Kalender für Festhalten der Termine im Fuhrpark

Die Koordination von Fuhrpark Terminen ist ein wichtiger Bestandteil der Fuhrparkverwaltung. Ziel ist es, jedes Fahrzeug optimal auszulasten. Dazu gehören nicht nur terminliche Absprachen. Auch die Fahrzeugkontrolle und Sicherheitsprüfungen im Fuhrpark sind wichtig. Derartige Überprüfungen stellen sicher, dass die Fahrzeuge jederzeit einsatzbereit sind. So kommt es nicht zu Ausfällen, die unter Umständen teuer werden können.

Fahrzeugwartung als Garantie für den Fahrzeugeinsatz

ein Ölwechsel an einem Flottenfahrzeug
Der regelmäßige Ölwechsel bei Flottenfahrzeugen ist notwendig.

Die Wartung der Fahrzeuge ist die wichtigste Grundlage für die ständige Bereitschaft und damit die Indienststellung. Das Ziel eines guten Fuhrparkmanagements liegt darin, die Fahrzeuge optimal auszulasten. Ein stehendes Fahrzeug kostet Geld. Es bringt aber kein Kapital ein. Der Unternehmer verdient nur dann, wenn seine Fahrzeuge in Bewegung sind. Kaputte Fahrzeuge sind in einem Fuhrpark grundsätzlich ein Ärgernis. Kunden müssen vertröstet oder abgesagt werden. Dies ist unumgänglich, wenn kein Fahrzeug als Ausweichmanöver zur Verfügung steht. Mitunter mietet der Unternehmer ein Fahrzeug von außerhalb, um den Kunden nicht zu verlieren. Dies ist aber mit zusätzlichen Kosten verbunden. Um derartige Kosten zu vermeiden und dem Kunden eine zuverlässige Dienstleistung im Bereich des Fuhrparkmanagements anbieten zu können, legen die Unternehmen großen Wert auf die Fahrzeugwartung. Diese sollte mit einem Protokoll dokumentiert werden.

Ausfälle verhindern und Reparaturen bewusst steuern

Mit einer umfassenden Fahrzeugwartung können Ausfälle verhindert und notwendige Reparaturen gezielt gesteuert werden. Es gibt eine Vielzahl an Elementen an einem Fahrzeug, die zu den Verschleißteilen gezählt werden. Ein Defekt an diesen Teilen ist kein Mangel, sondern die Folge eines häufigen Einsatzes. Der Unternehmer sollte darauf achten, dass er Verschleißteile regelmäßig durch einen Fachmann überwachen lässt. Wenn der Austausch rechtzeitig erfolgt, kann eine Panne und damit ein unvorhergesehener Abfall verhindert werden. Außerdem bleibt das Fahrzeug verkehrssicher. Zwar überwacht der TÜV die Verkehrssicherheit. Die Untersuchung wird aber nur in einem Zeitraum von zwei Jahren durchgeführt.

Hohe Laufleistung bei Fahrzeugen im Fuhrpark

Fuhrparkfahrzeuge haben meist eine höhere Laufleistung als klassische Autos, die privat genutzt werden. Somit gehen Verschleißteile schneller kaputt. Bei einigen Verschleißteilen ist aufgrund einer hohen Abnutzung die Verkehrssicherheit nicht mehr gegeben. Im schlimmsten Falle können nachlässige Reparaturen zu Unfällen und damit zu einer Gefährdung der Mitarbeiter und anderer Verkehrsteilnehmer führen. Eine regelmäßige Fahrzeugkontrolle ist somit unerlässlich. Sollte ein Reparaturbedarf festgestellt werden, sollten die entsprechenden Maßnahmen sofort eingeleitet werden. Auf diese Weise bleibt ein Fahrzeug dauerhaft betriebsfähig und die Termine für den Kunden können eingehalten werden.

Wichtige Maßnahmen zur Instandhaltung der Fahrzeuge

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die vorbeugend durchgeführt werden können, um einen Defekt und somit einer ungeplante Reparatur an einem Fahrzeug vorzunehmen. Mit der Durchführung der Maßnahmen lassen sich Ärger, Fahrzeugausfälle und damit verbundene zusätzliche Kosten verhindern. Kleine Maßnahmen helfen bereits, alle Fuhrpark Termine einzuhalten. Ausfälle können vermieden werden. Reparaturen werden geplant und in den Turnus der Fahrzeugvermietung einbezogen. Wenn ein Fahrzeug während einer Reparatur nicht zur Verfügung steht, kann es an den Kunden nicht vermietet werden. Somit kommt der Unternehmer einer unangenehmen Absage aufgrund einer nicht vorhersehbaren Reparatur zuvor.

Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle sollte vor jeder Vermietung eines Fahrzeugs durchführt werden. Es reicht nicht aus, wenn ein Kunde behauptet, dass er im Besitz eines Führerscheins ist. Der Führerschein muss bei der Vermietung vorgelegt werden. Im Zweifelsfalle ist die Herausgabe des Fahrzeugs zu verweigern. Dies gilt vor allem bei der Vorlage ausländischer Führerscheine, die in Deutschland und Europa nicht gültig sind, aber auch bei abgelaufenen Führerscheinen. Die Kontrolle muss bei Fahrzeugübergabe sowie zweimal jährlich erfolgen. 

Fahrerunterweisung

Jedes Fahrzeug hat seine Eigenarten. Eine Fahrerunterweisung durch einen Fachmann ist vor jedem Fahrtantritt unerlässlich. So werden Fehlbedienungen vermieden und der Kunde kann sich bei der Übernahme des Fahrzeugs sicherer fühlen. Erhält ein Mitarbeiter einen neuen Dienstwagen, muss er eine Unterweisung in diesen erhalten. Danach muss eine Schulung einmal jährlich stattfinden. 

Reifenwechsel

Reifen gehören zu den sicherheitsrelevanten Verschleißteilen an einem Fahrzeug. Aus diesem Grund sind die Reifen regelmäßig zu prüfen und bei dem kleinsten Verdacht auf eine Beschädigung zu wechseln oder zu reparieren. Außerdem steht zwei Mal im Jahr ein Reifenwechsel von Sommerreifen auf Winterreifen und umgekehrt an.
Mehr zum Thema Reifenmanagement.

TÜV Termine

TÜV Termine müssen in einem Fuhrpark turnusmäßig wahrgenommen werden. Andernfalls drohen empfindliche Strafen, weil die Verkehrssicherheit beeinträchtigt wird. Nach der Erstzulassung muss bei einem Fahrzeug nach 36 Monaten eine Hauptuntersuchung durchgeführt werden, danach alle 24 Monaten. 

Fahrzeugwartung Protokoll

Damit Sie einen Überblick über die Termine für die Fahrzeugwartung Ihrer Flotte behalten, empfiehlt es sich folgendes Protokoll zu verwenden. Das Protokoll ist eine Excel-Datei, die individuell mit Terminen gefüllt werden kann. Die Kosten und durchgeführten Fahrzeugwartungen sind so an einem Ort auffindbar.


Formulare für die Fuhrparkverwaltung

Eine weitere Möglichkeit Termine effizient zu planen:

Hier finden Sie ein effizientes Tool zur Optimierung der Übersicht in Ihrer Fuhrparkverwaltung.
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