Branchenreport: Fuhrparkverantwortliche im Bauhandwerk

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Verwaltung des eigenen Fuhrparks eine zeit- und ressourcenintensive Angelegenheit. Schadenmanagement, Fahrtenbuchführung, Routenplanung – Fuhrparkverantwortliche werden im Alltag mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. 

Als Connected-Car-Spezialist haben wir im Rahmen einer Studie mit mehr als 100 Fuhrparkverantwortlichen der Baubranche analysiert, mit welchen Schwierigkeiten KMU im Bauhandwerk zu kämpfen haben und welche digitalen Lösungen die Fuhrparkverwaltung in diesem Bereich erleichtern können.

Schadenmanagement: Der größte Zeitfresser im Fuhrpark

Die Verwaltung des firmeneigenen Fuhrparks kostet die Verantwortlichen einiges an Zeit: 73 Prozent der Befragten investieren jede Woche über 3 Stunden in die Verwaltung der Fahrzeugflotte, 37 Prozent bringen sogar 10 Wochenstunden für den Fuhrpark auf. Aufgrund des hohen Zeitaufwands obliegt die Fuhrparkverwaltung häufig nicht nur einer einzelnen Person: In über 60 Prozent aller Fälle teilen sich mehrere KollegInnen diese Aufgabe.

Die Teilbereiche des Fuhrparkmanagements nehmen dabei unterschiedlich viel Zeit in Anspruch: Knapp die Hälfte der FuhrparkmanagerInnen benennt als aufwändigsten Aufgabenbereich das Schadenmanagement, gefolgt von der Fahrtenbuchführung mit 45 Prozent. Ebenfalls werden Routendokumentation und -planung, Live-Ortung von Fahrzeugen, die Verwaltung des Kraftstoffverbrauchs und das Dokumentenmanagement von den befragten Personen als größte Zeitfresser identifiziert. Die einzelnen Aspekte der Fuhrparkverwaltung stellen viele KMU vor Probleme: So gibt die Hälfte aller StudienteilnehmerInnen an, dass Fahrtenbücher im Alltag die größten Schwierigkeiten bereiten, 43 Prozent berichten außerdem von gehäuften Komplikationen bei der Kostenverwaltung und 38 Prozent nennen das Schadenmanagement. Jede dritte Person hat zudem Probleme, die Übersicht über die Standorte von Fahrzeugen und Mitarbeitenden zu behalten.

Fahrtenbuchführung oft lückenhaft

Darüber hinaus steht jeder zweite Betrieb vor dem Problem unvollständiger Tankbelege und fast die Hälfte aller FuhrparkleiterInnen hat mit der Gesamtkostenanalyse der Fahrzeugflotte zu kämpfen. Außerdem stimmen über 60 Prozent der Aussage zu, dass die analogen Fahrtenbücher unsauber geführt werden.

Eine praktikable Lösung, um hier eine effiziente Fahrtenbuchführung zu ermöglichen, ist die Digitalisierung der Fahrzeugverwaltung: Eine zentrale Fuhrparksoftware vereinfacht die Fahrtendokumentationund minimiert den Verwaltungsaufwand erheblich. 

Stress Fuhrparkmanagement

Excel dominiert die Fuhrparkverwaltung

Aus dem Alltag der FuhrparkleiterInnen nicht wegzudenken: Excel. 81 Prozent der Befragten gaben an, bei der Bewältigung von Verwaltungsaufgaben vorrangig auf Excel-Tabellen zu setzen, entweder als alleinige Lösung oder in Kombination mit anderen Tools. Ebenso verdeutlicht die Studie, dass sich immer weniger KMU bei dem Flottenmanagement ausschließlich auf analoge Lösungen verlassen: Nur jede zehnte Person gab an, bei der Verwaltung mit manuell ausgefüllten Dokumenten zu arbeiten. 

Aber auch die digitale Transformation ist in der Fuhrparkverwaltung der Baubranche spürbar: Immerhin 9 Prozent der Betriebe setzen bereits ausschließlich auf eine Fuhrparksoftware zur Verwaltung der Fahrzeugflotte. Einzelne Teilaufgaben, wie beispielsweise die Fahrzeugbuchung, laufen schon häufiger digital ab: 43 Prozent der befragten KMU setzen für solche Aufgaben bereits digitale Hilfsmittel ein.

Digitalisierung entlastet Fuhrparkverantwortliche

Der Branchenreport verdeutlicht: Excel und manuelles Dokumentenmanagement befeuern die Problemstellen in der Fuhrparkverwaltung. Moderne Software-Lösungen können hier Abhilfe schaffen, indem sie den Zeitaufwand für Teilaufgaben deutlich reduzieren und die Verwaltung erheblich erleichtern.

Auch FuhrparkmanagerInnen und Unternehmen haben diese Vorteile bereits erkannt: Lediglich 12 Prozent glauben, dass ihre Geschäftsführung den Kauf einer geeigneten Fuhrparksoftware grundsätzlich ablehnen würde. Und nur 14 Prozent meinen, dass die FahrerInnen selbst der Nutzung einer digitalen Lösung, z. B. zur Fahrzeugortung, skeptisch gegenüberstehen. Tatsächlich ist die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung in vielen KMUs bereits in greifbarer Nähe: 43 Prozent der Befragten planen den Einsatz einer Fuhrparksoftware in den kommenden 6 Monaten.

Digitalisierung Baubranche

Fuhrparksoftware als effiziente Lösung

Die Entwicklung hin zum digitalisierten Fuhrpark bringt für kleine und mittelständische Unternehmen bereits heute eine erhebliche finanzielle Entlastung bei der Fuhrparkverwaltung mit sich: Wie Vimcar ermittelt hat, können durch den Einsatz einer Fuhrparksoftware pro Jahr bis zu 10.000 Euro und 25 Prozent Zeitaufwand gespart werden. Und schon die Digitalisierung einzelner Teilaufgaben wirkt sich spürbar positiv auf den Verwaltungsprozess aus: So reduziert digitalisiertes Schadenmanagement den dafür nötigen Zeitaufwand um 43 Prozent und kann die Ausfallzeit der eigenen Fahrzeuge um bis zu 35 Prozent vermindern. Eine geeignete Fuhrparksoftware trägt also nachweislich zur effizienten Organisation der Fahrzeugflotte bei.

Infobroschüre zur Fuhrparksoftware Vimcar Fleet

Die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet hilft KMU, ihr Fuhrparkmanagement ökonomisch und effizient zu gestalten und dabei den Überblick über sämtliche Kosten zu behalten. Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, wie Sie mit der Fuhrparksoftware Prozesse optimieren und Ressourcen einsparen können, lesen Sie die Infobroschüre zu der Fuhrparksoftware Vimcar Fleet.

Broschüre Vimcar Fleet


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