Car Policy Muster

Für Firmen empfiehlt sich der Einsatz einer Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, sowie eines Dienstwagenüberlassungsvertrages. Die Car Policy regelt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark. Neben der Kostensenkung des Fuhrparks verringern eindeutigen Regelungen zu Nutzungs-, Haftungs- und Sicherheitsfragen das betriebliche Konfliktpotenzial. Denn ist eine Car Policy nicht vorhanden, können Neid und Diskussionen unter den Angestellten aufkommen. 

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Definition Car Policy

Der eine Mitarbeiter hätte gerne einen Mercedes, der andere einen Sportflitzer, dem dritten genügt ein Polo. Und dann wäre da ja auch noch die Frage, ob man mit dem Pkw auch privat unterwegs sein darf und wer bei einem Unfall für den Schaden aufkommt? Der Arbeitgeber? Der Mitarbeiter? Oder teilen sich beide Seiten die Schadenkosten? Hier muss eine glasklare Firmenwagenrichtlinie her – die sogenannte Car Policy. Sie regelt den allgemeinen Umgang mit den Fahrzeugen der Firmen – und auch wer welches Auto fahren darf. Oft wird die Car Policy auch als Fuhrparkrichtlinie bezeichnet. Denn die Car Policy bezieht sich meist auf den kompletten Fahrzeugbestand im Fuhrpark. 

Fuhrparkleiter geht durch die Car Policy

Firmenwagenrichtlinien mit Car Policy festlegen

Obwohl die Car Policy als zentraler Handlungsrahmen für den Fuhrpark gilt, verzichtet laut Studie eines Marktforschungsunternehmens fast jede dritte Firma mit eigenem Fahrzeugbestand auf ihren Einsatz. Eigentlich unverständlich, denn je nach Position des Mitarbeiters können sich Berechtigung und Kalkulation für ein Fahrzeug schnell ändern. Deshalb stellt die Car Policy ein wichtiges Instrument dar, damit die Fahrzeugvergabe für die Mitarbeiter transparent und nach klaren Regeln erfolgt. Der Fuhrparkleiter wiederum weiß durch die Firmenwagenrichtlinien, welche Kosten auf ihn zukommen. Das Herzstück der Car Policy ist die Fahrzeugpalette samt Ausstattungs-­ und Motorisierungsmerkmalen. Verschiedene Mitarbeitergruppen haben so die Wahl zwischen bestimmten Fahrzeugmodellen samt Ausstattungen. Im Ergebnis lassen sich durch eine Car Policy oftmals die Fuhrparkkosten durch bessere Einkaufskonditionen dank größerer Stückzahlen senken und die Verwaltungsprozesse schlanker gestalten.

Abgrenzung des Car Policy Mustervertrags zum Dienstwagenüberlassungsvertrag

Die Car Policy beschreibt ein firmeninternes Regelwerk, das Richtlinien rund um die Vergabe und die Nutzung von Firmenwagen beinhaltet. Sie ist jedoch aus rechtlicher Perspektive nicht verbindlich. Eine Car Policy darf aus diesem Grund nicht mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt werden. Ein solcher Vertrag befasst sich im Detail mit individuellen Rechten von einzelnen Mitarbeitern. Im Gegensatz dazu behandelt eine Car Policy allgemeine und grundsätzliche Themen rund um die Handhabung von Firmenfahrzeugen im Betrieb. Das können beispielsweise auch die Ausstattung und der Preis der Fahrzeuge sein. Außerdem sollte in der Car Policy eine Vereinbarung zu der Nutzung festgelegt werden, um zu verhindern, dass unberechtigte Dritte den Wagen nutzen. Es empfiehlt sich vor der Erstellung einer Car Policy ein Car Policy Muster wie unten im Artikel durchzulesen.

Das Car Policy Muster

Die Liste der Informationen, die in einer Car Policy festgehalten werden können, ist lang. Daher hilft es vielen Betrieben, vor der Erstellung ein Car Policy Muster durchzulesen. Hier erhalten Fuhrparkverantwortliche einen Einblick in eine beispielhafte Car Policy. Das Car Policy Muster kann beliebig für den Fuhrpark angepasst werden. Der Mustervertrag beinhaltet Informationen zu dem Anspruch auf einen Firmenwagen, der Fahrzeugnutzung sowie Informationen zu Sonderfällen. Die Car Policy beinhaltet auch die Kostenübernahme durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Richtlinien zum Verhalten bei Unfällen.

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der Mustervertrag zur Car Policy

Darum ist die Car Policy so wichtig

Car Policy Firmenwagenwahl

In einer Car Policy werden zunächst die verschiedenen Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenwagen definiert. Das bedeutet, es wird in der Firmenwagenrichtlinie genau festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Fahrzeuge Zugriff haben oder sogar einen eigenen Dienstwagen erhalten können. Es kann in einem Betrieb gegebenenfalls für verschiedene Abteilungen oder Gruppen Sonderregeln geben. Beispielsweise erhalten Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Weiterhin wird auch die Nutzungsart des Fahrzeugs genau in der Car Policy beschrieben. Ergänzende Punkte legen fest, wie die Wartung des Fahrzeugs erfolgt und und wie bei Abnutzung verfahren wird. Sind die Themen  innerhalb der Firmenwagenrichtlinie genau abgedeckt, gibt es im Nachhinein weniger Streitpunkte. Eine Car Policy bietet somit sowohl dem Fahrzeughalter als auch dem Fahrer des Firmenwagens eine interne Absicherung und Orientierung. Als Fahrzeughalter gilt meist die Geschäftsführung oder ein beauftragter Fuhrparkleiter.

Konfiguration frisst Zeit

Zu den beliebtesten Firmenwagen gehören unter den Kompaktwagen z. B. der Skoda Octavia Combi 1.6 TDI und Volkswagen Golf 1.4 TGI, in der Mittelklasse der VW Passat Variant GTE. Welches Fahrzeug der Mitarbeiter letztlich erhält, regelt die Car Policy. Dabei gibt es einige Firmen, die den Mitarbeitern bei der Fahrzeugkonfiguration freie Hand lassen. Ist der Spielraum zu groß, kann die Auswahl große Auswirkungen auf der Kostenseite verursachen. Denn je länger der Mitarbeiter sich mit der Konfiguration des Fahrzeugs befasst, umso mehr Arbeitszeit geht verloren. In der Regel beschäftigen sich Mitarbeiter rund 30 Stunden mit der Ausstattung ihres Fahrzeugs – und das während der Arbeitszeit. Damit Fuhrparkverantwortliche dies verhindern können, sollten Fuhrparkmanager eine Modellauswahl, also eine Art Fahrzeugpalette samt den Ausstattungs- und Motorisierungsmerkmalen in der Car Policy festlegen. Je nach definierter Mitarbeitergruppe kann die Firmenwagenrichtlinie dann eine Anzahl an Fahrzeugmodellen und Ausstattungen anbieten. So können bestimmte Fahrzeugtypen mit einer vorgegebenen Ausstattung und Motorisierung in der Car Policy festlegt werden.

Mit einer Car Policy die Sicherheit im Fuhrpark steigern

Die Beachtung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) ist eine wichtige Maßnahme, um die Sicherheit im Fuhrpark und insbesondere das Wohl der Mitarbeiter zu gewährleisten. Es ist deshalb auch möglich, gängige Sicherheitsvorschriften in der Car Policy festzuhalten. Sollte es trotz Einhaltung der UVV zu einem Unfall kommen, kann die Car Policy unter anderem als Nachweis genutzt werden, um dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit zu entgehen.

Car Policy

Dienstwagenrichtlinie Beispiel: Was in der Car Policy stehen sollte

In der Car Policy sollten alle wichtigen Fakten und Situationen rund um das Firmenfahrzeug abgedeckt sein. Angestellter und Fuhrparkleiter müssen daraus erschließen können, wer worauf achten muss und wer welche Aufgaben hat. Nicht selten spielen rechtliche Faktoren, Sicherheitsvorkehrungen gemäß den UVV oder auch ökologische Aspekte eine zentrale Rolle in der Car Policy. Mindestens sollte die Firmenwagenrichtlinie folgende Punkte abdecken:

1. Wer darf das Firmenfahrzeug nutzen? 

Häufig kommt bei der Übergabe eines Firmenwagens die Frage auf, ob denn Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen. Durch die Car Policy sollte dies genau geregelt sein.

2. In welchem Rahmen darf das Firmenfahrzeug genutzt werden?

Angestellte dürfen einen Firmenwagen nicht immer automatisch privat fahren. Ist ein privates Nutzungsverbot in der Car Policy enthalten, darf der Angestellte das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke fahren.

3. Wie lange darf das Firmenfahrzeug genutzt werden? Ist die Übergabe befristet?

Die Car Policy legt den Zeitraum über den das Fahrzeug gefahren wird fest. Meist ist die Übergabe zeitlich begrenzt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erfolgt eine Rückgabe oder der Umstieg auf ein neues Fahrzeug. Ist dies von Anfang an in der Car Policy klar vermittelt, kommt es nachträglich nicht zu Diskussionen.

4. Wer übernimmt welche Kosten?

Tankkosten, Wartung, Reinigung, Kfz-Steuer – bei einem Auto fallen viele Kosten an. Die Firmenwagenrichtlinie muss erklären, ob und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt.

5. Was ist bei einem Unfall zu beachten?

In der Regel sollte in einer Car Policy eine kurze Anleitung stehen, was bei einem Unfall zu beachten ist – zum Beispiel die ordnungsgemäße Dokumentation in einem Unfallprotokoll.

6. Welche betriebsspezifischen Sonderfälle gibt es?

Jedes Unternehmen ist anders, also kann es verschiedene Sonderfälle geben, die ebenfalls in einer Car Policy festgehalten werden sollten. Darunter fallen beispielsweise Regelungen bei Krankheit oder die Firmenwagenversteuerung.

Mit der Car Policy Kosten im Fuhrpark sparen

Ohne eine gute Car Policy (Dienstwagenrichtlinie) könnten Verantwortliche den Fuhrpark nicht effizient steuern. Eine regelmäßige Überprüfung sowie Anpassung der Car Policy steigert die Motivation der Mitarbeiter und spart Geld.

Notwendig wird eine Überarbeitung der Car Policy beispielsweise bei:

  • Änderungen der Beschaffungskonditionen
  • Einsatz von neuen Fahrzeugtypen
  • Modellwechsel

Die regelmäßige Anpassung der Car Policy ist ein wichtiger Schritt, um die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks langfristig zu gewährleisten und schafft mehr Transparenz bei den Mitarbeitern des Unternehmens. Eine gute Car Policy zeichnet sich immer durch einen großen Spielraum der Gestaltung aus. Flexibilität bei der allgemeinen Handhabung mit Firmenfahrzeugen hilft, das Regelwerk den situationsbedingten individuellen Bedürfnissen anzupassen. Denn die Pflichten, die Mitarbeiter in Bezug auf die Firmenwagen einhalten müssen, verändern sich in regelmäßigen Abständen. Wer dann noch die Bedürfnisse der Belegschaft auswertet und mit ihnen kooperiert, erarbeitet sich so die bestmögliche Strategie und Firmenwagenrichtlinie für den Aufbau des Fuhrparks.

Schwachstellen im Fuhrpark mit Car Policy ausloten

Eine Veränderung der Car Policy sollte nicht nur transparent sein, sondern auch sensibel und im Einklang mit den Mitarbeitern umgesetzt werden. Im ersten Schritt gilt es, möglich Sparpotenziale im Fuhrpark zu erkennen – beispielsweise veränderte Ansprüche an die Fahrzeuge oder Parksituation. Weitere Punkte der Reduzierung von Kosten können sein:

  • Was sind meine Gesamtkosten im Fuhrpark – und wie teilen sie sich exakt auf?
  • Sind SUV oder Sportwagen im Fuhrpark und somit der Firmenwagenrichtlinie notwendig?
  • Welche Ausstattung benötige ich für die unterschiedlichen Mitarbeiter?
  • Führe ich ein Belohnungsprogramm fürs Spritsparen ein? 
  • Ist es sinnvoll, Firmenfahrzeuge mit privater Nutzung und Fahrzeuge des reinen Vertriebs mit hohen Fahrleistungen zu unterscheiden?
  • Wie kann ich E-Autos in die Flotte implementieren?
  • Soll ich die Nutzungsart sowie Nutzungsdauer des Dienstwagens bestimmen?

Erst die Strategie, dann die neue Car Policy

Erst durch strategische Ansätze lassen sich Fahrzeugkosten meist schnell und langfristig senken. Allerdings sollten Fuhrparkverantwortliche auch als Vorbilder fungieren, um bei der Belegschaft die nötige Akzeptanz für die Veränderungen in der Car Policy zu erhalten. Etwa dadurch, ein kleineres Auto zu fahren und damit zu Reduzierung der Kosten im Unternehmen einen Teil beizutragen. Netter Effekt: Die Betriebskosten sinken, man produziert weniger CO2 und gibt seinem Unternehmen zusätzlich einen grünen Anstrich. 

Auf einer Car Policy liegt ein Autoschlüssel

Car Policy: auf Mitarbeiter hören

Mitarbeiter sprechen

Mitarbeiter können bei Einschränkungen der Fuhrparknutzung sichtlich empfindlich reagieren. Wer konkrete Maßnahmen zur Kostenreduzierung durch die Firmenwagenrichtlinie plant, sollte alle Betroffenen rechtzeitig ins Boot holen, um mit ihnen die realistische Umsetzung zu diskutieren. Denn einiges aus der Planungsphase lässt sich vielleicht nicht hundertprozentig so umsetzen, wie es in der vorher gewollt war. Bei anderen Veränderungen in der Car Policy herrscht möglicherweise Gesprächsbedarf. Etwa dann, wenn die Kosten unter Umständen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden. Dazu zählen vom Fahrer selbst verschuldete Kosten wie Bußgelder oder Abschleppkosten, sowie Kosten, die bei der privaten Nutzung entstehen. 

Vorgang bei Schadensfall festlegen

Klare Regelungen in der Firmenwagenrichtlinie sollten auch bei einem Schadensfall oder einem Verkehrsdelikt gelten. Individuelle Vereinbarungen über eine Selbstbeteiligung im Fall eines selbstverschuldeten Schadens durch den Dienstwagennutzer sparen dem Unternehmen zusätzlich Geld. Was jedoch nicht jeder weiß: Wenn der Arbeitgeber Bußgelder des Mitarbeiters übernimmt, ist dies ein geldwerter Vorteil und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn!

So sparen Sie mit einer guten Car Policy

Eine funktionierende Car Policy im Unternehmen ist nur möglich, wenn alle Aspekte berücksichtigt werden und im Prozess ineinandergreifen. Diese Sammlung hilft bei der Verdeutlichung der Kernthesen:

  • Planung mit Zielvorgaben vorantreiben
  • Kostenaufteilung und Nutzungsart festlegen 
  • Anspruchsgruppen bestimmen
  • Rechtlicher Rahmenbedingungen im Schadensfall festlegen
  • Regelmäßige Fahrerunterweisung sowie Schulung in Nachhaltigkeit

Monitoring zwischen Technik und Umwelt

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Möglichkeiten die Kosten mit einer Car Policy zu reduzieren. So spielt die Umweltschonung nicht nur eine gesellschaftliche Rolle. Wer mit der Firmenwagenrichtlinie dafür sorgt, dass die Fahrzeuge technisch up-to-date sind, spart Kraftstoff, kann von Zuschüssen bei E-Autos profitieren, spart bei Reparaturen und belohnt sich durch stabile Restwerte beim Verkauf. Da jeder zu viel gefahrene Kilometer im Leasing viel Geld kostet, sollten die Laufleistungen der Fahrzeuge genau analysiert werden. Bei zu hohen Kilometerleistungen müssen Verantwortliche immer Alternativen im Auge behalten.

Car Policy CO2: Verankerung der Nachhaltigkeit

Car Policy bei Elektroautos

Neben allgemeinen Regeln zur Nutzung des Firmenwagens regelt die Car Policy, welche Fahrzeugtypen die Mitarbeiter erhalten. Üblich ist, dass Mitarbeiter aus einer Auswahl an Fahrzeugmodellen auswählen können. Die Motorisierung und Ausstattung ist dabei in der Firmenwagenrichtlinie meist vorgeschrieben. Grund hierfür ist, dass Fuhrparkleiter bei größeren Stückzahlen Sonderkonditionen erhalten.

Mittlerweile spielen in der Car Policy jedoch auch alternative Antriebe eine stärkere Rolle. So bieten Unternehmen neben klassischen Fahrzeugmodellen auch Elektrofahrzeuge als Dienstwagen an. Entscheidet sich ein Mitarbeiter für ein Fahrzeug mit geringen CO2 Emissionen, kann er z. B. durch eine hochwertige Ausstattung belohnt werden. Durch die Verankerung der CO2 Werte in der Car Policy fördert der Fuhrparkleiter umweltfreundliches Verhalten. Gleichzeitig kann so das Auftreten der Mitarbeiter und des Unternehmens kontrolliert werden. Möchte ein Unternehmen sich für seine besondere Nachhaltigkeit aufstellen, hilft die Car Policy CO2 Richtlinie bei der Umsetzung im Fuhrpark. 

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