Unterhält ein Unternehmen mehrere Fahrzeuge oder sogar einen größeren Fuhrpark, fallen zwangsläufig jede Menge Kosten an. Wer hier sparen will, muss einen genauen Überblick darüber behalten, in welche Bereiche das Geld überhaupt fließt. Diese Zahlen werden im Rahmen einer Kostenträgerrechnung festgelegt. Im Fuhrparkmanagement wird dazu zwischen Fixkosten und variablen Kosten unterschieden.
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Darum ist die Trennung zwischen variablen Kosten und Fixkosten so wichtig
Die Aufspaltung der Gesamtkosten in Fixkosten und variable Kosten ist nicht nur wichtig, um den Überblick zu behalten, sondern auch eine wichtige Grundlage für die Kostenträgerrechnung. Es kann konkret kalkuliert werden, wie viel ein Einsatz mit einem bestimmten Fahrzeug kosten wird. Dies kann zum Beispiel nützlich sein, wenn Sie KundInnen ein Angebot unterbreiten wollen oder aber auch, wenn einer Ihrer eigenen MitarbeiterInnen auf eine Dienstreise muss und das günstigste Verkehrsmittel gewählt werden soll. Außerdem können Sie ermitteln, wann der Umsatz, der mit einer Fahrt gemacht wird, die Fixkosten und die variablen Kosten deckt, und wann Gewinn erzielt wird. In der Wirtschaft nennt man die Ermittlung dieses Punkts auch die „Break-Even-Analyse“.
Fixkosten im Fuhrpark
Als Fixkosten werden jene Kosten bezeichnet, die auch dann entstehen, wenn das Fahrzeug nicht bewegt wird. Sie sind dementsprechend nicht von den zurückgelegten Kilometern, also dem Beschäftigungsgrad des Fahrzeugs, sondern vom Nutzungszeitraum abhängig. So kann man beispielsweise die Fixkosten pro Jahr festlegen. Keinesfalls sollten Sie hier annehmen, dass Fixkosten statisch sind und immer gleich bleiben — sie sind lediglich laufleistungsunabhängig.
Die gängigsten Fixkosten
- zeitabhängige Abschreibung
- Leasingrate
- Personalkosten
- Prämien und Spesen
- Kfz-Steuerfixe Autobahngebühren (z.B. Vignetten)
- Versicherungen (z.B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherungen)
- Kreditzinsen
- kalkulatorische Zinsen
- Kfz-Prüfkosten
- Prüfkosten der Zusatzkosten ( z.B. Erste-Hilfe-Kasten, Feuerlöscher)
- Garagen
- Mietkosten
- fahrzeugbezogene Rüstzeitkosten
Variable Kosten im Fuhrpark
Variable Kosten sind im Gegensatz dazu laufleistungsabhängig. Das bedeutet, dass Kosten je nach Fahrzeugnutzung und Kilometerleistung variieren. Dennoch gilt: Auch bei den variablen Kosten ist der Verbrauch nicht unbedingt proportional zu den gefahrenen Kilometern. Es kommt letztendlich auch auf den Fahrzeugtyp an.
Die gängigsten variablen Kosten
- leistungsabhängige Abschreibung
- Kraftstoffkosten (betriebseigene Betankung oder Fremdbetankung)
- Öl/ Schmierstoffe
- Reifen
- Reparatur
- Kfz-Wartungskosten und Wartungskosten der Zusatzausrüstungen
- kilometerabhängige Autobahnnutzungsgebühren (z.B. Mautkilometer)
Mischkosten im Fuhrpark
In der Praxis ist es möglich, dass Kosten sowohl fix als auch variabel sind. Ein Beispiel wäre der Wertverlust eines Fahrzeugs, bei dem der Faktor Zeit und die Kilometerlaufleistung gleichermaßen eine Rolle spielen können. In der Regel werden diese Kosten jedoch eher den Fixkosten zugeordnet.
Fuhrparkkosten Kalkulation
Die Kosten des Fuhrparkmanagements im Blick zu behalten ist ein wichtiger Baustein für einen rentablen Betrieb. So könnte eine Beispielrechnung der Fuhrparkkosten aussehen:
Fixkosten = 10.000 € (Personalkosten) +360 € (Haftpflichtversicherung) = 10.360 €
Variable Kosten = 1350 € (Kraftstoffkosten) + 2.500 € (Reparatur) + 800 € (Winterreifen) = 4.650 €
Gesamtkosten = Fixkosten + variable Kosten = 15.010 €
FuhrparkleiterInnen ist es zu raten sich regelmäßig einen Überblick über alle fixen und variablen Kosten zu verschaffen und so die gesamten Fuhrparkkosten zu berechnen.
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So klappt die Reduzierung von Fuhrparkkosten
Der firmeneigene Fuhrpark kann oft ein großer Kostenblock werden. Bei sorgfältiger Planung und mit den richtigen Schritten und Tools lassen sich die Ausgaben jedoch reduzieren.
In vielen Fuhrparks ist ein Full-Service-Leasing-Paket, das die Kosten für Versicherung, Kfz-Steuer, Rundfunkbeitrag sowie Wartung und Reifenwechsel besonders attraktiv. Allerdings ist die Leasingdauer bei einem Fuhrpark selten sorgenfrei. Dennoch können Unternehmen günstigere Lösungen entdecken und damit Kosten sparen, wie z. B. in den Bereichen: Fahrzeugservice und -verwaltung sowie beim Kauf von Sommer- und Winterreifen. Nicht geplante Werkstattbesuche mit unbekannten Kosten sind mit Service und Verwaltung im Fuhrpark verbunden. Dies ist jedoch beim Betrieb von Fuhrparks unvermeidbar.
Kraftstoffverbrauch regulieren
Auf die Benzinpreise hat kaum einer einen Einfluss, dennoch sollte man sich mit dem Kraftstoff bei der Reduzierung der Kosten im Fuhrparkmanagement auseinandersetzen. Oft ist es sinnvoll, eine Lösung über einen Tankkartenanbieter zu finden. Neben einem kleinen Rabatt bietet die Tankkarte mehr Transparenz und ermöglicht die Interaktion mit dem Unternehmen. So kann man zur Bewusstseinsbildung leicht einen kleinen Spritspar-Wettbewerb veranstalten oder die Nutzer mit ihrem Fehlverhalten konfrontieren.
Car Policy spart Kosten im Fuhrparkmanagement
Ein weiterer Kostenblock ist die Privatnutzung der Firmenfahrzeuge. Auch wenn viele Firmenfahrzeuge privat genutzt werden können, so gelten sie doch als Unternehmensdienstleistung. Eine klare Firmenwagenpolitik ist nicht nur für die interne Transparenz wichtig, sondern spart auch Geld, beugt Schäden vor und verringert den Verschleiß und den Kraftstoffverbrauch. Fuhrparkverantwortliche können mittels der Car Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag Regeln zum Fahrzeugumgang festlegen und so die Fuhrparkkosten regulieren. Nicht zuletzt hilft eine Fuhrparkkosten Analyse oder eine Software dabei, die Ausgaben im Fuhrpark im Blick zu behalten und so zu senken.
Wie hilft eine Fuhrpaksoftware dabei, Fuhrparkkosten zu senken?
Es kann, wie oben beschrieben, schwierig sein, in einem Fuhrpark jeder Größe den Überblick über alle anfallenden Kosten zu behalten und diese regelmäßig und bestmöglich zu reduzieren. Eine Fuhrparksoftware bietet hier viele Vorteile, um durch z. B. automatisierte Kostenstatistiken und -analysen ein vollständiges Bild der Kosten aufzuzeigen. Fuhrparkverantwortliche können so nicht nur die Aufgaben automatisieren, sondern auch aktiv die Fuhrparkkosten senken. Alle Fahrzeuginformationen werden an einem einzigen Ort gespeichert und sind über eine einzige Datenquelle zugänglich, anstatt über mehrere komplexe Excel-Tabellen. Das ist entscheidend, wenn FuhrparkleiterInnen nach Fahrzeugen mit hohem Kraftstoffverbrauch oder überteuerten Leasingverträgen suchen möchten. Diese Transparenz hilft Fuhrparkverantwortlichen auch bei der Entscheidung zwischen einem Kauf oder Leasing von Fahrzeugen, der Einführung von Tankkarten oder dem Umstieg zur E-Mobilität.
Zeit und Kosten im Fuhrparkmanagement sparen
Wenn der Fuhrpark oder einzelne Fahrzeuge im Fuhrpark nur selten genutzt werden, machen die Fixkosten einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten einer Fahrt aus. Sind die vorhandenen Fahrzeuge jedoch gut ausgelastet, sinkt der Anteil der Fixkosten und damit auch die Kosten pro Nutzung. Die Fahrzeuge sollten verfügbar sein, wenn sie benötigt werden. Allerdings sollten keine unnötig hohen Kosten durch ungenutzte Fahrzeuge entstehen. Eine Software kann hier von erhöhtem Nutzen sein, um die Fuhrparkkosten auf verschiedene Weisen zu reduzieren. Beispielsweise hilft sie dabei, Touren bestmöglich zu planen und einen Überblick über Fahrzeugbuchungen zu behalten. Das Fuhrparkpersonal kann so identifizieren, welche Fahrzeuge häufig in Betrieb sind und welche hingegen unausgelastet sind.
Fuhrparkkosten über Schnittstellen identifizieren
Schnittstellen, die durch eine Software sichergestellt werden können, sind für Betriebe zur Senkung von Fuhrparkkosten zunehmend relevanter. Zum einen sollen bereits von Anfang an existierende Lösungen in ein vernetztes Gesamtsystem integriert werden, um eine maximale Transparenz zu erreichen. Zweitens, weil die Prozesse miteinander verbunden sind und Daten für einen effizienten Arbeitsablauf automatisch von einem Prozess zum nächsten übertragen werden sollen. Dies ermöglicht gerade in großen Fuhrparks die Automatisierung von Prozessen und die Optimierung von Arbeitsabläufen, die sonst einen massiven Arbeitsaufwand bedeuten würden.
Die Suche nach der besten Software ist von den Bedürfnissen des Unternehmens bestimmt. Daher ist es am besten, jede Software im Hinblick auf die wichtigsten Funktionen zu vergleichen, um festzustellen, welche Software oder welches System das beste Fahrzeugmanagement für den Fuhrpark ist.
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