Fahrtenbuch Apps

Neben ausgeklügelter Hardware, gibt es Fahrtenbücher auch ganz simpel als Fahrtenbuch App. Doch kann man sich bei dieser verdächtig günstigen Variante der Fahrtenbuch Apps auf eine Finanzamtkonformität verlassen?

Smarte Lösung: Das sollten Sie über Fahrtenbuch Apps wissen

Auf der Suche nach einem guten und günstigen Fahrtenbuch schnuppert man schon mal im App-Store nach einer treffenden Lösung. Bei Fahrtenbuch Apps für ein paar Euro oder gar kostenlosen Angeboten ist die Versuchung groß. Doch wie funktioniert eine elektronische Fahrtenbuch-App, die komplett auf Hardware verzichtet und was reicht für die Anerkennung des Finanzamts aus? Denn App ist nicht gleich App: Verschiedene Anbieter verfügen über verschiedene Features und sind nicht in allen Fällen finanzamtkonform.

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos führen möchte, sollte bei der Auswahl des Tools unbedingt darauf achten, dass auch trotz des kostenlosen Angebots ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch geführt werden kann. Fahrtenbuch Apps sollten so entwickelt sein, dass das Fahrtenbuch, welches mit Hilfe der App zur Abgabe exportiert werden kann, vom Finanzamt anerkannt wird. 

Fahrtenbuch App lösen handschriftliche Fahrtenbücher ab

Bei einigen Anbietern ist die Software der Fahrtenbuch App auf das Wesentliche reduziert. Wie bei einem traditionell handschriftlichen Fahrtenbuch erfolgt die Eingabe von Start- und Zieladresse, Kilometeranzahl sowie Geschäftskontakt und Zweck der Fahrt manuell. Die Mehrheit der Anbieter nutzt allerdings zusätzlich die GPS-Funktion Ihres Smartphones, wie es auch manche Lösungen tun, die lediglich mit Bluetooth-Empfang vom OBD-Stecker zum Smartphone arbeiten. Gefahrene Kilometer werden auf diese Weise automatisch berechnet und Adressen in der GPS Fahrtenbuch App vorgeschlagen. Natürlich praktisch, doch Vorsicht: Dem GPS- oder Bluetooth-Empfang Ihres Smartphones können Fehler unterlaufen, sodass sich Kilometerstand in der Fahrtenbuch App und Ihrem Fahrzeug möglicherweise unterscheiden. Somit sollten Sie nach jeder Fahrt in der GPS Fahrtenbuch App sichergehen, ob die Fahrt wirklich korrekt erfasst wurde, um nachträglichen Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Fahrtenbuch App wird auf einem Smartphone verwendet.

Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar gestaltet die Fahrzeugverwaltung professionell und effizient. Die mitgelieferte Hardware zeichnet alle Fahrten automatisch auf und überträgt die wichtigsten Streckendaten mit Informationen zur Zeiten, Adressen und Distanzen automatisch an die Fahrtenbuch App und an die Desktop-Version des Fahrtenbuches.

Die Fahrtenbuch App: günstige und kostenlose Alternative zu elektronischen Lösungen?

Eine elektronische Fahrtenbuch App ist die handliche Alternative, um Fahrten automatisch aufzuzeichnen: Sie lassen sich ruckzuck auf dem Smartphone installieren und nutzen die GPS-Verbindung des Handys zur Datenaufzeichnung. OBD-Stecker mit SIM-Karte und autarker GPS-Schnittstelle werden nicht benötigt. Doch halten solche Fahrtenbuch Apps, was sie versprechen?

Es lassen sich grundsätzlich zwei Arten von App Fahrtenbüchern unterscheiden: mit und ohne Hardwareunterstützung. Dabei erfordert eine Software inklusive OBD-Stecker keine Smartphone-Verbindung.

Schon gewusst? OBD steht für On-Board-Diagnose. Der Stecker sendet die relevanten Daten per Bluetooth ans Smartphone weiter, wo sie vom App Fahrtenbuch gespeichert werden. Die Stecker sind darüber hinaus mit einer SIM-Karte ausgerüstet, um die Daten über das Mobilfunknetz zu übertragen. Ein GPS-Modul ist für die Aufzeichnung der Routen zuständig.

Die praktischen Programme mit Hardwareanbindung eröffnen darüber hinaus weitere Möglichkeiten: So lassen sich Fahrten mit wenigen Klicks nach privaten und dienstlichen Anlässen sortieren. Weitere Features vereinfachen zum Beispiel die Kostenkontrolle. Eingabefehler treten praktisch nicht auf, da die Fahrer die Aufzeichnungen nicht selber vornehmen. So erledigt sich auch die Herausforderung, Touren zeitnah zu dokumentieren. Per Gesetz muss dies innerhalb von sieben Tagen erfolgen, und zwar lückenlos: Jeder gefahrene Kilometer ist zu erfassen. Korrekturen sind als solche kenntlich zu machen – was zum Beispiel Excel als Basis für eine elektronische Fahrtenbuch App ausschließt.

OBD Stecker wird im Fahrzeug angebracht.
OBD Stecker wird im Fahrzeug angebracht.

 

Apps ohne Zusatzmodul bieten üblicherweise Basic-Features für die Routenaufzeichnung. Da sie die GPS-Schnittstelle des Handys nutzen, muss das zwingend immer mit dabei sein. Wer sein Handy zu Hause vergisst, kann keine Touren aufzeichnen und muss sie manuell nachtragen – was wiederum viel Zeit kostet. Der Funktionsumfang ist zudem in der Regel auf das Wesentliche reduziert. So erlauben es die wenigsten kostenlosen Fahrtenbuch Apps, Fahrten zu sortieren. Die GPS-Aufzeichnungen sind zudem meist weniger präzise, sodass die Nutzer sie regelmäßig kontrollieren sollten.

Lückenlose Dokumentation dank Fahrtenbuch Apps

Smartphone mit Fahrtenbuch App liegt im Auto.

Der heikle Punkt ist nun, wie die Fahrtenbuch App mit entstandenen Diskrepanzen umgeht. Jegliche Änderung muss dokumentiert sein, auch wenn Fahrten komplett gelöscht werden. Außerdem müssen alle Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden, d.h. kein Kilometer darf undokumentiert bleiben. Der Grundsatz der Manipulationssicherheit darf unter keinen Umständen von der Fahrtenbuch App verletzt werden, sonst droht die Ablehnung des Finanzamtes. Seien Sie außerdem darauf gefasst, dass Ihnen das Finanzamt möglicherweise gar unterstellt, dass die GPS-Lokalisierung Ihres Smartphones als Informationsquelle unzureichend sei. Genau genommen, kann nämlich kaum nachgewiesen werden, dass der Standort Ihres Smartphones auch immer der Ihres Autos war. Bei der Auswahl von Fahrtenbuch Apps solllte hier darauf geachtet werden, dass die passene Fahrtenbuch App gefunden werden kann, um das Fahrtenbuch lückenlos führen zu können. Insbesondere Nutzer, die ein digitales Fahrtenbuch kostenlos nutzen, sollten sich diesbezüglich absichern, um Unstimmigkeiten zu verhindern. 

Richtige Fahrtenkategorisierung

Auch bei den Fahrtkategorien muss aufgepasst werden. Für das Finanzamt sind nur Dienstfahrt, Privatfahrt und Arbeitsweg relevant. Eine Fahrtenbuch App sollte die Kategorisierung in diese drei Fahrten in jedem Fall zulassen. Bestenfalls sollte es bei Fahrtenbuch Apps zusätzlich die Option zur Mischfahrt geben, die sich aus diesen drei festgelegten Fahrtkategorien zusammensetzen kann. Weitere Kategorien verwirren den Nutzer nur und geben Fehlern die Möglichkeit, sich einzuschleichen. Dies wird wiederum das Finanzamt stutzig machen. Nutzt man also ein digitales Fahrtenbuch kostenlos, sollte darauf geachtet werden, dass auch hier die Kategorien sinnvoll und innerhalb der gesetzlichen Frist eingetragen werden. 

Datenspeicherung in der Fahrtenbuch App

Wichtig ist zudem, wie Ihre eingegebenen Daten und somit Ihr Fahrtenbuch gespeichert werden. Sind Ihre Daten nur auf Ihrem Smartphone in der Fahrtenbuch App gespeichert, können Sie bei einem Schaden oder Diebstahl schnell komplett verloren gehen. Ihr Fahrtenbuch muss nach Gesetz – genauer gesagt den GoBD – mindestens 10 Jahre lang für das Finanzamt abrufbar sein und d.h. gespeichert werden. Dies gilt logischerweise auch bei Fahrtenbuch Apps. Achtung: Der bloße Ausdruck der durch die Fahrtenbuch App erstellten Datensätze reicht nicht, denn die Daten müssen in ihrem originalen und damit digitalen Zustand verfügbar bleiben. Kurz: Die Daten müssen in einer maschinell auswertbaren Datei zur Hand sein. Wenigstens die Datenexporte – sei es als PDF- oder CSV-Datei – sollten Sie daher strengstens aufbewahren.

Mann verwendet Fahrtenbuch App.

Alternative: Speicherung in der Cloud

Werden Ihre Daten statt auf dem Smartphone in einer Cloud gespeichert, so sollten Sie außerdem auf Ihre Datensicherheit achten: Liegt ausreichend Verschlüsselung zum Schutz vor? Auch bei dieser Variante müssen Ihre Daten 10 Jahre lang verfügbar bleiben. Das heißt, Sie sollten überprüfen, wie lange Ihr Fahrtenbuch auf dem Server des Fahrtenbuch App Anbieters bleibt. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr digitales Fahrtenbuch auch als Fahrtenbuch App die Vorgaben des Fiskus erfüllt.

Kunde verwendet Fahrtenbuch App,

Fahrtenbuch Apps inklusive Hardware

Eine Fahrtenbuch App ohne Hardware kann somit eine kostengünstige Alternative bieten. Sie ist allerdings nicht so verlässlich wie Fahrtenbücher mit Hardware. Je nachdem, ob Sie nur für sich selbst oder zur Versteuerung Ihres Firmenwagens Fahrtenbuch führen, sollten Sie daher überlegen, welcher Variante Sie vertrauen. Im Zweifelsfall sollten Sie unbedingt Ihren Steuerberater bei der Wahl der Fahrtenbuch App zurate ziehen, um unschöne Überraschungen zu vermeiden.

Was macht eine gute digitale Fahrtenbuch App aus?

Können App-Lösungen ein klassisches elektronisches Fahrtenbuch kostenlos ersetzen? Diese Frage stellen sich viele, die vor dem Kauf einer digitalen Fahrtenbuch App stehen und eine günstige Alternative suchen. Die Antwort ist eindeutig: Für die Weitergabe der Daten an das Finanzamt ist ein elektronisches Fahrtenbuch als kostenlose Lösung nur eingeschränkt geeignet. Für die Gratisversionen spricht, dass sie einfach zu bedienen sind. Das Smartphone haben die meisten Menschen ohnehin bei sich.

Es besteht bei einigen Anbietern die Möglichkeit, die Fahrtenbuch App kostenlos zu testen und bei Gefallen zu wechseln. Für den vollständigen Funktionsumfang ist üblicherweise ein Entgelt zu entrichten – und das lohnt sich. Korrekt geführte Fahrtenbücher bergen steuerliche Vorteile und minimieren die Gefahr, sich Ärger mit dem Finanzamt einzuhandeln. Fehler schleichen sich bei kostenlosen Basic-Fahrtenbüchern schnell ein. Sollen Fahrten mit mehreren Fahrzeugen und / oder Fahrern dokumentiert werden, geraten viele Gratis-Fahrtenbücher an ihre Grenzen

Auch die Übertragung der Daten an das Finanzamt ist ein Thema: Vollversionen eines App Fahrtenbuchs erlauben in der Regel den Export der Routendaten als PDF, um sie an die Finanzbehörde zu senden und für die eigene Dokumentation zu sichern. Dieser Punkt ist zentral: Laut Gesetzgeber müssen die Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Basic-Apps erlauben das oftmals nicht.

Vor- und Nachteile verschiedener Fahrtenbuch Apps

Einfache Fahrtenbuch Apps die ohne Hardware auskommen dienen als kostengünstige Alternative zum handschriftlichen Fahrtenbuch. Zwar kann durch die Verwendung dieser Form des elektronischen Fahrtenbuches eine Loseblattsammlung vermieden werden, dennoch bleibt auch bei Fahrtenbuch Apps der benötigte Zeit- und Arbeitsaufwand hoch, da entweder Daten manuell eingegeben oder diese regelmäßig auf Richtigkeit überprüft werden müssen. Greift eine Fahrtenbuch App auf Daten zurück, die durch eine zuvor installierte Hardware gewonnen werden konnten, ist das Fahrtenbuch um einiges präziser. In der Regel werden alle finanzamtrelevanten Daten automatisch beim Starten des Motors aufgezeichnet und an die Software übertragen. Dies spart viel Zeit, da die Fahrtenbuch App in diesem Fall lediglich zur Kategorisierung der Fahrten benötigt wird. Zudem muss das Smartphone nicht zwingend bei jeder Fahrt mit sich geführt werden.

FAQ zu Fahrtenbuch Apps

1. Wie viel kostet eine Fahrtenbuch App?

Angeboten werden kostenlose Fahrtenbuch Apps mit Werbeschaltung. Darüber hinaus wird eine Fahrtenbuch App bereits ab 4 Euro angeboten, wenn man die Fahrtenbuch App kostenlos nicht nutzen möchte. Gängige Anbieter haben auch eine App für Fahrtenbuch für rund 20 Euro im Angebot. 

2. Wird die Fahrtenbuch App vom Finanzamt anerkannt?

Eine App für das Fahrtenbuch wird zumeist vom Finanzamt anerkannt. Sämtliche Daten, die in der App für das Fahrtenbuch zusammengestellt werden, sind bereits vollautomatisch erhoben worden. Die Fehlerhäufigkeit dieser erhobenen Daten ist daher sehr gering. Aus diesem Grund akzeptiert das Finanzamt auch eine elektronische Fahrtenbuch kostenlose App. 

3. Wann werden Fahrtenbuch Apps nicht anerkannt?

Die Daten der Fahrtenbuch App müssen plausibel erhoben worden sein. Apps, die jeden Meter aufzeichnen, der unabhängig davon vorgenommen wird, ob er zu Fuß, mit dem Fahrrad oder mit dem Auto unternommen wurde, werden nicht vom Finanzamt anerkannt. Es muss schon eine Koppelung der App zum elektronischen System des Dienstwagens vorhanden sein, damit die Datenerhebung anerkannt wird.

4. Wie funktioniert das Fahrtenbuchschreiben per App?

Das hängt von der Fahrtenbuch App ab. Teilweise funktionieren diese nur über GPS. Andere nutzen z. B. einen OBD-Stecker über welchen alle Fahrten aufgezeichnet werden. Innerhalb der Fahrtenbuch App teilen FahrerInnen dann den Zweck der Fahrt dieser zu. . Alle weiteren Daten übernimmt ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos direkt über die erhobenen Fahrzeugdaten, wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand.

5. Wie übermittelt man das Fahrtenbuch aus der App ans Finanzamt?

Vollkommen übersichtlich wird die Zusammenfassung der Fahrtenbuchdaten von der Fahrtenbuch App kostenlos zusammengetragen. In dieser Übersicht lassen sich die gesammelten Daten in einer Datei abspeichern. Belege können beim Finanzamt per Post oder auch elektronisch eingereicht werden. Aus diesem Grund können die FahrerInnen die Datei ausgedruckt oder als elektronische Form übermitteln. Letztlich stellt ein elektronisches Fahrtenbuch kostenlos nur eine Vereinfachung der vielen Arbeitsgänge dar, die notwendig wären, würde man ein übliches Fahrtenbuch per Hand schreiben.

6. Welches ist die beste Fahrtenbuch App?

Es gibt mittlerweile viele Fahrtenbuch App Angebote. Welche App fürs Fahrtenbuchführen die Richtige ist, ist von Person zu Person unterschiedlich. Wichtig ist, dass die manuelle Arbeit auf FahrerInnen-Seite möglichst gering sein sollte und die Fahrtenbuch App eine Zeit- und Geldersparnis darstellt. Ein Indikator für die Wahl der richtigen Fahrtenbuch App ist, wenn die DATEV oder SteuerberaterInnen diese empfehlen. 

Die Vimcar Fahrtenbuch Apps

Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar kann ganz einfach per Smartphone-App genutzt werden. Laden Sie die App hier herunter und loggen sich in Ihr Vimcar Konto ein oder schauen sich die Demoversion an:

Für Android Nutzer: Zum Google Playstore →

Für Apple Nutzer: Zum Apple Store →

Gut zu wissen: Die Fahrtenbuch App von Vimcar funktioniert nur in Kombination mit der entsprechenden Hardware. Bei Vimcar handelt es sich hierbei um einen OBD-Stecker, der innerhalb weniger Minuten selbstständig im Fahrzeug angebracht werden kann. Das Vimcar Fahrtenbuch ist somit genauer als die kostenlosen, einfacheren Fahrtenbuch Apps.

 

Fahrtenbuch App wird auf dem Smartphone angezeigt.
Das digitale Fahrtenbuch von Vimcar kann nicht nur am PC verwendet werden.

Funktionen der Vimcar Fahrtenbuch App

  • Automatische Fahrtenaufzeichnung
  • Schnelle Fahrtenkategorisierung
  • Effiziente Kostenerfassung und Verbrauchsanalyse
  • Einfache Installation der Hardware im Fahrzeug
  • Fahrtenverwaltung per Fahrtenbuch App oder Desktopversion
  • Rechtskonformer Datenexport

Vorteile der Fahrtenbuch App von Vimcar

  • Geringerer Zeitaufwand für Fahrer und den Fuhrparkleiter
  • Akkurate Ortung durch GPS und/oder Bluetooth
  • Automatischer Datenimport in ein zentrales Verwaltungssystem
  • Optimierung der Streckenführung durch digiatle Datenanalyse in der Fahrtenbuch App
  • Übersicht der Fahrten in einer Listenansicht

Videos zur Fahrtenbuch App von Vimcar

Die Desktop-Version der Fahrtenbuch App

Inhaltsverzeichnis

Neueste Beiträge

Melden Sie sich jetzt
für den kostenlosen
Online-Kurs an!

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Melden Sie sich jetzt
für den kostenlosen
Online-Kurs an!

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an und werden Teil unser 5,000 Leser.

Ihre Einwilligung in den Newsletterversand der Vimcar GmbH ist jederzeit widerruflich (per E-Mail an help@vimcar.com). Der Newsletterversand erfolgt entsprechend unserer Datenschutzerklärung, zur Information über die Fuhrparkverwaltung und zur Bewerbung unserer Produkte.

Melden Sie sich jetzt
für den kostenlosen
Online-Kurs an!

Hiermit akzeptiere ich die AGB und Datenschutzbestimmungen der Vimcar GmbH.

Wir nutzen Ihre Daten zur Bereitstellung unserer Dienstleistung. Durch das Absenden dieses Formulars akzeptieren Sie von uns per Mail und Telefon kontaktiert zu werden. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.