Dienstwagenüberlassungsvertrag

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Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird in der Regel vor der Übergabe eines Firmenwagens von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterzeichnet. Da er schriftlich bindend ist, sind die getroffenen Vereinbarungen einzuhalten. Das bedeutet, dass sich bei einem Streitfall beide Parteien darauf berufen können. In dem Vertrag sind unter anderem Punkte wie Firmenwagenversteuerung, Widerrufsrecht, Betriebskostenerstattung, Regelungen für Schadensfälle festgelegt.

Zuerst gilt es, bei der Vertragserstellung einige grundsätzliche Punkte zu bedenken. Die Aufbereitung und die Kommunikation rund um das Thema Dienstwagenüberlassungsvertrag fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fuhrparkleiter, denn dieser gibt einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Firmenwagens ab.


Verschaffen Sie sich einen Überblick und laden das Formular hier herunter. Stellen Sie sicher, dass die Firmenfahrzeuge richtig behandelt und eingesetzt werden. Verhindern Sie außerdem, dass Streitsituationen und Missverständnisse auftreten.



Es ist ist die erste Seite des Dienstwagenüberlassungsvertrags zu sehen.

Grundsätzliche Vertragspunkte

1. Wie sieht die Nutzung und Versteuerung des Dienstwagens aus?
Eine der wichtigsten Fragen bei einer Dienstwagenüberlassung ist: Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich betrieblich oder auch privat nutzen? Während bei einer rein dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs, die finanzielle Verantwortung hauptsächlich im Bereich des Arbeitgebers liegt, sieht es bei einer zusätzlich privaten Nutzung etwas komplizierter aus. Auf den Arbeitnehmer kommen finanzielle und steuerrechtliche Fragen zu. Demnach ist der private Nutzungsanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder mit dem Fahrtenbuch zu versteuern. Es ist wichtig festzulegen, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der Angestellte selbst zahlen muss.

2. Gibt es ein Widerrufsrecht?
Es kann sein, dass in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Widerrufsrecht integriert ist. Dies ist für einen Arbeitgeber insofern sinnvoll, dass er sich die Option offen hält, den Firmenwagen nicht mehr zu gewähren. Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Mitarbeiter regelmäßig und über einen längeren Zeitraum einen Dienstwagen erhält. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer durch die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers Rückschlüsse darauf ziehen kann, dass sich der Arbeitgeber auch in Zukunft so verhalten wird.

Er kann also davon ausgehen, dass er über einen längeren Zeitraum gewährte Leistungen — wie beispielsweise ein Dienstwagen — auch zukünftig bekommt und erhält sogar einen Rechtsanspuch darauf. Der Arbeitgeber könnte folglich den Firmenwagen ohne ein vorher abgestimmtes Widerrufsrecht nicht ohne Weiteres wieder entziehen. Um das Einklagen der betrieblichen Übung des Arbeitnehmers zu verhindern, müssen beide Parteien vorab vertraglich über ein Widerrufsrecht erfahren. Nur in diesem Falle kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ordnungsgemäß zurückziehen.

3. Handelt es sich um einen gekauften oder einen Leasingwagen?
Ist der Firmenwagen ein Leasing-Fahrzeug, so muss sichergestellt werden, dass die Richtlinien des Leasing-Partners eingehalten werden. Dies können beispielsweise anfallende Kosten oder der Fahrzeugzustand sein. Es muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt werden, wer für die Einhaltung dieser vertraglichen Bedingungen verantwortlich ist.

Spezifische Vertragspunkte

Neben den grundsätzlichen Fragen gibt es kleinere Regelungen, die festgelegt werden müssen. Diese spezifischen Fragen können in bestimmten Situationen darüber entscheiden, wer welche Kosten trägt. Achten Sie unbedingt darauf, was vertraglich festgelegt wird.

1. Wer darf fahren?
Zunächst ist bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens zu klären, ob ausschließlich der spezifische Arbeitnehmer oder auch anderen Personen, wie beispielsweise der Ehepartner, das Fahrzeug fahren dürfen. In der Regel kann ein anderer Fahrzeugnutzer eingetragen werden – sollte dies jedoch nicht möglich sein, ist davon abzuraten gegen die Richtlinie zu verstoßen. Es kann beispielsweise bei einem Unfall mit dem Fahrzeug sehr teuer werden, wenn eben mal kurz der Ehepartner gefahren ist, obwohl laut Dienstwagenüberlassungsvertrag nur der eigentliche Arbeitnehmer fahren darf. Also informieren Sie Ihre Kollegen am besten über die Sachlage. 

2. Kann jederzeit ein Ersatz oder Austausch erfolgen?
Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss des Weiteren geklärt sein, ob der Arbeitgeber den Firmenwagen jederzeit gegen ein anderes Modell austauschen darf. Genaue Bedingungen muss der Dienstwagenüberlassungsvertrag vereinbaren.

3. Darf der Wagen im Ausland gefahren werden?
Der Gedanke an einen Urlaub mit dem Firmenwagen kann für Ihre Mitarbeiter verlockend sein, doch ist eine Fahrt ins Ausland nicht explizit vertraglich erlaubt, können z.B. im Falle eines Schadens erhebliche Kosten für den Arbeitnehmer entstehen. 

4. Welche Betriebskosten werden erstattet?
In der Regel kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Treibstoffkosten, Wartungskosten, Kfz-Steuer und weitere Kosten, die für die Betriebsfahrten enstehen zurückerstatten oder in seiner Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgelten. Er kann keine Kosten, die auf privaten Fahrten entstanden, wie beispielsweise Strafzettel zurückerstatten. Nach welcher Regelung eine Erstattung beziehungsweise eine Versteuerung der Betriebskosten erfolgt, ist vorab festzulegen.

Weitere wichtige Inhalte

5. Wer zahlt bei Schaden?
Im Schadensfall kommen in der Regel hohe Kosten auf, die jemand tragen muss. Hier ist meistens ausschlaggebend ob der Schaden auf einer Betriebs- oder Privatfahrt entstanden ist. Detaillierte Informationen zu diesen Fällen können Sie hier weiter nachlesen. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass jedes Szenario vertraglich festgelegt ist.

6. Was geschieht bei Kündigung oder Krankheit?
Bei einer Kündigung muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer den Wagen wieder zurück in den Besitz des Arbeitgebers übergibt. Der Firmenwagen ist mehr als eine Form der Leihgabe zu verstehen als ein tatsächlicher Besitz. Der Arbeitgeber kann zudem festlegen, dass der Firmenwagen bei einem längeren Krankheitsfall herausgegeben werden muss. 

Bei den angegebenen Punkten handelt es sich um eine Auswahl der Vereinbarungen, die schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden müssen, wenn die Überlassung eines Firmenwagens ansteht. Aus dem Eindruck der Ihnen vermittelt wurde, soll hervorgehen, dass ein Vertrag möglichst alle Szenarien umfassen soll, in denen es zum Streit kommen kann. Zusätzlich zu dem rechtlich bindenden Vertrag ist es zudem sinnvoll eine Car Policy zu vereinbaren.

Abgrenzung zur Car Policy

Im Gegensatz zum individuellen Überlassungsvertrag ist die Car Policy meist ein Nutzer übergreifendes Nachschlagewerk der Richtlinien, die für alle Mitarbeiter der Firma, denen ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wurde, gelten. In manchen Fällen können sich Car Policy und individueller Dienstwagenüberlassungsvertrag auch überschneiden. In jedem Fall gilt: Der für den Mitarbeiter günstigere Vertrag gilt – egal ob Car Policy oder Dienstwagenüberlassungsvertrag und welche Regelungen grundsätzlich übergeordnet sind.