Car Policy Muster

Für Firmen empfiehlt sich der Einsatz einer Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, sowie eines Dienstwagenüberlassungsvertrages. Die Car Policy regelt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark. Neben der Kostensenkung des Fuhrparks verringern eindeutige Regelungen zu Nutzungs-, Haftungs- und Sicherheitsfragen das betriebliche Konfliktpotenzial. Denn ist eine Car Policy nicht vorhanden, können Neid und Diskussionen unter den Angestellen aufkommen. 

Definition Car Policy

Der eine Mitarbeiter hätte gerne einen Mercedes, der andere einen Sportflitzer, dem dritten genügt ein Polo. Und dann wäre da ja auch noch die Frage, ob man mit dem Pkw auch privat unterwegs sein darf und wer bei einem Unfall für den Schaden aufkommt? Der Arbeitgeber? Der Mitarbeiter? Oder teilen sich beide Seiten die Schadenkosten? Hier muss eine glasklare Firmenwagenrichtlinie her – die sogenannte Car Policy. Sie regelt den allgemeinen Umgang mit den Fahrzeugen der Firmen – und auch wer welches Auto fahren darf. Oft wird die Car Policy auch als Fuhrparkrichtlinie bezeichnet. Denn die Car Policy bezieht sich meist auf den kompletten Fahrzeugbestand im Fuhrpark. 

Firmenwagenrichtlinien mit Car Policy festlegen

Obwohl die Car Policy als zentraler Handlungsrahmen für den Fuhrpark gilt, verzichtet laut Studie eines Marktforschungsunternehmens fast jede dritte Firma mit eigenem Fahrzeugbestand auf ihren Einsatz. Eigentlich unverständlich, denn je nach Position des Mitarbeiters können sich Berechtigung und Kalkulation für ein Fahrzeug schnell ändern. Deshalb stellt die Car Policy ein wichtiges Instrument dar, damit die Fahrzeugvergabe für die Mitarbeiter transparent und nach klaren Regeln erfolgt. Der Fuhrparkleiter wiederum weiß durch die Firmenwagenrichtlinien, welche Kosten auf ihn zukommen. Das Herzstück der Car Policy ist die Fahrzeugpalette samt Ausstattungs-­ und Motorisierungsmerkmalen. Verschiedene Mitarbeitergruppen haben so die Wahl zwischen bestimmten Fahrzeugmodellen samt Ausstattungen. Im Ergebnis lassen sich durch eine Car Policy oftmals die Fuhrparkkosten durch bessere Einkaufskonditionen dank größerer Stückzahlen senken und die Verwaltungsprozesse schlanker gestalten.

Fuhrparkleiter geht durch die Car Policy

Abgrenzung des Car Policy Mustervertrags zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Die Car Policy beschreibt ein firmeninternes Regelwerk, das Richtlinien rund um die Vergabe und die Nutzung von Firmenwagen beinhaltet. Sie ist jedoch aus rechtlicher Perspektive nicht verbindlich. Eine Car Policy darf aus diesem Grund nicht mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt werden. Ein solcher Vertrag befasst sich im Detail mit individuellen Rechten von einzelnen Mitarbeitern. Im Gegensatz dazu behandelt eine Car Policy allgemeine und grundsätzliche Themen rund um die Handhabung von Firmenfahrzeugen im Betrieb. Das können beispielsweise auch die Ausstattung und der Preis der Fahrzeuge sein. Außerdem sollte in der Car Policy eine Vereinbarung zu der Nutzung festgelegt werden, um zu verhindern, dass unberechtigte Dritte den Wagen nutzen. Es empfiehlt sich vor der Erstellung einer Car Policy ein Car Policy Muster wie unten im Artikel durchzulesen.

Das Car Policy Muster

Die Liste der Informationen, die in einer Car Policy festgehalten werden können, ist lang. Daher hilft es vielen Betrieben, vor der Erstellung ein Car Policy Muster durchzulesen. Hier erhalten Fuhrparkverantwortliche einen Einblick in eine beispielhafte Car Policy. Das Car Policy Muster kann beliebig für den Fuhrpark angepasst werden. Der Mustervertrag beinhaltet Informationen zu dem Anspruch auf einen Firmenwagen, der Fahrzeugnutzung sowie Informationen zu Sonderfällen. Die Car Policy beinhaltet auch die Kostenübernahme durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Richtlinien zum Verhalten bei Unfällen.

Jetzt Mustervertrag zur Car Policy
erhalten & im Fuhrpark einsetzen!

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mustervertrag Car Policy

Gestaltungselemente in der Car Policy und Firmenwagenrichtlinie

Die Gestaltungsbereiche in der Dienstwagenrichtlinie sollte zunächst einmal die in Betracht kommenden HerstellerInnen mit den entsprechenden Fahrzeugmodellen umfassen. Hierzu gehört auch die Klassifizierung von Typen, Ausstattungen, möglichen Sonderausstattungen und Betriebsarten in der Car Policy. Wichtig sind, die Regelungen in den Dienstwagenrichtlinie zur Zahlung und vertraglichen Gestaltungsmöglichkeit, wie beispielsweise den Leasingoptionen. Darüber hinaus sollten Fuhrparkleiter in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit einer Zuzahlung anbieten bzw. darüber hinaus noch eine Regelung zu nachträglichen Veränderungen, wie beispielsweise Umbauten treffen.

Car Policy

Haltedauer in der Dienstwagenordnung

Wesentliches Merkmal der Dienstwagenrichtlinie ist die Haltedauer des Fahrzeugs. Hierzu sollten feststehende Regeln getroffen werden, die allerdings derart flexibel sind, damit wirtschaftliche Gesichtspunkte individuell zum Abgabezeitpunkt selbst festgelegt werden können. So können Liefer- und Bestellsituationen beim bevorstehenden Fahrzeugwechsel durch avisierte neue Fahrzeugmodelle dazu führen, dass ein bestimmter Zeitpunkt für das Ende der Haltedauer gewählt werden soll. Aber auch die wirtschaftlichen Entwicklungen auf dem Gebrauchtwagenmarkt sind ein Aspekt, der in der Dienstwagenrichtlinie eingearbeitet sein sollte, indem auf einen feststehenden Termin für die Abgabe verzichtet wird und Alternativen eingearbeitet werden. Üblicherweise können Zeitangaben, Kilometerlaufleistungen mit Maxialangaben in die Car Policy für die Firmenwagen eingearbeitet werden. Dabei kann diese Regelung immer unter einen Arbeitgebervorbehalt gestellt werden, der eine entsprechende Anpassung vorsieht, wenn beispielsweise die wirtschaftliche Situation des Unternehmens dies nahelegt.

Dienstwagenrichtlinie Beispiel: Was in der Car Policy stehen sollte

In der Car Policy sollten alle wichtigen Fakten und Situationen rund um das Firmenfahrzeug abgedeckt sein. Angestellter und Fuhrparkleiter müssen daraus erschließen können, wer worauf achten muss und wer welche Aufgaben hat. Nicht selten spielen rechtliche Faktoren, Sicherheitsvorkehrungen gemäß den UVV oder auch ökologische Aspekte eine zentrale Rolle in der Car Policy. Mindestens sollte die Firmenwagenrichtlinie folgende Punkte abdecken.

Dienstwagen

Fundamentale Punkte der Car Policy

Dienstwagen sind generell ein kostspieliges Unterfangen, das an Folgekosten geknüpft ist. Gemäß der Unternehmenskalkulation sollte somit als klare Regel der Maximalkaufpreis oder die -leasingrate in der Dienstwagenordnung festgelegt werden. Auch Hersteller und Modelle sollte die Car Policy festlegen. Darüber hinaus bedarf es in der Dienstwagenrichtlinie einer klaren Regelung, inwieweit das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf. Eine solche Regelung ist beispielhaft in der Car Policy Muster PDF oben im Artikel zu finden. Ist ein nachhaltiger Fuhrpark erwünscht, ist eine entsprechende Regelung in der Dienstwagenordnung aufzunehmen, dass bestimmte Kraftstoffarten nicht zur Disposition stehen.

Die 10 wichtigsten Bausteine der Dienstwagenrichtlinie​

Nachfolgend werden zehn wichtige Bausteine vorgestellt, die in der Car Policy für Firmenwagen inkludiert sein sollten. In Abhängigkeit des individuellen Firmenschwerpunktes kann die Car Policy auch Themenbereiche, wie beispielsweise Nachhaltigkeit, Image oder Wirtschaftlichkeit umfassen. Jede Car Policy Muster PDF kann auf individuelle Strategiemuster des Unternehmens ausgelegt werden und sollte aus diesem Grund auch entsprechend selbst verfasst sein. Dabei ist stets auf Vollständigkeit der Strategiepunkte in der Dienstwagenordnung zu achten. Weiterhin sollte immer der Kreis der berechtigten Personen eines Unternehmens in der Richtlinie genau definiert sein. Die Car Policy schafft so Klarheit für alle Mitarbeiter und bewahrt die Zufriedenheit.

1. Grundregel der Car Policy: Wer darf das Firmenfahrzeug nutzen?

Häufig kommt bei der Übergabe eines Firmenwagens die Frage auf, ob denn Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen. Durch die Car Policy sollte dies genau geregelt sein.

2. In welchem Rahmen darf das Firmenfahrzeug genutzt werden?

Angestellte dürfen einen Firmenwagen nicht immer automatisch privat fahren. Ist ein privates Nutzungsverbot in der Car Policy enthalten, darf der Angestellte das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke fahren.

3. Wie lange darf das Firmenfahrzeug genutzt werden? Ist die Übergabe befristet?

Die Car Policy legt den Zeitraum über den das Fahrzeug gefahren wird fest. Meist ist die Übergabe zeitlich begrenzt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erfolgt eine Rückgabe oder der Umstieg auf ein neues Fahrzeug. Ist dies von Anfang an in der Car Policy klar vermittelt, kommt es nachträglich nicht zu Diskussionen.

4. Wer übernimmt welche Kosten?

Tankkosten, Wartung, Reinigung, Kfz-Steuer – bei einem Auto fallen viele Kosten an. Die Firmenwagenrichtlinie muss erklären, ob und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt.

5. Was ist bei einem Unfall zu beachten?

In der Regel sollte in einer Car Policy eine kurze Anleitung stehen, was bei einem Unfall zu beachten ist – zum Beispiel die ordnungsgemäße Dokumentation in einem Unfallprotokoll.

6. Welche betriebsspezifischen Sonderfälle gibt es?

Jedes Unternehmen ist anders, also kann es verschiedene Sonderfälle geben, die ebenfalls in einer Car Policy festgehalten werden sollten. Darunter fallen beispielsweise Regelungen bei Krankheit oder die Firmenwagenversteuerung.

Gibt es Punkte, die nicht in einer Car Policy stehen sollten?​

Nicht in einer Fuhrparkregelung stehen sollten dagegen sehr spezifische und individuelle Faktoren. Dazu zählen Dinge wie:

  • Benutzung durch Dritte
  • Laufleistung bei geleasten Autos
  • Wartungsintervalle bei geleasten Autos

Diese individuellen Regeln sollten im jeweiligen Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt werden.

Car Policy Vertrag

Privates Nutzungsverbot beim Firmenwagen mit Car Policy Muster regeln

Viele Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen nutzen dürfen, tun dies auch in ihrer Freizeit. Natürlich ist das ein großer Vorteil für die Beschäftigten, aber es gibt auch einige Nachteile. Die Firma hat die Fahrzeugkosten zu tragen und möchte deshalb sicherstellen, dass die Autos nicht zu stark beansprucht werden. Ein privates Nutzungsverbot beim Firmenwagen in der Car Policy kann hier eine Lösung sein. Damit reduzieren sich die Kosten für die Firma und die Mitarbeitenden können weiterhin von den Vorteilen eines Firmenwagens profitieren. Die private Nutzung in der Car Policy zu begrenzen bietet eine gute Lösung. Zum einen reduziert es den Versicherungs- und Unterhaltungskosten der Firma. Zum anderen wird so sichergestellt, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeit verrichten und nicht privat unterwegs sind. Viele Unternehmen erteilen ihren Mitarbeitenden jedoch kein privates Nutzungsverbot für Firmenwagen mithilfe eines Car Policy Musters. Es ist jedoch möglich, dieses durchzusetzen. Dazu muss das Unternehmen eine Car Policy haben, die dies regelt. Zum einen muss klar definiert sein, was als eine private Fahrt gilt. Zum anderen muss es die Angestellten darüber informieren, welche Konsequenzen sie riskieren, wenn sie trotz des Verbotes privat unterwegs sind. Ein privates Nutzungsverbot für Firmenwagen ist also durchaus möglich. Die Unternehmen müssen hierzu klare Regeln in der Car Policy aufstellen und ihre Mitarbeitenden entsprechend informieren. 

Uneinigkeit bei der Car Policy

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, ob ein privates Nutzungsverbot für Firmenwagen in einer Car Policy sinnvoll ist oder nicht. Einige Unternehmen erteilen ihren Mitarbeitenden ein solches Verbot, weil sie der Ansicht sind, dass die Firmenwagen nur für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens genutzt werden sollten. Andere Unternehmen hingegen erlauben ihren Mitarbeitenden die private Nutzung ihrer Firmenwagen, weil sie der Ansicht sind, dass dies dem Wohle des Angestellten dient und zu einem besseren Arbeitsklima beiträgt. Es gibt also keine eindeutige Antwort auf die Frage, ob ein privates Nutzungsverbot für Firmenwagen in der Car Policy sinnvoll ist oder nicht. Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, welche Regelung in Bezug auf die private Nutzung von Firmenwagen am besten geeignet ist. In der Car Policy wird alles genau geregelt, wie sich die Angestellten in Bezug auf Nutzung der Firmenwagen zu verhalten haben.

Vorteil beim Einsatz einer Firmenwagenrichtlinien Vorlage

Mit der Car Policy hat die Fuhrparkleitung alles im Blick und die Angestellten wissen genau, woran sie sich halten müssen. Die Car Policy zum Download im oberen Teil des Artikels ist eine Vorlage für die Fahrzeugnutzungsordnung. Sie definiert die Regeln für die Nutzung von Firmenfahrzeugen und soll helfen, Missbrauch zu vermeiden und Kosten zu sparen. Die Ordnung legt fest, wer welche Fahrzeuge nutzen darf und in welchem Umfang. Sie regelt auch, ob private Fahrten erlaubt sind und wie mit Schäden umgegangen wird. Das private Nutzungsverbot Firmenwagen Muster wird von kostenlos zum Download mit der Car Policy bereitgestellt. Dafür müssen Fuhrparkverantwortliche nur die irrelevanten Sätze entfernen.  Diese private Nutzungsverbot Firmenwagen Vorlage sollte von jedem Unternehmen genutzt werden, welches seinen Angestellten die private Nutzung des Firmenwagens untersagen möchte. Die Car Policy enthält eine Reihe nützlicher Informationen, die dabei helfen, Kosten zu sparen und das Risiko zu minimieren. Das Muster ist anpassbar und kann ganz einfach mit den jeweiligen Unternehmensdaten versehen werden. Zudem ist es rechtssicher und wird von vielen Unternehmen bereits erfolgreich angewendet.

Darum ist die Car Policy so wichtig ​

Car Policy Firmenwagenwahl

In einer Car Policy werden zunächst die verschiedenen Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenwagen definiert. Das bedeutet, es wird in der Firmenwagenrichtlinie genau festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Fahrzeuge Zugriff haben oder sogar einen eigenen Dienstwagen erhalten können. Es kann in einem Betrieb gegebenenfalls für verschiedene Abteilungen oder Gruppen Sonderregeln in der Car Policy geben. Beispielsweise erhalten Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Weiterhin wird auch die Nutzungsart des Fahrzeugs genau in der Car Policy beschrieben. Ergänzende Punkte legen fest, wie die Wartung des Fahrzeugs erfolgt und und wie bei Abnutzung verfahren wird. Sind die Themen  innerhalb der Firmenwagenrichtlinie genau abgedeckt, gibt es im Nachhinein weniger Streitpunkte. Eine Car Policy bietet somit sowohl dem Fahrzeughalter als auch dem Fahrer des Firmenwagens eine interne Absicherung und Orientierung. Als Fahrzeughalter gilt meist die Geschäftsführung oder ein beauftragter Fuhrparkleiter.

Konfiguration ohne Firmenwagenrichtlinie frisst Zeit

Zu den beliebtesten Firmenwagen gehören unter den Kompaktwagen z. B. der Skoda Octavia Combi 1.6 TDI und Volkswagen Golf 1.4 TGI, in der Mittelklasse der VW Passat Variant GTE. Welches Fahrzeug der Mitarbeiter letztlich erhält, regelt die Car Policy. Dabei gibt es einige Firmen, die den Mitarbeitern bei der Fahrzeugkonfiguration freie Hand lassen. Ist der Spielraum in der Car Policy zu groß, kann die Auswahl große Auswirkungen auf der Kostenseite verursachen. Denn je länger der Mitarbeiter sich mit der Konfiguration des Fahrzeugs befasst, umso mehr Arbeitszeit geht verloren. In der Regel beschäftigen sich Mitarbeiter rund 30 Stunden mit der Ausstattung ihres Fahrzeugs – und das während der Arbeitszeit. Damit Fuhrparkverantwortliche dies verhindern können, sollten Fuhrparkmanager eine Modellauswahl, also eine Art Fahrzeugpalette samt den Ausstattungs- und Motorisierungsmerkmalen in der Car Policy festlegen. Je nach definierter Mitarbeitergruppe kann die Firmenwagenrichtlinie dann eine Anzahl an Fahrzeugmodellen und Ausstattungen anbieten. So können bestimmte Fahrzeugtypen mit einer vorgegebenen Ausstattung und Motorisierung in der Car Policy festlegt werden.

Mit einer Car Policy die Sicherheit im Fuhrpark steigern​

Die Beachtung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) ist eine wichtige Maßnahme, um die Fuhrparksicherheit und insbesondere das Wohl der Mitarbeiter zu gewährleisten. Es ist deshalb auch möglich, gängige Sicherheitsvorschriften in der Car Policy festzuhalten. Sollte es trotz Einhaltung der UVV zu einem Unfall kommen, kann die Car Policy unter anderem als Nachweis genutzt werden, um dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit zu entgehen.

Mit der Car Policy Kosten im Fuhrpark sparen

Ohne eine gute Car Policy (Dienstwagenrichtlinie) könnten Verantwortliche den Fuhrpark nicht effizient steuern. Eine regelmäßige Überprüfung sowie Anpassung der Car Policy steigert die Motivation der Mitarbeiter und spart Geld.

Notwendig wird eine Überarbeitung der Car Policy beispielsweise bei:

  • Änderungen der Beschaffungskonditionen
  • Einsatz von neuen Fahrzeugtypen
  • Modellwechsel

Die regelmäßige Anpassung der Car Policy ist ein wichtiger Schritt, um die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks langfristig zu gewährleisten und schafft mehr Transparenz bei den Mitarbeitern des Unternehmens. Eine gute Car Policy zeichnet sich immer durch einen großen Spielraum der Gestaltung aus. Flexibilität bei der allgemeinen Handhabung mit Firmenfahrzeugen hilft, das Regelwerk den situationsbedingten individuellen Bedürfnissen anzupassen. Denn die Pflichten, die Mitarbeiter in Bezug auf die Firmenwagen einhalten müssen, verändern sich in regelmäßigen Abständen. Wer dann noch die Bedürfnisse der Belegschaft auswertet und mit ihnen kooperiert, erarbeitet sich so die bestmögliche Strategie und Firmenwagenrichtlinie für den Aufbau des Fuhrparks.

Schwachstellen im Fuhrpark mit Car Policy ausloten

Eine Veränderung der Car Policy sollte nicht nur transparent sein, sondern auch sensibel und im Einklang mit den Mitarbeitern umgesetzt werden. Im ersten Schritt gilt es, möglich Sparpotenziale im Fuhrpark zu erkennen – beispielsweise veränderte Ansprüche an die Fahrzeuge oder Parksituation. Weitere Punkte der Reduzierung von Kosten können sein:

  • Was sind meine Gesamtkosten im Fuhrpark – und wie teilen sie sich exakt auf?
  • Sind SUV oder Sportwagen im Fuhrpark und somit der Firmenwagenrichtlinie notwendig?
  • Welche Ausstattung benötige ich für die unterschiedlichen Mitarbeiter?
  • Führe ich ein Belohnungsprogramm fürs Spritsparen ein? 
  • Ist es sinnvoll, Firmenfahrzeuge mit privater Nutzung und Fahrzeuge des reinen Vertriebs mit hohen Fahrleistungen zu unterscheiden?
  • Wie kann ich E-Autos in die Flotte implementieren?
  • Soll ich die Nutzungsart sowie Nutzungsdauer des Dienstwagens bestimmen?

Weitere Punkte zur Kostensenkung mit der Car Policy

Eine funktionierende Car Policy im Unternehmen ist nur möglich, wenn alle Aspekte berücksichtigt werden und im Prozess ineinandergreifen. Diese Sammlung hilft bei der Verdeutlichung der Kernthesen:

  • Planung mit Zielvorgaben vorantreiben
  • Kostenaufteilung und Nutzungsart festlegen 
  • Anspruchsgruppen bestimmen
  • Rechtlicher Rahmenbedingungen im Schadensfall festlegen
  • Regelmäßige Fahrerunterweisung sowie Schulung in Nachhaltigkeit

Monitoring zwischen Technik und Umwelt

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Möglichkeiten die Kosten mit einer Car Policy zu reduzieren. So spielt die Umweltschonung nicht nur eine gesellschaftliche Rolle. Wer mit der Firmenwagenrichtlinie dafür sorgt, dass die Fahrzeuge technisch up-to-date sind, spart Kraftstoff, kann von Zuschüssen bei E-Autos profitieren, spart bei Reparaturen und belohnt sich durch stabile Restwerte beim Verkauf. Da jeder zu viel gefahrene Kilometer im Leasing viel Geld kostet, sollten die Laufleistungen der Fahrzeuge genau analysiert werden. Bei zu hohen Kilometerleistungen müssen Verantwortliche immer Alternativen im Auge behalten.

Erst die Strategie, dann die neue Car Policy​

Erst durch strategische Ansätze lassen sich Fahrzeugkosten meist schnell und langfristig senken. Allerdings sollten Fuhrparkverantwortliche auch als Vorbilder fungieren, um bei der Belegschaft die nötige Akzeptanz für die Veränderungen in der Car Policy zu erhalten. Etwa dadurch, ein kleineres Auto zu fahren und damit zu Reduzierung der Kosten im Unternehmen einen Teil beizutragen. Netter Effekt: Die Betriebskosten sinken, man produziert weniger CO2 und gibt seinem Unternehmen zusätzlich einen grünen Anstrich. 

Auf einer Car Policy liegt ein Autoschlüssel

Ab welcher Fuhrparkgröße kann eine Car Policy eingesetzt werden?

Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Car Policies noch nicht sehr verbreitet. Während Firmen mit großen Fuhrparks in aller Rege leine  Car Policy verwenden, arbeiten laut der Marktforschungsplattform Dataforce nur 17 % der Unternehmen mit Fuhrparks unter 24 Fahrzeugen mit einer solchen Regelung. Bei Unternehmen mit Fuhrparks in einer Größe zwischen 25 und 49 Fahrzeugen sind es etwa 72 %.

Fuhrparkrichtlinie als Notwendigkeit

Dabei führt eine nicht vorhandene Dienstwagenrichtlinie auch in kleineren Unternehmen oft zu Streitereien und Neid unter den Mitarbeitenden. Während lautstarke KollegInnen oft ihren Willen durchsetzen und einen schicken Dienstwagen mit Vollausstattung abgreifen, müssen sich weniger durchsetzungsstarke Mitarbeitende häufig mit weniger zufriedengeben. Eine durchdachte Car Policy kann dieses Konfliktpotenzial senken und die Erwartungshaltung der Mitarbeitenden in klare Bahnen lenken.

Zeit mit Car Policy sparen

Ein weiterer zu bedenkender Punkt ist der Faktor Zeit. Schon im Falle eines kleinen Fuhrparks kann durch eine Fuhrparkregelung viel Zeit gespart werden. Im Durchschnitt verbringen Mitarbeitende nämlich knapp 30 Stunden ihrer Arbeitszeit mit der Konfiguration ihres zukünftigen Dienstwagens. Diese Zeit ist schon bei Einzelfällen besser investiert in die Aufsetzung einer Fuhrparkrichtlinie mit klar festgelegten Regelungen und Kategorien zu Fahrzeugmodellen und deren Ausstattung. Denn zu den 30 Stunden, die mit der Konfiguration verbracht werden, kommen meist noch weitere Prozesse dazu, wie zum Beispiel die Überprüfungs- und Zustimmungsprozesse der Führungsebene.
Generell kann man sagen, dass jedes Unternehmen mit einem Fuhrpark, sei er noch so klein, über eine Fuhrparkrichtlinie nachdenken sollte. Die Zeitersparnis und das verringerte Konfliktpotenzial sind den Aufwand im Regelfall wert. Wichtig ist dabei festzulegen, was im jeweiligen Überlassungsvertrag und was schon in Rahmen der Dienstwagenregelung geregelt wird.

Klare Hierarchie bei der Fuhrparkrichtlinie

Wer fertigt die Fuhrparkrichtlinie an?

Sinnvoll ist es, schon vor der ersten Anschaffung eines Dienstwagens und erst recht vor der Anlegung eines größeren Fuhrparks, einen oder mehrere Zuständige zu bestimmen. Dies entlastet die Führungsebene und sorgt für klare Verantwortungsbereiche wie z. B bei der Erstellung der Car Policy. Durch diese Fuhrparkleitung wird in der Folge dann die Fuhrparkrichtlinie angelegt. Wichtige Entscheidungen werden von dieser getroffen. Zum Beispiel:

  • Welche Anspruchsgruppe hat Zugriff auf welche Dienstwagenkategorie?
  • Wer kann seinen Dienstwagen selbst konfigurieren?
  • Was kann selbst konfiguriert werden?
Richtlinien im Fuhrpark

Die Fuhrparkleitung kennt sich im Idealfall bestens mit den Bedürfnissen der einzelnen Anspruchsgruppen aus und kann daher die Car Policy bestmöglich gestalten. Mitarbeitende der Führungsebene haben nun einmal in der Regel andere Anforderungen an ihre Autos als ein Vertriebler oder ein Techniker. Im Rahmen dessen kann auch der selbst zu konfigurierende Bereich festgelegt werden. In größeren Betrieben bedürfen viele dieser Regelungen zudem einer Zustimmung durch den Betriebsrat.

Freiraum in der Car Policy beim Firmenwagen

Trotz allem sollten auch normale Mitarbeitende genügend Freiraum bei der Konfiguration ihres Dienstwagens in der Fuhrparkrichtlinie haben. Immerhin sind Firmenwagen oft eine Möglichkeit, um herausragende Mitarbeitende zu belohnen und weiter zu motivieren. Die Fuhrparkleitung kann bei guter Aufsetzung der Dienstwagen Richtlinie ein wichtiger Teil eines Unternehmens werden. Machen sie ihren Job gut, können sie im Vergleich zu einer kaum geregelten Dienstwagenvergabe viel Geld und Zeit einsparen.

Car Policy: auf Mitarbeiter hören

Mitarbeiter sprechen

Mitarbeiter können bei Einschränkungen der Fuhrparknutzung sichtlich empfindlich reagieren. Wer konkrete Maßnahmen zur Kostenreduzierung durch die Firmenwagenrichtlinie plant, sollte alle Betroffenen rechtzeitig ins Boot holen, um mit ihnen die realistische Umsetzung zu diskutieren. Denn einiges aus der Planungsphase lässt sich vielleicht nicht hundertprozentig so umsetzen, wie es in der vorher gewollt war. Bei anderen Veränderungen in der Car Policy herrscht möglicherweise Gesprächsbedarf. Etwa dann, wenn die Kosten unter Umständen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden. Dazu zählen vom Fahrer selbst verschuldete Kosten wie Bußgelder oder Abschleppkosten, sowie Kosten, die bei der privaten Nutzung entstehen. 

Vorgang bei Schadensfall festlegen

Klare Regelungen in der Firmenwagenrichtlinie sollten auch bei einem Schadensfall oder einem Verkehrsdelikt gelten. Individuelle Vereinbarungen über eine Selbstbeteiligung im Fall eines selbstverschuldeten Schadens durch den Dienstwagennutzer sparen dem Unternehmen zusätzlich Geld. Was jedoch nicht jeder weiß: Wenn der Arbeitgeber Bußgelder des Mitarbeiters übernimmt, ist dies ein geldwerter Vorteil und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn!

Trends und Entwicklungen bei der Fuhrparkrichtlinie

Der Dienstwagen als Anreiz

Bislang war es normal, Marken und Modelle klar bestimmten Gruppen von Mitarbeitenden mithilfe einer Dienstwagenrichtlinie zuzuordnen. Die Führungsetage fuhr oft Audi, BMW oder Mercedes, die normalen Mitarbeitenden häufig VW, Skoda, Opel oder ähnliches. Immer beliebter wird die Möglichkeit, bei besonders begehrten Fachkräften Ausnahmen von der Car Policy zu machen.

Das Klima in der Car Policy im Blick

Das Klima ist nicht erst seit heute im Fokus – trotzdem werden Umweltaspekte bei der Dienstwagenwahl immer wichtiger. Faktoren wie Spritverbrauch oder Schadstoffausstoß können schon in der Dienstwagenregelung eingegrenzt werden. Vermehrte Home-Office-Jobs könnten die Nachfrage nach Dienstwagen in Zukunft sogar verringern. Die Fuhrparkleitung sollte daher ggf. die Car Policy einmal überarbeiten und umweltfreundliche Alternativen anbieten. 

Car Policy CO2: Verankerung der Nachhaltigkeit

Neben allgemeinen Regeln zur Nutzung des Firmenwagens regelt die Car Policy, welche Fahrzeugtypen die Mitarbeiter erhalten. Üblich ist, dass Mitarbeiter aus einer Auswahl an Fahrzeugmodellen auswählen können. Die Motorisierung und Ausstattung ist dabei in der Firmenwagenrichtlinie meist vorgeschrieben. Grund hierfür ist, dass Fuhrparkleiter bei größeren Stückzahlen Sonderkonditionen erhalten. 

Alternative Antriebe in der Dienstwagenrichtlinie

Mittlerweile spielen in der Car Policy jedoch auch alternative Antriebe eine stärkere Rolle. So bieten Unternehmen neben klassischen Fahrzeugmodellen auch Elektrofahrzeuge als Dienstwagen an. Entscheidet sich ein Mitarbeiter für ein Fahrzeug mit geringen CO2 Emissionen, kann er z. B. durch eine hochwertige Ausstattung belohnt werden. Durch die Verankerung der CO2 Werte in der Car Policy fördert der Fuhrparkleiter umweltfreundliches Verhalten. Gleichzeitig kann so das Auftreten der Mitarbeiter und des Unternehmens kontrolliert werden. Möchte ein Unternehmen sich für seine besondere Nachhaltigkeit aufstellen, hilft die Car Policy CO2 Richtlinie bei der Umsetzung im Fuhrpark. 

Car Policy bei Elektroautos

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.