Firmenwagen werden in vielen Branchen immer beliebter und für ArbeitnehmerInnen in Positionen wie dem Außendienst unentbehrlich. Der einzige Nachteil: Jede private Nutzung des Fahrzeugs gilt als sogenannter geldwerter Vorteil und muss wie ein Lohnzuschuss versteuert werden. ArbeitgeberInnen wählen für ArbeitnehmerInnen dabei oft die teurere Methode. Entwischen Sie jetzt der ‚Steuerfalle Firmenwagen‘ – mit dem Antrag auf Korrektur der Besteuerung des geldwerten Vorteils. Sie geben diesen einfach mit der Steuererklärung ab.
So versteuern Sie trotz Vorgabe vom Arbeitgeber mit dem Fahrtenbuch
Bei der Erstellung der Lohnsteuererklärung ist lediglich eine Beantragung gefragt: die Bitte um die Korrektur des geldwerten Vorteils. Dazu müssen die ArbeitnehmerInnen während des Jahres ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen und dieses mitsamt der Berechnung des geldwerten Vorteils der Steuererklärung beifügen. Einen Musterantrag mit der Berechnungsvorlage kann hier heruntergeladen werden.
Noch ein Tipp: Mit einem elektronischen Fahrtenbuch ist der immense Schreibaufwand eines handschriftlichen Fahrtenbuchs kinderleicht vermieden. Die Kosten für das elektronische Fahrtenbuch können die ArbeitnehmerInnen außerdem als Werbungskosten geltend machen und damit bis zu 42 % der entstehenden Kosten sparen.
Geldwerten Vorteil mit der Steuer zurückholen
Mit dem Fahrtenbuch können Fahrzeugnutzer den geldwerten Vorteil bei der Steuer zurückholen. Im Fahrtenbuch wird kilometergenau die tatsächliche Eigennutzung des Fahrzeugs erfasst und anschließend die exakte Steuerbelastung anteilig berechnet. Diese Methode ist besonders bei häufigen Geschäftsreisen sinnvoll, da der Nutzer nur für den tatsächlichen persönlichen Gebrauch bezahlt. Das Einsparpotenzial wird hier oft im vierstelligen Bereich gemessen.
Um Manipulationen vorzubeugen, stellen die Finanzbehörden jedoch bestimmte Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Sind die Angaben gefälscht oder unvollständig, kann das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall von den Behörden zurückgewiesen werden. Dadurch muss der Steuerzahler das Fahrzeug nach der 1-Prozent-Regelung bei der Steuerklärung nachsteuern und oft hohe Nachzahlungen leisten.
Hier Antrag zur Korrektur des geldwerten Vorteils herunterladen und Steuern sparen!
Mehr zum digitalen Fahrtenbuch
Anstatt ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen, gibt es digitale Varianten wie von Vimcar. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet alle Fahrten automatisch auf. Der Nutzer muss die Fahrten im Nachhinein nur noch per Smartphone- oder Desktop-App kategorisieren. Dadurch spart er viel Zeit und verhindert Fehler. Das hilft bei der Anerkennung beim Finanzamt.
Entscheidung der ArbeitnehmerIn beim Firmenwagen zwischen Fahrtenbuch vs 1-%-Methode überlassen
MitarbeiterInnen eines Unternehmens müssen ihr Firmenfahrzeug versteuern, wenn sie es privat nutzen. Ausschlaggebend sind der Anteil der privaten Nutzung und die Art und Weise, wie Steuern berechnet werden. Wenn das Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hat, erhalten die Mitarbeitenden einen geldwerten Vorteil, wenn sie das Fahrzeug privat nutzen. Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung, also ein Lohnzuschlag, der immer zu versteuern ist. Daher gilt: Firmenfahrzeuge sind steuerpflichtig.
Den geldwerten Vorteil von der Steuer zurückholen
Die meisten Unternehmen wählen dafür die 1-Prozent-Regelung. Wer das Firmenfahrzeug nur selten privat verwendet, für den kann es aber sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch für den geldwerten Vorteil zu führen. Will man seinen Dienstwagen lediglich dienstlich nutzen, sollte der Arbeitsvertrag die private Nutzung ausschließen. Dann muss man den geldwerten Vorteil nicht versteuern. Zum Ausgleich der Besteuerung von Sachbezügen kann man Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehen.
Die 1-Prozent-Regelung ist für Arbeitnehmer oft überteuert
Bei der Firmenwagenversteuerung haben die ArbeitnehmerInnen die Qual der Wahl zwischen zwei Methoden: der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Die 1-Prozent-Regelung berechnet die monatliche Steuerlast pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises. Je höher der Bruttolistenpreis, desto höher also auch die monatlich anfallende Lohnsteuer. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommen mit weiteren 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer hinzu. Bei einem Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro und einem täglichen Arbeitsweg von 15 Kilometer liegt der zusätzlich zu versteuernde geldwerte Vorteil also bei ganzen 580 Euro jeden Monat bzw. 6.960 Euro im Jahr.
Was ist die 1-Regelung in der Steuererklärung?
Bei der 1-Prozent-Regelung – auch Listenpreismethode genannt, wird bei der Berechnung der Einkommensteuer 1 Prozent des vollen Listenpreises eines Dienstwagens auf das Monatsgehalt aufgeschlagen. Dieser sogenannte geldwerte Vorteil erhöht das Bruttogehalt und dank der Steuerprogression auch den Steuersatz. Dadurch wird jeden Monat mehr Einkommensteuer gezahlt, was zu niedrigeren Nettolöhnen führt.
Das bedeutet, dass bei einem Bruttolistenpreis von beispielsweise 30.000 Euro pro Auto monatlich 300 Euro „mehr“ Lohn versteuert werden. Hinzu kommt eine Steuer von 0,03 Prozent des Bruttoinlandslistenpreises eines Pkws pro Kilometer zwischen Arbeits- und Wohnort.
Wer beispielsweise 20 Kilometer zum Büro fährt, muss monatlich 0,60 Prozent des Bruttolistenpreises als Einkommen versteuern. Dies gilt für alle privaten Reisen, wie zum Beispiel Urlaubsreisen oder Heimfahrten zum Mittagessen.
Einheitlicher Steuersatz nach der 1-Prozent-Regelung
Bei der Pauschalbesteuerung wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs der Steuer angerechnet. Daher wird die Pauschalbesteuerung auch als 1-Prozent-Regelung bezeichnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Neuwagen oder einen Gebrauchtwagen handelt – in beiden Fällen wird der Listenpreis des Autos berücksichtigt.
Bei Gebrauchtwagen kann die 1-Prozent-Regelung deshalb teuer werden, weil der Berechnung nicht der tatsächliche Kaufpreis zugrunde liegt. Wenn beispielsweise ein Gebrauchtwagen für 21.000 Euro gekauft wird, sein Listenpreis aber 30.000 Euro brutto beträgt, beträgt die monatliche Steuerbelastung 300 Euro, nicht die offensichtlichen 210 Euro.
Die Pauschalbesteuerung ist bei besonders intensiver Nutzung ebenso nachteilig. Die Pauschalberechnung kann eine weitergehende private Nutzung implizieren, als dies tatsächlich der Fall ist. Dabei gilt: Je geringer der private Nutzen, desto eher ist die Fahrtenbuchbesteuerung die günstigere Variante.
Alternative Fahrtenbuch: Zahlen Sie nur, was Sie tatsächlich fahren
Die Alternative ist das Dokumentieren jeder einzelnen Fahrt in einem Fahrtenbuch. Da Sie hier nicht pauschal, sondern nur die tatsächlichen Privatkilometer versteuern, fahren Sie mit dem Fahrtenbuch meist um einiges günstiger – mit einer potentiellen Ersparnis im vierstelligen Bereich. Trotzdem geben Arbeitgeber oft die 1-Prozent-Regelung vor. Denn diese spart im Vergleich mit dem Fahrtenbuch zwar keine Steuern, aber Bürokratie.
Ist die 1-Prozent-Methode vorgegeben, entsteht schnell der Irrtum, dass Sie nur mit einem möglichst günstigen Fahrzeugmodell Steuern sparen können. Doch dem ist nicht so. Jeder Arbeitnehmer hat das Wahlrecht im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die Besteuerung anhand eines Fahrtenbuches zu beantragen. So kann er den zu hoch angesetzten geldwerten Vorteil korrigieren lassen. Somit ist die Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer auch in diesem Fall mit dazugehörigen Vorschriften mögli
Die elektronische Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer
Vergleicht man die 1-Prozent-Methode mit dem Fahrtenbuch, fällt schnell auf, dass letzteres mit einem deutlich höheren Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden ist. Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden, d. h. nach jeder Fahrt ist es notwendig relevante Daten wie die gefahrenen Kilometer und die Start- und Zieladresse einzutragen. Im Arbeitsalltag ist das oftmals unpraktisch, da es viel Zeit kostet. Die Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer muss jedoch nicht mit einem hohen Aufwand verbunden sein. Abhilfe kann hier das Führen eines digitalen Fahrtenbuches schaffen. Dieses zeichnet alle für das Finanzamt relevanten Daten automatisch auf. Selbstständig durchzuführen ist nur noch die Kategorisierung der Fahrten, was mit wenigen Klicks erledigt werden kann.
Der geldwerte Vorteil nach dem Fahrtenbuch
Mit dem Fahrtenbuch lässt sich der tatsächliche geldwerte Vorteil genau und fair ermitteln, sodass Arbeitnehmer nicht für Privatfahrten draufzahlen, die sie nie getätigt haben. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres, die angefallenen Gesamtkosten des Betrieb-Fahrzeuges bescheinigen – von der Abschreibung bis hin zu Instandhaltung und Kraftstoffkosten.
Heruntergebrochen auf die Kilometerleistung des Fahrzeuges im Jahr und schließlich berechnet auf die gefahrenen Privatkilometer, ergibt sich der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist. Eine Anleitung zur Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode ist im Download enthalten. So kann statt mit der 1 Prozent Methode ebenfalls mit der Fahrtenbuchmethode als Arbeitnehmer versteuert werden.
Was ist bei dem Fahrtenbuch und dem geldwerten Vorteil zu beachten?
Anstelle eines pauschalen Satzes von einem Prozent kann der Fahrzeugnutzer auch die tatsächlichen Aufwendungen als Sachbezüge ansetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Wer ein Fahrtenbuch verwendet, kann alle fahrzeugbezogenen Ausgaben steuerlich absetzen, einschließlich der jährlichen Fahrzeugabschreibung ohne Sonderabschreibung.
Grundlage der Bewertung ist nicht der Listenpreis, sondern die tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer. Bei einem Neuwagen kann von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren ausgegangen werden. Bei Gebrauchtfahrzeugen ist die Restnutzungsdauer unter Berücksichtigung von Alter und Zustand des Fahrzeugs abzuschätzen.
Die Fahrzeugnutzer haben die Wahlfreiheit zwischen Fahrtenbuch und der Ein-Prozent-Regelung. Sie haben die Möglichkeit, zunächst mit ihrem Arbeitgeber zu vereinbaren, dass er die private Nutzung nach der Ein-Prozent-Abrechnungsmethode besteuert. Dann können die Fahrzeugnutzer dennoch die tatsächlichen Ausgaben in der Einkommensteuererklärung auf der Grundlage eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs und Einzelbelegen melden. Dieses Fahrtenbuch müssen die Fahrzeugnutzer jedoch von Anfang an führen.
Fazit: Ohne großen Aufwand geldwerten Vorteil von Steuer zurückholen
Ein elektronisches Fahrtenbuch empfiehlt sich für alle, die Zeit beim Fahrtenbuchführen sparen möchten. Digitale Fahrtenbücher nehmen die Mühe des Notierens ab und erinnern die Nutzer, wenn eine Fahrtenkategorisierung fehlt. Vimcar ist ein Beispiel für ein Programm, das mit einer optionalen mobilen Komponente wie einer App auf einem Smartphone kombiniert werden kann. Die Anwendung registriert einzelne Fahrten und überträgt sie an die Software. Am Ende erstellt es selbstständig ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Soft- und Hardware von Vimcar sind auf alle steuerlichen Anforderungen abgestimmte inklusive zehnjähriger Archivierungspflicht.
FAQ: So geldwerten Vorteil von der Steuer zurückholen
1. Wer entscheidet die Versteuerungsmethode beim Firmenwagen?
Wer entscheidet, ob ein Fahrtenbuch geführt werden soll oder ob die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt? Ob ArbeitnehmerInnen einen Dienstwagen nutzen dürfen, bestimmen immer die ArbeitgeberInnen. LohnbuchhalterInnen berechnen das zu versteuernde Einkommen nach der festen 1-Prozent-Regel. Es ist weniger Arbeit, als sie für einen/eine ArbeitnehmerIn mit Firmenwagen und Fahrtenbuch erledigen müssten.
Wer bereits eine Betriebsprüfung hatte, weiß, dass das Finanzamt hohe Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung stellt. Schon nachträgliche Änderungen oder kleine Fehler führen dazu, dass die PrüferInnen die Buchhaltung nicht erkennen. Allerdings ist eine feste 1-%-Pauschale für ArbeitnehmerInnen nicht immer vorteilhaft. ArbeitgeberInnen sollten daher die ArbeitnehmerInnen immer die Versteuerungsmethode selbst auswählen lassen.
2. Wie kann man auf das Fahrtenbuch wechseln?
Der Übergang zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Methode ist grundsätzlich nur zum Jahresende möglich. Wenn MitarbeiterInnen jedoch das Gefühl hat, dass die 1%-Regelung für sie nicht vorteilhaft ist, können sie mit der Steuererklärung auf die Fahrtenbuchmethode umsteigen. Voraussetzung ist allerdings, dass gleichzeitig ein vollständiges Fahrtenbuch geführt wurde. Zur Ermittlung der Steuer ist der geldwerte Vorteil vom Bruttoverdienst abzuziehen und durch den Betrag aus der Einzelmeldung zu ersetzen.
Die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an das Fahrtenbuch stellt, sind hoch. Sie werden durch die aktuelle Rechtsprechung auch nicht gelockert. Da ein Fahrtenbuch während und nicht zu Jahresbeginn begonnen wurde, hat das Finanzgericht Münster ein Fahrtenbuch nicht anerkannt. In einer Entscheidung hat das FG Münster entschieden, dass ein Fahrtenbuch nicht korrekt ist, wenn es mitten im Jahr angefangen wurde und zuvor die 1%-Regelung angewendet wurde.
Obwohl das Gesetz im Allgemeinen nicht regelt, wie lange ein Fahrtenbuch geführt werden muss, damit es als einwandfrei gilt, urteilte das Gericht in der oben genannten Entscheidung, dass ein Fahrtenbuch grundsätzlich mindestens ein Jahr lang geführt werden muss. Dies ist einerseits Ausdruck des von der Verordnung verfolgten Vereinfachungs- und Typisierungsgedankens und wird andererseits damit begründet, dass das Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum geführt werden muss.
Das gesamte Kalenderjahr ist hierfür ein angemessener Zeitraum und entspricht auch dem Auswertungszeitraum. Zudem besteht ein Manipulationsrisiko, wenn bestimmte Zeiträume mit höherem Privatanteil nicht erfasst werden. Hinweis: Ein elektronisches Fahrtenbuch verwaltet alle Fahrten bequem per App, das neue GPS-Fahrtenbuch verbindet sich vollautomatisch.
3. Wo trägt man den geldwerten Vorteil in der Steuererklärung ein?
Ein geldwerter Vorteil wird in der Steuererklärung als Einkommen angeführt, denn es geht hier um die private Nutzung eines Firmenwagens. Der Betrag richtet sich nach dem Kaufwert des Wagens (bzw. nach dem Kaufpreis). Bei der 1 Prozent Regel beträgt der geldwerte Vorteil, also der zu versteuernde Betrag 1 Prozent vom Kaufpreis des Wagens im Monat.
4. Inwiefern senkt das Fahrtenbuch die Einkommensteuer?
Im Fahrtenbuch werden alle Fahrten und Strecken, die mit dem Wagen zurückgelegt wurden, erfasst. Bei ordentlicher Führung des Fahrtenbuches ist aus diesem klar ersichtlich, welche Fahrten zu privaten Zwecken und welche zu geschäftlichen Zwecken gemacht wurden. Daraus ergibt sich dann, wie hoch der prozentuale Anteil an privaten Fahrten war. Ist dieser gering, oder kamen nur einzelne Privatfahrten vor, ist der Vorteil mit dem Fahrtenbuch zur Einkommensteuer wesentlich größer als bei der 1 Prozent Regelung, bei der eine starre Abgabe ans Finanzamt fällig wird. Daher wird das Fahrtenbuch die Einkommensteuer für die betreffende Person senken.
5. Fahrtenbuch zur Steuererklärung?
Auf jeden Fall sollte das Fahrtenbuch der Steuererklärung beigefügt bzw. in Kopie für das Finanzamt bereitstehen. Liegt ein elektronisches Fahrtenbuch vor, ist dem Finanzamt ein Ausdruck der Daten aus dem Kundenaccount der Fahrtenbuch-App zu übermitteln. Gerade, wenn das Auto hauptsächlich für berufliche Zwecke genutzt wird, schlagen die Steuererleichterungen erheblich zu Buche.
6. Kann ich das Fahrtenbuch zur Einkommensteuer als Excel-Datei ans Finanzamt senden?
Das ist nicht zulässig, da eine selbst erstellte, editierbare Datei manipulierbar ist und zu fehlerhaften oder unehrlichen Angaben führen kann. Beim Fahrtenbuch handelt es sich um ein Dokument, welches nicht verändert werden darf. Ansonsten könnte man sich der Dokumentenfälschung schuldig machen. Auch nachträgliche handschriftliche Korrekturen am Fahrtenbuch sind daher verboten. Es ist zudem mühsam und zeitaufwendig, das Fahrtenbuch manuell zu erstellen, doch mittlerweile gibt es einfachere Wege.
7. Gibt es beim Fahrtenbuch eine Alternative zur manuell geführten Form?
Ja, und zwar das elektronische Fahrtenbuch in Form eines Gerätes, welches unter dem Cockpit im Wagen an den OBD-Stecker anzuschließen ist. Das Gerät nimmt jede Fahrt und jede Strecke auf und dient dank der zusätzlichen Sim-Karte noch als „Notfallgerät“, falls das Smartphone ausfällt. Die Daten werden mit Eingabe des Codes für das Gerät im Kundenaccount auf der Webseite eingesehen. Nach jeder Fahrt ist die Einordnung in „privat“ oder „geschäftlich“ eine Woche lang möglich. Das elektronische Fahrtenbuch hat zudem noch den Vorteil, dass Datenmanipulationen hier nicht möglich sind, welche zur Verhinderung von Fehlern und Straftaten dienen.
8. Geldwerter Vorteil bei Fahrtenbuch?
Beim Fahrtenbuch fällt der geldwerte Vorteil insofern weg, als der Anschaffungspreis des Wagens nicht prozentual als Einkommen angegeben werden muss. Ein weiterer Vorteil des Fahrtenbuches ist, dass die Kosten für die betriebliche Nutzung des Wagens abgesetzt werden können, vor allem auch dann, wenn es sich bei der geschäftlichen Nutzung um einen privaten Pkw handelt.
9. Ist das Fahrtenbuch bei Steuererklärungen das Mittel der Wahl?
In vielen Fällen, ja. Es sei denn, alle Wege werden mit einem Wagen zurückgelegt, der preiswert zweite Hand erworben wurde, zum Beispiel für 2.500 Euro. Hier wäre die vereinfachende 1-Prozent-Regel von Vorteil, da für die private Nutzung des Wagens im Monat nur 25 Euro an Einkommenssteuer anfallen würden. Dies wäre dann das kleinste Übel.
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