Dienstplan Vorlage

Eine Dienstplan Vorlage ist in allen Betrieben hilfreich, um den Personaleinsatz bestmöglich zu planen. Gerade bei Unternehmen mit Fuhrpark ist das hilfreich, um sicherzustellen, dass genügend Fahrzeuge für die Mitarbeiter vorhanden sind. Dienst- und Schichtpläne können einfach per Excel oder Word erstellt werden. Für eine effizientere Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen hilft eine Fuhrparksoftware, die eine Fahrzeugbuchung beinhaltet. 

Aufrechterhaltung der Arbeitsprozesse mit Excel Dienstplänen

Ein Excel Dienstplan hat das Ziel, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten. Für die Erstellung des Dienstplans kann ein Fuhrparkleiter eine Dienstplan Vorlage verwenden. Dabei handelt es sich häufig um einen Excel Dienstplan, der an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. In einer solchen Vorlage werden alle Mitarbeiter eingetragen. Aus dem Excel Dienstplan geht hervor, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit arbeitet. Auch Krankenstände und Urlaubstage können berücksichtigt werden. Der Plan kann von der Personalabteilung, aber auch von einem Fuhrparkleiter erstellt werden. Wer für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich ist, kann in jedem Unternehmen unterschiedlich sein. 

Überblick über die Fahrzeugnutzung

Dem Fuhrparkleiter kann diese Aufgabe übertragen werden, wenn durch den Dienstplan die Fahrzeugnutzung erkenntlich sein soll. Grundsätzlich dient der Excel Dienstplan der Aufrechterhaltung sämtlicher Arbeitsprozesse. Wann arbeitet welcher Mitarbeiter und wann braucht dieser ein Fahrzeug? Die Koordinierung der Mitarbeiter und Fahrzeuge mit einer Dienstplan Vorlage ist vor allem dann erforderlich, wenn sich Mitarbeiter die Fahrzeuge teilen. Der Fuhrparkleiter kann so sofort erkennen, wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeiten und ob diese ein Fahrzeug benötigen. 

Fuhrparksoftware ersetzt Dienstplan Vorlage

Fahrzeugbuchung
Einsicht in die Fahrzeugbuchung in Fleet Admin.

Eine Dienstplan Vorlage zur Fahrzeug- und Mitarbeiterkoordination ist jedoch nicht immer die beste Variante. Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus oder springt ein, muss der Dienstplan sofort angepasst werden, um einen Überblick zu behalten. Wird hierfür eine Excel Datei genutzt, muss diese manuell bearbeitet werden. Daher ist es für Betriebe hilfreich, eine Fuhrparksoftware einzusetzen. Die Fuhrparksoftware bietet die Möglichkeit, die verfügbaren Fahrzeuge über eine Kalendereinsicht einzusehen. Der Fuhrparkleiter kann hier die Fahrer den Fahrzeugen zuteilen und bei kurzfristigen Ausfällen die Fahrzeuge zur Nutzung freigeben. Gegebenenfalls kann der Fuhrparkleiter die Fahrzeugbuchung auch für die Fahrer freigeben, sodass diese die Fahrzeuge selbstständig buchen und wieder freigeben können. 

In der Broschüre zur Fuhrparksoftware Fleet Admin erhalten Leser mehr Informationen zu einer digitalen Fahrzeugbuchung und Mitarbeiterkoordination.


Die Dienstplan Vorlage

In einer Dienstplan Excel-Datei werden alle Mitarbeiter aufgeführt. Dazu gibt es in der Vorlage eine entsprechende Spalte. Diese umfasst auch die Anzahl und die Tageszeit der gearbeiteten Schichten. So weist der Dienstplan Früh- Spät- und Nachtschichten, aber auch zeitversetzte Tagschichten aus. Im Plan findet jeder Mitarbeiter die Zeit, zu der er arbeiten muss. Es werden außerdem die freien Tage und die Tage der Krankheit vermerkt. Unternehmen können die Dienstplan Excel Vorlage für den eigenen Bedarf anpassen und neben den Mitarbeitern die Fahrzeuge eintragen, die der jeweilige Mitarbeiter zur Arbeitszeit nutzt. 


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