- Dezember 30, 2021
- Lesedauer: 4 Minuten
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Einfach, schnell, übersichtlich und für alle Fuhrparkgrößen: Automatisches Datenmanagement durch Fuhrparksoftware schafft Zeit- sowie Kostenersparnis und ermöglicht es, alle Termine im Blick zu behalten.
Die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran. Zeitgleich steigt die Komplexität im Fuhrpark. Die für den Fuhrpark Verantwortlichen sehen sich mit einer Flut an Daten konfrontiert. Obwohl die Aufgaben durch manuelle Organisation, etwa durch Excel-Tabellen, kaum zu bewältigen sind, setzt etwa die Mehrheit der Unternehmen im Facility-Management noch nicht auf die Unterstützung von Fuhrparksoftware. Das ist das Ergebnis einer Vimcar-Umfrage unter 120 FlottenmanagerInnen aus der Branche – und zeitgleich Spiegelbild für andere Bereiche. Die Folgen: Mehrheitlich analysieren die Fuhrparks ihre Kosten nicht genau und haben vor allem mit der Schadensregulierung und lückenhaften Fahrtenbüchern viel Arbeit.
Obwohl das Wissen über die Probleme vorhanden ist, setzen 56 Prozent der Unternehmen noch keine digitale Lösung für bestimmte Aspekte der Fuhrparkverwaltung ein. 74 Prozent der Unternehmen setzen nach wie vor auf Excel, um ihre Flotten zu managen – zum Teil neben anderen Lösungen. Wichtige Termine können durch die Unübersichtlichkeit verpasst werden. Die Koordination von Fuhrpark Terminen ist ein wichtiger Bestandteil der Fuhrparkverwaltung, den Sie durch passende Software-Lösungen im Blick behalten können.
Zeitsparen mit Digitalen Lösungen
Der Einsatz einer Fuhrparksoftware anstelle händischer Dokumentation kann hier also schnell Abhilfe schaffen.
Das ist auch dringend notwendig, denn 81 Prozent der Betriebe erlauben ihren MitarbeiterInnen eine Mischnutzung ihrer Fahrzeuge für geschäftliche und private Zwecke. Dadurch wird es mit manuell ausgefüllten Fahrtenbüchern kompliziert. Doch das ist noch nicht alles. Termine für die nächste Inspektion, Kosten erfassen, Tankdaten und Verbräuche analysieren, die Fahrerunterweisung nach UVV, Führerscheinkontrollen, Leasing- und Beschaffungszyklen planen. Für eine effiziente Steuerung ist nicht nur Flexibilität gefragt. Um Prozesse zu optimieren und Schwachstellen zu analysieren, benötigt man intelligente Software-Lösungen, die die gesamte Fuhrpark-Struktur abdeckt.
Kosten reduzieren, Produktivität erhöhen, Termine verwalten
Eine digitale Lösung wie Vimcar Fleet vereinfacht unter anderem Terminerinnerungen, Ein-Klick-Nachweise, Dokumentenverwaltung und unterstützt die Vernetzung innerhalb der einzelnen Abläufe, um Abstimmungsprozesse zu verkürzen. Übersichtliche Weboberflächen und die Vernetzung aller Beteiligten ermöglichen es, dass Prozesse im Projekt transparent bleiben. Das spart Zeit, Kosten und ermöglicht es, den Fuhrpark nach den jeweiligen Bedürfnissen optimal zu verwalten. Mithilfe einer umfassenden Software-Lösung kann der für die Flottenverwaltung nötige Zeitaufwand um 25 Prozent reduziert werden – dazu kommen zwischen 15 und 20 Prozent Kostenersparnis. Durch das integrierte, digitale Schadenmanagement bei Vimcar lassen sich Ausfallzeiten um ein Viertel reduzieren und bis zu 24.000 Euro jährlich an Reparaturkosten einsparen. Die Zahl der Werkstattfahrten kann sogar um 75 Prozent reduziert werden.
Vorteil: Termintreue dank digitaler Fahrzeugakte
Mit der Größe des Firmenfuhrparks, ändert sich auch die Anzahl der Dokumente, die zu verwalten sind. Dazu gilt es, viele Termine im Blick zu behalten. Kauf- und Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege, TÜV-Berichte, Gutachten. Vimcar Fleet schafft mit der digitalen Fahrzeugakte und intelligentem Vertragsmanagement Abhilfe. So lässt sich die Terminorganisation im Flottenmanagement durch eine Fuhrparksoftware deutlich vereinfachen.
Vimcar Fleet-Software bietet sich perfekt an als digitale Lösung für Terminerinnerungen. Die Funktionen der Fuhrparksoftware erlauben es, individuelle fuhrparkrelevante Aufgaben und Termine zu erstellen. Ob das nun der Wechsel der Autoversicherung, Schulungen von Mitarbeitern oder TÜV-Termine sind – Grenzen gibt es keine. Dank der übersichtlichen Dashboard-Funktion sieht man sofort, wenn Aufgaben oder Termine anstehen oder überfällig sind. Schon bei der Anmeldung zeigt das Dashboard sofort alle wesentlichen Informationen. So vergessen Sie keine wichtigen Fuhrparkaufgaben- und Termine mehr. Die weiteren Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software sind:
- Zahlen, was Sie brauchen: Sie wählen passgenau Ihr Paket aus und bestimmen die Zahlweise.
- Software, Hardware und Services sind inklusive.
- Von Kostenanalyse bis Führerscheinkontrolle – alle wichtigen Arbeitsschritte werden für Sie automatisiert.
- Kontrolle der Kilometerstände: Halten Sie die Kilometerstände jederzeit aktuell.
- Sie haben die Laufleistung Ihrer Leasing-Verträge immer im Blick.
- Kostenelemente ganz einfach per CSV exportieren. So können Sie die Daten nutzen in den Systemen anderer Bereiche, zum Beispiel der Buchhaltung.
- Führerscheinkontrolle und UVV: Halten Sie wichtige Pflichten im Blick, wie die Führerscheinkontrolle oder UVV.
- CO2-Report zur Reduzierung von Kosten: Im Fuhrpark steckt viel Potenzial zur Reduktion von CO2.
- Behalten Sie jederzeit den Überblick über den CO2-Ausstoß Ihre Fahrzeuge und identifizieren Sie CO2-Treiber.
Immer absolute Datensicherheit
Wer digitale Helfer für den Fuhrpark nutzt, kann sich von lästigen Excel-Tabellen endgültig verabschieden. Sie sind zufrieden und ihre KundInnen ebenfalls, weil ihr Unternehmen mit Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Erreichbarkeit überzeugt. Ein-Klick-Nachweise für Termine zu erstellen und die Arbeitsabläufe im Hintergrund effizienter zu gestalten – das geht ganz einfach, sicher und transparent mit Vimcar Fleet. Auch die Datensicherheit ist immer gewährleistet. Die Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern von AWS in Frankfurt am Main. Die Datenspeicherung und -sicherung unterliegt den Datenschutzregelungen nach DSGVO und BDSG. Alle Daten werden über das verschlüsselte Protokoll HTTPS und SSL an das Rechenzentrum übertragen. Darüber hinaus sind die Daten in einer von außen unzugänglichen Datenbank gespeichert, die nicht außerhalb des geschlossenen Vimcar Netzwerkes erreichbar ist.
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Juliane Mertins-Chaplar
