So überzeugen Sie Verantwortliche von Fuhrparksoftware

In vielen Firmen werden Fahrtenbücher unvollständig und nicht digital geführt. Das kostet unnötige Zeit und bindet teure Mitarbeitende. Moderne Software-Lösungen helfen schnell und problemlos, die Verwaltung zu erleichtern. Welche Vorteile digitales Fuhrparkmanagement bietet und was für eine Einführung spricht, das lesen Sie hier.

Der Alltag ist bestimmt von digitalen Helfern: Handy, Computer oder Gesundheits-Apps begleiten uns rund um die Uhr. Ein anderes Bild zeichnet sich im Bereich des Flottenmanagements innerhalb der Baubranche ab. Eine aktuelle Vimcar Studie zeigt: Unvollständige Fahrtenbücher, Schadenmanagement, Excel-Tabellen sind Probleme, mit denen FuhrparkleiterInnen kämpfen. Die Digitalisierung scheint hier – aber auch in anderen Branchen – noch nicht vollständig angekommen zu sein. 

Mehr als ein Drittel der Fuhrparkverantwortlichen in KMUs der Baubranche investiert wöchentlich über zehn Stunden in Flottenmanagement. Und stolze 61 Prozent der Befragten kämpfen mit nicht digitalisierten, unvollständig geführten Fahrtenbüchern. Schadenmanagement und nicht digitalisierte Fahrtenbücher sind häufigste Problemstellen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der eigene Fuhrpark ein ressourcenintensives Unterfangen. 37 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen geben an, dass die Ablage und das Auffinden von Dokumenten mit dem meisten Aufwand verknüpft sind. Ein immenser Zeit- und Kostenfaktor. Das muss nicht sein, wenn Unternehmen die richtigen digitalen Tools nutzen.

Top-Argumente für Fuhrparksoftware

Effiziente Einsicht in Aktivitäten und Steuerung, die schnelle Senkung der Kosten – moderne Flottenmanagement Systeme bieten zahlreiche Vorteile für kleine wie große Unternehmen. Sie ermöglichen erhebliche Einsparungen bei voller Kontrolle. Das gilt im Übrigen für jeden Fuhrpark – ob nun mit zehn Firmenwagen oder einer größeren Flotte. So können Mehrkilometer bereits ab dem ersten Einsatz einer Software der Vergangenheit angehören. 

Zudem gilt das elektronische Fahrtenbuch als manipulationssicher, es wird zeitnah sowie lückenlos geführt und ist Konform mit dem Finanzamt. Die wichtigsten Argumente für eine Fuhrparksoftware in der Übersicht. 

Vorteile einer Fuhrparksoftware aufzeigen

Reduktion der Kosten, Erhöhung der Sicherheit

Neben Personal und Gebäude gilt der Fuhrpark in kleinen und mittelgroßen Unternehmen meist als drittgrößter Kostenfaktor. Mobilitätsmanagement-Plattformen weisen die Kostenpositionen auf Rechnungen automatisch den einzelnen Fahrzeugen und Kostenarten zu. Unnötige Ausgaben können sofort eliminiert werden – das ermöglicht eine Senkung der Gesamtkosten von bis zu 25 Prozent. 

Und eine Studie des Institute for Energy Diversification and Saving bestätigt, dass schon eine 10-prozentige Reduzierung der Treibstoffkosten zu einer 31-prozentigen Steigerung des Gewinns führt. Auch das Schadenmanagement lässt sich durch eine Fuhrparksoftware optimieren. Ein optimiertes Werkstattkonzept kann die Reparaturkosten im Vergleich zur Reparaturrate in der Fullservice-Leasingrate um teilweise 40 Prozent senken. Regelmäßiges Fahrtraining erhöht die Sicherheit zusätzlich und verhindert Unfälle.

Kontrolle über Laufleistung und Auslastung

Aber es geht noch mehr: 15 bis 25 Prozent an Ersparnis bringt das Einhalten von Laufleistungsvereinbarungen der Leasingverträge und Änderungen der Leasingverträge. Software mit integrierten Laufleistungsrechner zeigen hier ihre ganze Effizienz. Durch Routendokumentation, Fahrzeugortung, Fahrzeugreservierung sind die Fahrzeuge optimal ausgelastet, Standzeiten und überflüssige PKW so reduziert.

Absprache am Tisch

Zeiteinsparung und Diebstahlschutz

Rund 7 Stunden pro Schadensfall benötigen Verantwortliche in Fuhrparks ab 15 PKW für die Schadensabwicklung. Eine Fuhrparksoftware automatisiert die manuellen, zeitaufwendigen Prozesse. So bleibt Zeit für andere wichtige Aufgaben.

 Bewegungsmelder wiederum können vor Diebstahl schützen. Sollten Fahrzeuge unerlaubt unterwegs sein, erhalten FuhrparkleiterInnen eine Benachrichtigung und können einschreiten.

Schritt für Schritt zum passenden Angebot

Da der jeder Fuhrpark individuell ist, sollten die Verantwortlichen vorab analysieren, welche Anforderungen die Software zu erfüllen hat. Von Werkstattaufträgen über Tankabrechnungen bis hin zu Leasingverträge muss vieles geplant sein. Dabei kommt es auf den Anspruch des Unternehmens an. Je komplexer die Anforderungen, desto umfangreicher die entsprechende Fuhrparksoftware. Treffen Sie die richtigen Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten Ihrer Flotte. 

Die wichtigsten Fragen sind: 

  • Welche Anforderungen soll die Software erfüllen? 
  • Worauf kann ich verzichten? 
  • Gibt es die Möglichkeit, vorhandene Daten zu implementieren?
  • Die Wahl des Anbieters: Wie lange gibt es den Anbieter bereits? Welche Referenzkunden kann er vorweisen?

Bei kleineren und mittleren Fuhrparks ist es sinnvoll, separate FuhrparkverwalterInnen einzusetzen. Das geht in Form eines eigenen Mitarbeiters, oder ausgelagert an einen externen Dienstleister. In der Regel übernimmt diese Aufgaben eine Leasinggesellschaft oder die Fuhrpark-Abteilung eines Automobilherstellers.

Ein Faktenpaket, das Chefs überzeugt

Hat der Verantwortliche für den Fuhrpark alle Daten zusammen und eine gründliche Analyse veranlasst, dürften die Fakten für den Erwerb einer modernen Fuhrparksoftware sprechen. 

Statt mühselige Excel-Tabellen zu erstellen, werden alle Daten auf einer Plattform zusammengeführt. Statt Stunden benötigt man nur noch Minuten für die Bearbeitung – das Unternehmen spart so Geld und Zeit.

Chef von Software überzeugen

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