- August 2, 2022
- Lesedauer: 4 Minuten
Flottenmanagementsysteme koordinieren MitarbeiterInnen und Fahrzeuge optimal. Warum eine funktionierende Fahrzeugbuchung wichtig ist – und was Sie darüber wissen sollten.
Ob es sich nun um Dienstwagen, Firmenwagen-Pool oder Service-Flotte handelt: Telematik-Lösungen erhöhen Effizienz und Verlässlichkeit im Fuhrparkbetrieb und können die Arbeit von FuhrparkmanagerInnen erleichtern. Das spiegelt sich auch in der Technik der Wagen wieder. Waren 2018 noch 119 Millionen vernetzte Fahrzeuge weltweit unterwegs, sollen es im Jahr 2023 bereits 352 Millionen sein. Dann wird Europa der führende Kontinent für vernetztes Fahren sein. Von 37 Millionen (2018) auf 110 Millionen wird sich die Anzahl vernetzter Fahrzeuge fast verdreifachen. Das zumindest besagen Analysen der Beratungsfirma Capgemini Invent. Laut Prognosen von PWC wiederum, wird 2025 jedes zweite Fahrzeug in Europa vernetzt sein, zehn Jahre später ist es bereits die klare Mehrheit (93 Prozent).
Daten für eine bessere Vernetzung
Mit allen erhobenen Daten können sinnvolle Lösungen für den Fuhrparkverantwortlichen geschaffen werden. Besonders kleine und mittelständische Betriebe benötigen unkomplizierte Tools mit einfacher Bedienung, geringem Installationsaufwand und kalkulierbaren Kosten. Für einen reibungslosen Workflow innerhalb des Unternehmens wäre zudem eine Verknüpfung mit der vorhandenen ERP-Branchen-, Zeiterfassungs-, Produktions- und Ressourcenplanungssoftware notwendig. Mittlerweile gehen die praktischen Anwendungsbereiche für eine telematische Vernetzung der Firmenwagen-Flotte weit über die Möglichkeit zur Echtzeit-Ortung hinaus: Moderne Lösungen ermitteln anhand des Fahr- und Parkverhaltens etwa, welche Fahrzeuge sich sinnvoll durch Elektro-Firmenwagen ersetzen lassen, berechnen den CO2-Ausstoß im Fuhrpark und steuern die Fahrzeugbuchung.
Vorteile der Fahrzeugbuchung
Digitale Buchungstools verhindern ein chaotisches Durcheinander bei der Auswahl von Fahrzeugen. Welche Fahrzeuge stehen gerade im Fuhrpark? Wo sind meine KollegInnen unterwegs? Und wer ist für den nächsten Auftrag frei? Berechtigte müssen nicht erst zu einem Verwalter im Fuhrpark gehen, sich anmelden oder sich in aufwendige Exceltabellen eintragen. Die Reservierung erfolgt mittlerweile ganz einfach über eine App. Hierüber buchen die Mitarbeiter die jeweils freien Fahrzeuge und können bei Bedarf auch eine Stornierung vornehmen. Den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung spart man sich entsprechend.
Alles im Blick
GPS-basierende Systeme zur Ortung und Steuerung des Fuhrparks reduzieren Betriebskosten und verbessern den Kundenservice. Damit sich Fahrzeuge und MitarbeiterInnen koordinieren lassen, benötigen Firmen ein zuverlässiges Tool zur Fahrzeugbuchung. Mit ihm lassen sich mehrere Fahrzeuge von einer zentralen Stelle aus steuern und koordinieren. Fuhrparkleiter können zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die Fahrzeuge gerade befinden und welche Mitarbeiter mit welchem Fahrzeug unterwegs ist.
Perfekte Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen
Dank Telematik lässt schnell und einfach die Fahrzeugbuchung von Firmen- und Poolwagen automatisieren, aber gleichzeitig auch die Übergabe erleichtern. Ein Buchungssystem vereinfacht die effektive Nutzung der Fahrzeuge. Dabei erfolgt die Freigabe des Fahrzeugs in der Regel kontaktlos. Meist durch eine digitale Schlüsselbox oder via App durch das Smartphone des Fahrers. Die Vorteile liegen auf der Hand. FuhrparkleiterInnen behält immer die Übersicht, kann Standzeiten verringern und überflüssige Fahrzeuge, deren Kosten den Nutzen für das Unternehmen übersteigen, identifizieren. Dadurch können alle Fahrzeuge im Pool transparent und ohne Mehraufwand auch für eine private Nutzung durch die MitarbeiterInnen genutzt werden.
Flexibel reagieren dank Fahrzeugbuchung
Denkbar wären auch Car-Sharing-Optionen für stehende Fahrzeuge, die gemeinsam mit anderen Unternehmen umgesetzt werden könnten. So wären Firmen auf alle Situationen absolut flexibel vorbereitet. Eine moderne Software erlaubt die mobile Fahrzeugverwaltung mit App für Smartphone und Tablet. Die FuhrparkleiterInnen können dadurch von unterwegs den kompletten Fuhrpark planen, steuern, verwalten und überwachen. Dank der digitalen Transformation wird die App-basierte mobile Fahrzeugverwaltung in Zukunft noch eine wesentlich größere Rolle spielen. Über die Fahreridentifikation wissen Unternehmen zudem jederzeit, welcher ihrer Mitarbeiter im Fahrzeug sitzt. Während die Aufzeichnungen der Telematik auch zur Rechnungsstellung oder als Leistungs- und Arbeitszeitnachweis bei Kunden eingesetzt werden.
Mehr Ordnung dank Vimcar Booking
Wenn mehrere Mitarbeitende auf Firmenwagen Zugriff haben, wird es schnell unübersichtlich: Mit Vimcar Booking erkennen Sie sofort, welche Fahrzeuge wann verfügbar sind und welche MitarbeiterInnen die Buchungen vorgenommen hat. Gleichzeitig werden über die Fahrzeugplanungssoftware etwaige Doppelbuchungen von vornherein vollkommen ausgeschlossen. Alle Verfügbarkeiten von Fahrzeugen werden transparent für die Nutzung sichtbar, sodass keinerlei nicht definierbare Verfügbarkeiten entstehen können. Dies erleichtert zudem auch die Schlüsselübergabe der Fahrzeuge. Darüber hinaus kann die Poolfahrzeug Software über Zusatztools genutzt werden, um Fahrtenbücher, Strafzettel und weitere Daten zu hinterlegen und somit die Übersichtlichkeit und Planung zu jedem Fahrzeug zu optimieren.
Optimierung der Fahrzeugnutzung: Avrios führt fortschrittliches Corporate Carsharing ein
Die Corporate Carsharing-Funktion von Avrios vereinfacht die Verwaltung von Poolfahrzeugen erheblich. Fahrer können nun direkt über eine App Fahrzeuge buchen, ohne dass eine Genehmigung der Fuhrparkleitung nötig ist. Diese Automatisierung spart Zeit und optimiert den Buchungsprozess. Ein intelligenter Algorithmus sorgt für eine effiziente Fahrzeugzuweisung basierend auf dem Kilometerstand, wodurch die Fahrzeuge optimal ausgelastet und Kosten gespart werden. Der verbesserte Buchungskalender ermöglicht einen klaren Überblick und einfache Änderungen von Buchungen. Zusätzlich bietet die Funktion eine strikte Zugriffskontrolle, um die Nutzung der Fahrzeuge auf autorisiertes Personal zu beschränken.
