Fuhrparkmanagement in Kommunen

Fuhrparkmanagement in Kommunen unterscheidet sich von denen in Unternehmen – vor allem in der Organisation und der Budgetplanung. Welchen Herausforderungen sich Kommunen in Bezug auf das Fuhrparkmanagement stellen müssen, lesen Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Fuhrparkmanagement in Kommunen – das ist anders

Vieles ähnelt sich und vieles ist aufgrund von komplexeren Abläufen doch unterschiedlich. Die Aufgabe, kommunalen Fuhrparks zu leiten, stellt Verantwortliche deshalb vor große Herausforderungen. Besonderes deshalb, weil in kommunalen Fuhrparks der Mix an Fahrzeugen nicht vergleichbar ist mit denen in normalen Fuhrparks. Spezialfahrzeuge gehören quasi zur Grundausstattung der Kommunen. Ob nun Autobusse, Krankenwagen, Kleinstfahrzeuge, Kehrmaschinen oder Schneeräumfahrzeuge – der kommunale Fuhrpark bietet ein buntes Bild an Fahrzeugen, das Fuhrparkleiter sonst nicht zu sehen bekommen. Rund 60 Prozent der Kommunen haben Fahrzeuge von drei bis fünf Herstellern in ihrer Fahrzeugflotte. Einige Städte und Gemeinden haben sogar Autos von mehr als neun verschiedenen Herstellern in der Garage stehen. Das zeigt eine Umfrage von 2016 des Fachmagazins „Kommunal“ unter Fuhrparkverantwortlichen der Kommunen. Dazu kommt ein Durchschnittsalter der Flotte, das nicht einheitlich, sondern stark abhängig von der jeweiligen Fahrzeugklasse ist. Da die Kommunen fast ausschließlich über Poolfahrzeuge verfügen und deren Auslastung auch noch saisonal schwanken kann, benötigen kommunale Fuhrparkleiter ein breiteres Gesamtwissen.

Smartes Beschaffungsmanagement

Autos in Deutschland werden immer älter – die in Deutschland zugelassenen Personenkraftwagen sind im Durchschnitt 9,6 Jahre alt, was laut einer aktuellen Studie von statista einen neuen Rekord beim Durchschnittsalter von Pkw auf deutschen Straßen darstellt. Beim konventionellen Leasing in gewerblichen Unternehmen liegt das Alter in der Flotte in der Regel bei drei bis vier Jahren. Das funktioniert in kommunalen Flotten nicht. Denn hier steht die Langfristigkeit der Beschaffung im Mittelpunkt. So kann ein Müllauto durchaus mehr als zehn Jahre auf dem Buckel haben. Die größte Schwierigkeit dürfte dabei die Abschätzung sein, ob das Fahrzeug innerhalb dieser Laufzeit den Ansprüchen in Sachen sauberer Antrieb und Ausstattung überhaupt gewachsen ist. Eine Frage, die nur mit Intuition und viel Fachwissen zu lösen ist. Fuhrparkmanager sollten sich deshalb stets auf dem neuesten Stand der politischen und technologischen Entwicklung befinden.

Bedürfnisse ermitteln

Langlebigkeit dürfte ein Punkt bei der Beschaffung von Fahrzeugen sein, ein anderer Punkt ist das spezielle Profil und damit die Bedürfnisse innerhalb des Fuhrparks. Gerade beim Kauf von Spezialfahrzeugen kapitulieren Fuhrparkmanager immer wieder, weil ihnen das Fachwissen fehlt, welche Fahrzeuge benötigt werden. Dann bleibt häufig nur der Gang zu Spezialfirmen, die mit ihrer Expertise die Kommunen unterstützen. Ebenso wie in der freien Wirtschaft werden auch im kommunalen Fuhrpark Systeme zum Controlling eingesetzt. Zu den am häufigsten erfassten Daten gehören Verbrauch oder Fahrzeugkosten, die Verantwortliche für Optimierungsprozesse nutzt. Ein wesentlicher Unterschied: Kommunalen Fuhrparks sind an Ausschreibungsprozesse gebunden, die den jeweiligen Fuhrparkmanager keine freie Wahl bei der Beschaffung lassen. Das Ergebnis: unterschiedliche Systeme und Prozesse laufen nebeneinander, obwohl die Bereiche derselben Kommune unterliegen.

Effektives Controlling

Das Fuhrpark Controlling wird in Zeiten permanenter Kostensteigerungen im Bereich des Fuhrparks immer wichtiger. Doch häufig gibt es gar kein oder nur ein dezentrales Controlling in der Kommune – und das kostet viel Geld. Gemeinden stehen oft vor der Herausforderung, gleichzeitig mehrere Fuhrparks mit unterschiedlichen Aufgaben verwalten zu müssen. Daher ist es sinnvoll, moderne Fuhrparkmanagementlösungen zum Einsatz zu bringen. Doch während die Fuhrparkkosten in deutschen Kommunen in den letzten Jahren stetig ansteigen, sinken sie bei Unternehmen in der freien Wirtschaft. Kein Wunder, denn nur ein geringer Anteil der Kommunen verfügt über ein zentrales Fuhrparkmanagement. Wird die Verwaltung des Fuhrparks in eine zentrale Hand gegeben, hilft dieser Schritt bei der effizienten Nutzung und Steuerung der Flotte, dem optimalen Einsatz der Mitarbeiter sowie der Disposition von Maschinen und Geräten. 

Digitale Flottensteuerung bringt Sparpotentiale

Die digitale Flottensteuerung mit einem digitalen Fahrtenbuch erleichtert die Lenkung des Fuhrparks. Der Verantwortliche behält immer den Überblick und hilft so, die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern, die Kosten zu senken und erhält zusätzlich Sicherheit und Transparenz durch eine lückenlose Dokumentation. Der administrative Aufwand für die Verwaltung des Fuhrparks wird auf ein Minimum reduziert. Durch professionelles Reporting ergibt sich eine höhere Kostentransparenz und sind somit einfacher budgetier- und planbar. Die zentrale Flottensteuerung optimiert zusätzlich die Einsatzzeiten und senkt die Stehzeiten.



Nachhaltigkeit umsetzen

Die Deutsche Post hat es mit den 12.000 Elektrotransportern vom Typ Streetscooter vorgemacht: Viele kurze Strecken lassen sich innerhalb der Stadt mit Elektrofahrzeugen und null Emissionen zurücklegen. Ein triftiger Grund, warum auch immer mehr kommunale Fuhrparks auf Fahrzeuge mit Elektroantrieb zurückgreifen. Doch Fuhrparkmanager stehen hier vor einer besonderen Herausforderung. Auf der einen Seite wünscht man sich sehnlichst eine emissionsfreie Flotte – auf der anderen Seite stehen Elektroantriebe nicht bei allen Fahrzeugen zur Verfügung. Besonders im Bereich der Spezialfahrzeuge sieht die Auswahl, bis auf einige Ausnahmen, eher schlecht aus. Dabei müsste es jetzt zügig gehen bei der Transformation zur grünen Flotte. Im Februar 2020 haben EU-Rat und EU-Parlament eine Quote für emissionsarme Fahrzeuge in der öffentlichen Beschaffung festgelegt.

Gesetz für saubere Fahrzeuge

Laut EU müssen ab 2026 in Deutschland 65 Prozent der neu beschafften Busse mit alternativen Antriebsformen, wie Gas, Wasserstoff oder Strom laufen. Bei 35 Prozent der bestellten Nutzfahrzeuge und Pkw muss es sich dann um sogenannte Null-Emissionsfahrzeuge handeln. Die „Clean Vehicles Directive“ verpflichtet die öffentliche Hand aktiv zur Bestellung und Beauftragung von Fahrzeugen mit deutlich höheren Anforderungen an CO2-Emissionen als bisher. Mit den Clean Vehicles sind saubere Pkw und Nutzfahrzeuge bis 3,5t gemeint, die weniger als 50g CO2/km ausstoßen.

Wichtige Pflichten im kommunalen Fuhrpark

kommunalen Fuhrpark zu den Schlüsselaufgaben. Unterschiede gibt es bei der Fahrerunterweisung. Neben der klassischen Unterweisung nach DGUV Vorschrift 70 für dienstlich genutzten Pkw muss der Fahrzeugführer von Spezialfahrzeugen ebenfalls unterwiesen werden. Auch hier gelten besondere Vorschriften, etwa zur Ladungssicherung. Zusätzlich zur DGUV-Vorschrift 70 sind bei Fahrzeugen im kommunalen Fuhrpark weitere Vorschriften zu beachten, hierzu können DGUV Vorschriften, wie die zur Müllbeseitigung oder Straßenreinigung zählen, aber auch weitere Sondervorschriften für kommunale Spezialfahrzeuge. Neben diesen Vorschriften sind für bestimmte Fahrzeugarten Regelungen in DIN-Normen festgelegt. Bei der UVV Prüfung wiederum müssen alle Fahrzeuge des kommunalen Fuhrparks geprüft werden, die in DGUV Vorschrift 70 aufgeführt sind. 

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