Überzeugen statt Überreden: Die Einführung einer Fuhrparkmanagementsoftware

Einen Berg von Papierkram, Termin-Listen, Excel-Tabellen, Ärger mit Versicherungen und Probleme bei der Steuerprüfung – all das kann eine gute Fuhrparkmanagementsoftware ersparen. Auf den ersten Blick mag es erscheinen, als haben nur Fuhrparkverantwortliche einen Vorteil davon, dabei profitieren alle Beteiligten von der Transparenz, die dieses Programm für die Arbeitsabläufe rund um die Unternehmensflotte bietet. Um Stakeholder von der Sinnhaftigkeit der Anschaffung zu überzeugen, gibt es Argumente. Welche das sind, erklären wir hier:

Unternehmensführung ansprechen

Da eine solche Software nicht nur einen perfekten Überblick verschafft, sondern letztlich auch in der Lage ist, Geld einzusparen, dürfte das Interesse der Unternehmensführung leicht geweckt werden: Der Kostenüberblick über alle Fahrzeuge und die Möglichkeit, selbst Tankrechnungen, Autowäschen und Parkgebühren einzelnen Fahrten zuzuordnen, macht Kostenausreißer sichtbar und zeigt, wo noch Optimierungspotential liegt. Dokumente wie Leasingverträge oder Werkstattrechnungen können hinterlegt werden. Und eine rechtzeitige Information über auslaufende Leasingverträge verhindert Kosten für teure Mehrkilometer. Ein solches Programm bereitet nicht nur der Zettelwirtschaft ein Ende, es reduziert Kosten, spart Zeit und bietet mehr Sicherheit – auch vor Diebstahl und im Schadensfall.

Es ist ein Graph mit Wachstumskurve zu sehen.
Eine Fuhrparksoftware zeigt das Optimierungspotenzial des Fuhrparks auf.

Entlastung in der Disposition

Für die DisponentInnen ist das Tool perfekt: Ein Blick in den Computer genügt, um zu sehen, welches Fahrzeug sich in der Nähe der Auftraggebenden befindet und noch Ladekapazität hat, um gegebenenfalls flexibel und kosteneffizient einen weiteren Auftrag anzunehmen. Hektisches Rechnen entfällt – Entscheidungen können schnell getroffen werden. Ein Überblick über offene und abgearbeitete Dispositionen sorgt dafür, dass kein Termin vergessen wird. Und durch Geofences kann vorausschauend geplant werden, wann genau ein Fahrzeug wieder auf dem Geschäftsgelände eintrifft und neu beladen werden kann. Liefernachweise für die Kundschaft sind präzise und schnell erstellbar. Kurzum: Mehr Sicherheit für die DisponentInnen – und für die Kundschaft.

Betriebsrat mit ins Boot holen

Ein Betriebsrat ist ein wichtiges Mitbestimmungsorgan in einem Betrieb, da er die Interessen der Arbeitnehmenden vertritt. Den Betriebsrat im Vorwege über die Vorteile der Software zu informieren und Sorgen bezüglich Datenschutzverletzungen zu nehmen, sollte also selbstverständlich sein. Schließlich fallen Systeme zur Arbeitszeiterfassung oder Videoüberwachung in ihren Mitbestimmungsbereich. Viele Punkte in der Software dienen letztlich dem Arbeitsschutz und damit der Sicherheit der Angestellten: Lenk- und Ruhezeiten können erfasst werden, die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) kann besser gewährleistet werden. Und die elektronische Führerscheinkontrolle spart Zeit und Nerven. Fuhrparkmanagementsoftware ist kein Spion, sondern eine Prozessoptimierung, die passgenau auf den Betrieb zugeschnitten werden kann. Aufklärende Gespräche über die Vorteile und Funktionsweise der Software helfen. Legen Sie offen, welche Daten verarbeitet werden und zeigen Sie, dass der Datenschutz weiterhin gewährleistet ist, wird es leicht, den Betriebsrat mit ins Boot zu holen. Oft sind darin auch Fahrer und Fahrerinnen, die die sonst zeitaufwändigen Procedere kennen und sicher froh über geschmeidigere Arbeitsabläufe sind. Vimcar unterliegt den deutschen Datenschutzgesetzen und lässt sich fortwährend von einer externen Datenschutzfirma betreuen und schulen. Transparente Abläufe für alle: ja, Mitarbeiterüberwachung: nein.

Fünf Menschen sitzen um einen Tisch und beraten sich.
Bei der Einführung einer Fuhrparksoftware sollte der Betriebsrat mit einbezogen werden.

Belegschaft aufklären

Bei aller Transparenz: Die Privatsphäre bleibt gewahrt. Es werden keine Daten ermittelt, die Leistung oder Verhalten betreffen. Die Einstellungen zum Fahrzeugtracking sind konfigurierbar und die Echtzeitortung erfolgt nur bei Betriebsfahrten während der Arbeitszeit. Ein besonderer Pluspunkt ist auch das digitale Schlüsselmanagement: MitarbeiterInnen erhalten automatisch für das gebuchte Fahrzeug den digitalen Schlüssel, es ist keine persönliche Übergabe nötig. Eine elektronische Führerscheinkontrolle gewährleistet, dass die UVV eingehalten werden. Mit einer App haben auch Fahrer und Fahrerinnen mehr Überblick: Sie können über Smartphone oder PC die Fahrten einsehen und kategorisieren. Zusätzlich spart ein elektronisches Fahrtenbuch jede Menge Arbeit und dient gleichzeitig als Beweis bei Kundenbeschwerden. Der Arbeitsalltag wird weitgehend von zeitraubenden Kontrollprozessen befreit. Das bedeutet weniger Stress für die Fahrerinnen und Fahrer.

Fazit

Wenn alle Stakeholder im Vorwege ausführlich über die sie betreffenden Punkte informiert werden, können etwaigen Bedenken starke Argumente entgegengesetzt werden. Wichtig ist, so gut über das System informiert zu sein, dass Sorgen genommen und Pluspunkte klar dargelegt werden können. Denn schließlich haben nicht nur Fuhrparkverantwortliche einen Vorteil durch eine gute Software, sondern alle, die mit der Flotte und den betreffenden Arbeitsprozessen zu tun haben. Wer sich für die Transparenz der Arbeitsabläufe stark macht und dabei selbst transparent bleibt, hat gute – weil offene! – Karten.

Bekommen Sie einen Einblick in die Fuhrparkverwaltung mit Vimcar Fleet und lernen Sie die Vorteile der Software kennen:


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