- September 23, 2021
- Lesedauer: 3 Minuten
In der Ferienzeit ist die Personaldecke dünn. Fällt dann der Verantwortliche für den Fuhrpark aus, kann es schnell chaotisch werden. Eine moderne Fuhrpark Software gewährt trotzdem einen reibungslosen Ablauf der Prozesse im Fuhrpark.
Flottenverantwortliche sind eines der Herzstücke im Unternehmen. Das bemerken Mitarbeitende häufiger, wenn sie ihren Urlaub antreten und nicht mehr fürs Unternehmen verfügbar sind. Wer in diesem Fall nicht gut aufgestellt ist, kann sich leicht verheddern. Weder die Regulierung von Unfallschäden noch Inspektionstermine oder neue Leasingvertrag lassen sich auf die lange Bank schieben. In der Regel springen dann KollegInnen ein, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Hier spielt die interne Flexibilität eine zentrale Rolle.
Neben einem zuverlässigen Verantwortlichen, der während der Abwesenheit die Aufgaben übernimmt, unterstützen digitale Lösungen wie eine Fuhrparksoftware optimal bei der Prozessabwicklung. Statt unübersichtlicher und per Hand ausgefüllter Excel Tabellen ermöglicht Fuhrparksoftware eine leicht verständliche, digitale Fahrzeugakte.
Vertretung im Urlaub nur von Experten
Das Management eines Fuhrparks sollte nur in die Hände eines Profis übergeben werden. Verstoßen FahrerInnen mit dem Dienstwagen gegen Vorschriften, etwa mangelnde Ladungssicherung oder Fahren ohne Führerschein, steht das Unternehmen oder die Geschäftsführung in der Halterverantwortung.
Der Flottenbetreiber kann zwar seine Halterverantwortung auf einen Mitarbeitenden übertragen – und so seine eigene Haftung ausschließen. Aber nur dann, wenn die Person über eine entsprechende Schulung mit den nötigen Kenntnissen verfügt.
Passiert das nicht, trifft die Halterverantwortung wieder das Unternehmen. Im optimalen Fall sollten StellvertreterInnen von Fuhrparkbeauftragten genauso geschult sein wie die Flottenverantwortlichen selbst. Dann laufen Schadenmanagement-Prozesse auch in der Urlaubszeit reibungslos ab.
Datenpflege gegen Chaos
Eine Fuhrparkverwaltung ist immer nur so gut, wie die hinterlegten Daten. Doch viele pflegen diese Daten unzureichend oder hantieren immer noch händisch mit Excel-Tabellen herum. Fehler im Ablauf sind deshalb vorprogrammiert. Denn die Tabellenkalkulation ist wegen der geringen Skalierbarkeit nur bedingt für das Flotten-Controlling geeignet. Aufgrund der großen Menge an notwendigen Kennzahlen verliert man schnell den Überblick – wichtige Daten werden womöglich übersehen.
In puncto Digitalisierung besteht bei deutschen Flotten nach wie vor großer Nachholbedarf. Dabei bietet digitalisiertes Flottenmanagement gegenüber anderen Methoden klare Vorteile. Das gilt auch im Falle von Vertretungen für den Urlaub. Ein Hemmschuh für die Einführung dürfte neben dem finanziellen Aspekt sicherlich auch der Umstellungsprozess im Unternehmen sein. Hier kann nur Aufklärung helfen. Hat man sich für die Digitalisierung entschieden, gibt es erhebliche Vereinfachungen im Flottenmanagement. Wer einmal versucht, einen Fuhrpark mit mehr als 100 Fahrzeugen mit Excel in Griff zu bekommen, verzweifelt möglicherweise schnell. Spezielle Fuhrparkverwaltungssoftware sind für exakt diese Zwecke ausgelegt.
Leicht und verständlich – die digitale Fahrzeugakte
Programme wie Vimcar Fleet Admin bieten bereits umfangreiche Voreinstellungen, vieles läuft automatisch. Die Vorteile im Überblick:
- Erinnerung an fällige Leasingraten, Inspektionen und Werkstatttermine.
- Dank GPS-Steuerung hat der Fuhrparkleiter sämtliche Fahrzeuge in Echtzeit im Blick.
- Alle Daten fließen automatisiert in die Software ein, lassen sich einfach auswerten und weiterverarbeiten.
- Defekte am Fahrzeug und Standzeiten werden automatisiert übertragen.
- Die Routendokumentation ermöglicht es Unternehmen etwa Stundenzettel zu generieren und Arbeits- sowie Anwesenheitszeiten im Blick zu behalten.
- Ein weiterer Vorteil gegenüber der Fuhrparkverwaltung mit Excel Vorlagen, die kostenlos erhältlich sind: Fuhrparkleiter nutzen lediglich ein Programm für zahlreiche Aufgaben
Letztendlich führt ein durchdachtes Controlling im Fuhrpark zu einer optimalen Personaleinsatzplanung, einer gestrafften Organisation und in der Folge zu sinkenden Kosten.
Zugriffsrechte anpassen
Selbstverständlich benötigt die Ersatzperson Kennwörter für die Softwareprogramme, Dateien und Dokumente. Ein Benutzerkonto, das für Notfälle dem autorisierten Vertretenden den Zugriff ermöglicht, sollte angelegt sein. Nur so bleibt die Sicherheits- und Ablaufstruktur gewahrt. Für geregelte Abläufe müssen zudem im Vorfeld die wichtigsten Themen in einem Handout festgelegt werden. Dazu zählen:
- Autohändler
- Leasinggesellschaften
- Tankkartenanbieter
- Werkstätten
- EDV-Support
Digitale Umstellung: Je früher, desto besser
Neben dieser sinnvollen Old School Variante hilft am besten moderne Fuhrparkmanagement Software. Diese zeigt den jeweiligen MitarbeiterInnen auf, ob möglicherweise wichtige Angaben fehlen oder Aufgaben anstehen. Auf Knopfdruck gelangt man ganz leicht an die richtige Stelle, und kann dann ohne lange Sucherei die fehlenden Daten nachtragen.
Dank einer Softwarelösung können etwa Kostenfresser aufgedeckt, Fahrt- und Einsatzzeiten optimiert, die Rechtssicherheit gewährleistet sowie letztendlich die Zufriedenheit von KundInnen, Partnern und Mitarbeitenden erhöht werden. Die Systemumstellung von Excel ist eine Umstellung für die Zukunft. Je früher Unternehmen damit beginnen, desto besser.
Weitere Beiträge zum Thema Fuhrparkverwaltung:
Mehr rund um das Thema Fuhrpark
- Firmenwagenprivileg: Das soll sich ändern
- Unterjährige Unterweisung – wann ist sie sinnvoll?
- Gefahrengut-Unterweisung: so gehen Sie richtig vor
- Was umfasst das Fuhrparkrecht?
- Autoschlüssel verloren – was tun?
- Übertragung von Unternehmerpflichten – was ist möglich?
- Das ist bei ausländischen Führerscheinen im Fuhrpark wichtig
- Fahrtenbuch: diese Infos brauchen Sie vom Arbeitsplatz
- Führerscheinkontrollen bei LeihfahrerInnen
- Hoher CO2 Preis 2024: Fuhrparkkosten steigen, Fuhrparksoftware hilft
