Reisekostenabrechnung

Wer auf Geschäftsreisen geht, kann mit der Reisekostenabrechnung viel Geld sparen. Ein Großteil der für Dienstreisen aufgewendeten Kosten ist steuerlich anrechenbar oder wird vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt. Um alle Einsparpotenziale auszuschöpfen, muss man genau wissen, welche Kosten anrechenbar sind und welche Anforderungen an eine korrekte Reisekostenabrechnung gestellt werden. Hier finden Sie alle Informationen zur Reisekostenabrechnung.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?​

Es ist wichtig, die Reisekostenabrechnung detailliert und lückenlos zu erstellen. Zum einen vermeidet man damit, dass das Finanzamt Kosten nicht anerkennt und zum anderen nutzt man alle Potenziale, um Steuern zu sparen. Zunächst stellt sich die Frage, was als Dienst- oder Geschäftsreise gilt. Dabei handelt es sich um Reisen, die man auf Weisung des Arbeitgebers macht und für die man entweder den eigenen Pkw oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt. Stellt der Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung, impliziert dies, dass damit alle anfallenden Kosten für die Fahrt übernommen werden. Dennoch kann man mit der Abrechnung der Reisekosten Steuern sparen, denn die Übernachtungskosten, die Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand sind steuerlich absetzbar.

Geld

Typische Geschäftsreisen für Reisekostenabrechnungen:

  • Fahrten zu Kunden (Betriebsfahrten)
  • Weiterbildungen
  • Teilnahme an Tagungen und Messen
  • Fahrten aufgrund wechselnder Einsatzorte (Montage)

Oft trägt der Arbeitgeber diese Kosten und erstattet sie dem Arbeitnehmer steuerfrei. Dann kann man die Reisekosten selbstverständlich nicht in der Steuererklärung geltend machen. Prinzipiell ist der Arbeitgeber jedoch nicht zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Trägt der Arbeitnehmer die Reisekosten, kann er diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Steuerliche Vorteile bringt dies jedoch nur dann, wenn die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro überschritten wird.

ein Fuhrparkleiter macht die Reisekostenabrechnung am PC

Gibt es formale Vorgaben für die Reistekostenabrechnung?

Es müssen keine formalen Vorgaben bei der Reisekostenabrechnung erfüllt werden. Dennoch ist es empfehlenswert, eine Reisekostenabrechnung Vorlage zu nutzen, auf dem alle Reisekosten übersichtlich und nachvollziehbar aufgelistet werden. Auf diese Weise kann die Buchhaltung die Abrechnung überprüfen und für eine zügige Auszahlung der Reisekosten sorgen. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, dient die Reisekostenabrechnung der Vorlage beim Finanzamt.

Vorlagen für die Reisekostenabrechnung​

In allen Unternehmen, die mit Logistik und vielen Dienstfahrten ihrer Mitarbeiter zu tun haben, ist die Reisekostenabrechnung ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Wer für die Firma unterwegs ist, muss sich den Verpflegungsmehraufwand, die Kosten für die Hotelübernachtung, Benzin und eventuell Trinkgelder notieren. Die Belege sind dabei stets mitzunehmen und abzuheften. Bei einer höheren Anzahl an Dienstreisen bedeutet die Reisekostenabrechnung viel Schreibarbeit. 

Es ist daher üblich, Vorlagen oder Excel Dateien für die Reisekostenabrechnung zu nutzen. Vor allem für Firmen und Fuhrparks mit einer höheren Anzahl an Dienstreisen hilft eine Fahrtkosten Vorlage als Excel-Datei dabei, einen Überblick zu behalten und die Weiterverarbeitung zu vereinfachen. Hier finden Sie eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung mit Excel.

Reisekostenabrechnung Excel Vorlage

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Reisekostenabrechnung - diese Kosten werden anerkannt​

Reisekostenabrechnung FahrtkostenMan kann alle unmittelbar mit der Dienstreise zusammenhängenden Kosten mit der Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber zurückfordern oder als Werbungskosten geltend machen. Dazu gehören folgende Kostenarten:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Telefon- und Internetkosten

Wer mit dem Flugzeug, der Bahn, einem Mietwagen oder im Taxi reist, kann die Rechnungen als Beleg für Reisekostenabrechnungen verwenden. Wenn der private Pkw genutzt wird, können zwei verschiedene Methoden zur Reisekostenabrechnung genutzt werden. Entweder es wird eine Kilometerpauschale von 30 Cent (20 Cent für Motorräder oder Mopeds) angerechnet, wobei es unerheblich ist, ob man Mitfahrer befördert. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen fahrzeugindividuellen Kilometerpreis zu ermitteln. Für beide Abrechnungsvarianten ist es nötig, ein Fahrtenbuch zu führen. Bei letzterer Variante werden die alle Kosten, die gesamten gefahrenen Kilometer sowie die beruflich gefahrenen Kilometer über das Jahr aufgelistet.

Verpflegungsmehraufwand​

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht. Es gelten Pauschalen: Dauert die Dienstreise nur einen Arbeitstag, werden 12 Euro erstattet, bei längeren Dienstreisen steigt der Satz auf 24 Euro pro Tag. Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere, vom jeweiligen Reiseland abhängige, Sätze. Mehr zum Thema Verpflegungsmehraufwand.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten werden in der Reisekostenabrechnung über eine Pauschale oder mit einem Beleg über die tatsächlich angefallenen Kosten abgerechnet. Sind in den Übernachtungskosten auch Verpflegungskosten (beispielsweise für das Frühstück) enthalten, müssen diese von den Übernachtungskosten abgezogen werden.

Reisenebenkosten​

Zu Reisenebenkosten zählen Kosten für Fähren, Mautgebühren, Parkgebühren oder auch die Kosten für den Transport des Gepäcks. Neben der detaillierten Auflistung aller Kosten und der Einreichung der entsprechenden Belege sollte die Reisekostenabrechnung auch das Datum und die Dauer der Dienstreise sowie eine Angabe über den Grund und selbstverständlich das Reiseziel enthalten. Auf Belege kann nur verzichtet werden, wenn Pauschalbeträge abgerechnet werden.

Trends bei der Reisekostenabrechnung

die Reisekostenabrechnung wird am PC durchgeführt
Die Reisekostenabrechnung wird am Laptop gemacht.

Ganz klassisch wird jeder Mehraufwand in ein vorgedrucktes Reisekostenabrechnung Excel oder PDF Formular eingetragen und später vom Fuhrparkverantwortlichen oder der Buchhaltung in die firmeneigene Reisekostenabrechnung in Excel eingefügt. Durch den technischen Fortschritt und die Digitalisierung lässt sich dieser Vorgang aber heutzutage deutlich vereinfachen. Ihre Kosten können die Mitarbeiter nunmehr online in ein Protokoll eintragen oder sogar per App via Smartphone ihre Ansprüche stellen. Im Nachhinein ist zwar immer noch die Einreichung der Belege zur Reisekostenabrechnung erforderlich – doch selbst dieser Aufwand wird durch die zunehmende Nutzung von Firmenkreditkarten vermindert. Bei der Reisekostenabrechnung in Excel werden dabei bestimmte Funktionen vorprogrammiert. Die Buchhaltung muss nur noch eine bestimmte Kilometeranzahl eintragen und erhält automatisch den von der Kostenerstattung gewährten Betrag. Selbiges ist der Fall bei den Pauschalbeträgen für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen.

Reisekostenabrechnung in 3 Minuten erklärt