- Dezember 29, 2021
- Lesedauer: 5 Minuten
Wer weiß schon, dass die Mitnahme von MitarbeiterInnen im Falle einer Privatnutzung des Dienstwagens keine steuerfreie Sammelbeförderung ist? Bei der Firmenwagenüberlassung an ArbeitnehmerInnen gibt es einiges zu beachten. Was genau, das lesen Sie hier.
Im Artikel erfahren Sie:
Vertragliche Regelung: Ein Überlassungsvertrag für Firmenwagen ist empfehlenswert, um Nutzungs-, Kosten- und Haftungsregelungen klar festzulegen.
Wichtige Vertragsinhalte: Der Vertrag sollte Details wie Nutzungsumfang, Haftungsbedingungen, Kostenregelungen und steuerliche Behandlung der Privatnutzung enthalten.
Steuerliche Aspekte: Die private Nutzung eines Firmenwagens wird steuerlich erfasst, entweder über die Ein-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch.
Mit Klagen zum Thema Dienstwagen haben sich Gerichte überdurchschnittlich häufig zu beschäftigen. Das Spektrum reicht vom Entzug des Dienstwagens über die Ausstattung bis zur steuerlichen Bewertung. Auf der anderen Seite kennen Arbeitskräfte auch nicht immer ihre Grenzen. Das geht so weit, dass Fahrzeuge zu privaten Umzügen genutzt werden. Manch einer Person soll auch schon mit dem Dienstwagen auf abgesperrten Rennstrecken gesichtet worden sein. Um das zu verhindern, bietet es sich an, bereits im Vorfeld der Überlassung von Dienstwagen Regeln bei der Firmenwagenüberlassung aufzustellen. Vorher gilt es zu klären, welche Punkte dafür wesentlich sind und für welche Punkte eine vertragliche Klärung durch Überlassungsregelungen vorgenommen werden sollte. Zur Firmenwagenüberlassung benötigt man nicht zwangsläufig eine vertragliche Regelung im Rahmen des Arbeitsvertrags. Dennoch bietet sich die vertragliche Regelung an. Ganz besonders dann, wenn auch die private Nutzung von Dienstwagen erlaubt ist.
Nicht ohne Vertrag
Trauen Sie ihren MitarbeiterInnen zu einhundert Prozent? Dann dürfte ein Vertrag für eine Firmenwagenüberlassung überflüssig sein. JuristInnen empfehlen aber trotzdem eine Regelung. Ohne Vertrag stehen Unternehmen für alle Schäden in der Pflicht. Dabei sollten im Überlassungsvertrag folgende Punkte verankert sein:
• Nutzungsregelungen
• Kostenregelungen zur Fahrzeugüberlassung
• Haftungsregelungen
Das Fuhrparkmanagement ist für die Einhaltung und Erstellung von Regelungen zur Firmenwagenüberlassungsregelung zuständig. Dabei sollte eine ständige prozessorientierte Anpassung an Unternehmensstrukturen stattfinden, die je nach Stand immer wieder aktualisiert werden sollte. In den Rahmen der Überprüfungen fallen auch Leasing- sowie Versicherungsverträge, genauso wie individuelle Arbeitsverträge des dienstwagenberechtigten Mitarbeitendem sowie firmenwagenrelevante Betriebsvereinbarungen und tarifvertragliche Regelungen. In die Regelungen gehört darüber hinaus die Klärung folgender Fragen:
• Wer hat einen Anspruch auf den Dienstwagen?
• Wie ist die Geltung von Betriebsvereinbarungen bzw. einer Car Policy?
• Welche tarifvertragliche Regelungen gelten für MitarbeiterInnen?
• Wie sieht die Datenverarbeitung und der Datenschutz aus?
Weitere wichtige Punkte für die Firmenwagenüberlassung
Drei weiteren drei Säulen der vertraglichen Regelung zur Dienstwagenüberlassung sollten Fuhrparkverantwortliche gleichfalls berücksichtigen. Gibt es hier unzureichende Vorkehrungen, kann dies empfindliche Nachteile für den Betrieb bedeuten.
Nutzungsregelungen
- Fahrzeugbezeichnung sowie Fahrzeugausstattung
- Zuzahlung bei Sonderausstattung
Überlassungsdauer - Nutzungsumfang und vereinbarte Kilometergrenzen
- Dienstliche Nutzung
- Erlaubnis und Regelung der Privatnutzung
- Überlassung von Firmenwagen an andere Dritte
- Fahrzeugwechsel
- Aufhebung der Dienstwagenüberlassung
- Regelung der Fahrzeugrückgabe
Haftungsregelungen
Kostenregelungen zur Fahrzeugüberlassung
- Haftung, Verantwortung und Fahrerlaubnis
- Verhalten bei Unfällen und Regress bei Schäden
- Mitteilungspflichten der MitarbeiterInnen
- Folgen bei Pflichtverstößen
- Vertragsgestaltung und Verantwortung
- Umfang der Kostentragung durch ArbeitgeberInnen
- Nicht erstattungsfähige Kosten
- Zuzahlungen
- Versicherung
- Versteuerung der Privatnutzung
- Form der Besteuerung: Pauschalbesteuerung oder Fahrtenbuch
- Lohnsteuer
Individuelle Regelungen, spezifizierte Verträge
Verträge zur Firmenwagenüberlassung sind so unterschiedlich gestaltet, wie die Anforderungen an ihre MitarbeiterInnen. Viele vertraglichen Aspekte ergeben sich erst im persönlichen Gespräch. Für das Erarbeiten von Allgemeinen Vertrags- und Geschäftsbedingungen oder der Car Policy kann man sich an §§ 305ff. BGB halten. Ganz wichtig: Spezifizierte Dienstwagenüberlassungsverträge und die Car Policy müssen mit den allgemeinen Regelungen für jede Fahrzeugüberlassung aufeinander abgestimmt sein. Widersprechen sich Regelungen, selbst bei Kleinigkeiten, können diese bei einer Prüfung völlig unwirksam sein. Zusätzlich sind auch weitere Verträge wie Leasing- und Versicherungsverträge in der gesamten Konstellation zu berücksichtigen. Nur wer hier über Rechtskenntnisse – besonders aus dem Arbeits- und Steuerrecht – verfügt, ist in der Lage, einen wasserdichten Vertrag zu entwerfen. Bei Fehlern drohen hohe Kosten, die kleine Unternehmen möglicherweise in eine schwere Krise treiben könnten. Deshalb wird dringend empfohlen, bei der fachlichen Expertise versierte JuristInnen hinzuzuziehen.
Vorsicht bei Sammelbeförderung
Mal eben ein paar KollegInnen auf dem Weg zur Arbeit mitnehmen? Warum nicht, schließlich unterstützen wir damit die Reduzierung von CO-2 und schützen das Klima. Doch was gut gemeint ist, kann unangenehme Folgen haben. Denn die Mitnahme von MitarbeiterInnen im Dienstwagen bei zugelassener Privatnutzung ist keine steuerfreie Sammelbeförderung. Überlassen ArbeitgeberInnen den ArbeitnehmerInnen einen Dienstwagen auch uneingeschränkt für private Zwecke, kommt § 3 Nr. 32 EStG, also die steuerfreie Sammelbeförderung, nicht zur Anwendung. Konkret heißt das: Die mit der uneingeschränkten Erlaubnis der Privatnutzung des überlassenen Personenkraftwagens verbundenen Vorteile für die DienstwagennutzerInnen erweisen sich nicht als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzung. So sieht es jedenfalls das Gericht (FG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil vom 14.07.2021, Az. 1 K 65/15).
Nach dem vom FG entschiedenen Sachverhalt bestand kein Rechtsanspruch der ArbeitnehmerInnen gegenüber der ArbeitgeberInnen auf Durchführung eines Sammeltransports, sondern lediglich eine Verpflichtung der als Fahrerende aufgetretenen Arbeitnehmenden gegenüber dem Unternehmen , mit den ihnen überlassenen Fahrzeugen weitere Arbeitnehmende mitzunehmen. Kaum zu glauben, aber wahr. Das Gericht ging mit seiner Ausführung noch weiter: Zum anderen seien es die eingeteilten FahreInnen selbst, die regelmäßig das Fahrzeug zur Verfügung gestellt und die Mitnahme von KollegInnen organisiert hätten. Die verwirrende Begründung: Die Vorteilsgewährung gegenüber den ArbeitnehmerInnen lag nicht im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse und führte bei den jeweiligen ArbeitnehmerInnen zur Lohnzuwendung. Deshalb war auch der geldwerte Vorteil der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Ein teures Vergnügen für alle Arbeitnehmenden.
Lohnsteuerliche Behandlung bei der Firmenwagenüberlassung
Arbeitgeber dürfen die Kosten für die Fahrzeugüberlassung an Arbeitnehmer gegenüber dem Fiskus als Betriebsausgabe angeben. Als Arbeitnehmer liegt bei dieser Fahrzeugüberlassung an Dritte als Arbeitnehmer letztlich ein geldwerter Vorteil vor, der zu versteuern ist. Hierbei wird die Firmenwagennutzung von Arbeitnehmern zumeist über die sogenannte Ein-Prozent-Regelung oder über den Nachweis eines Fahrtenbuchs versteuert. Bei einem Vertrag Dienstwagen mit Privatnutzung und Lohnsteuer-Arbeitsverhältnis gibt es zusätzliche Differenzierungen, die es im Hinblick auf die steuerliche Behandlung zu berücksichtigen gilt.
Die hauptsächlichen Kriterien für die steuerliche Behandlung der Firmenwagenüberlassung für Privatfahrten fußen auf der Differenzierung von laufendem Arbeitslohn und sonstigen Bezügen, wenn die Lohnsteuer zu berechnen ist. Erhalten Arbeitnehmer ihren Arbeitslohn auch in Form von Sachbezügen, wie die Fahrzeugüberlassung an Dritte, dann findet diese Differenzierung statt, was sich unmittelbar aus dem Einkommensteuergesetz ergibt. Der laufenden Arbeitslohn fließt dem Arbeitnehmer regelmäßig monatlich zu. Geldwerte Vorteile können sich für den Arbeitnehmer zusätzlich aus dem Vertrag Dienstwagen bei der mit Privatnutzung ergeben, den es zu versteuern gilt. Bei der ständigen privaten Nutzung des Dienstwagens ist der Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes bereichert, weil er anderweitig bei der Fahrzeugüberlassung keine Aufwendung für die Fortbewegung zu treffen hat und hierdurch Geld einsparen würde.
Der Bezug ist als Sonstiger einzuordnen, wenn er nicht fortlaufend als Arbeitslohn gezahlt wird. Das gilt beispielsweise für einmalige Zahlungen, die parallel neben dem Arbeitslohn gezahlt werden. Für die permanente Nutzung des Dienstwagens gelten die aufgeführten Berechnungsgrundlagen. Liegt hingegen eine nur gelegentliche Nutzung des Fahrzeugs für private Fahrten vor, wird eine andere Berechnung zu Grund gelegt. Gelegentlich wird das Fahrzeugs genutzt, wenn es nicht mehr als fünf Tage im Monat genutzt wird. Bei Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte erfolgt dann die Berechnung je Fahrtkilometer im Rahmen einer Einzelbewertung mit 0,001 % des inländischen Listenpreises für das jeweilige Fahrzeug. Die gelegentliche Nutzung stellt keinen laufenden Arbeitslohn im Rechtssinne dar und ist vielmehr als sonstiger Bezug einzuordnen.
FAQ
1. Warum ist ein Vertrag für die Firmenwagenüberlassung wichtig?
Ein Vertrag schützt das Unternehmen vor Haftungsansprüchen und regelt wichtige Punkte wie Nutzungs-, Kosten- und Haftungsregelungen. Ohne Vertrag könnte das Unternehmen für alle Schäden haftbar gemacht werden.
2. Welche Punkte sollten in einem Überlassungsvertrag enthalten sein?
Der Vertrag sollte Nutzungsregelungen (wie Umfang der Nutzung und Kilometergrenzen), Haftungsregelungen (z.B. bei Unfällen) und Kostenregelungen (z.B. für Versicherung und Versteuerung der Privatnutzung) umfassen.
3. Wie wird die private Nutzung eines Firmenwagens steuerlich behandelt?
Die private Nutzung eines Firmenwagens wird als geldwerter Vorteil angesehen und muss versteuert werden, entweder über die Ein-Prozent-Regelung oder durch ein Fahrtenbuch.
4. Was passiert, wenn Mitarbeiter den Firmenwagen für private Zwecke nutzen?
Bei zugelassener Privatnutzung des Dienstwagens ist die Mitnahme von Mitarbeitern keine steuerfreie Sammelbeförderung. Dies kann steuerliche Folgen für die Mitarbeiter haben, da der geldwerte Vorteil der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dem Lohnsteuerabzug unterliegt.
5. Können Firmenwagenverträge individuell gestaltet werden?
Ja, Verträge zur Firmenwagenüberlassung können individuell gestaltet werden, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Es ist wichtig, dass diese Verträge mit allgemeinen Regelungen für Fahrzeugüberlassungen abgestimmt sind und keine widersprüchlichen Regelungen enthalten.
