Der Begriff Car Allowance taucht immer häufiger auf, wenn es um Firmenwagen geht. Übersetzt bedeutet er so viel wie „Fahrzeug-Zulage“: ArbeitgeberInnen schießen eine bestimmte Summe hinzu, damit ArbeitnehmerInnen ein Fahrzeug privat finanzieren können. Anders als ein klassischer Dienstwagen gehört das Auto damit den MitarbeiterInnen. Daraus ergeben sich zahlreiche steuerliche, versicherungs- und abrechnungstechnische Fragen für die Belegschaft und das Unternehmen.
Was steckt hinter dem Begriff Car Allowance?
In vielen Unternehmen ist ein Firmen- beziehungsweise Dienstwagen unverzichtbar. Das gilt etwa für AußendienstmitarbeiterInnen, Service- oder Handwerksbetriebe. Anstelle eines klassischen Firmenautos bringen immer mehr Unternehmen das Thema Car Allowance ins Spiel. Doch was ist damit eigentlich gemeint – gibt es bei Car Allowance eine Tankkarte und andere Goodies?
Car Allowance bezeichnet eine Überlassungspauschale, die MitarbeiterInnen von Arbeitgebenden erhalten, wenn sie ihren Privatwagen für dienstliche Zwecke nutzen. Sie soll etwa Faktoren wie die Abnutzung beziehungsweise den Verschleiß abdecken.
Unterschied Car Allowance vs klassischer Dienstwagen
Ein Dienstwagen dagegen gehört den ArbeitgeberInnen und wird den Mitarbeitenden gestellt. Nutzen diese das Fahrzeug auch privat, muss dies in der Regel dokumentiert werden. Zudem wird das Firmenauto versteuert, entweder nach der Ein-Prozent-Regel – ein Prozent vom Listenpreis wird dem monatlichen Gehalt zugerechnet und entsprechend versteuert – oder mittels eines Fahrtenbuchs nachgehalten.
Bei der Frage Car Allowance oder Firmenwagen entscheidet sich ein Großteil der Unternehmen für das Dienstfahrzeug. In anderen Ländern ist die Überlassungspauschale schon weiter verbreitet, hierzulande wird es für viele jedoch immer interessanter. Car Allowance hat für beide Seiten viele Vorteile – allerdings gibt es auch Nachteile, die vor der Entscheidung bekannt sein sollten.
Car Allowance oder Firmenwagen: Die Vor- und Nachteile der Auto-Zuschüsse
Ein Vorteil des Prinzips „Überlassungspauschale“ wiegt besonders schwer: Die Entlastung für die Fuhrparkleitung. Schließlich kümmern sich die MitarbeiterInnen selber um die Anschaffung und den Unterhalt des Fahrzeugs. Auch Inspektionen, TÜV, Wartungen und Reparaturen fallen in ihren Verantwortungsbereich. Das gefällt dem Unternehmen – den Mitarbeitenden aber womöglich weniger. Viele Betriebe haben dafür Lösungen, zum Beispiel hauseigene Werkstätten.
Geringere Kosten auf Betriebsseite
Ebenfalls vorteilhaft sind die Kosten: Zwar fällt die monatliche Pauschale an, deren Höhe ist üblicherweise abhängig vom Fahrzeugmodell, der Ausstattung, aber auch von den betrieblich gefahrenen Kilometern ist, doch ist diese in aller Regel niedriger als eine Neuanschaffung beziehungsweise deren Raten oder die Nebenkosten eines Leasingvertrags (Stichwort Kilometerrisiko). Mit diesem müssen sich etwa Fuhrparks und Unternehmen mit Fahrzeugflotten nicht mehr beschäftigen. Nachteile für Betriebe gibt es wenige. Sofern das Prinzip Car Allowance MitarbeiterInnen angeboten wird, die ohnehin viele Fahrten tätigen und sich die Pauschale folglich lohnt, stehen der Strategie kaum Minuspunkte entgegen.
Gibt es Nachteile für die MitarbeiterInnen, etwa hinsichtlich Car Allowance und Tankkarte?
Diese können jedoch für MitarbeiterInnen entstehen. Ein wichtiger Punkt ist nämlich die Fahrzeugwahl. In dieser ist man nicht unbedingt frei, wenn der Arbeitgebende sich an den Fahrzeugkosten beteiligt. Wird ein repräsentativer Dienstwagen gefordert und ein Kleinwagen ist vorhanden, kann das Unternehmen sein Veto einlegen. Auch Bestimmungen hinsichtlich der Ausstattung, Wartung und Pflege sind zulässig. Steuern und Versicherungen zahlen ArbeitnehmerInnen in aller Regel selber, nicht jedoch den Sprit. Es wird häufig im Rahmen einer Car Allowance eine Tankkarte zur Verfügung gestellt, alternativ können Tankquittungen für dienstliche Fahrten eingereicht werden. Last, but not least, gehört das Fahrzeug den FahrerInnen – für viele ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil, denn es muss etwa nicht gefragt werden, ob das Auto für längere Touren verwendet werden kann, etwa für Urlaube. Auch die notwendigen Maßnahmen nach einem Unfall oder einem Schaden sind für den Arbeitnehmende mit weniger Aufwand verbunden.
Was gilt es bei der Car Allowance Versteuerung zu beachten?
Wenn es um das Thema Dienstwagen geht, denkt man zumeist an den klassischen Firmenwagen, den das Unternehmen seinen Beschäftigten überlässt. Dabei sucht die Firma das Fahrzeug aus und ist für die komplette Administration verantwortlich. Für die Beschäftigten bedeutet dies jedoch, dass sie kaum einen Einfluss darauf haben, welches Fahrzeug ihnen überlassen wird. Möchten sie das Fahrzeug zudem selbst nutzen, muss der private Anteil akribisch dokumentiert werden – idealerweise in Form eines Fahrtenbuchs. Anderenfalls greift die so genannte Ein-Prozent-Klausel, nach der monatlich pauschal 1% des Fahrzeuglistenpreises dem Gehalt zugeschlagen wird und entsprechend versteuert werden muss.
Verantwortung liegt bei Mitarbeitenden
Bei der Car Allowance sind die Beschäftigten selbst für Kauf, Unterhalt und Versteuerung des Fahrzeugs verantwortlich und erhalten vom Unternehmen nur eine finanzielle Nutzungspauschale für dienstliche Fahrten mit dem Fahrzeug. Dennoch gibt es auch bei der Car Allowance Versteuerungspunkte, die zu beachten sind. So entfällt bei der Car Allowance die Steuer für den geldwerten Vorteil, die sonst bei der privaten Nutzung fällig wäre. Dafür müssen Beschäftigte bei Car Allowance die Steuer für die vom Unternehmen gezahlte Nutzungspauschale bezahlen. Allerdings sind Beschäftigte dann stets Eigentümer der Fahrzeuge und behalten dieses auch, wenn sie das Unternehmen verlassen sollten. Zudem ist es bei der Car Allowance rein von der Versicherung abhängig, ob Familienmitglieder das Fahrzeug steuern dürfen.
Wie wirkt sich die Car Allowance bei der Steuer aus?
Die Car Allowance in der Steuererklärung absetzen? Zunächst stellt sich den MitarbeiterInnen vielleicht diese Frage. Allerdings zahlt das Unternehmen seinen Beschäftigten hier eine Pauschale für die dienstliche Nutzung des Fahrzeugs, daher erhält man die Pauschale für die Car Allowance mit der Gehaltsabrechnung, wo sie versteuert wird und die Sozialabgaben fällig werden.
Dem entgegen stehen die Steuern, die man sonst für die private Nutzung eines überlassenen Firmenwagen zu bezahlen hätte. Auch hat man bei der Car Allowance nahezu die alleinige Entscheidung darüber, welches Fahrzeug mit welcher Ausstattung und in welcher Farbe angeschafft wird. Das Unternehmen hat hierauf nur wenig Einfluss. Ob sich Car Allowance für die einzelnen Interessierten rechnet oder nicht, muss individuell ermittelt werden. Hierzu gibt es Rechenprogramme, um die finanziellen Vor- und Nachteile für jeden Einzelnen rechnerisch zu ermitteln.
Ist die Car Allowance eine Lösung für den Fuhrpark?
Im Fuhrpark ergibt sich aus dem Prinzip der Car Allowance ein weiterer Vorteil: Da das Fahrzeug den ArbeitnehmerInnen gehört, diese sich folglich mit den Sicherheits- und Betriebsbesonderheiten auskennen, ist keine Einweisung notwendig. Darüber hinaus gelten die berufsgenossenschaftlichen Vorschriften wie insbesondere die UVV (Unfallverhütungsvorschriften). Auch weitere administrative Tätigkeiten wie Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung entfallen. Bei Verkehrsverstoß sind Haltende gleichbedeutend mit den FahrerInnen. So muss dieser weder umständlich ermittelt, noch eine Haftung ausgeschlossen werden. Ob sich Car Allowance auf der Gehaltsabrechnung lohnt, ist reine Rechensache der ArbeitnehmerInnen. Ein Car Allowance Rechenbeispiel sollte daher immer an erster Stelle stehen, sofern die MitarbeiterInnen die Wahl haben.
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