Wer auf Geschäftsreisen geht, kann mit der Reisekostenabrechnung viel Geld sparen. Ein Großteil der für Dienstreisen aufgewendeten Kosten ist steuerlich anrechenbar oder wird vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt. Um alle Einsparpotenziale auszuschöpfen, muss man genau wissen, welche Kosten anrechenbar sind und welche Anforderungen an eine korrekte Reisekostenabrechnung gestellt werden.

ein Fuhrparkleiter macht die Reisekostenabrechnung am PC
Ein Fuhrparkleiter macht die Reisekostenabrechnung für seine Mitarbeiter am Computer.

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Es ist wichtig, die Abrechnung detailliert und lückenlos zu erstellen. Zum einen vermeidet man damit, dass das Finanzamt Kosten nicht anerkennt und zum anderen nutzt man alle Potenziale, um Steuern zu sparen. Zunächst stellt sich die Frage, was als Dienst- oder Geschäftsreise gilt. Dabei handelt es sich um Reisen, die man auf Weisung des Arbeitgebers macht und für die man entweder den eigenen Pkw oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt. Stellt der Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung, impliziert dies, dass damit alle anfallenden Kosten für die Fahrt übernommen werden. Dennoch kann man mit der Abrechnung der Reisekosten Steuern sparen, denn die Übernachtungskosten, die Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand sind steuerlich absetzbar. Typische Geschäftsreisen sind:

  • Fahrten zu Kunden
  • Weiterbildungen
  • Teilnahme an Tagungen und Messen
  • Fahrten aufgrund wechselnder Einsatzorte (Montage)

Oft trägt der Arbeitgeber diese Kosten und erstattet sie dem Arbeitnehmer steuerfrei. Dann kann man die Reisekosten selbstverständlich nicht in der Steuererklärung geltend machen. Prinzipiell ist der Arbeitgeber jedoch nicht zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Trägt der Arbeitnehmer die Reisekosten, kann er diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Steuerliche Vorteile bringt dies jedoch nur dann, wenn die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro überschritten wird.

Gibt es formale Vorgaben für die Erstellung der Reisekostenabrechnung?

Es müssen keine formalen Vorgaben erfüllt werden. Dennoch ist es empfehlenswert, ein Formular zu nutzen, auf dem alle Reisekosten übersichtlich und nachvollziehbar aufgelistet werden. Auf diese Weise kann die Buchhaltung die Abrechnung überprüfen und für eine zügige Auszahlung der Reisekosten sorgen. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, dient die Abrechnung der Vorlage beim Finanzamt.

Welche Kosten werden als Reisekosten anerkannt?

Man kann alle unmittelbar mit der Dienstreise zusammenhängenden Kosten vom Arbeitgeber zurückfordern oder als Werbungskosten geltend machen. Dazu gehören folgende Kostenarten:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Telefon- und Internetkosten

Wer mit dem Flugzeug, der Bahn, einem Mietwagen oder im Taxi reist, kann die Rechnungen als Beleg für die Kosten verwenden. Wenn der private Pkw genutzt wird, können zwei verschiedene Methoden zur Abrechnung der Kosten genutzt werden. Entweder es wird eine Kilometerpauschale von 30 Cent (20 Cent für Motorräder oder Mopeds) angerechnet, wobei es unerheblich ist, ob man Mitfahrer befördert. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen fahrzeugindividuellen Kilometerpreis zu ermitteln. Für beide Abrechnungsvarianten ist es nötig, ein Fahrtenbuch zu führen. Bei letzterer Variante werden die alle Kosten, die gesamten gefahrenen Kilometer sowie die beruflich gefahrenen Kilometer über das Jahr aufgelistet.

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht. Es gelten Pauschalen: Dauert die Dienstreise nur einen Arbeitstag, werden 12 Euro erstattet, bei längeren Dienstreisen steigt der Satz auf 24 Euro pro Tag. Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere, vom jeweiligen Reiseland abhängige, Sätze.

Die Übernachtungskosten werden über eine Pauschale oder mit einem Beleg über die tatsächlich angefallenen Kosten abgerechnet. Sind in den Übernachtungskosten auch Verpflegungskosten (beispielsweise für das Frühstück) enthalten, müssen diese von den Übernachtungskosten abgezogen werden.

Zu Reisenebenkosten zählen Kosten für Fähren, Mautgebühren, Parkgebühren oder auch die Kosten für den Transport des Gepäcks. Neben der detaillierten Auflistung aller Kosten und der Einreichung der entsprechenden Belege sollte die Reisekostenabrechnung auch das Datum und die Dauer der Dienstreise sowie eine Angabe über den Grund und selbstverständlich das Reiseziel enthalten. Auf Belege kann nur verzichtet werden, wenn Pauschalbeträge abgerechnet werden.

Reisekostenabrechnung Vorlage

Es ist üblich, für die Reisekostenabrechnung Muster in Druckform oder als Exceltabellen in Online-Programmen für Fuhrunternehmen und Firmen mit einer großen Anzahl an Dienstreisen zu nutzen. Zunehmend geht der Trend aber auch hin zu rein digitalen Prozessen. Die Mitarbeiter können ihren Mehraufwand dann einfach in einer App einreichen und die Beträge werden automatisch in die Reisekostenabrechnung in Excel übertragen.



Reisekostenabrechnung Muster und Vorlagen

In allen Unternehmen, die mit Logistik und langen Dienstfahrten ihrer Mitarbeiter zu tun haben, ist die Reisekostenabrechnung ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Wer für die Firma unterwegs ist, muss sich den Verpflegungsmehraufwand, die Kosten für die Hotelübernachtung, Benzin und eventuell Trinkgelder notieren. Die Belege sind dabei stets mitzunehmen und abzuheften. Moderne Technik macht es mittlerweile möglich, dass die Tankkosten bspw. über eine spezielle Tankkarte bezahlt werden können. Eine solche Lösung ist u.U. auch für Hotels denkbar. Nichtsdestotrotz sollte am Ende der Fahrt eine Abrechnung stehen, über welche der Mitarbeiter die Mehrkosten für die Dienstreise einfordern kann. Nicht alle Kosten müssen übrigens vom Arbeitgeber erstattet werden. Das Finanzrecht lässt es schließlich zu, dass sich der Mitarbeiter das Geld über die Steuer im Bereich Werbungskosten wiederholt. Wenn über das

die Reisekostenabrechnung wird am PC durchgeführt
Die Reisekostenabrechnung wird am Laptop gemacht.

Unternehmen abgerechnet werden soll, ist es sinnvoll, sich für die Reisekostenabrechnung Muster und Vorlagen zuzulegen. Diese sind bspw. online als Formular und in Form einer App verfügbar. Hier tragen die Arbeitnehmer ein, welche Kosten bei Dienstfahrten entstanden sind. Bei Reisen mit dem Auto ist es außerdem wichtig, dass ein detailliertes Fahrtenbuch geführt wird. An dieser Stelle muss u.a. der Zweck der Tour vermerkt und geschäftlich strikt von privat

getrennt werden. Während die Kosten für Benzin, Maut, Parkgebühren, WLAN und ähnliches meist exakt benannt werden, gibt es für den Verpflegungsmehraufwand bei längeren Fahrten Pauschalen. Üblich ist es, in der Reisekostenabrechnung für mehr als acht Stunden zwölf Euro zu veranschlagen. Dieser Wert gilt auch für jeden An- und Abreisetag. Für 24 Stunden fallen 24 Euro pauschal an.

Trends im Fuhrpark: Wie werden Reisekostenabrechnungen erstellt​

Ganz klassisch wird jeder Mehraufwand in ein vorgedrucktes Formular eingetragen und später vom Fuhrparkverantwortlichen oder der Buchhaltung in die Reisekostenabrechnung in Excel eingefügt. Durch den technischen Fortschritt und die Digitalisierung lässt sich dieser Vorgang aber heutzutage deutlich vereinfachen. Ihre Kosten können die Mitarbeiter nunmehr online in ein Protokoll eintragen oder sogar per App via Smartphone ihre Ansprüche stellen. Im Nachhinein ist zwar immer noch die Einreichung der Belege erforderlich – doch selbst dieser Aufwand wird durch die zunehmende Nutzung von Firmenkreditkarten vermindert. Bei der Reisekostenabrechnung in Excel werden dabei bestimmte Funktionen vorprogrammiert. Die Buchhaltung muss nur noch eine bestimmte Kilometeranzahl eintragen und erhält automatisch den von der Kostenerstattung gewährten Betrag. Selbiges ist der Fall bei den Pauschalbeträgen für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen.

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