Fahrtenbuch führen

Ein Fahrtenbuch zu führen, kann sich lohnen. In einigen Fällen ist es sogar vorgeschrieben. Ob das Fahrtenbuch behördlich angeordnet ist oder Arbeitnehmende und Selbständige dabei Steuern sparen: Es gibt beim Thema Fahrtenbuch führen einiges zu beachten, damit die Aufzeichnungen behördlich anerkannt werden. Eine fehlerhafte Dokumentation zieht unter Umständen herbe Folgen nach sich. Hier gibt es ausführliche Informationen darüber, wie ein Fahrtenbuch zu führen ist und wie sich die Eintragungen rechtssicher vereinfachen lassen.

 

Inhaltsverzeichnis

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch führen in den überwiegenden Fällen Nutzer eines Firmenwagens. Der Hintergrund: Angestellte, Unternehmende und selbstständig Tätige müssen bei einem dienstlich eingesetzten Fahrzeug den daraus entstehenden geldwerten Vorteil versteuern. Dabei haben sie in der Regel die Wahl, diesen anhand der 1-Prozent-Methode pauschal oder mit einem Fahrtenbuch individuell berechnen zu lassen. Ausnahmen gelten für Selbstständige, die ihr Kfz nicht hauptsächlich betrieblich nutzen. Sie müssen ein Fahrtenbuch führen.

Darüber hinaus können Privatleute nach Verkehrsverstößen dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen. Das gilt etwa, wenn sich nach Geschwindigkeitsübertretungen der Fahrende nicht eindeutig identifizieren lässt. Vom Gericht kann dann eine sogenannte Fahrtenbuchauflage drohen.

Frauenhände mit Notizzetteln.

Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Für dienstliche Touren sind zwingend Datum, Uhrzeit, Kilometerstände bei Start und Beendigung der Fahrt, das Ziel und der Anlass angegeben werden. Privatfahrten sind eindeutig zu kennzeichnen. Hier können Ziel und Anlass verborgen werden.

Digitales oder analoges Fahrtenbuch führen – was ist besser?

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, in welcher Form man ein Fahrtenbuch führen muss. Handschriftliche Aufzeichnungen sind ebenso erlaubt wie digitale. Die Hauptsache ist, dass sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Die manuelle Dokumentation ist allerdings wesentlich aufwendiger und fehleranfälliger. Jede Tour muss innerhalb von maximal sieben Tagen eingetragen, Fehler deutlich gemacht werden. Das kostet Zeit und unsorgfältige Aufzeichnungen können den Fiskus auf den Plan rufen. Das endet im schlimmsten Fall damit, dass die Behörden Fahrten ungünstiger mit der 1-Prozent-Regelung versteuern lassen.

Digitalea Fahrtenbuch führen

Digital Fahrtenbuch führen & Arbeit sparen

Digitale Fahrtenbücher zeichnen Routen automatisch auf. Man spart sich damit die Dokumentation von Start, Ziel und gefahrenen Kilometern. Privatfahrten lassen sich in der Regel unkompliziert mit wenigen Klicks oder, bei Nutzung einer Fahrtenbuch-App, Wischbewegungen kennzeichnen. Manuelle Ergänzungen wie diese sind innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt erlaubt. Eine Fahrtenbuchsoftware erleichtert nicht nur die Dokumentation, sie sichert auch die Finanzamtkonformität und die Privatsphäre. So werden Änderungen in einer Historie dokumentiert. Bei privaten Touren blenden die Programme nicht relevante Details automatisch aus.

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Digitales Fahrtenbuch führen: Diese Funktionen sollte elektronische Fahrtenbücher bieten

Wer sich dazu entscheidet, ein digitales Fahrtenbuch zu führen, sollte auf den Funktionsumfang achten. Es sind zahlreiche Lösungen auf dem Markt, die Finanzbehörden akzeptieren jedoch nur solche, die die allgemeinen Vorgaben zu Fahrtenbüchern erfüllen. Das bedeutet: Auch digitale Fahrtenbücher müssen manipulationssicher geführt werden, Änderungen nachverfolgbar sein und Aufzeichnungen lückenlos erfolgen.

Fahrtenbuch führen mit OBD Stecker

Bewährt sind Lösungen mit im Fahrzeug integrierten GPS-Trackern. Diese sind für die Kopplung mit der OBD(On-Board-Diagnose)-Schnittstelle im Fahrzeug vorgesehen. Einmal installiert, zeichnen sie alle Fahrten automatisch auf und senden die Daten über eine SIM-Karte an die Software. Für die Weitergabe an die Behörden sollten sich die Aufzeichnungen außerdem als PDF-Datei speichern lassen. Einige Lösungen erlauben die automatisierte Weitergabe an die Finanzbehörden.

Gute elektronische Fahrtenbücher sind mit den folgenden Features ausgestattet

  • Automatische Aufzeichnung grundlegender Routendaten (Datum, Uhrzeit, Strecke)
  • Adresserkennung für die Vereinfachung der Dokumentation beruflicher Fahrten
  • Möglichkeiten, um Routendaten manuell zu ergänzen
  • Angabe von mehreren Fahrern und Fahrzeugen
  • Erinnerungsfunktion für nachträgliche Änderungen (Stichwort Sieben-Tage-Frist) 

Einblick in das digitale Fahrtenbuch führen mit einem Anbieter

Wie einfach die Einrichtung eines elektronischen Fahrtenbuches sein kann, wird im folgenden Video zum Fahrtenbuch Beispiel veranschaulicht. Schritt für Schritt kann nachvollzogen werden wie die Installation des Vimcar Fahrtenbuches funktioniert.

In diesem Fahrtenbuch Beispiel wird das Vimcar Fahrtenbuch von einem Nutzer getestet. Erfahren Sie hier wie das Fahrtenbuchführen in der Praxis funktioniert.

Fahrtenbuch führen mit einem Tesla? Auch das ist möglich! Hier erfahren Sie wie die Installation erfolgt.

Fahrtenbuch führen mit Excel – ist das erlaubt?

Digital ist zwar besser, jedoch nicht in jedem Fall. So mag es verführerisch einfach scheinen, mit Excel ein Fahrtenbuch zu führen. Die Tabellenkalkulation ist auf den meisten (Firmen)rechnern bereits installiert, die Eingabe unkompliziert – jedoch nicht finanzamtkonform. Der Grund ist simpel: In Excel lassen sich Änderungen nicht eindeutig nachvollziehen. Damit ist ein mit der Software geführtes Fahrtenbuch nicht manipulationssicher und wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Das gilt im Übrigen auch für Fahrtenbücher mit Word oder ähnlicher Textverarbeitungs-Software.

Fahrtenbuch führen gesetzeskonform: weitere Regelungen im Überblick

Wer ein Fahrtenbuch führen möchte oder muss, ist gut beraten, den Job regelrecht zu erledigen. Andernfalls war der Aufwand umsonst. 

Die wichtigsten Vorgaben auf einem Blick

  • Es genügt nicht, ein Fahrtenbuch zu führen, es muss auch zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Daten sollte man daher auch extern speichern oder ausdrucken.
  • Abkürzungen sind grundsätzlich erlaubt, sofern sie häufig wiederkehrende Ziele oder Namen betreffen und ihre Bedeutung erläutert wird, zum Beispiel auf einem Zusatzblatt.
  • Sind Änderungen notwendig, sollten sie in einem manuell geführten Fahrtenbuch deutlich sichtbar gemacht werden, etwa in dem man die ursprüngliche Eintragung so durchstreicht, dass sie sichtbar bleibt.
  • Eintragungen mit Bleistift sind nicht erlaubt; Korrekturen lassen sich dann nicht mehr nachvollziehen.
  • Der Grund der Fahrt muss bei beruflichen Anlässen zwingend mit angegeben werden. Es genügt in der Regel nicht, lediglich den Unternehmensnamen anzugeben. 

Häufige Fehler beim Fahrtenbuch führen: Vorsicht (Fiskus-)Falle

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist ein wichtiges Mittel, um Steuer zu sparen. Fehlerhafte Eintragungen können zu einer pauschalen Versteuerung nach der 1-Prozent-Regelung führen – und damit in vielen Fällen zu einer wesentlich höheren Belastung. Auch Bußgelder sind möglich, insbesondere, wenn man nach einem Verkehrsverstoß zum Fahrtenbuch führen verpflichtet wird. Eine sorgfältige Dokumentation spart somit bares Geld.

Person sitzt frustriert vor einem Blatt und Laptop

Besonderes Augenmerk ist auf diese häufigen Fehler zu legen:

  • Es fehlen notwendige Angaben: Sind zwingend notwendige Routendaten nicht dokumentiert, akzeptiert das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht oder unterstellt für die fragliche Tour eine Privatfahrt – für die keine Steuerersparnis vorgesehen ist. Längere Stillstände und der Grund dafür sollten vermerkt werden.
  • Umwege und Privatfahrten werden unterschlagen: Unvorhergesehene Umwege aufgrund von Staus oder anderen Verkehrsbehinderungen sowie Routenabweichungen aus privaten Gründen sind anzugeben. Gut zu wissen: Als Umweg gilt laut Finanzgericht eine Strecke, die um mehr als 24 Prozent von der kürzesten Route abweicht.
  • Das Fahrtenbuch ist nicht manipulationssicher: Loseblattsammlungen oder ein digitales Fahrtenbuch mit Excel zu führen, ist nicht gesetzeskonform. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen gebunden, mit Kugelschreiber oder einem anderen, nicht löschbaren Stift verfasst sein. Digitale Fahrtenbücher haben in einem unveränderlichen Format – beispielsweise als PDF – vorzuliegen.

Fahrtenbuch richtig führen – kein Problem mit der passenden Kategorisierung

Wer sich für die Methode entschieden hat, ein Fahrtenbuch zu führen, sollte die Kategorisierung der Fahrten im Blick behalten. Ein Fahrtenbuch richtig zu führen bedeutet, jede Fahrt ordnungsgemäß zu dokumentieren. Handelt es sich bei der Fahrt, die FahrerInnen ins Fahrtenbuch schreiben, um eine Privatnutzung oder um eine Betriebsfahrt? Firmenwagenfahrer sollten die Kategorisierung im Fahrtenbuch richtig führen, damit das Finanzamt keine Fragen aufwirft. Wichtig ist, dass FahrerInnen aus den Möglichkeiten, die sie haben, die richtige Kategorisierung auswählen. Beispielsweise, ob es sich um den Arbeitsweg, eine Mischfahrt oder eine Familienheimfahrt handelt. Im Fahrtenbuch die Beispiele der unterschiedlichen Fahrtenkategorien so auszuwählen, dass sie durch Transparenz punkten, ist das Ziel. Wenn FahrerInnen das Fahrtenbuch ausfüllen, ist es wichtig, dass sie sich ganz sicher sind und ihre Einträge nachvollziehbar sind. Ein Fahrtenbuch zu schreiben, setzt voraus, dass sie mit den unterschiedlichen Kategorien sorgfältig umgehen. Eine sogenannte Mischfahrt bedeutet, dass sie auf dem Weg zur Arbeit auch private Fahrten tätigen. Meist handelt es sich dabei um Fahrten zum Kindergarten, zur Schule oder um Einkäufe. Die dadurch entstandene Distanz der Kilometer, die ein Überschreiten der Arbeitsweg-Strecke bedeutet, wird als Privatweg kategorisiert.

Fahrtenbuch schreiben, bedeutet Verantwortung zu übernehmen

Bevor Fahrer ihr Fahrtenbuch ausfüllen, macht es Sinn, sich mit den unterschiedlichen Fahrtenbuch Beispielen auseinanderzusetzen. Denn ein Fahrtenbuch so zu schreiben, dass die Einträge für das Finanzamt nicht nachvollziehbar sind, kann weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn die Fahrtenbuch Beispiele ohne Beginn und Ende der Fahrt eingetragen werden, kann das Amt hellhörig werden. Abhilfe kann dabei eine digitale App schaffen. Sie hilft dabei, das Fahrtenbuch so zu führen, dass keine Fehler in der Dokumentation entstehen. Denn wenn FahrerInnen in ihren Einträgen die Zwischenstopps vergessen und das Fahrtenbuch ausfüllen, ohne Kommentare über etwaige Umwege anzuführen, kann es zu ungemütlicher Kontaktaufnahme seitens des Fiskus kommen. Um Nachzahlungen zu vermeiden, spricht alles dafür, verantwortungsvoll an die Sache heranzugehen, das Fahrtenbuch zu schreiben. Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, ist das Geheimnis, das zur höchstmöglichen Steuerersparnis verhilft und eine Menge Ärger erspart.

Fahrtenbuch Beispiele zeigen die Schwierigkeiten

Schwierigkeiten bei der Fahrtenbuchführung

Wenn Mitarbeiter ihr Fahrtenbuch führen, ist die Regel Nummer eins, dass die Einträge nach jeder Fahrt getätigt werden sollten. Vielleicht sind die FahrerInnen nach der Arbeit müde und es kommt vor, dass sie das Fahrtenbuch ausfüllen sollten, es aber auf später verschieben. Dadurch kann es passieren, dass Uhrzeiten nicht mehr präsent sind, oder dass der Kilometerstand nicht stimmig zu dem passt, was sie ins Fahrtenbuch schreiben. Fahrtenbuch Beispiele zeigen, dass Mitarbeiter, die ihr Fahrtenbuch richtig führen, nicht vermeiden können, dass sich der eine oder andere Fleck oder ein Eselsohr gebildet haben. Ein solches Fahrtenbuch ist authentisch und fürs Amt nachvollziehbar. Wird es hingegen am Jahresende überschrieben und es wird vorgegeben, das ganze Jahr über ein Fahrtenbuch zu führen, kann das Finanzamt beim makellosen Fahrtenbuch skeptisch werden.   

Denn das schafft niemand und ist unrealistisch. Fahrer sollten alle Belege und Quitten aufbewahren, so dass sie Beweise dafür haben, wie sie das Fahrtenbuch ausfüllen. Das ist die sicherste Variante, um argumentieren zu können, sollte es zu Unklarheiten kommen.

Fahrtenbuch richtig führen und die Technik mit einbeziehen

Fahrtenbuch Beispiele lesen sich übersichtlich, wenn FahrerInnen ein digitales Fahrtenbuch führen. Dabei können sie ihr Fahrtenbuch ausfüllen und Geld sparen. Die wichtigsten Vorteile, wenn Firmenwagenfahrer ein digitales Fahrtenbuch führen:

  • Fahrtenbuch Beispiele verfügen über eine automatische Aufzeichnung von Uhrzeit, Strecke und Datum (automatische Routendaten)
  • Fahrtenbuch ausfüllen und von automatischer Adresserkennung profitieren (bezieht sich auf berufliche Fahrten)
  • Fahrtenbuch schreiben mit Erinnerungsfunktion (bezieht sich auf eine Sieben-Tage-Frist)
  • Mit Finanzamtskonformität Fahrtenbuch richtig führen (PDF-Export)
  • Bessere Leserlichkeit durch ein digitales Fahrtenbuch
  • Fahrtenbuch führen mit OBD Stecker (GPS-Tracker zeichnet automatisch jede Fahrt auf)
  • Durchschnittliche Steuerersparnis von 2.758 € im Jahr
  • Umkreiserkennung und Vorschläge von Geschäftspartnern

FAQ – Fragen und Antworten zum Thema Fahrtenbuch führen

Wie muss man ein Fahrtenbuch führen?

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es manipulationssicher geführt werden. Das gilt, wenn es bestimmte Bedingungen erfüllt:

  • Lückenlose Dokumentation: Alle Fahrten, auch private, müssen eingetragen werden. Bei beruflichen Touren sind außerdem Datum, Ziel, Zweck der Fahrt, Start- und Endkilometerstand anzugeben. Privatfahrten sind zu kennzeichnen. Hier reicht es aus, die Kilometerstände und das Datum zu notieren.
  • Zeitnahe Aufzeichnung: Zeitnah bedeutet innerhalb von sieben Tagen. Das gilt auch für nachträgliche Anpassungen, wie die Kategorisierung in Privat- und Dienstfahrten oder Korrekturen.
  • Kennzeichnung von Änderungen: Revisionen sind zwingend kenntlich zu machen.
  • Geschlossene Form: Manuelle Fahrtenbücher müssen in gebundener, digitale in einem geschützten, nicht veränderbaren Dateiformat vorliegen.

Wie prüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?

Ein fehlerhaft geführtes Fahrtenbuch kann Bußgelder und Punkte in Flensburg nach sich ziehen. Um die Korrektheit der Aufzeichnung nachzuverfolgen, sucht das Finanzamt mitunter akribisch nach Unstimmigkeiten wie nicht protokollierten Änderungen oder Lücken in den Kilometerangaben. Es ist auch möglich, dass Kilometerstände anhand von Werkstattrechnungen verglichen werden. Misstrauen beim Fiskus erwecken auch offensichtlich nachträgliche Eintragungen, etwa in Form eines manuellen Fahrtenbuchs ohne jegliche Gebrauchsspuren oder ein verdächtig einheitliches Schriftbild.

Wann muss man kein Fahrtenbuch führen?

Versteuert man einen Firmenwagen anhand der 1-Prozent-Regelung, fällt die Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, weg. Handelt es sich um Fahrzeuge, deren private Nutzung ausgeschlossen ist, ist ebenfalls kein Fahrtenbuch zu führen. Das gilt etwa für landwirtschaftlich eingesetzte Kfz oder Werkstattwagen.

Wie genau muss ein Fahrtenbuch sein?

Lückenlos, manipulationssicher und zeitnah: So ist laut Finanzamt ein Fahrtenbuch zu führen. Fehlerhafte Eintragungen können innerhalb von sieben Tagen korrigiert werden, die Änderungen sind jedoch zu kennzeichnen: Laut Bundesfinanzhof muss die Vollständigkeit und Richtigkeit jederzeit objektiv nachprüfbar sein. Eine exakte Aufzeichnung ist somit wesentlich, damit das Fahrtenbuch vom Fiskus akzeptiert wird.

Fahrtenbuch ausfüllen

Was passiert wenn man kein Fahrtenbuch führt?

Wer dazu verpflichtet ist, ein Fahrtenbuch zu führen, muss mit einer Geldbuße rechnen. Auch Punkte in Flensburg sind möglich, wenn die Dokumentation trotz Auflage oder Pflicht nicht, zu spät oder fehlerhaft beim Finanzamt eingeht. Dienstwagenfahrende werden in bestimmten Fällen mit der 1-Prozent-Regelung versteuert, was zu Nachzahlungen führen kann.

Wird jedes Fahrtenbuch geprüft?

Selbstständige, die ihr Fahrzeug nicht überwiegend betrieblich nutzen, müssen ein Fahrtenbuch führen. „Nicht überwiegend“ bedeutet in diesem Fall: zu mindestens 10 und maximal 50 Prozent. Abgesehen davon können die Verkehrsbehörden eine Fahrtenbuchauflage erteilen. Wichtig: Dann muss der Halter das Fahrtenbuch führen beziehungsweise haftet eine korrekte Dokumentation, nicht der oder die Fahrer.

Was ist besser Fahrtenbuch oder 1 Prozent Regelung?

Obwohl die 1-Prozent-Methode einen geringeren Aufwand erfordert, spart ein Fahrtenbuch in vielen Fällen Geld. Pauschal lässt sich das allerdings nicht bestimmen. So entscheiden individuelle Faktoren wie der Anteil der Privatfahrten, der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und die jährliche Fahrleistung, ob es sich lohnt, ein Fahrtenbuch zu führen. Sind folgende Bedingungen erfüllt, ist die lückenlose Dokumentation oftmals die bessere Wahl:

  •  ein hoher Bruttolistenpreis
  • eine geringe jährliche Kilometerleistung
  • bei Nutzung eines älteren Firmenwagens
  • bei einer überwiegend geschäftlichen Verwendung des Fahrzeugs

Tipp: Ob ein Fahrtenbuch der 1-Prozent-Regelung vorzuziehen ist, ermittelt im Zweifelsfall der Steuerberater. Grundsätzlich können Sie aber mit kostenlosen Firmenwagenrechner einmal beide Methoden gegenrechnen.

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