Fuhrparkkosten senken

Die Kosten im Fuhrpark sollen gesenkt werden? Ob bei der Instandhaltung, dem Leasing-Vertrag oder beim Kraftstoff: Lesen Sie hier nach, wo Sie noch sparen können.

Sparen, sparen, sparen — aber wie? An das Fuhrparkmanagement werden hohe Anforderungen gestellt. Organisation, Instandhaltung, Fahrerunterweisungen (wie z. B. die Fahrererstunterweisung) und dann auch noch der beständige Wunsch der Geschäftsleitung, dass die Fuhrparkkosten doch bitte gesenkt werden sollten. So kann ein Fuhrparkleiter schnell einmal unter Druck geraten. Gerade bei der Kostenverwaltung gilt es aber, einen kühlen Kopf zu bewahren und auch das kleinste Leck im Finanzplan ausfindig zu machen.

Inhaltsverzeichnis

Fuhrparkkosten senken mit der richtigen Kostenerfassung: Transparente Analyse

Der Teufel liegt im Detail — und Details können bei einer chaotischen Verwaltung leicht untergehen. Aus diesem Grund muss die Kostenerfassung im Fuhrparkmanagement so ordentlich und transparent wie möglich geführt werden. Listen Sie sämtliche Kosten auf, die in Ihrem Unternehmen entstehen. Dies können direkte Kosten, beispielsweise Einkäufe aber auch indirekte Kosten, wie Personalkosten oder Kosten zur Kontrolle von Fahrtenbuch oder Führerscheinen. Mehr Information über mögliche Kosten im Fuhrpark können Sie im Artikel “diese Kosten fallen im Fuhrpark an” nachlesen.

Die Auflistung der Kosten verschafft Ihnen im zweiten Schritt eine gute Vergleichsmöglichkeit: Wo gibt es Auffälligkeiten, wie sind die Kosten verteilt, wo kann gespart werden. Basierend auf dieser Datenmenge ist es zudem sinnvoll, sich Gedanken darüber zu machen, inwiefern eine Software bei der Verwaltung der verschiedenen Kostenquellen unterstützen kann. Die transparente Kostenerfassung erfolgt im Idealfall für jedes Fahrzeug einzeln und auch je Cent pro Kilometer. Auch eine Berechnung der Kosten pro Fahrzeug und Fahrer kann sinnvoll sein. So wird ein direkter Überblick darüber geschaffen, ob ein Fahrzeug richtig und effizient genutzt wird und ob sich Fahrer den Richtlinien entsprechend verhalten. Auf dieser Basis kann dann zum Beispiel eine Fahrerunterweisung eingeleitet werden, die eine bessere Nutzung des Fahrzeugs mit sich bringt.
Sind die Kosten übersichtlich aufgelistet, ist es einfacher die größten Kostenfaktoren ausfindig zu machen, Sparmaßnahmen zu planen und so die Fuhrparkkosten langfristig zu senken. Für jeden Kostenbereich, gilt es verschiedenes zu beachten.

Sparen mit der Instandhaltung: Jeden Service ausnutzen

Ein großer Faktor in der Fuhrparkkostenanalyse ist die Instandhaltung. Reparaturen, Inspektionen, Werkstattkosten — für all das muss gesorgt werden. Achten Sie aus diesem Grund schon beim Kauf oder Leasing Ihrer Fahrzeuge darauf, ob Sie günstige Wartungs- und Verschleißverträge abschließen können und vergleichen Sie die Servicekosten der Hersteller. Die Wartungs- und Verschleißverträge können eventuell im Endeffekt kostengünstiger sein als Einzelzahlungen, die über die Laufzeit des Fahrzeugs hinweg zwangsläufig entstehen. 

Generell ist es empfehlenswert die Schadensquote und die Reparaturkosten eines Fahrzeugs im Auge zu behalten. Auch wenn man das nicht vermuten möchte, kann ein kostspieliger Verschleiß auch an der Fahrweise der Kollegen liegen. Wenn Sie die Kosten pro Fahrer analysieren, können Sie erkennen welchen Fahrer Sie besser unterweisen oder wo sogar Sanktionen erteilt werden müssen. 

Fuhrparkkosten senken durch das Sparen von Kraftstoff: Timing ist alles

Gerade beim Kraftstoff kann oft unverhofft gespart werden. Schon die Tageszeiten zu denen getankt wird, sind entscheidend — dies zeigt eine ADAC Studie. Die Preise können im Tagesverlauf bis zu 14 Cent auf- und abwärts variieren. Ein Tankstellen übergreifender Trend macht deutlich: Die Benzinpreise nehmen im Laufe des Vormittag ab und steigen abgesehen von einem kleinen Hoch zur Mittagszeit erst wieder abends. Die günstigste Tankzeit ist der Studie zufolge zwischen 18 und 20 Uhr. Vor dem Hintergrund dieser Daten können Fahrer entsprechend informiert werden und Kosten gespart werden.

Die Tankhistorie wird in der Regel mit Tankbelegen oder einer Tankkarte aufbereitet. Dies hat zum Vorteil, dass Ausreißer ausfindig gemacht werden und geschult werden können. Frühes Schalten, vorausschauendes Fahren — oft genügt nur eine Erinnerung, manchmal helfen auch Verbrauchskontrollen. Welcher Kraftstoff wird über die Tankkarte des Unternehmens abgerechnet? Stimmt das auch wirklich mit dem Verbrauch des Firmenwagens überein oder wird hier gar unauffällig etwas für das Familienauto abgezweigt? Hier finden Sie Tipps für die Vermeidung von Tankbetrug.

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Zusätzlich können Sie Ihre Mitarbeiter zum Sparen motivieren — beispielsweise mit Wettbewerben. Oder drastischer: Es können Monatspauschalen eingeführt werden, in denen Benzinkosten inbegriffen sind und entsprechend des „Guthabens“ muss sich der Mitarbeiter das Fahrzeug auswählen. Übersteigen die Fahrzeugkosten die Pauschale, ist Selbstbeteiligung gefragt. Da achtet der Mitarbeiter vielleicht noch lieber auf günstiges Tanken.
Und noch ein Tipp: Schon bei der Wahl der Tankkarte kann darauf geachtet werden, ob Kraftstoffrabatte im Angebot mit enthalten sind. Über den Kraftstoffverbrauch lassen sich also recht einfach Fuhrparkkosten senken.

Leasing: Konditionen verhandeln

Wer least, muss verhandeln. Was Sie vorher gut absprechen, kann Ihnen später nicht auf der Tasche liegen. So kann zum Beispiel ein Full-Service-Leasing viele Vorteile mit sich bringen: Kosten für Wartung und Inspektion liegen hier beim Leasinggeber. Besonders bei der Rückgabe Ihres Fahrzeugs treten oft unerwartet hohe Kosten auf. Schicken Sie das Fahrzeug 6-8 Wochen vor der Leasing-Rückgabe in die Werkstatt und nutzen Sie Ihren Wartungs- und Verschleißvertrag noch einmal richtig aus. Können Schäden noch von der Versicherung übernommen werden? Haben Sie vorab den Marktminderwert als Berechnungsgrundlage festgelegt?

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Ihnen beim Sparen helfen. Der Leasinggeber wird im Gegenzug alles daran legen, Ihnen Kosten zuzuschreiben, die Sie für die Instandhaltung zahlen müssen, sofern Sie keinen Full-Service-Leasing Vertrag abgeschlossen haben. Anders ist dies, wenn nach dem Marktminderwert berechnet wird. Hier ermittelt ein unabhängiges Unternehmen, wie beispielsweise TÜV oder DEKRA welche Schäden am Fahrzeug eine Marktminderung mit sich ziehen und somit, wie hoch der vom Leasingnehmer zu zahlende Betrag ist. 

Fazit: Verhandeln Sie vorab Ihre Rückgabe-Konditionen gut, reparieren Sie ohne abgeschlossenen Full-Leasing-Vertrag kleine Schäden schon vorab und nehmen Sie Ihren Wartungs- und Verschleißvertrag sowie die Gewährleistung des Herstellers genau.

Fuhrparkkosten senken mit der Versicherung

Bei der Wahl Ihrer Versicherung sollten Sie darauf achten, dass Sie all Ihre Optionen durchleuchten, um die beste Lösung für Ihre firmeninterne Schadensquote zu buchen. Eine Haftpflichtgruppenversicherung kann sich beispielsweise mehr für Sie lohnen als Einzelversicherungen. Vergleichen Sie vorab die Kosten miteinander und wägen Sie die Verluste im Schadensfall ab. 

Prozesskosten: Machen Sie es sich leicht

Eine große Kostenquelle stellen zudem die Prozess- und Verwaltungskosten dar. Überlegen Sie, wobei Sie sich helfen lassen können. Welche Vorgänge müssen wirklich manuell geschehen oder gibt es Software-Lösungen, die Ihnen das Leben erleichtern? Inzwischen bieten viele Anbieter elektronische Fahrtenbücher oder auch die Führerscheinkontrolle an. Gleichzeitig können Software-Lösungen automatische Kostenanalysen anbieten, die Sie dabei unterstützen, Kostenausreißer und Tankbetrug zu entdecken sowie die Fuhrparkkosten zu senken. Oder aber Sie wählen eine Software, in der verschiedene Schnittstellen miteinander verknüpft werden. 

Flyer zum Thema Kostenmanagement mit einer Fuhrparksoftware

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