Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben? Der Fuhrparkleiter hat eine Reihe an Aufgaben, Pflichten sowie Verantwortungen, wenn es um die Fuhrparkverwaltung geht. Erfahren Sie hier, welche Aufgaben Teil des Fuhrparkmanagements sind. Im unteren Abschnitt finden Sie außerdem ein kostenloses eBook zum Thema Fuhrparkleiterpflichten und eine Stellenbeschreibung.
Vielseitige Verantwortung: Ein Fuhrparkleiter trägt die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Fuhrparks, von der Beschaffung bis zur Wartung der Fahrzeuge.
Optimierung und Digitalisierung: Durch den Einsatz moderner Technologien kann ein Fuhrparkleiter Prozesse optimieren und Kosten einsparen.
Rechtliche und betriebswirtschaftliche Kenntnisse: Ein Fuhrparkleiter muss sich ständig weiterbilden, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
Was sind Fuhrparkmanagement Aufgaben?
Mit einem Fuhrparkmanagement soll in erster Linie sichergestellt werden, dass sämtliche Fahrzeuge im Unternehmen wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei müssen alle vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen erfüllt sein. Um eine optimale Auslastung des Fuhrparks und einen reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse zu garantieren, sorgt der Fuhrparkleiter dafür, dass stets die benötigte Fahrzeuganzahl am richtigen Ort zur Verfügung steht.
Fuhrparkleiter tragen eine große Verantwortung. Denn die Fuhrparkmanager Aufgaben umfassen neben der Organisation und Planung der Fahrzeugflotte auch eine Budgetverantwortung. Zu der Fuhrparkleiter Verantwortung gehören u. a. folgende Aspekte: Fuhrparkleiter müssen Fahrzeuge beschaffen, abschreiben und strategisch einsetzen. Dabei sollen bestehende Prozesse optimiert, Kosten gesenkt und die Geschäftsziele erreicht werden.
Bei der Beschaffung von Neu- oder Ersatzfahrzeugen muss der Bedarf unter Berücksichtigung der Geschäftsentwicklung geklärt werden. Wenn es um den Kauf neuer Fahrzeuge geht, sollte der Fuhrparkmanager taktisches Verhandlungsgeschick mitbringen, damit er die besten Konditionen für sein Unternehmen aushandeln kann.
Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager oder Mobilitätsmanager – ein Job, viele Namen
Ein Fuhrpark unterliegt keiner Mindestgröße. Schon ab einer Flotte von drei oder vier Fahrzeugen ergeben sich eine Vielzahl an Aufgaben für den Flottenmanager. In kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 50 Fahrzeugen gibt es oft niemanden, der ausschließlich für die Fuhrparkverwaltung zuständig ist. Häufig erhalten die Mitarbeiter aus den Bereichen HR, Einkauf oder anderen Abteilungen die zusätzliche Aufgabe, den firmeneigenen Fahrzeugpool zu verwalten und die Fuhrparkleiter Verantwortung zu übernehmen.
Dabei sind die Aufgaben und Herausforderungen eines Fuhrparkleiter-Jobs in der Regel sehr facettenreich und erfordern ein umfassendes Wissen. Fuhrparkmanagement ist kein eigenständiger Lehrberuf, so kommen auch die unterschiedlichen Berufsbezeichnungen zustande. Daher bleibt es Fuhrparkleitern nicht erspart, sich entweder eigenständig weiterzubilden oder Weiterbildungen bei der DEKRA Akademie oder beim TÜV Süd zu besuchen.
Flottenmanager Aufgaben werden unterschätzt
Die Pflichten und Aufgaben im Fuhrparkmanagement werden von vielen Unternehmen stark unterschätzt, geht mit ihnen doch eine große rechtliche und betriebswirtschaftliche Verantwortung einher. Die Fuhrparkleitung wird gerade in kleineren Betrieben noch sehr stiefmütterlich behandelt.
Entsprechend ist es keine Seltenheit, dass die Flottenmanager Aufgaben meist nebenbei von einem Mitarbeitenden übernommen werden, dem es häufig an Erfahrung und Qualifizierungen mangelt. Dabei sind Kenntnisse in Bereichen wie Versicherungsrecht, Fahrzeugtechnik und Betriebswirtschaft von enormen Vorteil, um als Fuhrparkleiter die Fahrzeugflotte eines Unternehmens effizient zu verwalten.
Wie Fuhrparkleiter sich weiterbilden können
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Im eBook zu den Fuhrparkleiter Pflichten erfahren Sie, welche Aufgaben im Fuhrparkmanagement anfallen. Fuhrparkleiter erhalten wertvolle Tipps zur Optimierung ihres Verwaltungsalltags und lernen, welche rechtlichen Verpflichtungen mit dem Beruf des Fuhrparkmanagers einhergehen. Als Nachschlagewerk hilft das eBook auch unerfahrenen Fuhrparkverantwortlichen, alle wichtigen Pflichten und Regeln im Blick zu behalten. Die Inhalte des eBooks:
Zu den Hauptaufgaben, die in einer typischen Stellenbeschreibung für Flottenmanager zu finden sind, zählen: die Verwaltung des Fahrzeugpools, die Zuweisung der Fahrzeuge, die Organisation von Wartung und Betreuung, das Handling von Versicherungen, Leasing, Kostenkontrolle, Unfallverhütungsvorschriften, Kauf sowie Verkauf von Fahrzeugen.
Das allein zeigt schon, wie viel Hintergrundwissen und Organisationstalent für diesen Beruf gefragt sind. Die Aufgabenfelder, die in einer Stellenbeschreibung für das Fuhrparkmanagement zu finden sind, berühren folgende Themengebiete: Einkaufsstrategien und Finanzierungsmethoden, Ausschreibungen für den Fuhrpark, Reporting und Rechnungskontrolle, Fahrzeugtechnik, Disposition, Versicherungs- und Verkehrssicherheit, Halterhaftung sowie Steuerrecht. Die folgende Fuhrparkleiter Stellenbeschreibung gibt einen exemplarischen Überblick über das Berufsbild Fuhrparkmanagement.
Stellenbeschreibung Fuhrparkmanagement
Ob Führerscheinkontrolle, regelmäßige Inspektion der Fahrzeuge oder verschiedenste Verwaltungsaufgaben: Die Stellenbeschreibung für Fuhrparkleiter ist umfassend, denn die Aufgaben eines Flottenmanagers gehen weit über die reine Fuhrparkbetreuung hinaus.
Rund um den Fuhrpark fallen zahlreiche weitere Aufgaben an, die dem Verantwortlichen einiges abverlangen. Ein Fuhrparkverantwortlicher stellt nicht nur sicher, dass die Fahrzeuge des Unternehmens jederzeit funktionstüchtig und einsatzbereit sind, er trägt auch eine beträchtliche wirtschaftliche und rechtliche Verantwortung. In der Fuhrparkleiter Stellenbeschreibung sind die wichtigsten Aufgaben und Anforderungen des Fuhrparkmanagements zusammengefasst. Laden Sie jetzt die exemplarische Flottenmanager Stellenbeschreibung herunter und erfahren Sie mehr!
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Das folgende eBook fasst die wichtigsten Pflichten zusammen.
Das Fuhrparkmanagement ist für Unternehmen nicht nur ein Kosten-, sondern auch ein großer Zeitfaktor. Eine strategische, effiziente und nachhaltige Fuhrparkplanung stellt für viele Betriebe eine Herausforderung dar. Die Einstellung eines Fuhrparkmanagers, der die Flottenverwaltung effizient und ressourcenschonend gestaltet, stellt eine erhebliche Entlastung für das Unternehmen dar.
Einen Mitarbeiter das Fuhrparkmanagement neben dem Tagesgeschäft erledigen zu lassen, erscheint zwar wie eine einfache Lösung, aufgrund der großen rechtlichen Verantwortung und der umfangreichen Tätigkeiten des Fuhrparkverantwortlichen sollten Unternehmen jedoch ausgebildete Fachkräfte für die Fahrzeugverwaltung einstellen.
Beschaffung der Fahrzeuge
Abgesehen vom Tagesgeschäft, also der laufenden Fuhrparkverwaltung, ist die Beschaffung eine der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagers. Der Bereich begrenzt sich dabei nicht nur auf die Fahrzeugbeschaffung: Auch die Beschaffung von Reifen, zusätzlichen Bauteilen, Tankkarten und Fahrzeugversicherungen fällt meist in den Aufgabenbereich des Fuhrparkverantwortlichen.
Bei der Beschaffung fällt dem Fuhrparkmanager gleich eine doppelte Verantwortung zu: Ein Fuhrpark muss nicht nur den rechtlichen Bestimmungen genügen, sondern auch wirtschaftlich geführt werden.
So stellen sich bei der Anschaffung neuer Dienstfahrzeuge einige Fragen, mit welchen sich der Fuhrparkleiter auseinandersetzen muss: Wird ein Firmenwagen benötigt, der nur von einer Person gefahren wird? Oder ein Poolfahrzeug, das von mehreren Personen genutzt wird? Auch die Verwaltung des Fahrzeugpools fällt in den Aufgabenbereich des Fuhrparkverwalters. Dennoch lassen sich die wichtigsten Fragen der Fahrzeugbeschaffung wohl nur individuell beantworten, beispielsweise, ob man seine Fahrzeuge lieber kaufen oder leasen möchte. Unternehmensprofile sind zu unterschiedlich, um hier eine pauschale Aussage zu tätigen.
Vorteile beim Leasing sind die geringe Kapitalbindung und die Schonung der Liquidität. Nachteilig sind die vertraglichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben und der damit verbundene höhere Verwaltungsaufwand. Automobilhersteller und Leasinggesellschaften bieten hier maßgeschneiderte Angebote, die der Fuhrparkmanager einholen und vergleichen muss.
Übertragung der Halterhaftung
Der bestehende Fuhrpark unterliegt einer strikten Überwachung der Verkehrstauglichkeit. Teil der Fuhrparkmanagement Aufgaben ist daher, dass die Fahrzeuge Prüfungen und Hauptuntersuchungen fristgerecht durchlaufen. Der Fuhrparkleiter ist für die zeitige Organisation und Überprüfung dieser verantwortlich.
In vielen Fällen wird die Verantwortung für den Fuhrpark sowie die Halterhaftung auf den Fuhrparkleiter übertragen. Der Fuhrparkleiter sollte deswegen nachweislich zuverlässig und sachkundig sein. Dazu zählt auch, alle Entscheidungen im Fuhrpark eigenständig zu treffen. Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden. Sind die Voraussetzungen erfüllt, ist der Fuhrparkleiter für die ordnungsgemäße Durchführung der Halterpflichten verantwortlich.
Dazu gehören unter anderem die Führerscheinkontrolle, die Durchführung von UVV-Schulungen und die Kontrolle der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge. Die Beachtung der Halterhaftung im Fuhrpark spielt eine wesentliche Rolle im Fuhrparkmanagement. Denn wenn ein Fuhrparkverantwortlicher seinen Halterpflichten nicht - oder nur unzureichend - nachkommt, zieht dies ernsthafte Konsequenzen für das Unternehmen und den Fuhrparkverantwortlichen nach sich.
Fuhrparkmanagement Aufgabe: Risiko- und Schadenmanagement
Das Fuhrparkmanagement kommt auch präventiv seinen Kontrollpflichten nach und sorgt dafür, dass möglichst wenig Fahrzeugschäden entstehen. Sollte es dennoch zu einem Unfall kommen, hat der Fuhrparkmanager die Aufgabe, Schäden möglichst wirtschaftlich zu beheben. Gegebenenfalls kümmert er sich um einen Ersatzwagen, um den Fahrzeugausfall so gering wie möglich zu halten und mögliche Ausfallkosten zu senken.
Sollte die wirtschaftliche Nutzung eines Fahrzeuges nicht mehr gegeben sein, wird es gegebenenfalls verkauft. Maßgeblich für diese Entscheidung sind Wartungs- und Reparaturkosten, der Kraftstoffverbrauch, die Ausfallzeiten und der Restwert des Fahrzeuges.
Fahrer- und Fahrzeugkoordination als Fuhrparkleiter Aufgabe
Der Fuhrparkleiter hat auch die Aufgaben der Personalplanung und der Kontrolle. Vor allem bei Speditionen oder Gütertransporten geht es um die optimale Fahrzeugauslastung unter Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer. Daher koordinieren Fuhrparkleiter die Fahrzeugbewegungen innerhalb der Unternehmensstandorte und stellen sicher, dass jederzeit die erforderliche Anzahl an Fahrzeugen am jeweiligen Standort verfügbar ist. Zu den Fuhrparkleiter Aufgaben zählt es, für einen reibungslosen Arbeitsablauf für die Fahrer zu sorgen. Beispielsweise stellen sie auch die richtige Priorisierung der Fahrzeuge bei der Autowäsche sicher.
Fuhrparkleiter und die Unfallverhütung
Die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) stellen die für jedes Unternehmen verbindlichen Pflichten bezüglich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz dar. Gerade im Fuhrpark sollten sie nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Der DGUV Vorschrift 70 kommt hierbei eine besondere Rolle zu: Sie regelt unter anderem, welche Fahrzeuge einer UVV Dienstwagen Prüfung unterliegen. Werden die UVV nicht eingehalten, drohen rechtliche Konsequenzen. Es gehört demnach zu den Verantwortungen des Fuhrparkleiters, sich umfassend mit den Unfallverhütungsvorschriften vertraut zu machen. Denn aus den Vorschriften ergeben sich zahlreiche Fuhrparkmanagement Aufgaben: Dazu zählen die jährliche Unterweisung der Mitarbeiter durch den Fuhrparkleiter sowie die Unterweisung vor der ersten Fahrt.
Ebenso zu den Aufgaben des Fuhrparkleiters gehören die jährliche Führerscheinkontrolle, die Einweisungen in die Fahrzeugtechnik, die Überprüfung von Mängeln und Schäden am Fahrzeug und die Einweisung der Fahrer zum Verhalten bei Unfällen sowie der ordnungsgemäßen Dokumentation des gesamten Vorgangs.
Auch die regelmäßige Schulung der Fahrer ist eine Aufgabe des Fuhrparkmanagements. Defensives und vorausschauendes Fahrverhalten führt nicht nur zur Erhöhung der persönlichen Sicherheit, sondern trägt auch zur Reduzierung der Betriebskosten bei.
Hilfreiche Vorlagen für die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften:
Eine weitere Fuhrparkmanagement Aufgabe ist das Kraftstoffmanagement. Darunter wird die Verwaltung von Tankkarten sowie die Auswertung von Tankbelegen verstanden. Um die Kraftstoffausgaben zu kontrollieren, muss der Fuhrparkleiter die Tankbelege der Mitarbeiter einsammeln, kontrollieren und abheften. Die Überprüfung des Kraftstoffverbrauchs und das Protokollieren per Hand sind jedoch komplex und arbeitsintensiv. Diese Tätigkeit fordert viel Zeit, welche sinnvoller in andere Fuhrparkmanagement Aufgaben investiert werden könnte. Zudem sind die Ergebnisse einer manuellen Auswertung meist unpräzise.
Die Einführung von Tankkarten, die mit einer Flottenmanagement Software verknüpft werden können, stellt daher einen erheblichen Mehrwert für den Fuhrpark dar und erleichtert die Abarbeitung der Fuhrparkmanagement Aufgaben ungemein. Fuhrparkleiter müssen die Tankbelege der einzelnen Mitarbeiter nicht mehr händisch sammeln, denn diese werden durch die Verwendung der Tankkarten automatisch im System hinterlegt. Zusätzlich ist eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens möglich und Tankbetrug kann verhindert werden.
Fuhrparkpflege ist das A und O
Der Fuhrparkleiter kümmert sich nicht nur um die Sicherheit der Fahrer, auch die Pflege der Fahrzeuge gehört zu seinen Fuhrparkmanagement Aufgaben. Ein Firmenwagen repräsentiert das Unternehmen und sollte daher immer in einem gepflegten Zustand sein – so wird automatisch Zuverlässigkeit und Souveränität vermittelt. Neben der Pflege durch eine regelmäßige Wäsche, tragen auch ein regelmäßiger TÜV, Hauptuntersuchungen und Co. zu einem gepflegten Fuhrpark bei.
Doch der Fuhrparkleiter muss diese Fuhrparkmanagement Aufgabe nicht alleine bewältigen. Gerade bei Dienstwagen, die nur ein Fahrer nutzt, ist es ratsam, diesen in die Verantwortung zu ziehen. Tipps wie die Fuhrparkpflege effizient in den Arbeitsalltag integriert werden kann, finden Sie hier.
Nachhaltigkeit im Fuhrpark
Auch Nachhaltigkeit ist heutzutage ein Thema, mit dem sich Fuhrparkverwalter auseinandersetzen müssen. Zum Job eines verantwortungsvollen Fuhrparkmanagements gehört deshalb ebenfalls die Förderung der Nachhaltigkeit, z. B. durch den Einsatz alternativer Fahrzeugantriebe. Fuhrparkleiter kümmern sich außerdem um umfassenden Mobilitätslösungen, wie Corporate Carsharing. Wie Fuhrparkleiter mit bereits kleinen Maßnahmen die Nachhaltigkeit im Fuhrpark fördern können, erfahren Sie in folgenden Artikeln:
Fuhrparkleiter müssen viele Aufgaben stemmen, von der Führerscheinkontrolle bis hin zur Überprüfung der Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen. Damit die Fuhrparkmanagement Aufgaben einfacher gemeistert werden können, empfiehlt es sich, Formulare und Vorlagen einzusetzen. Diese finden Sie in unserem Ressourcenbereich.
Fuhrparkleiter Aufgaben bewältigen mit Online-Kursen
Fuhrparkverantwortliche sollten sich permanent fortbilden. Denn die Führungs- und Steuerungsaufgaben, sowie Kontrollpflichten (Führerschein, UVV), aber auch Vorgaben aus der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung verändern sich immer wieder. Wichtig: Bei Nichteinhaltung bestehen erhebliche Haftungsrisiken.
Da viele Flottenmanager den Fuhrpark neben Ihrer hauptberuflichen Tätigkeit meistern müssen, bleibt nicht immer Zeit für eine intensive Weiterbildung. Damit Sie die Möglichkeit haben, Ihr Wissen jederzeit und egal an welchem Ort zu vertiefen, gibt es die kostenlosen Online-Kurse vom Boxenstopp. Kurse werden zu folgenden Themen angeboten:
Infografik: 10 Aufgabengebiete eines Fuhrparkleiters
Videozusammenfassung zu den Fuhrparkleiter Aufgaben
Die Fuhrparkmanagement Herausforderungen
Nicht nur die Einweisung in moderne Fahrzeugtechnik, auch die regelmäßig stattfindenden Führerscheinkontrollen, die Überprüfung von Mängeln und Beschädigungen an Fahrzeugen, die Schulung von Fahrern und Fahrerinnen (z. B. hinsichtlich korrekten Verhaltens bei Unfällen) und nicht zuletzt die Dokumentation sind echte Fuhrparkmanagement Herausforderungen. Sie nehmen viel Fachwissen und Zeit in Anspruch.
Fuhrparkbeauftragte greifen auf digitale Tools zurück
Innerhalb der Fuhrparkverwaltung müssen spartenübergreifende Aufgaben wie Kosten- und Terminüberwachung, Tourenplanung, Lager- und Werkstattverwaltung und vieles mehr erledigt werden. Die komplette Kontrolle über alle Fahrzeuge zu haben, ist ohne digitale Lösungen kaum noch zu bewerkstelligen. Wenn es um Zeit- und damit Kostenersparnis geht, ist eine Fuhrparkverwaltungssoftware unschlagbar. Sie ist die Schaltzentrale, über die die Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement immer noch die volle Kontrolle über sämtliche Vorgänge haben. In Zusammenarbeit mit Fuhrparkexperten können sämtliche Aufgaben im Fuhrparkmanagement von einer Software übernommen werden. Die digitale Fahrerverwaltung gehört zu den gängigen Funktionen einer Fuhrpark-Lösung. Man kann sie durchaus als intelligenten Assistenten betrachten, mit dem sich sämtliche Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement, Fahrer und Fahrzeuge sowie die dazugehörigen Dienste und Daten erfassen sowie verwalten lassen. Ob Leasingrückgabe oder Wartungstermine, Lieferanten, Partner und Tools wie Versicherungen, auf die viele moderne Fuhrparks schon lange bauen, lassen sich problemlos integrieren.
Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement mit Software entlasten
Eine hochwertige Fuhrparksoftware erleichtert Verantwortlichen und den beteiligten Dienstleistungsunternehmen eine effiziente Fuhrparkverwaltung. Sie hilft Kosten zu senken und Ressourcen zu sparen. Sie unterstützt die Fuhrparkbeauftragten und kann so angepasst werden, dass sie alle fuhrparkbezogenen Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt. Ein Fuhrpark ist ein komplexes Ökosystem, das viele Stellschrauben zum Eingreifen anbietet. Das ist einerseits ein Vorteil, birgt aber auch ein Risiko für Ineffizienz. Eine zeitgemäße Softwarelösung unterstützt die Verwaltung des Fuhrparks inklusive Flotte und erlaubt eine rundum Kostenkontrolle über alle Maßnahmen. Die Stammdaten lassen sich an einem Ort verarbeiten, speichern und jederzeit abrufen. Das wiederum ermöglicht Anwendern und Anwenderinnen, ihrer Kundschaft eine sehr hohe Servicequalität mit Kostenanalysen nbieten zu können.
Fuhrparkmanagement Herausforderungen digital lösen
Mit einer Fuhrpark- und Flottenmanagement-Software haben NutzerInnen jederzeit Überblick über anstehende Termine. Diese lassen sich dokumentieren und damit nachvollziehbar darstellen. Kostenausreißer werden nun schneller identifiziert und eliminiert. Alle Daten befinden sich zentral an einem Ort und erlauben dank komfortabler Schnittstellen-Anbindung Zugriff von den unterschiedlichsten Endgeräten. Auch Miet- und Serviceverträge können problemlos integriert werden und stellen damit eine aussagekräftige Grundlage fürs Reporting dar. Infolge automatisierter Abläufe können große Datenmengen bearbeitet werden. Kosten und Kostengruppen lassen sich bis auf die Fahrzeugebene individuell erfassen, was größere Transparenz schafft und den schnellen Informationsaustausch erleichtert.
Fuhrparkbeauftragte brauchen Unterstützung
Fahrzeugbeschaffung, Tankkarten, flexible Mobilitätslösungen und nicht zuletzt die effektive Kommunikation mit den Mitarbeitenden lässt schon erahnen, dass es eine Herausforderung ist, das Fuhrparkmanagement ausschließlich einer Person zu übertragen. Allerdings ist es in vielen kleineren Firmen üblich, diese teilweise komplizierten Managementaufgaben einem einzigen Fuhrparkbeauftragten zu übertragen. Häufig werden Teilaufgaben auf Mitarbeitende anderer Abteilungen übertragen.
Ab wann braucht man einen Fuhrparkleiter?
Bei einem großen Fuhrpark mit mehr als 50 Fahrzeugen reicht ein Fuhrparkbeauftragter häufig nicht aus. Es werden mehrere Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement benötigt. Der Fuhrparkleitende oder Fuhrparkbeauftragte ist dabei hauptverantwortlich für die Aufgaben, die im Rahmen der Fuhrparkverwaltung anfallen. Das übrige Team kann wiederum für spezifische Arbeitsbereiche eingeteilt werden. Wenn die Aufgaben mit einer hochwertigen Software verwaltet werden, kann jeder im Team seine gerade bearbeiteten Daten einpflegen. Das sorgt für größtmögliche Transparenz. Alle haben darauf Zugriff und sind in der Lage, sich auf dem aktuellsten Informationsstand zu halten.
Neue Technologien für die Fuhrparkmanagement Aufgaben
Dank Fuhrparkverwaltungssoftware kann der Fuhrparkleiter seine Aufgaben online bewältigen. Damit die Effizienz eines Fuhrparkmanagements sichtbar wird, ist ein Fuhrpark-Controlling notwendig. Dieses ist die Basis für sämtliche Entscheidungen und Abläufe. Um die Fuhrparkverwaltung unkompliziert und zuverlässig abzuwickeln, sollte nicht für jeden Arbeitsschritt ein anderes Programm genutzt werden. Da in der manuellen Datendokumentation eine hohe Fehleranfälligkeit liegt, sollte darüber hinaus auf eine digitale Lösung zurückgegriffen werden.
Um dem Fuhrparkleiter die Aufgaben erheblich zu vereinfachen, ist es daher sinnvoll, eine Fuhrparksoftware zu verwenden. Diese ist nicht nur zuverlässig, sondern auch noch zeitsparend. Eine solche Software bündelt sämtliche Daten und Informationen in einem System. Somit hat der Fuhrparkleiter stets den Überblick über bestehende Verträge, den Standort der Fahrzeuge, Kilometerstände, Kosten, Rechnungen und Termine.
Außerdem sind die Informationen immer auf dem aktuellsten Stand, denn die Datenerfassung erfolgt über externe Schnittstellen mit Lieferanten, Versicherungen, Autohäusern und Tankstellenbetreibern, wodurch der Verwaltungsaufwand um bis zu 75% reduziert wird. Selbst automatische Erinnerungsfunktionen für Wartungstermine und Führerscheinkontrollen sind programmierbar, sodass sich der Fuhrparkmanager die Aufgaben abrufen kann.
Der digitale Fuhrparkleiter: mit Fuhrparksoftware Fuhrparkmanagement Aufgaben meistern
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FAQ zu den Aufgaben eines Fuhrparkleiters
1. Was sind die Hauptaufgaben eines Fuhrparkleiters?
Ein Fuhrparkleiter ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Fuhrparks, einschließlich der Beschaffung, Wartung und Verwaltung der Fahrzeuge.
2. Wie kann ein Fuhrparkleiter den Fuhrpark optimieren?
Durch den Einsatz moderner Technologien und Fuhrparkmanagement-Software kann ein Fuhrparkleiter Prozesse optimieren, Kosten einsparen und die Effizienz steigern.
3. Welche rechtlichen Pflichten hat ein Fuhrparkleiter?
Ein Fuhrparkleiter muss ständig auf dem Laufenden bleiben, um sicherzustellen, dass alle Fahrzeuge und Prozesse den aktuellen rechtlichen Vorgaben und Standards entsprechen.
4. Warum ist betriebswirtschaftliches Wissen für einen Fuhrparkleiter wichtig?
Betriebswirtschaftliche Kenntnisse ermöglichen es dem Fuhrparkleiter, Kosten-Nutzen-Analysen durchzuführen, Budgets zu verwalten und fundierte Entscheidungen zu treffen, die den Fuhrpark effizient und wirtschaftlich gestalten.
5. Wie kann sich ein Fuhrparkleiter weiterbilden?
Es gibt spezialisierte Schulungen und Kurse für Fuhrparkmanagement, in denen Fuhrparkleiter ihr Wissen erweitern und sich über die neuesten Trends und Best Practices informieren können.
Datenschutz im Fuhrpark ist angesichts neuer Technologien eine Frage, die fast jedes Unternehmen betrifft. Nach der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ist es seit 2018 die Pflicht des Arbeitgebers, anfallende Daten im System möglichst gut zu verschlüsseln und zu schützen. Eine Weitergabe an Dritte muss vermieden werden. Außerdem sollte die Menge der gespeicherten, personenbezogenen Daten auf einem Minimum gehalten werden.
Datenschutz im Fuhrpark – das sind die wichtigsten Fakten
Die Fuhrparkverwaltung über Smartphone-App.
Und selbst wenn alles digital abläuft, muss festgestellt werden, dass die Informationen weiterhin im System bleiben und eventuell von Dritten abgerufen werden können. Nach Art. 32 EU-DSGVO sind nun aber die Unternehmen dazu verpflichtet, passende technische Maßnahmen zu ergreifen, welche Unbefugten den Zugriff unmöglich machen. Besonders sensibel sind in diesem Fall abgespeicherte Kopien von Führerscheinen. Wer als Unternehmen auf elektronische Archive und Prüfsysteme im Fuhrpark setzt, sollte sich daher professionell zum Thema Datenschutz im Fuhrpark beraten lassen. Speziell beim Kauf von Verwaltungsprogrammen ist darauf zu achten, dass sie auf dem neuesten Verschlüsselungsstand und offiziell zertifiziert sind. Die Mitarbeiter müssen im Übrigen in die Details der Datenverarbeitung eingeweiht sein oder zumindest einen Einblick in die Schutzeffizienz des Systems gewährt bekommen. Diese Pflicht zur Offenlegung ist im Art. 13 des EU-DSGVO festgeschrieben. Betroffene müssen des Weiteren zustimmen, dass Ihre Daten – vor allem Name, Adresse und Führerscheininformationen – arbeitsplatzbezogen verarbeitet werden dürfen. Verarbeiten heißt hier, das Erheben, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern und Übermitteln der jeweiligen Angaben. „Arbeitsplatzbezogen“ ist ein wichtiges Stichwort, denn eine externe Nutzung ist untersagt. Entsprechend ist dem Mitarbeiter der konkrete Zweck der Datenspeicherung darzulegen.
Neueste Entwicklungen und Trends im Bereich Datenschutz im Fuhrpark
Durch moderne, digitale Technik stellen sich immer mehr Fragen in Bezug auf den Datenschutz im Fuhrpark sowie an anderen Stellen im Unternehmen. Da Hacker theoretisch auch das beste Sicherheitssystem knacken können, geht der Trend nicht nur in Richtung verbesserter Verschlüsselung. Datenvermeidung ist mittlerweile einer der Grundsätze, auf den auch die europäische Datenschutz-Grundverordnung seit ihrer Verabschiedung im Mai 2018 drängt. Nicht zwingend benötigte Informationen sollten also gar nicht erst abgespeichert werden bzw. sollte es ein sinnvolles Löschkonzept geben. Auf Anfrage des betroffenen Mitarbeiters sind bestimmte Angaben wieder aus dem System zu entfernen. Dies betrifft nicht zuletzt auch die Fahrtenbücher bzw. das Tracking der Mitarbeiter auf Dienstreisen per GPS. Eine solche Mitverfolgung des Fahrtverlaufs ist grundsätzlich zulässig, so sie ausschließlich in der Dienstzeit stattfindet. Nach der arbeitsbezogenen Nutzung dieser Daten – z.B. im Rahmen des Trackings von Lieferdiensten – muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass der Fahrtenverlauf aus dem System verschwindet. Zudem ist auszuschließen, dass die Mitarbeiter in ihren Pausen per GPS verfolgt werden. Dies kann durch händisches Ausschalten des Navigationsgeräts erfolgen. Ein neuralgischer Punkt ist der Datenaustausch mit externen Firmen z.B. beim Outsourcen des Fuhrparks. Die verantwortlichen Manager sollten prüfen, ob das Fremdunternehmen unter dem Privacy Shield von Europäischer Union und USA handelt.
Was Sie in unserem E-Book erwartet
Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird die Verantwortlichkeit für den Datenschutz künftig im Fuhrpark selbst liegen – und nicht (mehr) beim Datenschutzbeauftragten. Die neuen Richtlinien gelten ohne Einschränkungen auch im Unternehmensfuhrpark. Das Fuhrparkmanagement beinhaltet nun neue Aufgaben und Anforderungen, die strengen Gesetzen unterliegen. Somit müssen sich sowohl Unternehmen, als auch Fuhrparkleiter mit den neuen Regeln auseinandersetzen. Informieren Sie sich jetzt und lesen unser ausführliches E-Book, das einen Überblick über alle Richtlinien gibt. Erfüllen Sie ab sofort und ohne Zweifel den Datenschutz in Ihrem Fuhrpark!
Dieses E-Book gibt Ihnen einen ausführlichen Überblick über alle Gesetze und Regeln, die Sie in Ihrem Fuhrpark beachten müssen. Sie lernen nicht nur alles über die Grundlagen des Datenschutzrechts, sondern erfahren auch, welche Konsequenzen Sie bei Verstößen erhalten.
Folgende Themen werden behandelt:
Grundlagen des Datenschutzes
Verantwortlichkeiten im Fuhrpark
Rechte eines Dienstwagenfahrers
Pflichten eines Unternehmens
Rechtskonforme Datenverabeitung
Personenbezogene Fahrzeugdaten im Fuhrpark
Es erwartet Sie ein tiefer Einblick in die Grundlagen des Datenschutzrechts und die damit verbundenen Aufgaben, die Sie als Fuhrparkleiter und Unternehmen übernehmen müssen. Garantieren Sie ab sofort, dass der Datenschutz in Ihrem Fuhrpark erfüllt wird und verhindern Bußgelder. Informieren Sie sich jetzt und laden unser kostenloses E-Book herunter.
Das E-Book wurde von dem Rechtsanwalt Lutz D. Fischer verfasst, der Experte auf dem Gebiet Dienstwagen- und Fuhrparkrecht ist. In seiner Kanzelei fischer.legal berät und vertritt er bundesweit Unternehmen und Privatpersonen zum Thema Datenschutzrecht im Fuhrpark. Durch seine langjährige Tätigkeit kennt er sich ausführlich mit den Gesetzen im Fuhrpark aus und fasst diese detailliert in dem E-Book zusammen.
Teilkapitel des eBooks
Falls Sie nur nach bestimmten Themen suchen und nicht das komplette eBook zum Thema Datenschutz im Fuhrpark lesen möchten, können Sie hier einzelne Kapitel herunterladen. Wir empfehlen jedoch für einen umfassenden Blick das komplette eBook herunterzuladen.
Der Fuhrparkleiter muss sich nicht nur um den Datenschutz im Fuhrpark kümmern. Die Aufgaben und Pflichten sind vielfältig und reichen von der Halterhaftung über die Beschaffung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Um den Fuhrpark modern zu managen, helfen verschiedene Formulare und Vorlagen:
Eine Dienstplan Vorlage ist in allen Betrieben hilfreich, um den Personaleinsatz bestmöglich zu planen. Gerade bei Unternehmen mit Fuhrpark ist das hilfreich, um sicherzustellen, dass genügend Fahrzeuge für die Mitarbeiter vorhanden sind. Dienst- und Schichtpläne können einfach per Excel oder Word erstellt werden. Für eine effizientere Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen hilft eine Fuhrparksoftware, die eine Fahrzeugbuchung beinhaltet.
Aufrechterhaltung der Arbeitsprozesse mit Excel Dienstplänen
Ein Excel Dienstplan hat das Ziel, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten. Für die Erstellung des Dienstplans kann ein Fuhrparkleiter eine Dienstplan Vorlage verwenden. Dabei handelt es sich häufig um einen Excel Dienstplan, der an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. In einer solchen Vorlage werden alle Mitarbeiter eingetragen. Aus dem Excel Dienstplan geht hervor, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit arbeitet. Auch Krankenstände und Urlaubstage können berücksichtigt werden. Der Plan kann von der Personalabteilung, aber auch von einem Fuhrparkleiter erstellt werden. Wer für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich ist, kann in jedem Unternehmen unterschiedlich sein.
Überblick über die Fahrzeugnutzung
Dem Fuhrparkleiter kann diese Aufgabe übertragen werden, wenn durch den Dienstplan die Fahrzeugnutzung erkenntlich sein soll. Grundsätzlich dient der Excel Dienstplan der Aufrechterhaltung sämtlicher Arbeitsprozesse. Wann arbeitet welcher Mitarbeiter und wann braucht dieser ein Fahrzeug? Die Koordinierung der Mitarbeiter und Fahrzeuge mit einer Dienstplan Vorlage ist vor allem dann erforderlich, wenn sich Mitarbeiter die Fahrzeuge teilen. Der Fuhrparkleiter kann so sofort erkennen, wie viele Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeiten und ob diese ein Fahrzeug benötigen.
Die Dienstplan Vorlage
In einer Dienstplan Excel-Datei werden alle Mitarbeiter aufgeführt. Dazu gibt es in der Vorlage eine entsprechende Spalte. Diese umfasst auch die Anzahl und die Tageszeit der gearbeiteten Schichten. So weist der Dienstplan Früh- Spät- und Nachtschichten, aber auch zeitversetzte Tagschichten aus. Im Plan findet jeder Mitarbeiter die Zeit, zu der er arbeiten muss. Es werden außerdem die freien Tage und die Tage der Krankheit vermerkt. Unternehmen können die Dienstplan Excel Vorlage für den eigenen Bedarf anpassen und neben den Mitarbeitern die Fahrzeuge eintragen, die der jeweilige Mitarbeiter zur Arbeitszeit nutzt.
Firmenwagen werden in vielen Branchen immer beliebter und für ArbeitnehmerInnen in Positionen wie dem Außendienst unentbehrlich. Der einzige Nachteil: Jede private Nutzung des Fahrzeugs gilt als sogenannter geldwerter Vorteil und muss wie ein Lohnzuschuss versteuert werden. ArbeitgeberInnen wählen für ArbeitnehmerInnen dabei oft die teurere Methode. Entwischen Sie jetzt der ‚Steuerfalle Firmenwagen‘ – mit dem Antrag auf Korrektur der Besteuerung des geldwerten Vorteils. Sie geben diesen einfach mit der Steuererklärung ab.
So versteuern Sie trotz Vorgabe vom Arbeitgeber mit dem Fahrtenbuch
Bei der Erstellung der Lohnsteuererklärung ist lediglich eine Beantragung gefragt: die Bitte um die Korrektur des geldwerten Vorteils. Dazu müssen die ArbeitnehmerInnen während des Jahres ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen und dieses mitsamt der Berechnung des geldwerten Vorteils der Steuererklärung beifügen. Einen Musterantrag mit der Berechnungsvorlage kann hier heruntergeladen werden.
Noch ein Tipp: Mit einem elektronischen Fahrtenbuch ist der immense Schreibaufwand eines handschriftlichen Fahrtenbuchs kinderleicht vermieden. Die Kosten für das elektronische Fahrtenbuch können die ArbeitnehmerInnen außerdem als Werbungskosten geltend machen und damit bis zu 42 % der entstehenden Kosten sparen.
Geldwerten Vorteil mit der Steuer zurückholen
Mit dem Fahrtenbuch können Fahrzeugnutzer den geldwerten Vorteil bei der Steuer zurückholen. Im Fahrtenbuch wird kilometergenau die tatsächliche Eigennutzung des Fahrzeugs erfasst und anschließend die exakte Steuerbelastung anteilig berechnet. Diese Methode ist besonders bei häufigen Geschäftsreisen sinnvoll, da der Nutzer nur für den tatsächlichen persönlichen Gebrauch bezahlt. Das Einsparpotenzial wird hier oft im vierstelligen Bereich gemessen.
Um Manipulationen vorzubeugen, stellen die Finanzbehörden jedoch bestimmte Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Sind die Angaben gefälscht oder unvollständig, kann das Fahrtenbuch im schlimmsten Fall von den Behörden zurückgewiesen werden. Dadurch muss der Steuerzahler das Fahrzeug nach der 1-Prozent-Regelung bei der Steuerklärung nachsteuern und oft hohe Nachzahlungen leisten.
Hier Antrag zur Korrektur des geldwerten Vorteils herunterladen und Steuern sparen!
Mehr zum digitalen Fahrtenbuch
Anstatt ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen, gibt es digitale Varianten wie von Vimcar. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet alle Fahrten automatisch auf. Der Nutzer muss die Fahrten im Nachhinein nur noch per Smartphone- oder Desktop-App kategorisieren. Dadurch spart er viel Zeit und verhindert Fehler. Das hilft bei der Anerkennung beim Finanzamt.
Entscheidung der ArbeitnehmerIn beim Firmenwagen zwischen Fahrtenbuch vs 1-%-Methode überlassen
MitarbeiterInnen eines Unternehmens müssen ihr Firmenfahrzeug versteuern, wenn sie es privat nutzen. Ausschlaggebend sind der Anteil der privaten Nutzung und die Art und Weise, wie Steuern berechnet werden. Wenn das Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt hat, erhalten die Mitarbeitenden einen geldwerten Vorteil, wenn sie das Fahrzeug privat nutzen. Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung, also ein Lohnzuschlag, der immer zu versteuern ist. Daher gilt: Firmenfahrzeuge sind steuerpflichtig.
Den geldwerten Vorteil von der Steuer zurückholen
Die meisten Unternehmen wählen dafür die 1-Prozent-Regelung. Wer das Firmenfahrzeug nur selten privat verwendet, für den kann es aber sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch für den geldwerten Vorteil zu führen. Will man seinen Dienstwagen lediglich dienstlich nutzen, sollte der Arbeitsvertrag die private Nutzung ausschließen. Dann muss man den geldwerten Vorteil nicht versteuern. Zum Ausgleich der Besteuerung von Sachbezügen kann man Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehen.
Die 1-Prozent-Regelung ist für Arbeitnehmer oft überteuert
Bei der Firmenwagenversteuerung haben die ArbeitnehmerInnen die Qual der Wahl zwischen zwei Methoden: der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Die 1-Prozent-Regelung berechnet die monatliche Steuerlast pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises. Je höher der Bruttolistenpreis, desto höher also auch die monatlich anfallende Lohnsteuer. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommen mit weiteren 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer hinzu. Bei einem Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro und einem täglichen Arbeitsweg von 15 Kilometer liegt der zusätzlich zu versteuernde geldwerte Vorteil also bei ganzen 580 Euro jeden Monat bzw. 6.960 Euro im Jahr.
Was ist die 1-Regelung in der Steuererklärung?
Bei der 1-Prozent-Regelung – auch Listenpreismethode genannt, wird bei der Berechnung der Einkommensteuer 1 Prozent des vollen Listenpreises eines Dienstwagens auf das Monatsgehalt aufgeschlagen. Dieser sogenannte geldwerte Vorteil erhöht das Bruttogehalt und dank der Steuerprogression auch den Steuersatz. Dadurch wird jeden Monat mehr Einkommensteuer gezahlt, was zu niedrigeren Nettolöhnen führt.
Das bedeutet, dass bei einem Bruttolistenpreis von beispielsweise 30.000 Euro pro Auto monatlich 300 Euro „mehr“ Lohn versteuert werden. Hinzu kommt eine Steuer von 0,03 Prozent des Bruttoinlandslistenpreises eines Pkws pro Kilometer zwischen Arbeits- und Wohnort.
Wer beispielsweise 20 Kilometer zum Büro fährt, muss monatlich 0,60 Prozent des Bruttolistenpreises als Einkommen versteuern. Dies gilt für alle privaten Reisen, wie zum Beispiel Urlaubsreisen oder Heimfahrten zum Mittagessen.
Einheitlicher Steuersatz nach der 1-Prozent-Regelung
Bei der Pauschalbesteuerung wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs der Steuer angerechnet. Daher wird die Pauschalbesteuerung auch als 1-Prozent-Regelung bezeichnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Neuwagen oder einen Gebrauchtwagen handelt – in beiden Fällen wird der Listenpreis des Autos berücksichtigt.
Bei Gebrauchtwagen kann die 1-Prozent-Regelung deshalb teuer werden, weil der Berechnung nicht der tatsächliche Kaufpreis zugrunde liegt. Wenn beispielsweise ein Gebrauchtwagen für 21.000 Euro gekauft wird, sein Listenpreis aber 30.000 Euro brutto beträgt, beträgt die monatliche Steuerbelastung 300 Euro, nicht die offensichtlichen 210 Euro.
Die Pauschalbesteuerung ist bei besonders intensiver Nutzung ebenso nachteilig. Die Pauschalberechnung kann eine weitergehende private Nutzung implizieren, als dies tatsächlich der Fall ist. Dabei gilt: Je geringer der private Nutzen, desto eher ist die Fahrtenbuchbesteuerung die günstigere Variante.
Alternative Fahrtenbuch: Zahlen Sie nur, was Sie tatsächlich fahren
Die Alternative ist das Dokumentieren jeder einzelnen Fahrt in einem Fahrtenbuch. Da Sie hier nicht pauschal, sondern nur die tatsächlichen Privatkilometer versteuern, fahren Sie mit dem Fahrtenbuch meist um einiges günstiger – mit einer potentiellen Ersparnis im vierstelligen Bereich. Trotzdem geben Arbeitgeber oft die 1-Prozent-Regelung vor. Denn diese spart im Vergleich mit dem Fahrtenbuch zwar keine Steuern, aber Bürokratie.
Ist die 1-Prozent-Methode vorgegeben, entsteht schnell der Irrtum, dass Sie nur mit einem möglichst günstigen Fahrzeugmodell Steuern sparen können. Doch dem ist nicht so. Jeder Arbeitnehmer hat das Wahlrecht im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die Besteuerung anhand eines Fahrtenbuches zu beantragen. So kann er den zu hoch angesetzten geldwerten Vorteil korrigieren lassen. Somit ist die Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer auch in diesem Fall mit dazugehörigen Vorschriften mögli
Die elektronische Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer
Vergleicht man die 1-Prozent-Methode mit dem Fahrtenbuch, fällt schnell auf, dass letzteres mit einem deutlich höheren Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden ist. Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden, d. h. nach jeder Fahrt ist es notwendig relevante Daten wie die gefahrenen Kilometer und die Start- und Zieladresse einzutragen. Im Arbeitsalltag ist das oftmals unpraktisch, da es viel Zeit kostet. Die Fahrtenbuchmethode für Arbeitnehmer muss jedoch nicht mit einem hohen Aufwand verbunden sein. Abhilfe kann hier das Führen eines digitalen Fahrtenbuches schaffen. Dieses zeichnet alle für das Finanzamt relevanten Daten automatisch auf. Selbstständig durchzuführen ist nur noch die Kategorisierung der Fahrten, was mit wenigen Klicks erledigt werden kann.
Der geldwerte Vorteil nach dem Fahrtenbuch
Mit dem Fahrtenbuch lässt sich der tatsächliche geldwerte Vorteil genau und fair ermitteln, sodass Arbeitnehmer nicht für Privatfahrten draufzahlen, die sie nie getätigt haben. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahres, die angefallenen Gesamtkosten des Betrieb-Fahrzeuges bescheinigen – von der Abschreibung bis hin zu Instandhaltung und Kraftstoffkosten.
Heruntergebrochen auf die Kilometerleistung des Fahrzeuges im Jahr und schließlich berechnet auf die gefahrenen Privatkilometer, ergibt sich der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist. Eine Anleitung zur Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode ist im Download enthalten. So kann statt mit der 1 Prozent Methode ebenfalls mit der Fahrtenbuchmethode als Arbeitnehmer versteuert werden.
Was ist bei dem Fahrtenbuch und dem geldwerten Vorteil zu beachten?
Anstelle eines pauschalen Satzes von einem Prozent kann der Fahrzeugnutzer auch die tatsächlichen Aufwendungen als Sachbezüge ansetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Wer ein Fahrtenbuch verwendet, kann alle fahrzeugbezogenen Ausgaben steuerlich absetzen, einschließlich der jährlichen Fahrzeugabschreibung ohne Sonderabschreibung.
Grundlage der Bewertung ist nicht der Listenpreis, sondern die tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer. Bei einem Neuwagen kann von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren ausgegangen werden. Bei Gebrauchtfahrzeugen ist die Restnutzungsdauer unter Berücksichtigung von Alter und Zustand des Fahrzeugs abzuschätzen.
Die Fahrzeugnutzer haben die Wahlfreiheit zwischen Fahrtenbuch und der Ein-Prozent-Regelung. Sie haben die Möglichkeit, zunächst mit ihrem Arbeitgeber zu vereinbaren, dass er die private Nutzung nach der Ein-Prozent-Abrechnungsmethode besteuert. Dann können die Fahrzeugnutzer dennoch die tatsächlichen Ausgaben in der Einkommensteuererklärung auf der Grundlage eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs und Einzelbelegen melden. Dieses Fahrtenbuch müssen die Fahrzeugnutzer jedoch von Anfang an führen.
Fazit: Ohne großen Aufwand geldwerten Vorteil von Steuer zurückholen
Ein elektronisches Fahrtenbuch empfiehlt sich für alle, die Zeit beim Fahrtenbuchführen sparen möchten. Digitale Fahrtenbücher nehmen die Mühe des Notierens ab und erinnern die Nutzer, wenn eine Fahrtenkategorisierung fehlt. Vimcar ist ein Beispiel für ein Programm, das mit einer optionalen mobilen Komponente wie einer App auf einem Smartphone kombiniert werden kann. Die Anwendung registriert einzelne Fahrten und überträgt sie an die Software. Am Ende erstellt es selbstständig ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Soft- und Hardware von Vimcar sind auf alle steuerlichen Anforderungen abgestimmte inklusive zehnjähriger Archivierungspflicht.
FAQ: So geldwerten Vorteil von der Steuer zurückholen
1. Wer entscheidet die Versteuerungsmethode beim Firmenwagen?
Wer entscheidet, ob ein Fahrtenbuch geführt werden soll oder ob die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt? Ob ArbeitnehmerInnen einen Dienstwagen nutzen dürfen, bestimmen immer die ArbeitgeberInnen. LohnbuchhalterInnen berechnen das zu versteuernde Einkommen nach der festen 1-Prozent-Regel. Es ist weniger Arbeit, als sie für einen/eine ArbeitnehmerIn mit Firmenwagen und Fahrtenbuch erledigen müssten.
Wer bereits eine Betriebsprüfung hatte, weiß, dass das Finanzamt hohe Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung stellt. Schon nachträgliche Änderungen oder kleine Fehler führen dazu, dass die PrüferInnen die Buchhaltung nicht erkennen. Allerdings ist eine feste 1-%-Pauschale für ArbeitnehmerInnen nicht immer vorteilhaft. ArbeitgeberInnen sollten daher die ArbeitnehmerInnen immer die Versteuerungsmethode selbst auswählen lassen.
2. Wie kann man auf das Fahrtenbuch wechseln?
Der Übergang zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Methode ist grundsätzlich nur zum Jahresende möglich. Wenn MitarbeiterInnen jedoch das Gefühl hat, dass die 1%-Regelung für sie nicht vorteilhaft ist, können sie mit der Steuererklärung auf die Fahrtenbuchmethode umsteigen. Voraussetzung ist allerdings, dass gleichzeitig ein vollständiges Fahrtenbuch geführt wurde. Zur Ermittlung der Steuer ist der geldwerte Vorteil vom Bruttoverdienst abzuziehen und durch den Betrag aus der Einzelmeldung zu ersetzen.
Die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an das Fahrtenbuch stellt, sind hoch. Sie werden durch die aktuelle Rechtsprechung auch nicht gelockert. Da ein Fahrtenbuch während und nicht zu Jahresbeginn begonnen wurde, hat das Finanzgericht Münster ein Fahrtenbuch nicht anerkannt. In einer Entscheidung hat das FG Münster entschieden, dass ein Fahrtenbuch nicht korrekt ist, wenn es mitten im Jahr angefangen wurde und zuvor die 1%-Regelung angewendet wurde.
Obwohl das Gesetz im Allgemeinen nicht regelt, wie lange ein Fahrtenbuch geführt werden muss, damit es als einwandfrei gilt, urteilte das Gericht in der oben genannten Entscheidung, dass ein Fahrtenbuch grundsätzlich mindestens ein Jahr lang geführt werden muss. Dies ist einerseits Ausdruck des von der Verordnung verfolgten Vereinfachungs- und Typisierungsgedankens und wird andererseits damit begründet, dass das Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum geführt werden muss.
Das gesamte Kalenderjahr ist hierfür ein angemessener Zeitraum und entspricht auch dem Auswertungszeitraum. Zudem besteht ein Manipulationsrisiko, wenn bestimmte Zeiträume mit höherem Privatanteil nicht erfasst werden. Hinweis: Ein elektronisches Fahrtenbuch verwaltet alle Fahrten bequem per App, das neue GPS-Fahrtenbuch verbindet sich vollautomatisch.
3. Wo trägt man den geldwerten Vorteil in der Steuererklärung ein?
Ein geldwerter Vorteil wird in der Steuererklärung als Einkommen angeführt, denn es geht hier um die private Nutzung eines Firmenwagens. Der Betrag richtet sich nach dem Kaufwert des Wagens (bzw. nach dem Kaufpreis). Bei der 1 Prozent Regel beträgt der geldwerte Vorteil, also der zu versteuernde Betrag 1 Prozent vom Kaufpreis des Wagens im Monat.
4. Inwiefern senkt das Fahrtenbuch die Einkommensteuer?
Im Fahrtenbuch werden alle Fahrten und Strecken, die mit dem Wagen zurückgelegt wurden, erfasst. Bei ordentlicher Führung des Fahrtenbuches ist aus diesem klar ersichtlich, welche Fahrten zu privaten Zwecken und welche zu geschäftlichen Zwecken gemacht wurden. Daraus ergibt sich dann, wie hoch der prozentuale Anteil an privaten Fahrten war. Ist dieser gering, oder kamen nur einzelne Privatfahrten vor, ist der Vorteil mit dem Fahrtenbuch zur Einkommensteuer wesentlich größer als bei der 1 Prozent Regelung, bei der eine starre Abgabe ans Finanzamt fällig wird. Daher wird das Fahrtenbuch die Einkommensteuer für die betreffende Person senken.
5. Fahrtenbuch zur Steuererklärung?
Auf jeden Fall sollte das Fahrtenbuch der Steuererklärung beigefügt bzw. in Kopie für das Finanzamt bereitstehen. Liegt ein elektronisches Fahrtenbuch vor, ist dem Finanzamt ein Ausdruck der Daten aus dem Kundenaccount der Fahrtenbuch-App zu übermitteln. Gerade, wenn das Auto hauptsächlich für berufliche Zwecke genutzt wird, schlagen die Steuererleichterungen erheblich zu Buche.
6. Kann ich das Fahrtenbuch zur Einkommensteuer als Excel-Datei ans Finanzamt senden?
Das ist nicht zulässig, da eine selbst erstellte, editierbare Datei manipulierbar ist und zu fehlerhaften oder unehrlichen Angaben führen kann. Beim Fahrtenbuch handelt es sich um ein Dokument, welches nicht verändert werden darf. Ansonsten könnte man sich der Dokumentenfälschung schuldig machen. Auch nachträgliche handschriftliche Korrekturen am Fahrtenbuch sind daher verboten. Es ist zudem mühsam und zeitaufwendig, das Fahrtenbuch manuell zu erstellen, doch mittlerweile gibt es einfachere Wege.
7. Gibt es beim Fahrtenbuch eine Alternative zur manuell geführten Form?
Ja, und zwar das elektronische Fahrtenbuch in Form eines Gerätes, welches unter dem Cockpit im Wagen an den OBD-Stecker anzuschließen ist. Das Gerät nimmt jede Fahrt und jede Strecke auf und dient dank der zusätzlichen Sim-Karte noch als "Notfallgerät", falls das Smartphone ausfällt. Die Daten werden mit Eingabe des Codes für das Gerät im Kundenaccount auf der Webseite eingesehen. Nach jeder Fahrt ist die Einordnung in "privat" oder "geschäftlich" eine Woche lang möglich. Das elektronische Fahrtenbuch hat zudem noch den Vorteil, dass Datenmanipulationen hier nicht möglich sind, welche zur Verhinderung von Fehlern und Straftaten dienen.
8. Geldwerter Vorteil bei Fahrtenbuch?
Beim Fahrtenbuch fällt der geldwerte Vorteil insofern weg, als der Anschaffungspreis des Wagens nicht prozentual als Einkommen angegeben werden muss. Ein weiterer Vorteil des Fahrtenbuches ist, dass die Kosten für die betriebliche Nutzung des Wagens abgesetzt werden können, vor allem auch dann, wenn es sich bei der geschäftlichen Nutzung um einen privaten Pkw handelt.
9. Ist das Fahrtenbuch bei Steuererklärungen das Mittel der Wahl?
In vielen Fällen, ja. Es sei denn, alle Wege werden mit einem Wagen zurückgelegt, der preiswert zweite Hand erworben wurde, zum Beispiel für 2.500 Euro. Hier wäre die vereinfachende 1-Prozent-Regel von Vorteil, da für die private Nutzung des Wagens im Monat nur 25 Euro an Einkommenssteuer anfallen würden. Dies wäre dann das kleinste Übel.
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