- Juli 13, 2023
- Lesedauer: 5 Minuten
Rund um die private Nutzung des Firmenwagens gibt es viele Fragen. Wir klären die wichtigsten Themen rund um den Dienstwagen
Neben Urlaubsgeld oder Bonuszahlungen gibt es häufig auch das Angebot eines Firmenwagens als attraktive Zusatzleistung für Arbeitnehmer. Die Möglichkeit, den Dienstwagen auch privat zu nutzen, ist dabei ein wichtiger Faktor. Doch unter welchen Umständen ist eine Privatnutzung überhaupt möglich?
Grundsätzlich hängt die Erlaubnis zur Privatnutzung eines Firmenwagens von den Regelungen des Arbeitgebers ab. In vielen Unternehmen ist die Privatnutzung gestattet, solange bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Dazu gehören beispielsweise eine private Nutzungsbefugnis im Arbeitsvertrag oder eine separate Vereinbarung über die Privatnutzung des Firmenwagens. Wichtig ist dabei, dass diese entscheidende Erlaubnis des Arbeitergebers vorliegen muss, der die Firmenwagen-Privatnutzung erlaubt. Achtung bei einem Verbot: Wer den Dienstwagen dann trotzdem privat nutzt, könnte ernsthafte Probleme mit der Versicherung und dem Arbeitgeber bekommen.
Das gehört in eine Dienstwagenvereinbarung zur Nutzung des Firmenwagens:
- Der Listenpreis, unter Umständen auch obligatorische Sonderausstattungen
- Nutzungsdauer
- Privatnutzung und deren Umfang – oder etwaige Einschränkungen
- Umfang der Versicherung und Haftung des Arbeitnehmers
- Regelung bei Kündigung, Arbeitsunfähigkeit oder längerer Erkrankung für Nutzung oder bei Entzug des Dienstwagens
- Rückgabemodalitäten
Lohnt sich ein Firmenwagen mit Privatnutzung?
Die Frage nach der Rentabilität eines Firmenwagens mit Privatnutzung ist immer von verschiedenen Faktoren abhängig. Eine entscheidende Rolle spielt die individuelle Fahrleistung. Wer beruflich viel unterwegs ist und den Firmenwagen intensiv nutzt, kann von einer Privatnutzung profitieren. Die Kosten für Benzin, Versicherung und Wartung werden durch den Arbeitgeber übernommen, was die finanzielle Belastung für den Mitarbeiter verringert. Als Faustregel gilt: Ein Gehaltsverzicht in Höhe der Leasingrate rechnet sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Andere Experten empfehlen, man soll sich ausrechnen, welchen Wertverlust ein neu angeschafftes Privatfahrzeug in vier Jahren hätte. Bei den meisten Autos kommen da 50 Prozent und mehr zusammen. Bei einem 40.000 Euro teuren Auto hätte der Wagen etwa 20.000 Euro nur an Wertverlust gekostet, pro Monat sind das etwa 420 Euro. Es müsste also ein entsprechendes Plus im Gehalt geben, wenn Arbeitnehmer auf den Dienstwagen verzichten sollten. Betriebs- und Fixkosten sind bei dieser Rechnung noch nicht berücksichtigt. Auch ein digitales Fahrtenbuch wie das von Vimcar kann bei der steuerlichen Belastung viel Geld sparen. Die exakte steuerliche Behandlung sollte jedoch mit einem Steuerberater abgeklärt werden.
Darf ich mit einem Firmenwagen unbegrenzt privat fahren?
Die Frage nach der maximalen privaten Nutzung eines Firmenwagens ist wichtig, um etwaige steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. In der Regel wird eine Begrenzung auf eine bestimmte Kilometerzahl pro Jahr festgelegt. Diese kann je nach Vereinbarung variieren, liegt jedoch oft zwischen 15.000 und 30.000 Kilometern. Doch Vorsicht: Die Privatnutzung des Dienstwagens darf einen Anteil von 50 Prozent nicht überschreiten. Andernfalls gilt das Fahrzeug nicht mehr als Dienstwagen.
Privatnutzung des Dienstwagens hängt von Bedingungen ab
Generell gilt: Liegt der Anteil betrieblicher Fahrten unter 10 Prozent, gehört das Fahrzeug zum Privatvermögen. Ist der geschäftliche Nutzungsanteil zwischen 10 Prozent und 50 Prozent, haben Mitarbeitende die Wahl, wie sie das Fahrzeug einstufen. Diese Grenze sollte man stets im Blick behalten und bei Überschreitung gegebenenfalls eine vertragliche Anpassung vorzunehmen. Eine Überschreitung der vereinbarten Kilometergrenze kann dazu führen, dass der geldwerte Vorteil der Privatnutzung vollständig versteuert werden muss.
Ist es gestattet, den Dienstwagen auch für private Fahrten zu nutzen, sollte im Detail abgeklärt und vertraglich festgehalten werden, was genau erlaubt ist.
Firmenwagen – für wen lohnt er sich nicht?
Ein Firmenwagen mit Privatnutzung ist nicht für jeden Arbeitnehmer die optimale Lösung. Insbesondere für Pendler, die ihren Dienstwagen hauptsächlich für den Arbeitsweg nutzen, kann die Privatnutzung zu finanziellen Nachteilen führen. In solchen Fällen ist es sinnvoller, auf eine separate Fahrtkostenabrechnung oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zurückzugreifen. Nimmt man den Wertverlust als prinzipiellen Maßstab, dann gilt Folgendes: Der Verzicht auf den Dienstwagen lohnt sich vor allem dann, wenn man wenig privat fährt, weil man seine Kostenvorteile nicht ausschöpft.
Auch für Mitarbeitende, die bereits über ein eigenes Fahrzeug verfügen, kann ein Firmenwagen mit Privatnutzung unrentabel sein. Die Kosten für Versicherung, Wartung und Benzin können in diesen Fällen höher ausfallen als der Nutzen, den der Firmenwagen bietet.
Wann ist von einem Firmenwagen die Rede?
Bei der Frage nach einem Firmenwagen ist es wichtig, die genaue Definition zu klären. In der Regel handelt es sich um ein Fahrzeug, das dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird und überwiegend für dienstliche Zwecke genutzt wird. Die Privatnutzung stellt dabei eine zusätzliche Möglichkeit dar, die der Arbeitnehmer vereinbarungsgemäß nutzen kann. In steuerlicher Hinsicht handelt es sich nur dann um einen Dienstwagen, wenn dieser auch zum Vermögen des Betriebs gehört. Das ist der Fall, sobald mehr als 50 Prozent der Nutzung betrieblich ist. Liegt der Anteil unter 10 Prozent, gehört das Fahrzeug zum Privatvermögen.
Wie versteuere ich die Privatnutzung des Dienstwagens?
Wird ein Firmenwagen privat genutzt, entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil und es müssen Steuern gezahlt werden. Dazu zählen beispielsweise auch Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte – sie gelten ebenfalls als privat. Die steuerlichen Aspekte der Privatnutzung eines Firmenwagens sollten also nicht außer Acht gelassen werden. Die Besteuerung erfolgt in der Regel über die 1%-Regelung, bei der monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Alternativ kann auch die Fahrtenbuchmethode angewendet werden, bei der die tatsächlichen Kosten für die Privatnutzung nachgewiesen werden müssen. Der Nachweis per Fahrtenbuch ist zwar mit einem höheren Aufwand verbunden als die pauschale Versteuerung per 1-Prozent-Regelung. Doch ausschließlich tatsächlich stattgefundenen Fahrten versteuert werden, bietet sich diese Methode vor allem für Mitarbeitende an, die den Firmenwagen kaum privat nutzen. Je nachdem, wie viel das Auto privat genutzt wird, kann die eine oder andere Variante steuerlich von Vorteil sein.
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Fazit: Es kommt auf die Situation an
Die Privatnutzung bei Firmenwagen bietet Arbeitnehmern eine attraktive Möglichkeit, zusätzlich von ihrem Dienstwagen zu profitieren. Die genauen Regelungen und Bedingungen zur Privatnutzung variieren dabei von Unternehmen zu Unternehmen. Es ist wichtig, die steuerlichen Aspekte im Blick zu behalten und gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten. Nicht jeder Arbeitnehmer wird gleichermaßen von einem Firmenwagen mit Privatnutzung profitieren, daher sollten individuelle Faktoren wie Fahrleistung und bereits vorhandenes eigenes Fahrzeug berücksichtigt werden.