode günstiger ist, kann einen Firmenwagenrechner nutzen. Dieser rechnet den Steuervorteil für beide Methoden aus.
Fahrtenbuchpflicht beim Firmenwagen durch Arbeitgeber
Generell kann man die Versteuerungsmethode mit den ArbeitgeberInnen besprechen, muss man aber nicht. Denn entscheiden die FirmenwagenfahrerInnen selbstständig, welche Methode sie nutzen wollen. Schreibt das Unternehmen z. B. die 1-%-Methode vor, wäre das Fahrtenbuch aber deutlich günstiger, können die DienstwagenfahrerInnen einen Antrag zur Korrektur des geldwerten Vorteils bei der Steuerklärung abgeben und so auf das Fahrtenbuch umsteigen. In dem Fall muss jedoch auch ein Fahrtenbuch über das Jahr geführt worden sein. Andersherum darf der Betrieb den FahrerInnen auch nicht das Fahrtenbuch als Pflicht vorschreiben. Ist die pauschale Methode günstiger und möchten die FahrerInnen diese für ihren Firmenwagen nutzen, ist das ihre Entscheidung.
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Sind Fahrtenbücher bei Poolfahrzeugen Pflicht?
Ein Fahrtenbuch ist auch bei Poolfahrzeugen keine Pflicht. Auch hier kann zwischen der 1-%-Methode und dem Fahrtenbuch ausgewählt werden. Der Unterschied: Nicht die FahrerInnen selbst sondern die Fuhrparkverantwortlichen oder der Betrieb entscheiden die Methode. Dabei kann die pauschale Methode für das Fahrpersonal unter Umständen nachteilig sein. Denn nutzen nicht alle FahrerInnen alle im Fuhrpark verfügbaren Fahrzeuge gleichermaßen, zahlen diese ggf. Steuern für Privatfahrten, die sie nie durchführen. Es wird dabei 1% des Bruttolistenpreises jedes Fahrzeuges im Fuhrpark, welches das Fahrpersonal ggf. nutzen könnte, summiert. Dann wird diese Summe gleichermaßen auf alle FahrerInnen aufgeteilt. Beim Fahrtenbuch hingegen müssen die FahrerInnen nur für die Privatfahrten zahlen, die sie persönlich durchgeführt haben.
Einsatz von Fahrtenbüchern lohnt sich
Generell ist die Frage, „Ist ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge Pflicht?“, zu verneinen. Wer allerdings nicht die pauschalierte 1% Regelung gegenüber dem Finanzamt wahrnimmt, um den geldwerten Vorteil von Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug zu versteuern, muss die Anzahl der Privatfahrten auch gegenüber dem Finanzamt nachweisen können. Als Nachweis erkennt das Finanzamt das regelmäßig geführte Fahrtenbuch für den Firmenwagen an. Liegt kein entsprechendes Fahrtenbuch vor, wird das Finanzamt eine Schätzung der Privatfahrten vornehmen, die zumeist ungünstiger ist. Somit wird dann zumeist ein erhöhter Steuersatz festgelegt. Wer hier der Realität entsprechend versteuert werden möchte, sollte das Fahrtenbuch für den Firmenwagen als Pflicht zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt akzeptieren, und dieses auch ordnungsgemäß führen.
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