Fahrtenbuch führen

Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich für viele Firmenwagenfahrer. Wer viel betrieblich unterwegs ist, spart meist mehr Geld im Vergleich zur 1-%-Regelung. Doch vorsicht ist geboten: Der Fiskus entscheidet nach strikten Regeln, wann er ein Fahrtenbuch anerkennt und wann nicht. Welche Bedingungen Sie mit Ihrem handschriftlichen Fahrtenbuch erfüllen müssen, um auf der sicheren Seite zu sein, erfahren Sie hier.  

 

Inhaltsverzeichnis

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Zu aller erst stellt sich die Frage, wer ein Fahrtenbuch führen muss. Grundsätzlich kann jeder Firmenwagenfahrer, der sich gegen die 1-%-Methode entscheidet, ein Fahrtenbuch führen. Das ist jedoch kein Muss. Wer einen Dienstwagen fährt, hat die Qual der Wahl und kann selbst entscheiden, ob der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung oder dem Fahrtenbuch versteuert wird. Bei der Entscheidung kann grundsätzlich ein Firmenwagenrechner helfen. Mit dem Rechner wird die potentielle Steuerlast nach beiden Methoden berechnet. Der Firmenwagenfahrer kann sich dann entscheiden, ob das Fahrtenbuch die tatsächlich günstigere Variante ist.

Die Frage, wer ein Fahrtenbuch führen muss, ist damit jedoch nicht vollständig geklärt. Denn es gibt einen Sonderfall, wenn Sie zum Fahrtenbuch führen „gezwungen“ werden können. Wurde eine Verkehrsordnungswidrigkeit oder eine Verkehrsstrafttat begangen, ist der Fahrzeugführer jedoch nicht nachvollziehbar, kann der Fahrzeugführer eine sogenannte Fahrtenbuchauflage erhalten. 

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Kosten eines digitalen Fahrtenbuches

Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert das Fahrtenbuchführen ungemein. Der Fahrer muss lediglich seine Fahrten als Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt kategorisieren, den Rest erledigt das digitale Fahrtenbuch. Alle Fahrten werden automatisch aufgezeichnet, die Berechnung von gefahrenen Kilometern oder das Notieren von Adressen entfällt. Zusätzlich erkennt das elektronische Fahrtenbuch bereits angefahrene Ziele automatisch, selbst wenn das Fahrzeug in einem Radius von 200 Metern geparkt wird. 

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1-%-Regelung vs. Fahrtenbuch

Fahrtenbuch führen geht so: 5 wichtige Kriterien

Wer sich für die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs entscheidet, ist sich oft nicht darüber im Klaren, wie viel Aufwand damit verbunden sein kann. Und doch – die ordnungsgemäße Führung ist das A und O bei der erhofften Steuerersparnis. Erfolgt diese nicht nach bestimmten Kriterien kann Ihnen das Finanzamt schnell einen Strich durch die Rechnung machen. Damit dies nicht passiert, ist bei der Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuchs auf die folgenden fünf Faktoren zu achten:

1. Zeitnahes Fahrtenbuch führen

Ein wichtiges Kriterium bildet die zeitnahe Erfassung der Fahrten. Am besten Sie tragen die relevanten Daten sofort nach jeder Fahrt oder spätestens am Ende eines Tages ein. Diese Vorsichtsmaßnahme des Finanzamts soll Fehlern, Manipulation und Lücken vorbeugen.

2. Lückenlose Aufzeichnung

Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt auf seine lückenlose Aufzeichnung, also die Vollständigkeit, geprüft. Dabei ist vor allem wichtig, dass bei den beruflichen Fahrten das Datum, das Fahrziel, der Kunden- oder Geschäftspartnername zu dem die Fahrt ging, die Tätigkeit und auch der Anfangs- und Endkilometerstand der Fahrt festgehalten wurde. Ist das Fahrtenbuch nicht vollständig, wird es nicht anerkannt und die 1-Prozent-Methode angewandt.

3. Angabe von Privatfahrten

Im Gegensatz zur Aufzeichnung der Betriebsfahrten muss bei privaten Fahrten kein Ziel oder Zweck angegeben werden – hier sind lediglich die Kilometerangaben wichtig. Bei Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb, also dem Arbeitsweg, genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk. Sobald dienstliche Fahrten aus privaten Gründen unterbrochen werden, muss dies jedoch zwingend dokumentiert werden.

4. Geschlossene Form

Bloß keine Zettelsammlung abgeben! Das Finanzamt akzeptiert lediglich gebundene Hefte oder eine nicht veränderbare Datei.

5. Manipulationssicherheit

All diese Vorkehrungen sind in erster Linie kleinere Faktoren, die das Hauptziel – die Manipulationssicherheit des Fahrtenbuchs – garantieren sollen. Nachträgliche Änderungen des Dokuments müssen ausgeschlossen werden können oder klar als solche gekennzeichnet sein. Deswegen sind auch sauber geführte Excel-Tabellen kein gültiges Fahrtenbuch, hier könnte im Nachhinein verändert werden. Die Manipulationssicherheit ist auf jeden Fall zu gewährleisten, was die Problematik mit sich bringt, dass das Fahrtenbuch durch kleine Fehler oder ungekennzeichnete Nachtragungen ungültig wird.

Das Fazit der fünf genannten Punkte ist, dass handschriftliches Fahrtenbuchführen nicht auf die leichte Schulter zu nehmen ist. Nur mit Genauigkeit und Konsequenz kommt es hier zu der erhofften Steuerersparnis. Wegen des großen Papieraufwands und zusätzlichen Stress im Alltag erhoffen sich Viele eine Erleichterung der Fahrtenbuchführung mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs. Doch auch hier spielen die oben genannten Kriterien eine wichtige Rolle und müssen bei der Wahl der Software bedacht werden.

Sind Kürzel erlaubt? Die Regeln beim Fahrtenbuchführen

Wer ein Fahrtenbuch führen will, muss sich an bestimmte Richtlinien halten. Trotzdem kommt es bei der Anerkennung beim FInanzamt immer wieder zu Streitigkeiten — beispielsweise wegen unklarer Wortkürzungen von Namen oder Ortsangaben.

Ein Fahrtenbuch bringt viele steuerliche Vorteile mit sich, es ist jedoch zudem mit Aufwand verbunden. Das Finanzamt hat strenge Vorgaben dazu aufgestellt, was in einem Fahrtenbuch stehen muss. So sollte ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos, mit der Angabe von Privatfahrten und in geschlossener Form geführt werden sowie sicher vor Manipulationen sein.

Trotz der klaren Vorgaben kommt es immer wieder zu Streitfällen bei der Anerkennung von Fahrtenbüchern bei den Finanzämtern. Ein Beispiel für diese Streitigkeiten ist die Verwendung von Abkürzungen bei Ortsangaben und Reisezielen im Fahrtenbuch.

Wann sind schriftliche Abkürzungen erlaubt?

Ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen, bedeutet im Alltag oft zusätzlichen Stress dabei ist es keine Seltenheit, wenn die Fahrten durch hektisches Gekritzel kaum noch lesbar sind. Umso verlockender ist es da, es mit der Ordnung und einigen Details nicht ganz so genau zu nehmen und lieber etwas abzukürzen. Insbesondere lange Adressen oder komplizierte Namen gehen schnell unter. Doch Vorsicht, das Finanzamt nimmt es genau.

Der Bundesfinanzhof legt fest, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit von Fahrtenbüchern jederzeit objektiv nachprüfbar sein muss (u.a. BFH, Urteil v. 1.3.2012 VI R 33/10, BStBl II 20912, S. 505 oder BFH, Urteil v. 21.3.2013 VI R 31/10, BStBl II 2013, S. 700).

Das bedeutet:

  1. Ortsangaben, Reiseziele und besuchte Kunden oder Geschäftspartner müssen konkret mit Namen und Adresse bezeichnet sein
  2. Handschriftliche Abkürzungen für häufig wiederkehrende Namen sind nur dann möglich, wenn die Kürzel verständlich oder auf einem beigelegten Erläuterungsblatt genau erklärt sind.
  3.  Der besuchte Kunde oder Geschäftspartner ist unabhängig und der besuchte Ort (in Form einer gültigen Adresse) müssen separat aufgeführt werden. Nur eine der beiden Angaben reicht nicht aus.
  4. Fahrer, Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Fahrtzweck müssen zusätzlich eingetragen werden.

Die Tage sind gezählt: Die 7-Tage-Regel beim digitalen Fahrtenbuch führen

Einer der wichtigsten Punkte, die Sie beim Fahrtenbuchführen beachten müssen, ist die Manipulationssicherheit Ihres Fahrtenbuchs. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss sich aus diesem Grund an die sogenannte 7-Tage-Regel halten.

Ein digitales Fahrtenbuch kann die Firmenwagenversteuerung erleichtern und die Nerven schonen. Allerdings gibt es auch bei dieser Variante Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Eine wichtige Vorgabe ist zum Beispiel das zeitnahe Führen des Fahrtenbuchs. Bei der handschriftlichen Variante empfiehlt es sich, die relevanten Daten sofort nach der Fahrt einzutragen, da zu späte Nachträge konstruiert und damit beschönigt aussehen können. Dies würde evtl. zu einer Aberkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt führen.

Änderungen innerhalb von 7 Tagen

Halloween Banner_Fahrtenbuch führenBei elektronischen Fahrtenbüchern greift die 7-Tage-Regel. Dies bedeutet konkret, dass Fahrten, die automatisch aufgezeichnet wurden, innerhalb einer Frist von sieben Tagen kategorisiert und geändert werden dürfen. Sie können somit beispielsweise im Laufe einer Woche die Zuordnung als Privat- oder Betriebsfahrt, den Fahrtanlass, den Kundennamen oder auch Adressen eintragen bzw. korrigieren.

Doch Vorsicht: Jede Änderung muss als solche gekennzeichnet sein, sodass das Finanzamt jeden Schritt genau nachvollziehen kann. Die Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sollte somit in einer Änderungshistorie — sowohl in der Fahrtenbuchsoftware als auch im Ausdruck für das Finanzamt — erkennbar sein.

Ein Beispiel:

Im Folgenden ist ein Fahrtenbuch Beispiel aus dem Musterexport des digitalen Fahrtenbuchs der Vimcar GmbH abgebildet. In der unteren Zeile der tabellarischen Ansicht ist zu erkennen, dass der Fahrtanlass von „Anfahrt zum Hotel“ in „Verhandlung“ geändert wurde und zusätzlich der Name der Fahrerin, sowie Ort des Kundentermins und Name der Kundin eingefügt wurden. Der erste Eintrag wurde hier nicht gelöscht, sondern lediglich durchgestrichen. Der vorherige Eintrag ist immer noch lesbar. So bleibt das Fahrtenbuch lückenlos und das Finanzamt kann die Änderung ordnungsgemäß nachvollziehen.

Fahrtenbuch Muster
Ein Beispielhaftes Fahrtenbuch, dass Veränderungen innerhalb der 7-Tage-Regel anzeigt.

Es geht auch mit Erinnerungsstütze

Das Finanzamt nimmt Ihr Fahrtenbuch folglich sehr genau unter die Lupe. Es empfiehlt sich dementsprechend bei der Wahl eines digitalen Fahrtenbuchs darauf zu achten, ob und wie die 7-Tage-Regel eingehalten werden kann. Eine Reminder-Funktion (Email oder Push-Benachrichtigung), wie beispielsweise im digitalen Fahrtenbuch von Vimcar, kann dabei helfen, die Fahrten rechtzeitig als Privat-oder Dienstfahrt zu klassifizieren und alle relevanten Daten innerhalb der Frist einzutragen. Geschehen diese Schritte nicht rechtzeitig, wird die vergessene Fahrt zur Sicherheit immer als Privatfahrt gespeichert. Änderungen im Nachhinein sind unmöglich. Sie sparen dann zwar keine Steuern für diese einzelne Fahrt, das Fahrtenbuch als Gesamtpaket bleibt jedoch vor den Augen des Finanzamts gültig.

Digitale Lösungen zum Fahrtenbuchführen ersparen den Stress

ein Fahrtenbuch in Nutzung
Smartphone-App von Vimcar für das Führen eines digitalen Fahrtenbuches.

Um Stress und Hektik durch das Fahrtenbuch führen zu vermeiden, lohnt es sich digitale Lösungen in Erwägung zu ziehen. Elektronische Fahrtenbücher zeichnen automatisch sämtliche Fahrten auf und der Nutzer muss im Nachhinein die Fahrt nur als Privat- oder Betriebsfahrt oder Arbeitsweg kategorisieren, sowie einige Angaben ergänzen. Diese manuelle Ergänzung kann innerhalb von sieben Tagen erfolgen. Doch Vorsicht: Nicht alle digitalen Fahrtenbücher sind finanzamtkonform. Die oben genannten Richtlinien für Fahrtenbücher müssen auch bei elektronischen Lösungen berücksichtigt werden. So müssen nachträgliche Änderungen beispielsweise in einer Änderungshistorie festgehalten werden, um manipulationssicher zu bleiben.

Digitales Fahrtenbuch von Vimcar entdecken

Lernen Sie das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar kennen. Fahrten werden automatisch aufgezeichnet und fließen in die Smartphone-App und Desktop-Version ein. Mit einem Klick ist die Fahrt kategorisiert und der finanzamtkonforme PDF-Export erstellt.

Die schlimmsten Fehler beim Fahrtenbuch führen: Beispiele und wie man sie vermeidet

Ein Fahrtenbuch dient in vielen Fällen der eigenen Dokumentation, etwa um Fahrten im Unternehmen zu erfassen und so Kostentreibern auf die Spur zu kommen. Vor allem ist es jedoch für die Vorlage beim Finanzamt relevant. Wer als Selbstständiger oder Freiberufler einen Firmenwagen auch zu privaten Fahrten nutzt, ist verpflichtet den geldwerten Vorteil zu versteuern. Das gilt auch, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern betriebliche Fahrzeuge auch zu privaten Zwecken zur Verfügung stellen. Die Alternative ist die 1-Prozent-Regelung, die jedoch unvorteilhafter und damit teurer sein kann. Nicht jeder weiß, worauf das Finanzamt bei einem Fahrtenbuch achtet. Fehler beim Fahrtenbuch führen können fatale Folgen haben, nämlich dann, wenn der Fiskus berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Dokumentation hegt. Es kann in diesem Fall schwierig sein, die Nachweise nachträglich zu erbringen. Im Extremfall werden Steuern nachgefordert. Diese Fehler treten beim Fahrtenbuch führen auf:

Es fehlen notwendige Angaben zu den Fahrten

Diese Angaben müssen in einem Fahrtenbuch unbedingt vorhanden sein:

  • Datum der Fahrt
  • Start und Ziel
  • Grund der Fahrt
  • Fahrer des Wagens
  • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
  • Angabe der Art der Fahrt (beruflich oder privat)

Wichtig: Bei privaten Fahrten fallen Angaben zu Gründen, Start und Ziel weg. Lediglich die Kilometerstände sowie das Datum müssen erfasst werden.

Die Dokumentation ist nicht lückenlos

Ein Fahrtenbuch muss vollständig, fortlaufend und lückenlos erstellt werden. Das bedeutet in der Praxis: Zwischen den Fahrten dürfen keine Unstimmigkeiten oder fehlende Kilometerstände auftreten. Es kann vorteilhaft sein und der Dokumentation beim Finanzamt dienen, zu vermerken, wann und warum das Fahrzeug längere Zeit stand.

Das Fahrtenbuch ist in einem unzulässigen Format gehalten

Zur lückenlosen Dokumentation gehört auch das Format, in dem man das Fahrtenbuch schreiben muss: Die Seiten dürfen nicht entnommen oder ausgetauscht werden. Loseblattsammlungen sind ebenso wenig erlaubt wie Ringbücher – sofern man sich für ein manuelles beziehungsweise handschriftliches Format entscheidet und nicht für ein elektronisches Fahrtenbuch.

Einträge werden ohne Dokumentation nachträglich erstellt

Es kann problematisch werden, ein Fahrtenbuch zunächst zur eigenen Dokumentation zu erstellen und es später in ein rechtskonformes Format zu übertragen. Geht man diesen Weg, etwa weil nicht bekannt war, dass lose Blätter nicht erlaubt sind, sollte das Finanzamt sicherheitshalber über die Vorgehensweise informiert werden. Beim Fahrtenbuchführen ist es ebenfalls ratsam, Streichungen oder nachträgliche Einträge mit Datum und Grund der Korrektur zu versehen. Tipp-Ex ist beim handschriftlichen Fahrtenbuch tabu, stattdessen sollten fehlerhafte Angaben so durchgestrichen werden, dass sie weiterhin lesbar sind.

Idealerweise werden Änderungen vermieden und Fahrten zeitnah, korrekt und vollständig eingetragen. Elektronische Fahrtenbücher und automatisierte GPS-Systeme minimieren Fehler und sind daher eine nützliche Lösung, wenn die Aufzeichnung nicht immer zeitnah oder vollständig erfolgen kann.

Umwege und deren Grund werden nicht dokumentiert

Stellt das Finanzamt fest, dass die kürzeste Strecke erheblich von der tatsächlich gefahrenen abweicht, kann es unterstellen, dass Privatfahrten unterschlagen wurden. Um das zu vermeiden, sollten vor allem längere Umwege und deren Grund im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Laut Finanzgericht wird ein Umweg als solcher gewertet, wenn die Route um mehr als 24 Prozent von der kürzesten Strecke abweicht.

Die Aufzeichnung wird nicht rechtssicher ausgeführt

Ein Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch erstellt werden. Bei beiden Methoden der Fahrtenbuchführung kann es jedoch zu Fehlern kommen, die unter Umständen Nachzahlungen zur Folge haben. Manuelle Fahrtenbücher müssen dokumentenecht geführt werden, Eintragungen dürfen nur mit Kugelschreiber, nicht mit Bleistift oder Füller vorgenommen werden. Es muss außerdem gebunden sein. Auch bei elektronischen Fahrtenbüchern lauern Fallstricke, nämlich dann, wenn ein ungeeignetes Programm zum Einsatz kommt. Excel und Word sind nicht geeignet, unter anderem, weil sich Änderungen nicht einwandfrei dokumentieren lassen. Fahrtenbuch-Software und entsprechende Apps nehmen weniger Zeit in Anspruch, sie müssen jedoch als „rechtssicher“ oder „finanzamtkonform“ gekennzeichnet sein.

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