Laptop mit Fuhrparksoftware geöffnet

Moderne Flottenmanagement Systeme bieten zahlreiche Vorteile für kleine wie große Unternehmen. Neben einer effizienten Einsicht in Aktivitäten und Steuerung zählt die schnelle Senkung der Kosten dazu.

Kostenmanagement - Welche Ersparnis kann eine Fuhrparkmanagement Software bringen?

Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen. Wer immer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität.

Porzellan-Fabrikant Philip Rosenthal Tweet

Denn die Studie „Fuhrparkmanagement 2019“ vom Marktforschungsinstitut Dataforce zeigt: Nur gut ein Viertel der befragten Fuhrparkleiter ermitteln tatsächlich ihre Betriebskosten. Immerhin knapp 4 Prozent planen zukünftig ein solches Monitoring. Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen gilt jedoch, dass sie eine Kostenüberwachung überhaupt nicht in Betracht ziehen. Doch mit dieser Einstellung gehen viele Euro verloren. Insgesamt können Kosten um bis zu 20 Prozent mit der Einführung einer Fuhrparkmanagement Software gedrückt werden. Dabei ist aber noch gar nicht einkalkuliert, was die Zeitersparnis zusätzlich noch bringt.

Völlige Transparenz

Fest steht, dass eine Fuhrparkverwaltungssoftware alle Informationen und Daten über den Fuhrpark in einem System bündelt. Dadurch hat der Fuhrparkmanager jederzeit die Übersicht über Verträge, Rechnungen, Kosten, Termine und Kilometerstände. Das wichtigste: Er weiß immer, welcher Fahrer dieses Fahrzeug nutzt und ob es sich um ein Leasing– oder ein Kauffahrzeug handelt. Diese Übersicht verschafft völlige Transparenz in allen Bereichen und enttarnt überflüssige Kostentreiber.

Kostenersparnis von Anfang an

Egal, ob nun 10, 100 oder 1000 Fahrzeuge im Pool stehen – eine Fuhrparkmanagement Software hilft bei allen Fuhrpark-Arten Kosten zu sparen. So können Mehrkilometer bereits ab dem ersten Einsatz einer Software der Vergangenheit angehören. Mobilitätsmanagement-Plattformen sparen zusätzlich Zeit, denn sie weisen die Kostenpositionen auf Rechnungen automatisch den einzelnen Fahrzeugen und Kostenarten zu. Die Kostenübersicht lässt sich aktuell aufrufen, unnötige Ausgaben können sofort eliminiert werden. Dadurch wird eine Senkung der Gesamtkosten bis zu 25 Prozent ermöglicht. Ein weiteres interessantes Detail: Laut einer kürzlich durchgeführten Studie des Institute for Energy Diversification and Saving kann schon eine 10-prozentige Reduzierung der Treibstoffkosten zu einer 31-prozentigen Steigerung des Gewinns führen. Der Effekt für das Geschäftsergebnis kann also gewaltig sein.

Hohe Betriebskosten, wenig Auslastung

Ganz besonders für Firmen mit kleineren und mittleren Fuhrparks lohnt sich Fuhrparkmanagement Software, weil sie mit jedem Euro rechnen müssen. Ein Outsourcing bietet sich für sie also an – nur so ist ein optimales und effizientes Fuhrparkmanagement möglich. Einem einzelnen Mitarbeiter fehlt schlichtweg die Zeit, das Wissen und die Übersicht, um alle Verträge im Auge zu behalten und möglicherweise zu entbündeln. Alleine das Einhalten von Laufleistungsvereinbarungen der Leasingverträge und Änderungen der Leasingverträge kann 15 bis 25 Prozent an Ersparnis bringen. Die Unterstützung durch Software, die einen Laufleistungsrechner beinhaltet, wirkt hier wahre Wunder. Und viele Verantwortliche für den Fuhrpark wissen gar nicht, ob ihre Fahrzeuge nun stehen oder wirklich von den Fahrern genutzt werden. Bei durchschnittlich jährlichen Kosten von 9.500 Euro pro Jahr sollte ein PKW aber möglichst durchgängig genutzt werden.

Reparaturkosten bis zu 40 Prozent senken

Werkstatt
Das Schadenmanagement kann durch eine Fuhrparksoftware optimiert werden.

Hier eine Batterie austauschen, dort ein Kratzer lackieren: Experten wissen, dass ein optimiertes Werkstattkonzept die Reparaturkosten im Vergleich zur Reparaturrate in der Fullservice-Leasingrate um teilweise 40 Prozent senken kann. Klar überschaubare Leistungen und entbündelte Services entlasten die Kosten eines Fuhrparks erheblich. So gibt es mittlerweile Verträge, die festgelegte Einsparungsziele enthalten. Dazu werden diese in regelmäßigen Abständen geprüft und mit dem Kunden neu definiert. Senkung von Reparatur- und Schadenkosten sowie eine Reduzierung der internen Prozesskosten reichen bereits aus, um ein großes Sparpotential zu erreichen. Denn nur Unternehmen mit maßgeschneiderten Flottenmanagement-Lösungen können einen präventiven Wartungsplan aufstellen und künftig viel Zeit und Geld sparen. Mehr zum Thema Risiko- und Schadenmanagement.

Zeit sparen, Kunden begeistern

Es gibt allerdings auch Parameter, deren Auswirkungen sich nicht direkt in barer Münze messen lassen. Dazu zählt etwa die Kundenzufriedenheit. Denn Flottenmanagement-Software erleichtert auch Buchungen und Terminerinnerungen. So kann man sich benachrichtigen lassen, wenn ein Techniker in Verzug gerät oder einen zugeteilten Auftrag noch nicht abgerufen hat. Kunden profitieren dank GPS-Nachverfolgung von genaueren Zeitangaben, erhalten Terminbestätigungen und Erinnerungen. Den Kunden freut es, weil er nicht unnötig warten muss, sondern immer über den aktuellen Stand informiert ist. Das wiederum könnte die Entscheidung des Kunden beeinflussen, auch zukünftig mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Der Einsatz von GPS macht nicht nur den Versand effizienter, sondern verbessert auch den Kundenservice und spart Flottenmanagern wertvolle Zeit fürs Telefonieren. Sie müssen die Fahrer nicht mehr bei Updates anrufen.

Verbesserung der Routen, Tankbetrug aufdecken

Flottenmanagement Software ist ein wahrer Alleskönner. Dank des praktischen Tools können Unternehmen, die Arbeitstage, Routen und Bereitstellung ihrer Fahrzeugflotte effizient planen. Der Lohn: Aus den verfügbaren Ressourcen wird das Optimum herausgeholt und langfristig lässt sich Geld sparen. Experten gehen davon aus, dass die Auswertung von GPS Daten und die Optimierung von Routen bis zu 12 Prozent Ersparnis bringen kann. Außerdem lassen sich auch maßgebliche Betrugsfälle durch Mitarbeiter damit aufdecken. Denn in den meisten Unternehmen gibt es

Tanken
Wirtschaftliches Fahren spart nicht nur Kosten, sondern schützt auch die Natur.

immer noch viele unentdeckte Fälle von Tankbetrug. Mit der Hilfe einer Tankkarte und deren Integration in einer Fuhrparkmanagement Software kann der Mitarbeiter besser überwacht werden. Tankbetrug gehört damit der Vergangenheit an.

Erhöhte Fahrersicherheit spart Geld

Neben Personal und Gebäude gilt der Fuhrpark in kleinen und mittelgroßen Unternehmen meist als drittgrößter Kostenfaktor. Auch den administrativen Aufwand sollten Verantwortliche beim Fuhrpark nicht unterschätzen. Dazu zählt auch die Fahrersicherheit. Um sie zu stärken, sind etwa Fahrsicherheitstrainings sinnvoll. Eine kürzlich veröffentlichte Studie kommt zu dem Schluss, dass die Geschwindigkeit der Kern des Verkehrssicherheitsproblems sei und dass bei etwa 30 Prozent der tödlichen Unfälle die Geschwindigkeit einen wesentlichen Faktor darstellt. Aus diesem Grund stellt das Fahrverhalten einen der Hauptschwerpunkte für Flottenmanagement-Systeme dar. Zum einen, um hohe Kosten durch Schäden bei Unfällen zu vermeiden. Zum anderen, um Strafzettel wegen zu hoher Geschwindigkeit zu reduzieren.

Broschüre Fleet Pro


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